Частые вопросы
по работе Smartway
Smartway — сервис по автоматизации командировочных процессов для больших и средних компаний. Отвечаем на частые вопросы по работе в Smartway: от регистрации сотрудников
и оформления поездок до бухучета командировок
и оформления поездок до бухучета командировок
Управление личным кабинетом и данными
Возможности сервиса
Как получить доступ к Smartway?
Доступ к Smartway должен выдать администратор сервиса со стороны вашей компании.
Когда ответственный сотрудник даст вам доступ, вы получите письмо со ссылкой для завершения регистрации. Перейдите по ссылке, придумайте пароль, и вы попадете в личный кабинет. В дальнейшем входите по ссылке https://po.smartway.today.
Для входа с нового устройства введите свою электронную почту и пароль.
Когда ответственный сотрудник даст вам доступ, вы получите письмо со ссылкой для завершения регистрации. Перейдите по ссылке, придумайте пароль, и вы попадете в личный кабинет. В дальнейшем входите по ссылке https://po.smartway.today.
Для входа с нового устройства введите свою электронную почту и пароль.
Как восстановить вход в Smartway, если забыл пароль?
Если вы забыли пароль, воспользуйтесь кнопкой «Восстановить» на странице входа.
Как изменить номер телефона в Smartway?
Редактировать данные сотрудников можно в меню «Настройки» -> «Сотрудники». Замените номер телефона и нажмите «Сохранить», чтобы новая информация появилась в системе.
Как изменить поездку в Smartway?
Зайдите в раздел «Поездки» и откройте услугу, в которую нужно внести изменения. Нажмите «Запросить изменения» или «Изменить билет» в правом верхнем углу, и автоматически откроется окно с условиями отмены или чат с тревел-поддержкой.
Как изменить номер паспорта в Smartway?
Редактировать данные сотрудников можно в меню «Настройки» -> «Сотрудники». Замените номер паспорта и нажмите «Сохранить», чтобы новая информация появилась в системе.
Можно ли создать несколько учетных записей в Smartway и привязать их к одному кабинету?
Для одного человека несколько учетных записей создать нельзя — сервис проверит совпадения по паспортным данным и выдаст ошибку, если такой сотрудник уже есть в системе. Для разных сотрудников в рамках одного кабинета можно создать неограниченное количество учетных записей.
Можно ли установить Smartway частному лицу?
Нет, сервис работает только с юридическими лицами.
Можно ли покупать билеты для других людей через Smartway?
Да. Тревел-менеджер или другой организатор командировок в компании может бронировать и покупать тревел-услуги для сотрудников.
Данные сотрудников, которые нужны для оформления билетов, можно загрузить вручную один раз или перенести из «1С». Они будут безопасно храниться в системе и подтягиваться в билет при бронировании.
Данные сотрудников, которые нужны для оформления билетов, можно загрузить вручную один раз или перенести из «1С». Они будут безопасно храниться в системе и подтягиваться в билет при бронировании.
Можно ли купить билеты через Smartway для иностранного гражданина?
Да, оформить билет можно на любого сотрудника компании.
Как отправить билет на согласование в Smartway?
Выберите нужный билет и перейдите в корзину. Если в вашей организации требуется одобрение ответственных лиц, нажмите кнопку «Отправить на согласование» в правом нижнем углу.
Согласующий получит уведомление на почту, в Telegram и в мобильном приложении. Если согласующих несколько, вы будете видеть статус по каждому этапу согласования в своем личном кабинете.
Когда решение по поездке примут, вы получите уведомление на почту, в мобильное приложение и в Telegram : в случае одобрения в корзине появится кнопка «Перейти к оплате».
Также согласующий может выкупить поездку сам — в этом случае вы сразу получите билеты и ваучеры.
Согласующий получит уведомление на почту, в Telegram и в мобильном приложении. Если согласующих несколько, вы будете видеть статус по каждому этапу согласования в своем личном кабинете.
Когда решение по поездке примут, вы получите уведомление на почту, в мобильное приложение и в Telegram : в случае одобрения в корзине появится кнопка «Перейти к оплате».
Также согласующий может выкупить поездку сам — в этом случае вы сразу получите билеты и ваучеры.
Как посмотреть билеты на самолет в Smartway по номеру заказа?
Чтобы проверить билеты по номеру заказа, напишите в тревел-помощник в личном кабинете. Менеджеры помогут найти рейс.
Как посмотреть купленные билеты на Аэроэкспресс в Smartway?
