С 1 января 2025 года в законодательстве появились новые требования к расчету командировочных расходов, изменились правила учета командировок для отдельных категорий сотрудников, а также уточнен порядок компенсаций.

Командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения рабочих обязанностей вне места его постоянной работы. Такое определение командировки дает ст. 166 ТК РФ.

Командировкой не считается:

• Поездка в пределах одного города (без выезда в другой населенный пункт).
• Разъездной характер работы (например, у курьеров, экспедиторов, торговых представителей), если он прописан в трудовом договоре.
• Поездки на корпоративные мероприятия или обучение — такие расходы не учитываются как командировочные.

Три ключевых признака командировки:

1. Деловая цель. Сотрудник в поездке должен выполнять рабочие задачи, которые поручил руководитель.
2. Удаленность. Сотрудник должен выехать за пределы населенного пункта, в котором находится его место работы.
3. Сроки и бюджет устанавливает работодатель. Работодатель оплачивает проезд, жилье, суточные и другие расходы, если они документально подтверждены. Работодатель сам устанавливает срок командировки — это подтверждает Роструд в письме от 24.05.2024 № ПГ/10 179−6-1. Командировки можно продлевать, сокращать и изменять их количество, но при этом важно правильно оформлять документы и отчитываться о выделенных сотрудникам средствах.

Подробнее о законодательных требованиях к командировке.

Чтобы избежать проблем с законом, проверьте, кого в компании нельзя отправить в деловую поездку:

• Беременных женщин (ст. 259 ТК РФ).
• Сотрудников младше 18 лет (ст. 268 ТК РФ), за исключением представителей творческих профессий, СМИ, театров, цирков, кино- и телепроизводства.
• Сотрудники с инвалидностью, если поездка противоречит их программе реабилитации.
• Сотрудники на больничном (временная нетрудоспособность).

Также нельзя направлять в деловую поездку сотрудников, которые работают по договору ГПХ (ст. 11 ТК РФ). Командировки предусмотрены только для штатных сотрудников.

Категории сотрудников, от которых нужно запросить письменное согласие на командировку:

• Родители детей до трех лет (ст. 259 ТК РФ).
• Одинокие родители детей до 14 лет и их опекуны.
• Родители детей до 14 лет, если второй родитель работает на вахте или проходит военную службу в качестве мобилизованного, контрактника или добровольца.
• Родители детей с инвалидностью.
• Сотрудники, которые ухаживают за больными членами семьи.
• Люди с инвалидностью, если поездка не противоречит их индивидуальной программе реабилитации. В таком случае условия поездки должны учитывать потребности сотрудника.

Да. Сотрудников-иностранцев можно направить в командировку в зависимости от их рабочего статуса, профессии и наличия определенных документов: вида на жительство, патента, разрешения на работу. Граждан ЕАЭС и иностранцев с ВНЖ России можно отправлять в командировки без ограничений (ст. 97 Договора о ЕАЭС).

Работодателю важно учесть географию: если в патенте или разрешении на работу нет региона командировки, поехать туда иностранному сотруднику не получится. Есть исключения по видам профессии — подробный список можно посмотреть в Приказе Минздравсоцразвития от 28.07.2010 № 564н.

А вот сотрудников из стран, с которыми у России действует безвизовый режим, можно отправлять в рабочую поездку только в двух случаях (п. 16 ст. 13.3 Закона № 115-ФЗ):

• сотрудник командирован в пределах региона, где ему выдали патент,
• сотрудник командирован в другой регион, но он получил патент для осуществления трудовой деятельности в этом регионе.

За нарушение этих правил предусмотрена ответственность по частям 1 и 4 статьи 18.15 КоАП РФ: штраф юрлицу до 1 млн рублей или приостановление деятельности до 90 суток.

Закон не обязывает компанию иметь отдельное Положение по командировкам, но такой документ помогает обосновать расходы (ст. 168 ТК РФ), улучшить процесс и закрепить ответственных за него в компании.

Для сотрудников в штате есть стандартный алгоритм оформления командировки:

1. Направить сотрудника в командировку.

Если командировка является распоряжением руководителя, сотрудник не может отказаться от поездки, так как это будет нарушением трудовой дисциплины согласно ТК РФ. В случаях, когда нужно согласие сотрудника, его можно составить в свободной форме или с использованием стандартного бланка уведомления, в котором достаточно подписи сотрудника.

