Такси в командировке: как учитывать расходы и рассчитывать налоги

Все командировочные расходы работодатель берет на себя. Расходы на жилье и билеты редко вызывают вопросы, но как быть с оплатой такси? Надо ли ее тоже возмещать?

Разбираемся, в каких случаях расходы на поездки учитывают при расчете налогов. А также какие документы надо получить от работника, чтобы не пришел штраф от налоговой.

2.

3.

4.

5.

1.

3.1

3.2

3.3

6.

Это значит, что затраты на такси от вокзала или аэропорта до места проживания и обратно можно компенсировать, а также учитывать при расчете налога на прибыль или УСН. Главное, чтобы работник документально подтвердил поездки (такой вывод можно сделать из письма Минфина от 10.06.2016 № 03−03−06/1/34 183).

В абзаце 1 ст. 168 ТК есть пункт о том, что рабочая организация обязана компенсировать сотрудникам проезд до места командировки и обратно. Эта компенсация относится к «прочим расходам» (ст. 264 НК), которые связаны с производством и реализацией. Никаких ограничений по такси в 264-й статье нет.

Многие сотрудники ездят на такси не только из дома/офиса на вокзал в аэропорт/вокзал и обратно, но и активно пользуются этой услугой в самой командировке. Например, чтобы поехать на деловую встречу. То есть, используют такси как служебный транспорт.

По ст. 168 ТК РФ эти расходы нужно и можно компенсировать: они напрямую связаны с командировкой и их нетрудно экономически обосновать. Правда, для компенсации есть одно условие: рабочая организация должна заранее согласовать расходы сотрудника на такси.

Однако в ст. 264 НК РФ не прописали компенсацию расходов на такси напрямую. При этом перечень «прочих расходов» — не закрытый. Это значит, что транспортные расходы, в том числе поездки на такси, можно учитывать при расчете налогооблагаемой базы при условии, что их документально подтвердили в бухгалтерии.

Вот пример того, как можно экономически обосновать эти поездки: командировка связана с деловыми целями, которые помогают увеличивать продажи и прибыль компании.

Также Минфин в письме от 02.03.2017 № 03-03-07/11901 отметил, что можно компенсировать работникам расходы на такси во время командировки в служебных целях, а также учитывать эти затраты при расчете налога. Главное, предоставить документальное подтверждение.

Расходы на такси в командировке можно учесть следующим образом:

при расчете налога на прибыль,

при расчете УСН с объектом «доходы минус расходы».

И вот почему: п.4 ст. 252 НК РФ разрешает налогоплательщикам на ОСНО самостоятельно определять, куда отнести расходы. При условии, что любые затраты в равной степени относятся к нескольким группам, а также что их документально подтвердили и экономически обосновали (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Главное, отразить в учетной политике выбранный метод списания компенсации расходов на такси. Например, при ОСН такие затраты можно учитывать в составе «прочих расходов» или как «командировочные» при расчете налога на прибыль. Выбор за работодателем.

Компании на общей системе налогообложения могут выбирать, в составе каких расходов учитывать затраты на такси:

а.

б.

как командировочные — на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ

в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией по пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (письма Минфина от 25.03.2020 № 03-03-07/23568, от 02.03.2017 № 03-03-07/11901).

расходы на транспорт сотрудника в командировку и обратно в офис;

аренда жилья — сюда же входят расходы сотрудника на оплату дополнительных услуг в гостиницах (кроме расходов в баре и ресторане, на обслуживание в номере и походы в спа при отеле);

суточные или полевое довольствие — выплата, которая связана с разъездным характером работы или работой в полевых условиях;

оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда/выезда, автомобильного транзита, оплата парома и других способов для перевозки транспортных средств и пассажиров.

Можно самостоятельно выбрать метод признания расходов, чтобы оплатить налог на прибыль:

При УСН все иначе: в этом случае нужно принимать к учету затраты только кассовым методом. А расходы на такси — после того, как утвердят авансовый отчет.

а.

кассовый,

б.

метод начисления.

наименование, серия и номер чека или БСО;

наименование компании или ФИО перевозчика;

дата выдачи квитанции;

стоимость услуги;

ФИО и подпись сотрудника, который пользовался такси.

Главная проблема в том, не все водители готовы выдавать квитанции. Особенно это касается частных таксистов или поездок не через приложение. В этом случае работнику необходимо заранее побеспокоиться о наличии чека: перед поездкой уточнить, выдаст ли таксист чек или БСО.

С документальным подтверждением расходов немного сложнее. Работник должен предоставить подтверждающие документы. Для затрат на такси — это чек или БСО.

командировка нужна, чтобы увеличивать продажи, развивать бизнес или участвовать в переговорах, на семинарах и других мероприятиях;

Удобнее всего заказывать корпоративное такси через сервисы, которые берут все закрывающие на себя. Например, в личном кабинете Smartway легко оформить ваучер на стоимость поездки, которую согласует работодатель. Как и при личной поездке, нужно заказать машину в приложении Яндекс.Go.

Способ оплаты — Smartway. Он появится в приложении после активации ваучера. Деньги спишут с лицевого счета компании в сервисе. При следующем заказе приложение покажет остаток средств. Работнику не нужно думать про чеки и квитанции, все они автоматически отобразятся в Smartway и попадут сразу к бухгалтеру.

Чтобы работники не ездили на такси больше, чем нужно, в сервисе можно установить лимиты на каждого сотрудника.

Руководитель или сам сотрудник выписывает ваучер в личном кабинете Smartway;

Указывают даты командировки и сумму, которую работник может потратить;

Выбирают ваучер для оплаты в приложении Яндекс.Go

Деньги за поездку списываются со счета Smartway.

Некоторые рабочие организации подтверждают расходы на такси такими документами, как договор о перевозке, выписка из банка с суммой оплаты услуг перевозчику и т.д.

Но налоговая может обратить внимание на такие документы и запросить дополнительные подтверждения или пояснения. Если компания не предоставит чек, проверяющие из ФНС исключат затраты на такси из расходов, пересчитают сумму налога к уплате, сформируют задолженность и начислят пени. Чтобы этого избежать, лучше брать чеки за каждую поездку или подключить сервис, который сделает это самостоятельно.

Менеджеры расскажут о возможностях интеграции с такси и других функциях, которые помогают избегать проблем с налоговой