Зайдите в раздел «Поездки» в личном кабинете и в фильтре «Услуги» поставьте галочку у варианта «Аэроэкспресс».
Изменится ли цена зарезервированного билета в Smartway?
Вы можете заморозить цену авиабилета на время согласования. Для этого выберите подходящий билет и нажмите «В блокнот». Зайдите в раздел «Блокнот» и зарезервируйте билет. После этого проверьте время, которое осталось до снятия резерва. Точное время, в течение которого цена не изменится, зависит от авиакомпании и составляет от 15 минут до 7 суток.
Обратите внимание, что авиакомпания может снять бронь без предупреждения пассажира и изменить стоимость билета, но это происходит редко. Рекомендуем оформить билет в день бронирования, чтобы сохранить условия.
Обратите внимание, что авиакомпания может снять бронь без предупреждения пассажира и изменить стоимость билета, но это происходит редко. Рекомендуем оформить билет в день бронирования, чтобы сохранить условия.
Как посмотреть чартер в Smartway?
Чтобы выбрать чартерный рейс, напишите в тревел-помощник. Укажите нужные направления и даты, и менеджеры помогут подобрать перелет.
Как забронировать номер в отеле через Smartway?
Зайдите в раздел «Поиск» → «Гостиницы» в личном кабинете. Задайте место назначения и даты или конкретный отель. Выберите подходящие отели и добавьте лучшие варианты в корзину.
Выберите сотрудников и оплатите поездку. Для этого нажмите ссылку «Корзина»
в правом верхнем углу экрана. Выберите сотрудника, который едет в командировку, или внесите данные, если их нет в системе. Если вы можете покупать поездки только для себя, ваши данные подтянутся автоматически. Согласуйте поездку с руководством, если этого требуют правила вашей организации. Нажмите «Перейти
к оплате». Перед списанием средств вы получите детальную сводку. Проверьте корректность данных, нажмите кнопку «Оплатить».
Если для этого сотрудника ранее уже купили похожие поездки, — отели, билеты или другие услуги — система предупредит вас об этом. Нажмите «Все верно», если хотите продолжить покупку.
Вы получите сообщение об успешном завершении покупки, а сотрудники — свои билеты и ваучеры на email.
Выберите сотрудников и оплатите поездку. Для этого нажмите ссылку «Корзина»
в правом верхнем углу экрана. Выберите сотрудника, который едет в командировку, или внесите данные, если их нет в системе. Если вы можете покупать поездки только для себя, ваши данные подтянутся автоматически. Согласуйте поездку с руководством, если этого требуют правила вашей организации. Нажмите «Перейти
к оплате». Перед списанием средств вы получите детальную сводку. Проверьте корректность данных, нажмите кнопку «Оплатить».
Если для этого сотрудника ранее уже купили похожие поездки, — отели, билеты или другие услуги — система предупредит вас об этом. Нажмите «Все верно», если хотите продолжить покупку.
Вы получите сообщение об успешном завершении покупки, а сотрудники — свои билеты и ваучеры на email.
Можно ли забронировать гостиницу за границей?
Да, в Smartway доступны более 2 миллионов отелей по всему миру.
Нужны ли документы на гостиницу при бронировании через Smartway?
Для заселения в гостиницу достаточно показать паспорт: общегражданский в России и заграничный за рубежом. Также желательно взять с собой ваучер на случай, если разрядится устройство с электронным ваучером или произойдет другой форс-мажор.
Другие услуги (автобусы, такси, трансферы и т.д.)
Оплата и финансы
Документы
Дополнительные сервисы и возможности
Техническая поддержка и помощь
Как заказать такси через Smartway?
Ответственный за командировки сможет выписать ваучер на поездку, он отобразится в приложении Яндекс Go. Выберите способом оплаты поездки ваучер Smartway. Оплата спишется со счета компании, и закрывающие документы появятся в личном кабинете.
Также вы можете арендовать машину с водителем на конкретное время через раздел «Трансфер» в личном кабинете. Для этого задайте направление и выберите подходящий класс машины.
Также вы можете арендовать машину с водителем на конкретное время через раздел «Трансфер» в личном кабинете. Для этого задайте направление и выберите подходящий класс машины.
Как в Smartway заказать автобус?
Арендовать автобус для перевозки группы или купить билет на рейсовый автобус можно через чат тревел-помощника в правом нижнем углу экрана компьютера. Если нет окна чата, проверьте, что вы отключили блокировщик рекламы.
Также можно арендовать мини-автобус в разделе «Трансфер» в личном кабинете. Для этого задайте направление и выберите класс машины «Минивен» или «Микроавтобус».
