Smartway, сервис организации командировок Смартвэй

стандарт управления командировками

Логотип Smartway, сервиса организации командировок

Организация командировок
→
Блог
→
Бухучёт командировок и вахт
→
Как оформить командировку в 2025 году

Как оформить командировку в 2025 году

В этой статье разобрали, как оформить командировку сотруднику, согласовывать и оплатить, чтобы не было споров с налоговой, трудовой инспекцией и самим сотрудником.

Ещё об организации командировок

Ирина Титова

Главный бухгалтер Smartway

Что такое командировка

Командировка — деловая поездка сотрудника для выполнения рабочих задач вне места его постоянной работы. Закон не устанавливает минимальный или максимальный срок командировки, однако она не может быть бессрочной.

Простыми словами, оформление служебной командировки — это направление сотрудника во временную поездку, которая не может стать постоянной.

Что можно считать командировкой?

Чтобы не нарушать закон, необходимо оформлять командировки на определенный срок и прописывать конкретные служебные задачи в Приказе. В противном случае это может вызвать вопросы у трудовой инспекции и спровоцировать проверки.

Подробнее о командировках по ТК РФ.

Кого можно и нельзя отправлять в командировку

Категории сотрудников, которых нельзя направлять в служебную поездку:

Беременные женщины;
Несовершеннолетние;
Сотрудники по ученическому договору, если поездка не связана с обучением;
Инвалиды — при наличии медицинских противопоказаний.

Категории сотрудников, которых можно отправить только с письменного согласия:

Женщины с детьми до 3 лет;
Одинокие родители и опекуны детей до 14 лет;
Родители детей-инвалидов;
Многодетные родители (при условии, что младшему нет 14 лет);
Родители, если второй родитель работает вахтовым методом или призван на службу;
Инвалиды;
Сотрудники, ухаживающие за больным членом семьи (по медзаключению).

Все ограничения установлены Трудовым кодексом РФ (ст. 167, 203, 216.1, 259, 264 и 268).

Отвечает Ольга Смирнова, эксперт по трудовому праву и кадровому учёту

Как определить, можно ли сотрудника отправить в командировку?

Порядок оформления командировки: пошаговая инструкция

Просто сообщить сотруднику о служебной поездке нельзя, необходимо составить и подписать несколько документов по командировке. Делимся пошаговым планом оформления командировки.

Шаг 1. Выберите сотрудника

В командировку направляется тот сотрудник, у которого достаточно квалификации и опыта для выполнения поручения. Например, если вам нужно настроить внутреннюю сеть в филиале компании, стоит направить системного администратора. А для подписания договора с крупным клиентом — руководителя отдела продаж, старшего менеджера или того специалиста, который вел переговоры.

Кейс

делегировали бронирования поездок 4 000+ сотрудников и сэкономили
время организаторов

Читать кейс →

Шаг 2. Оформите заявление на командировку

Заявление на командировку оформляется только в том случае, если сотрудник сам выступает инициатором поездки. Например, если он решил принять участие в выставке или посетить тренинг для повышения квалификации.

Шаг 3. Издайте Приказ о командировке

Основной документ для оформления командировки — Приказ руководителя. Именно на его основании сотрудник направляется в рабочую поездку, получает аванс, оплачивает билеты и проживание.

Оформить Приказ на командировку можно:

По унифицированной форме Т-9 (для одного сотрудника) или Т-9а (для группы сотрудников).
На разработанном и утвержденном бланке компании.

Подробнее о приказе на командировку: шаблоны, порядок оформления в «1С:ЗУП», ответственность за отсутствие.

Шаг 4. Оформите служебное задание

Служебное задание — необязательный документ. Однако многие работодатели оформляют его для подтверждения цели поездки.

Двухтомник настольной книги для бухгалтеров

Шаг 5. Рассчитайте и выдайте аванс командированному

Перед поездкой необходимо:

Выплатить суточные — размеры утверждает работодатель в коллективном договоре, Положении о командировках или другом локальном акте. Лимит необлагаемых НДФЛ и взносами суточных закреплен законом. Подробнее про суточные по России и в зарубежных поездках.
Покрыть командировочные расходы — оплатить жилье, билеты, затраты на связь, транспорт и прочие. Подробнее про командировочные расходы: что входит в нормы, какие документы подтверждают.

Шаг 6. Отразите командировку в учете и оплатите ее

Работодатель ведет учет рабочего времени каждого сотрудника — для этого оформляется табель. В нем командировки отражаются буквенными и цифровыми кодами.

В основном компании используют «К» или «06». Однако работодатель может утвердить и другие коды.

