Smartway, сервис организации командировок Смартвэй

Отправить сотрудника в командировку — стандартная практика в любой компании. На самом деле у процесса оформления служебных поездок много нюансов.

Рассказываем, какие документы нужно подготовить, как не запутаться в согласованиях и кого можно отправить в командировку, а кого — нет.

Как оформить командировку в 2025 году: пошаговая инструкция

#важно

Главный бухгалтер Smartway

Ирина Титова

Бухгалтер-эксперт c 18-летним опытом. Имеет аттестаты президентского совета Института профессиональных бухгалтеров и аудиторов и Международной федерации бухгалтеров

Оглавление

Что считается командировкой, а что — нет
Кого нельзя отправить в командировку
Документы для оформления командировки
Максимальный размер суточных, который не облагают НДФЛ:
Оформление международной рабочей поездки

Что считается командировкой, а что — нет

Не каждая поездка сотрудников компании считается служебной командировкой и требует специального оформления. Примеры таких случаев:

У компаний есть собственное локальное положение о командировках. Часто именно там можно найти условия, которые отличают рабочую поездку от личной.

Водитель компании Роман перевозит партию подушек и одеял в другой регион РФ. Ст. 166 ТК РФ. Выполнять постоянные поездки — прямая рабочая обязанность Романа.

❌

HR-менеджер Галина уезжает в соседний город, чтобы сдать сессию и закончить университет. Ст 166 ТК РФ. Поездка Галины не подходит под определение служебной командировки. У девушки нет производственного задания от работодателя.

❌

Главный юрист Марина летит в Хорватию на две недели, чтобы отдохнуть впервые за год работы. Ст. 114 ТК РФ. Поездка Марины — это отпуск. Порадуемся за нее и вернемся к командировкам.

❌

N едет на отраслевую выставку, чтобы изучить рынок, исследовать стратегии конкурентов, перенять лучшие практики и внедрить знания в работу своей компании.

✅

Кого нельзя отправить в командировку

Не каждый работник может отправиться в служебную поездку. Вот что стоит учесть при выборе сотрудника, помимо его способностей:

Документы для оформления командировки

Уточните, какие документы нужны именно в вашей компании. Для этого обратитесь к руководителю или в отдел кадров.

1. Заявка

Когда сотрудник N узнает, что едет в служебную командировку, он связывается с руководителем. Два года назад ему бы пришлось писать служебную записку на имя начальника, чтобы тот согласовал поездку подчиненного. В таком документе должны быть указаны данные N и его должность, цель командировки и сроки.

Сейчас руководитель сообщил, что сотруднику N достаточно создать специальную заявку в корпоративной системе компании и самостоятельно внести всю информацию. Электронный документ имеет одинаковую юридическую силу со служебной запиской и оперативно направляется сотрудникам отдела кадров, бухгалтерии и административного отдела.

Служебное задание*

*оформление необязательно — Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595.

2.

Прошлый работодатель N требовал для оформления командировок служебное задание. Это документ, в котором конкретизируют задачи сотрудника во время поездки. В нем также указываются сроки, должность и ФИО сотрудника. На нынешнем рабочем месте N оформлять служебное задание оказалось необязательно.

Заявление на выплату аванса**

** оформление необязательно, зависит от политики каждой компании.

3.

N прикинул, сколько потратит на дорогу и проживание в командировке и написал заявление на выплату определенной суммы заранее, чтобы покрыть эти организационные расходы. В отделе кадров ему объяснили, что в компании этот документ необходим, если N хочет заняться организацией поездки сам. Многие компании берут эту задачу на себя, так как оформление командировок может быть автоматизировано благодаря удобным и современным сервисам.

Когда N составлял заявление, он отталкивался от внутреннего положения компании о командировках. Он выяснил, что не смог бы заселиться в лучший люкс-отель из-за денежного лимита на бронь гостиниц. Денег хватило на четырехзвездочную гостиницу в пяти минутах ходьбы от основного места назначения. От полета в бизнес-классе тоже пришлось отказаться, зато N удалось найти рейс с удобным временем вылета.

Один из таких сервисов — Smartway.

— В нем можно согласовывать за 10 минут все этапы командировки внутри компании.
— Паспортные и другие данные сотрудников при покупке и бронировании подтягиваются автоматически.
— Не будет ошибок, которые случаются от ручного ввода при больших объемах командировок.

