Законно ли оплачивать командировки, оформленные на другое юрлицо?

Нет, это рискованно, и в большинстве случаев незаконно, если не выполнены специальные условия.

Командировка — это расход конкретного работодателя на своего сотрудника.
Если командировка оформлена на другое юридическое лицо, то:

• расходы не связаны напрямую с деятельностью оплачивающей компании;
• отсутствует правовое основание для списания;
• возникают налоговые и трудовые риски.

Почему это проблема:

1. Налог на прибыль
Расходы признаются, если они:

• экономически обоснованы;
• документально подтверждены;
• понесены в интересах налогоплательщика.

Если сотрудник командирован другой компанией, налоговая скажет:
«Вы оплачиваете не свои расходы — это не ваш сотрудник и не ваша командировка». Расходы снимут.

2. НДФЛ и страховые взносы
Если вы оплатили командировку чужому сотруднику без договора:

• это могут признать доходом физлица;
• начислят НДФЛ + страховые взносы;
• возможны пени и штрафы.

3. Трудовое право
Командировать может только работодатель:

• по трудовому договору;
• с приказом;
• с сохранением среднего заработка.

Другое юрлицо не вправе направлять и оплачивать командировку «чужого» работника напрямую.

1. Договор между юрлицами (самый безопасный вариант)
Например:

• договор оказания услуг;
• договор аутсорсинга / аутстаффинга;
• агентский договор.

В договоре прямо прописано, что:

• сотрудник одной компании выполняет задачи для другой;
• командировочные расходы возмещаются или включены в стоимость услуг.

Важно:
Оплату лучше проводить через исполнителя, а не напрямую сотруднику.

2. Возмещение расходов
Схема:

• Компания А отправляет сотрудника в командировку;
• Компания Б компенсирует эти расходы компании А по акту.

Это законно, если:

• есть договор;
• есть акты;
• расходы подтверждены;
• цель поездки связана с деятельностью компании Б.

Оплачивать командировки, оформленные на другое юрлицо, напрямую — незаконно или крайне рискованно.
Законно — только если:

• есть договор между компаниями;
• расходы обоснованы и оформлены;
• выбрана корректная схема (возмещение / включение в услуги).

Вот как в Smartway решили эту проблему: компания может принять оплату за контрагента от третьего лица (ст. 313 Гражданского кодекса), если поступило указание клиента.

Что понадобится, чтобы зачислить оплату на счет Smartway? Письмо-поручение должника — он же клиент сервиса — о том, что поездку за него оплатит третье лицо. Если это третье лицо тоже клиент Smartway, мы запрашиваем письмо и от него. Ведь плательщик должен сообщить Smartway, на чей личный кабинет необходимо внести платеж