2. Если сотрудник сам инициирует командировку, он должен подать заявление.

Здесь есть подробное описание, как составить заявление на командировку — а еще можно скачать шаблон документа. Специальной формы для заявления нет, но есть требования к его содержанию. В заявлении должны быть указаны ФИО заявителя и адресата, дата и подпись. Далее документ отправляется руководителю или заявка оформляется в электронной системе компании.

Отчетные документы нужно собрать в течение 3 дней после возвращения сотрудника на рабочее место.

1. Оформить авансовый отчет. Командировка прошла успешно, и надо собрать с сотрудника все чеки, по которым нужна компенсация. Это траты на проживание, транспорт, питание и непредвиденные расходы. Для компенсации нужны подтверждающие документы: файл с бронированием, счет-фактура, чек об оплате или договор аренды жилья, электронные чеки и билеты для любого вида транспорта. Все это сотрудник должен собрать в авансовый отчет.
2. Подтвердить фактические сроки командировки. Сроки поездки подтверждаются билетами, чеками и квитанциями за оплату транспорта. Важно правильно учитывать время:

• Командировочные сутки начинаются в 00:00 (24:00).
• Если поезд или такси в аэропорт отправляются до 00:00, этот день включается в командировку.
• Если отправление после 00:00, расчет начинается со следующего дня.

Например, если билет на поезд 23:58 во вторник, командировка начинается во вторник. Если 00:02 в среду, первый день командировки — среда.

Прочитайте, как правильно определить сроки поездки, если сотрудник едет в командировку на служебном авто.

Продлить деловую поездку можно даже без согласия сотрудника. Отказаться может только та группа сотрудников, у которых до утверждения командировки надо было взять письменное согласие. Их за несогласие продлить командировку нельзя уволить или оштрафовать, а штатных сотрудников без льгот — можно.

• Продление: составить служебную записку с новыми датами и причиной продления деловой поездки, издать Приказ о продлении, получить подпись от сотрудника. Подробнее о продлении командировки
• Сокращение: составить служебную записку с причиной сокращения сроков командировки, на ее основании оформить приказ об отзыве из командировки и, когда сотрудник вернется, получить его подпись.

Если количество дней в командировке поменялось, нужно сделать перерасчет расходов — это касается и суточных — запросить новые квитанции и компенсировать дополнительные расходы, связанные с изменением срока поездки.

А теперь подробнее о подтверждающих документах.

• Положение о командировках — проверьте, что оно есть в компании.
• Приказ о направлении в командировку.
• Согласие на командировку — если нужно.
• Служебное задание (необязательно).
• Табель рабочего времени сотрудника.
• Авансовый отчет (форма № АО-1) — в него входят все квитанции и чеки.

Если не оформить Приказ на командировку, сотруднику нельзя выдать аванс. Оформлять командировку уже после того, как она фактически состоялась, тоже запрещено.

Неверно рассчитали суточные в авансовом отчете и превысили порог в 700, 2 500 и
3 500 рублей? Нужно указать сумму превышения как расходы, с которых взимается НДФЛ. Иначе компанию ждут претензии от налоговой инспекции.

Без письменного согласия льготных групп сотрудников командировка будет незаконной, и организация понесет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

• Бронь гостиницы или договор аренды.
• Кассовый чек из отеля или квитанция об оплате жилья.
• Бланк строгой отчетности.
• Если сотрудник живет у знакомых, нужна служебная записка с отметкой принимающей стороны.

Если нужно сменить жилье или изменить срок поездки — соберите все документы о продлении или аннулировании бронирования, занесите в Приказ и финальный отчет. Иначе вы не сможете указать реальный срок командировки или учесть разницу в расходах между новым и старым местом проживания сотрудника в поездке.