💁🏻

Также сотруднику напомнили включить в заявление размер суточных — сумму на случай дополнительных расходов во время поездки. Эти деньги выплачиваются за каждый командировочный день.

Протестируйте сервис бесплатно

Максимальный размер суточных, который не облагают НДФЛ:

Каждая компания может самостоятельно менять размер суточных, в зависимости от командировки.

700 ₽

Для поездок по России

2 500 ₽

для зарубежных поездок

Приказ о направлении в командировку

4.

Приказ о направлении в командировку нужен, чтобы сохранить за N его рабочее место на сроки поездки, зафиксировать продолжительность командировки, прописать источник финансирования и быть в курсе местонахождения сотрудника. Для этого организация может воспользоваться универсальной формой Госкомстата или собственным шаблоном. Прежде чем подписать Приказ, нужно проверить, верно ли указаны вот эти данные:

ФИО, должность, подразделение в компании;
место назначения: страна, город, организация;
дата составления приказа, даты командировки и количество календарных дней в поездке;
цель командировки;
источник финансирования;
есть ли дополнительные комментарии от работодателя.

За несколько дней до отъезда

Сотрудник купил билеты туда-обратно → забронировал отель → изучил цель командировки → составил для себя список приоритетных встреч и мероприятий. В этот момент ему пришло смс о зачислении суточных на карту.

Руководитель сообщил N, что он может не приходить в офис в день вылета и пожелал удачной поездки. Также сотрудник получил важное письмо на почту с напоминанием от бухгалтерии сохранить посадочные талоны, чек за проживание и другие документы, подтверждающие затраты во время поездки.

Во время командировки

Рабочая поездка продлилась четыре дня. N провел их продуктивно: участвовал в стратегических сессиях, задавал много вопросов, отмечал новые тенденции на рынке и фиксировал новости от конкурентов. Суточных от компании хватило, чтобы оставаться сытым на протяжении всей поездки, а в свободное время даже принять участие в неформальном нетворкинге во время экскурсии по развалинам древнего замка.

Возвращение в офис

Руководитель напомнил сотруднику N, что в течение трех рабочих дней после командировки он должен предоставить отчет в бумажном либо электронном виде. Сотрудник бережно собирал все чеки, чтобы грамотно указать, на что потратил выделенные компанией средства во время служебной поездки.

При проверке отчета, бухгалтерия сверит траты с выданным авансом и может произвести перерасчет. Если сотрудник получил больше, чем потратил, ему придется вернуть лишние средства. Если трат было больше, чем выдано денег, оставшиеся средства перечислят на его счет.

Документы для отчета после командировки:

Проживание:
квитанция о бронировании, чек об оплате или счет-фактура, договор найма жилого помещения.

1.

Транспорт:
электронные чеки о покупке, электронные билеты, маршрутные квитанции, посадочный талон со штампом о досмотре.

2.

Другие расходы:
чеки из ресторанов, билеты на деловые мероприятия, квитанции о поездках на такси или трансферах.

3.

Непредвиденные траты:
все, что вышло за рамки командировочного бюджета по независящим от сотрудника причинам.

4.

Оформление международной рабочей поездки

Для заграничных командировок сотруднику потребуется чуть больше документов, хотя основной пакет ничем не отличается от служебных поездок по России. Вот какие дополнительные расходы сотрудника покроет компания:

консульский сбор, оформление визы, если требуется;
оформление обязательной медицинской страховки на время пребывания за рубежом;
туристические или гостиничные сборы;
необходимые вакцины, в том числе от коронавируса, или ПЦР-тестирование (где-то в мире до сих пор действуют ковидные ограничения).

Оформление командировки в другую страну занимает больше времени, поэтому не стоит откладывать работу с документами на последний момент. Тем более, оформление служебной поездки проходит быстро и комфортно, если последовательно выполнять все шаги.

✈️

Порядок учета расходов варьируется в зависимости от цели командировки.
Подтвержденные расходы списывают на себестоимость:

20, 23, 25 или 26 — командировка по производственной необходимости;
08 — для приобретения основных средств (ОС);
44 — для реализации продукции;
91 — иные цели, которые не связаны с производством или приобретением ОС.

Дт 20 (23, 25, 26, 08, 44, 91) — Кт 71