Можно ли принять чек за гостиницу без ФИО, если оплата корпоративной картой?

Такой чек принимается в авансовом отчёте, если выполнены определённые условия и правильно оформлены документы.

Если гостиница оплачена корпоративной картой, то:

• деньги изначально принадлежат компании;
• сотрудник не тратил личные средства;
• авансовый отчёт — это не «возмещение», а отчёт о корпоративных расходах.

Поэтому отсутствие ФИО сотрудника в чеке — не фатально.

Чек без данных сотрудника принимается без проблем, если:
1. В нем есть реквизиты гостиницы и сумма

Обязательно:

• наименование гостиницы;
• ИНН / реквизиты;
• дата проживания / дата оплаты;
• сумма;
• признак расчёта (онлайн-чек).

ФИО проживающего не является обязательным реквизитом кассового чека по 54-ФЗ.

2. Есть приказ о командировке
Или:

• служебное задание;
• командировочное удостоверение (если используется);
• иной внутренний документ, подтверждающий цель поездки.

Это связывает расход с конкретным сотрудником и служебной поездкой.

3. Есть подтверждение проживания
Любой из вариантов:

• счёт / invoice от гостиницы;
• подтверждение бронирования;
• ваучер;
• письмо от гостиницы;
• детализация в личном кабинете агрегатора.

Даже если в чеке нет ФИО, но оно есть в счёте — этого достаточно.

4. Оплата именно корпоративной картой
Важно:

• карта оформлена на компанию;
• платёж прошёл по расчётному счёту юрлица.

Тогда это не доход сотрудника и не подотчёт «в чистом виде».

1. Нет связи с конкретным сотрудником.

Плохо, если:

• нет приказа о командировке;
• нет указания, кто проживал;
• невозможно доказать служебный характер проживания.

Пооявляется риск снятия расходов по налогу на прибыль.

2. Чек и ничего больше.

Если:

• только чек без ФИО;
• нет бронирования;
• нет приказа;
• нет пояснений,

налоговая может сказать: «А кто жил? А с какой целью?».

3. Проживание не совпадает по датам с командировкой.

Даже при оплате корпоративной картой:

• лишние ночи;
• выходные без обоснования;
• продление «для себя».

Тогда часть расходов могут признать непроизводственными.

В авансовом отчёте сотрудник указывает: «Оплата проживания в гостинице в период командировки с __ по __». Прикладывает:

1. чек;
2. подтверждение бронирования / счёт;
3. приказ о командировке.

НДФЛ не возникает, если:

• поездка служебная;
• проживание связано с командировкой;
• нет личной выгоды.

Если налоговая сочтёт, что проживание «для себя» — тогда да, риск есть.

Чек за гостиницу без данных сотрудника можно принять в авансовом отчёте, если

• оплата корпоративной картой;
• есть приказ о командировке;
• подтверждена связь проживания с поездкой;
• документы в совокупности подтверждают расход.