Написанное выше применимо к командировкам в любую точку мира, но для заграничных поездок есть дополнительные условия. Вот что меняется:

• Приказ о командировке: помимо цели поездки, направления и сроков нужно указать обязанность сотрудника заранее оформить загранпаспорт, медицинскую страховку и другие документы, которые нужны для пересечения границы.
• Если командировка в страну, при въезде в которую не делают отметку о пересечении границы, сотруднику нужно командировочное удостоверение по форме N°Т-10. Также может понадобиться приглашение от принимающей стороны для оформления визы.
• Компания компенсирует траты на: загранпаспорт, консульские сборы, гостиничные сборы, вакцинацию, комиссию при обмене валюты, проезд по платным дорогам или разрешение на въезд. А также расходы на оформление визы для служебной командировки и представительские расходы. К ним относят бизнес-ланчи, билеты на мероприятия, аренду временного офиса и прочие. В бухучете они учитываются в полном объеме, но в налоговый учет входит не более 4% от заработной платы (п. 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ).
• Суточные: для расчета в валюте нужен курс по ЦБ на дату фактического получения дохода. Суточные рассчитываются со дня, когда сотрудник пересекает границу нужной страны. Если командировка длится всего один день, компания платит половину от установленной нормы.

Пока сотрудник находится в России, суточные рассчитываются по норме для командировки по стране (700 рублей без НДФЛ). Дата пересечения границы — это дата въезда на билете, от которой и начинается расчет суточных по нормам для поездки зарубеж.

• Отчетность: все квитанции, договоры и записки на иностранном языке нужно перевести — в бюро переводов или сотрудником компании.

Стоит указать в Положении о командировках компании возможность такой поездки.

Чтобы привлечь сотрудника к работе в выходной день, работодателю нужно получить письменное согласие (ст. 113 ТК РФ), иначе человек может отказаться от поездки.

Льготные категории сотрудников привлечь к работе в выходной день нельзя даже с их письменного разрешения.

В табеле командировку в выходной день обозначают двойным кодом "К/РВ"* или 06/03* без проставления количества часов (Письмо Минтруда от 14.02.13 № 14−2-291).

Пока сотрудник в командировке, компания выплачивает ему среднюю заработную плату. Если в поездке человек работает в выходной день, нужно начислить двойную зарплату за каждые сутки работы. По договоренности с сотрудником можно выплатить только среднюю зарплату, но добавить дни отдыха за каждый отработанный выходной.

Если командировка проходит не в выходные, а во время государственных праздников, процедура оплаты та же. Подробнее об этом — в статье Как оформить командировку в выходной день.

Вот какой алгоритм действий поможет бухгалтеру:

1. Получить Приказ о направлении сотрудника в командировку от руководителя организации. Приказ должен содержать ФИО сотрудника, его должность, место, срок и цель командировки.
2. Рассчитать и выдать сотруднику аванс на командировочные расходы:

• Суточные (не более 700 рублей в день по России, 2 500 рублей за границей для учета в расходах).
• Расходы на проезд (билеты).
• Расходы на проживание (отель или аренда жилья).

Оформить выдачу аванса нужно расходным кассовым ордером.

3. Отразить в табеле учета рабочего времени дни нахождения сотрудника в командировке кодом «К» или «06».
4. После возвращения сотрудника из командировки принять от него авансовый отчет (форма АО-1) с приложенными подтверждающими документами в течение трех рабочих дней.
5. Проверить авансовый отчет и подтверждающие документы, чтобы исключить неточности.
6. Рассчитать фактические расходы по командировке и сравнить с выданным авансом.
7. Произвести окончательный расчет с сотрудником:

• Возместить перерасход, если фактические расходы превысили аванс.
• Принять от сотрудника возврат неиспользованного аванса, если такое случилось.

8. Отразить все операции по командировке в бухгалтерском и налоговом учете.
9. Сохранить все документы по командировке (Приказ, авансовый отчет с подтверждающими документами) для последующего учета и возможных проверок.

Коротко: никак. Командировать внештатников нельзя, так как они работают без трудового договора. Если нужно отправить сотрудника на ГПХ в командировку, ее нужно оформлять как служебную поездку. Компания все также должна компенсировать расходы на проезд, жилье и дополнительные траты.
В договоре ГПХ нужно отразить, как будет выплачена компенсация — в качестве вознаграждения или отдельной суммой: это выбирает работодатель.

Если компенсация входит в заработную плату, оплата расходов в служебной поездке проводится единым платежом. Если прописать выплату отдельно от суммы вознаграждения, должно быть два платежа: один — компенсация, второй — оплата труда.

В зависимости от выбранного режима будет меняться порядок удержания НДФЛ, начисление страховых взносов и налог на прибыль.

Вот базовый алгоритм оформления служебной поездки сотрудника на ГПХ, который поможет избежать проблем:

1. Прописать в договоре ГПХ порядок выплат в служебных поездках.
2. Оформить распоряжение о поездке в свободной форме — не приказ о командировке.
3. Рассчитать и согласовать бюджет с сотрудником — жилье, транспорт, размер вознаграждения.
4. Выдать аванс на покрытие расходов через кассу или банковский перевод.
5. Принять авансовый отчет.
6. Отразить расходы в учете — в случае ГПХ они оформляются как прочие расходы.
7. Убедиться, что для налоговой есть все документы, подтверждающие расходы.

В компаниях оформление командировок чаще всего входит в обязанности бухгалтерии, отдела кадров или тревел-менеджеров. Бухгалтерия отвечает за авансы, суточные и компенсации расходов, отдел кадров — за приказы, согласия и учет рабочего времени, а тревел-менеджеры (если они есть) координируют бронирование билетов, гостиниц и логистику.

В малом и среднем бизнесе вопросами деловых поездок часто занимаются офис-менеджеры, секретари или административные сотрудники. Это не всегда входит в их основные обязанности, но при отсутствии отдельного ответственного важно корректно оформить документы, собрать все квитанции и чеки и своевременно передать их в бухгалтерию для расчетов.

Даже если организацией поездки занимается не бухгалтер, все финансовые вопросы (аванс, отчетность, налогообложение) должны быть согласованы с бухгалтерией, чтобы избежать ошибок в учете командировочных расходов.

1. Отправить сотрудника в командировку вопреки закону. Некоторым категориям работников запрещено ездить в командировки (например, беременным женщинам, несовершеннолетним и др. согласно п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

• Штраф для должностных лиц: от 1 000 до 5 000 рублей.
• Штраф для организаций: от 30 000 до 50 000 рублей.

2. Отправить сотрудника в командировку без его согласия.
Трудовая инспекция может наложить штраф, а сотрудник — отказаться от поездки.
3. Нет Приказа на командировку. Если деловая поездка не оформлена документально, она считается неофициальной. В результате:

• у налоговой могут возникнуть вопросы, и компания не сможет учесть расходы.
• Бухгалтерия не сможет выплатить аванс и оформить компенсации.

4. Неправильная формулировка цели поездки. Цель командировки должна быть четко указана, так как она подтверждает служебный характер поездки. А также влияет на оформление виз и других документов для заграничных поездок.
5. Неправильные даты в табеле учета. Командировка фиксируется в табеле учета рабочего времени с точными датами начала и окончания поездки. Ошибки приводят к проблемам с подтверждением выплат и могут вызвать вопросы у налоговой.
6. Ошибки в расчете суточных и учете расходов. Когда компания будет отчитываться в налоговой, инспекция может отказать в учете этих затрат, что приведет к увеличению налога на прибыль или штрафам.
7. Нет авансового отчета или не хватает квитанций. Без нужных чеков сотрудник не сможет получить компенсацию расходов, а бухгалтерия — верно рассчитать затраты компании. За ошибки в выплатах грозят штрафы от налоговой инспекции, перед которой отчитывается организация.
8. Нарушение учета переработок. Работа в командировке в выходные, праздники или сверхурочно должна быть оформлена отдельным приказом и компенсироваться. В противном случае:

• Сотрудник может подать жалобу в трудовую инспекцию.
• Возможны штрафы за нарушение трудового законодательства.

Составили пошаговую инструкцию для работодателя по оформлению служебной командировки. Сохраняйте и проверяйте себя, чтобы не допустить ошибок:

Вывод
Командировка — это служебная поездка, которая требует строгого документального оформления. Важно учитывать ограничения по закону, фиксировать даты в табеле учета рабочего времени и правильно оформлять тревел-документы, особенно для заграничных поездок.

Чтобы избежать проблем с налоговой и ошибок в организации командировок, автоматизируйте деловые поездки. В сервисе Smartway можно наладить прозрачный процесс, быстро оформлять поездки, найти выгодные варианты билетов и отелей и автоматически сформировать все необходимые документы.