Также можно арендовать мини-автобус в разделе «Трансфер» в личном кабинете. Для этого задайте направление и выберите класс машины «Минивен» или «Микроавтобус».
Можно ли взять в аренду автомобиль через Smartway?
Такая услуга пока недоступна. Чтобы добраться до места назначения, вы можете заказать трансфер на удобное время с нужным классом машины.
Smartway — сервис для юридических лиц?
Да, к сервису можно подключить только юридических лиц.
Есть ли пробный период в Smartway?
Как добавить и потратить бонусы авиакомпаний в Smartway?
После регистрации в корпоративной программе лояльности компания получает уникальный идентификационный код, который применяется в личном кабинете автоматически.При покупке билетов код сам подтягивается на этапе оформлении заказа, а кэшбек приходит после перелета.
Если ваша программа лояльности подразумевает скидку, на этапе поиска билетов система отобразит цены уже с учетом корпоративных скидок.
Если ваша программа лояльности подразумевает скидку, на этапе поиска билетов система отобразит цены уже с учетом корпоративных скидок.
Как добавить персональные скидки на отели в Smartway?
Бонусные программы отелей для физических лиц не действуют в Smartway. Но если у сотрудника есть договоренность с конкретным отелем об индивидуальной цене, нужно написать об этом в тревел-помощник. Менеджеры помогут активировать скидку.
Как вернуть остаток по ваучеру на такси от Smartway?
Остаток вернется на счет компании в личном кабинете автоматически после окончания действия ваучера.
Как вывести средства из Smartway?
Чтобы вывести деньги из личного кабинета обратно на счет компании, нужно направить официальное письмо с подписью руководителя организации.
Как понять, есть ли деньги на Smartway?
В личном кабинете на главной странице вы увидите баланс компании.
Можно ли распечатать чеки по ваучеру через Smartway?
Распечатать чек по ваучеру нельзя, так как расчет между юрлицами и все данные отражаются в акте.
Как подключиться к «Диадоку» в Smartway?
Чтобы подключить Smartway к «Диадоку», напишите в тревел-помощник или вашему менеджеру по сопровождению.
Как запросить посадочный талон в Smartway?
Если сотрудник потерял бумажный посадочный талон, можно заказать справку о совершенном перелете. Это можно сделать через чат тревел-помощника в личном кабинете.
Несмотря на то, что с марта 2024 Минтранс и Минфин РФ разрешили подтверждать расходы на авиабилеты электронными посадочными талонами, справки Smartway все так же подходят для подтверждения перелета.
Несмотря на то, что с марта 2024 Минтранс и Минфин РФ разрешили подтверждать расходы на авиабилеты электронными посадочными талонами, справки Smartway все так же подходят для подтверждения перелета.
Учет билетов в «1С» 8.3 Cмартвей?
Smartway — единственный сервис на рынке делового туризма с бесшовной интеграции с продуктами «1С», в том числе с «1С:Бухгалтерия 8», начиная с редакции 3.0.68.
Интеграция с «1С:Бухгалтерия» упрощает работу бухгалтерии и позволяет автоматизировать учет командировочных расходов:
Интеграция подключается за 5 минут, так как является встроенной и не требует доработок: для подключения интеграции нужно получить 32-значный код внутри «1С» и ввести его в личном кабинета Smartway.
Интеграция с «1С:Бухгалтерия» упрощает работу бухгалтерии и позволяет автоматизировать учет командировочных расходов:
- Все электронные проездные билеты попадают в «1С» автоматически по факту покупки.
- Вся информация о билетах отражается на счете 76.14 «Приобретение билетов для командировок».
- Авансовые отчеты проводятся автоматически и отражают все операции с билетами: покупку, доплату, отмену, возврат.
Интеграция подключается за 5 минут, так как является встроенной и не требует доработок: для подключения интеграции нужно получить 32-значный код внутри «1С» и ввести его в личном кабинета Smartway.
Где находятся офисы Smartway?
Офисы компании есть в Москве, Пензе и Барнауле
Smartway телефон горячей линии?
Горячая линия Smartway 8 800 775 14 28. Также можно написать на почту hello@smartway.today или в тревел-помощник в личном кабинете.
Оставьте контакты,
и наши специалисты проведут экскурсию
по сервису
и наши специалисты проведут экскурсию
по сервису
Оставьте заявку
Нажимая на эту кнопку, Вы даете согласие на обработку персональных данных и принимаете условия Политики обработки персональных данных