Дополнительные командировочные коды:

«К/В» или «06/26» — выходной, в который сотрудник отдыхал.
«К/РВ» или «06/03» — выходной или праздник, когда сотрудник работал.
«К/С» или «06/04» — сверхурочная работа.
«К/Б» или «06/19» — дни на больничном.
«Я/С» или «01/04» — в случае если сотрудник отправляется в командировку после трудового дня.

На основании закрытого табеля бухгалтер рассчитывает зарплату. За время командировки сотруднику положен средний заработок. Так как зарплата выплачивается 2 раза в месяц по факту отработанного времени, к выплате среднего заработка необходимо прибавить оплату за остальное время из расчета оклада или тарифной ставки.

Шаг 7. Получите от сотрудника авансовый отчет и подтверждающие документы

По возвращении из командировки сотрудник должен сдать авансовый отчет в течение 3 рабочих дней (п. 23 Положения, утвержденного Постановлением Правительства Р Ф от 16.04.2025 № 501). Его можно оформить по унифицированной форме №АО-1 или разработать бланк самостоятельно.

Шаг 8. Произведите окончательный расчет

Проведите окончательный расчет с сотрудником по авансовому отчету, если выданной суммы не хватило. Это может произойти, когда:

командировка длилась дольше запланированного;
увеличились стоимость проживания, проезда или представительские расходы.

Если сотрудник не потратил весь аванс, он должен вернуть его в кассу или на расчетный счет, так как это — подотчетные средства. Удержать из зарплаты остаток суммы нельзя. Исключение — если сотрудник дал на это письменное согласие.

Командировки иностранных граждан

Для оформления командировки иностранных граждан необходимо учесть важные нюансы. Сотрудника можно отправить в деловую поездку, если у него оформлен вид на жительство. При заселении необходимо зарегистрироваться на новом месте, например, в гостинице. Администрация отеля может подать уведомление в местное отделение МВД.

Перед направлением в командировку иностранца, временно проживающего на территории РФ, надо проверить, указана ли его должность в п. 2 Приложения к Приказу Минздравсоцразвития от 28.07.2010 № 564н. Если да — оформить поездку можно.

Документы для командировки

Грамотно оформить документы — ключевой шаг при отправке сотрудника в командировку, чтобы не столкнуться со штрафами. Без него трудовая инспекция может привлечь к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ:

Должностное лицо — предупреждение или штраф в размере от 1 000 до 5 000 руб.
ИП — штраф в размере от 1 000 до 5 000 руб.
Компанию — от 30 000 до 50 000 руб.

Помимо Приказа необходимо также иметь подтверждающие документы по командировке. К ним относятся:

Проездные билеты: посадочный талон на самолет, билет на поезд.
Договор с гостиницей или собственником квартиры, а также чек на стоимость проживания.
Чеки за проезд на общественном транспорте, такси. Если командированный едет на автомобиле — чеки на бензин. При аренде каршеринга — дополнительно приложить договор на аренду авто.
Товарные накладные и другие документы, если сотрудник покупает товары для работодателя.
Документы, подтверждающие представительские расходы, при необходимости. Например, оплата услуг переводчика или ужина в ресторане для подписания договора.

Без этих документов ФНС исключит командировочные затраты из состава расходов, а значит, придется доплатить налог и пени.

Возможные ошибки и последствия неправильного оформления

Примеры ошибок, которые часто допускают работодатели при оформлении служебных поездок:

Нет приказа о направлении сотрудника в командировку
За отсутствие приказа компанию могут оштрафовать на сумму до 50 тыс. руб., а ИП — до 5 тыс. руб. за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).

Направили в командировку «запрещенного» сотрудника
Если работодатель заставит ехать в командировку сотрудника, на которого распространяется запрет, его также оштрафуют по ст. 5.27 КоАП РФ. Причем не важно, есть ли письменное согласие или нет.

Пример вопроса на сайте онлайнинспекция.рф, который может послужить поводом для жалобы

Удержали из зарплаты остаток по командировке без согласия сотрудника
Если у командированного остались деньги с выданного аванса, он должен сам их вернуть работодателю.

Как вернуть деньги, если командированный против? Вы можете обратиться в суд. По результату судебного разбирательства работодателю выдадут решение, которое можно передать приставам.

Второй вариант — простить командированному остаток аванса. В этом случае из зарплаты придется удержать НДФЛ и страховые взносы, так как прощение долга — это материальная выгода сотрудника.

Чек-лист по оформлению командировки

Чтобы не допустить ошибок при оформлении командировки, проверьте, все ли пункты выполнены: