После подключения к Smartway вам станет доступен личный кабинет, в котором можно подбирать и оформлять авиабилеты российских и зарубежных авиакомпаний. Для покупок нужно пополнить баланс — с расчетного счета компании или банковской карты.

Smartway сам рассчитывается с поставщиками, чтобы упростить документооборот для клиентов. Вы можете выбрать подходящий формат оплаты — предоплату или отсрочку платежа.

При оформлении билетов для юридических лиц необходимо правильно вести отчетность, чтобы у налоговых органов не возникало вопросов. Расходы на перелет нужно подтверждать маршрут-квитанцией и посадочным талоном со штампом о прохождении досмотра.

В личном кабинете вы можете выбрать счет, с которого будет произведена оплата.

Закрывающие документы формируются автоматически в сервисе. Вы можете скачать их, а оригиналы получить по почте или ЭДО.

Благодаря бесшовной интеграции с «1С», данные о поездках передаются в систему автоматически. Подключить интеграцию можно за несколько минут без помощи IT-специалистов. Это помогает исключить ошибки, которые часто случаются при ручном вводе. Данные о билетах автоматически попадают в книгу расходов и авансовый отчет с корректным НДС.

Есть два варианта, как учитывать расходы на проезд:

1. Как оплату денежных документов. Например, когда оплатили с расчетного счета и получили маршрут-квитанцию. Ее приравнивают к денежным документам. В этом случае маршрут-квитанции нужно распечатать и хранить в кассе. Эти расходы учитывают на счете 50 субсчет 3 в день покупки.

2. Принять оплаченные билеты на счет прочих расчетов с контрагентами. В новых версиях программы «1С» есть для этого отдельный субсчет 14. Поэтому билет не нужно учитывать как денежный документ и хранить его в кассе. Билеты можно учитывать на счете 76 как «прочие расчеты».

Если поездку отменили, вернуть авиабилет можно в личном кабинете Smartway, если позволяет тариф. Для этого зайдите в раздел «Поездки» и найдите нужный билет. Нажмите «Изменить билет» в правом верхнем углу, и автоматически откроется окно с условиями отмены или чат с тревел-поддержкой.

В такой ситуации компания теряет стоимость билета целиком. Если же билет подлежит возврату со штрафом, этот расход нужно правильно отразить в учете. Когда сотрудник сам организует командировку и покупает билеты за счет аванса, у него необходимо получить чек на сумму штрафа и учесть его как внереализационный расход через авансовый отчет. Если же поездка оформлялась через агентство или онлайн-сервис, штраф будет указан в закрывающих документах от агента и также относится к внереализационным расходам.

Если есть риск отмены командировки, выгоднее выбирать возвратные тарифы — так компания не потеряет всю стоимость билета. В Smartway также можно зафиксировать цену билета на время согласования и оформить покупку позже, когда поездка будет точно подтверждена.

Вы можете настроить неограниченное количество Travel-политик, например, настроить индивидуальные ограничения на покупку авиабилетов, по стоимости или классу. Сотрудник не сможет приобрести билет, который выходит за рамки лимитов, без согласования.

Вы можете использовать один личный кабинет для всех юридических лиц. Доплата за каждое дополнительное юрлицо — 2900 рублей в месяц.