Такси в командировке: как учитывать расходы и рассчитывать налоги

В абзаце 1 ст. 168 ТК есть пункт о том, что рабочая организация обязана компенсировать сотрудникам проезд до места командировки и обратно. Эта компенсация относится к «прочим расходам» (ст. 264 НК), которые связаны с производством и реализацией. Никаких ограничений по такси в 264-й статье нет.

Это значит, что затраты на такси от вокзала или аэропорта до места проживания и обратно можно компенсировать, а также учитывать при расчете налога на прибыль или УСН. Главное, чтобы работник документально подтвердил поездки (такой вывод можно сделать из письма Минфина от 10.06.2016 № 03−03−06/1/34 183).

Многие сотрудники ездят на такси не только из дома/офиса на вокзал в аэропорт/вокзал и обратно, но и активно пользуются этой услугой в самой командировке. Например, чтобы поехать на деловую встречу. То есть, используют такси как служебный транспорт.

По ст. 168 ТК РФ эти расходы нужно и можно компенсировать: они напрямую связаны с командировкой и их нетрудно экономически обосновать. Правда, для компенсации есть одно условие: рабочая организация должна заранее согласовать расходы сотрудника на такси.

Однако в ст. 264 НК РФ не прописали компенсацию расходов на такси напрямую. При этом перечень «прочих расходов» — не закрытый. Это значит, что транспортные расходы, в том числе поездки на такси, можно учитывать при расчете налогооблагаемой базы при условии, что их документально подтвердили в бухгалтерии.

Вот пример того, как можно экономически обосновать эти поездки: командировка связана с деловыми целями, которые помогают увеличивать продажи и прибыль компании.

Также Минфин в письме от 02.03.2017 № 03-03-07/11901 отметил, что можно компенсировать работникам расходы на такси во время командировки в служебных целях, а также учитывать эти затраты при расчете налога. Главное, предоставить документальное подтверждение.

В Smartway можно настроить прямую интеграцию с «Яндекс.Такси», и сотруднику больше не нужно собирать чеки о поездках: закрывающие документы автоматически появляются в личном кабинете сервиса. Их можно скачать для отчетности в любой момент.

Расходы на такси в командировке можно учесть следующим образом:

1. при расчете налога на прибыль,
2. при расчете УСН с объектом «доходы минус расходы».

Компании на общей системе налогообложения могут выбирать, в составе каких расходов учитывать затраты на такси:

• как командировочные — на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ
• в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией по пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (письма Минфина от 25.03.2020 № 03-03-07/23568, от 02.03.2017 № 03-03-07/11901).

И вот почему: п.4 ст. 252 НК РФ разрешает налогоплательщикам на ОСНО самостоятельно определять, куда отнести расходы. При условии, что любые затраты в равной степени относятся к нескольким группам, а также что их документально подтвердили и экономически обосновали (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Главное, отразить в учетной политике выбранный метод списания компенсации расходов на такси. Например, при ОСН такие затраты можно учитывать в составе «прочих расходов» или как «командировочные» при расчете налога на прибыль. Выбор за работодателем.

Чтобы уменьшить налог на упрощенной системе налогообложения, нужно ориентироваться на ст. 346.16 НК РФ . В пп. 13 п. 1 этой статьи указано, что «упрощенцы» могут сократить налог на расходы, связанные с организацией командировок. Вот несколько примеров таких расходов:

• расходы на транспорт сотрудника в командировку и обратно в офис;
• аренда жилья — сюда же входят расходы сотрудника на оплату дополнительных услуг в гостиницах (кроме расходов в баре и ресторане, на обслуживание в номере и походы в спа при отеле);
• суточные или полевое довольствие — выплата, которая связана с разъездным характером работы или работой в полевых условиях;
• оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
• консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда/выезда, автомобильного транзита, оплата парома и других способов для перевозки транспортных средств и пассажиров.

Перечень расходов в пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ — открытый. А значит, принять к учету компенсацию за такси тоже можно, если есть все необходимые подтверждающие документы.

Другого варианта при УСН, который позволяет признать расходы на такси в учете при расчете налога, нет.

Можно самостоятельно выбрать метод признания расходов, чтобы оплатить налог на прибыль:

• кассовый,
• метод начисления.

Чаще всего выбирают второй вариант: к учету принимают затраты в период их осуществления, независимо от даты оплаты.

При УСН все иначе: в этом случае нужно принимать к учету затраты только кассовым методом. А расходы на такси — после того, как утвердят авансовый отчет.

Такую позицию поддерживает и Минфин (письмо от 16.02.2011 № 03-11-06/2/21). Ведомство пояснило, что нельзя учитывать командировочные расходы на дату начала командировки. Так как деньги должны быть фактически израсходованы и документально подтверждены авансовым отчетом с прикрепленными чеками или БСО.

В п. 1 ст. 252 НК указано, что затраты можно учесть при расчете налога при условии, что их экономически обосновали и документально подтвердили.

Экономическое обоснование расходов:

• командировка нужна, чтобы увеличивать продажи, развивать бизнес или участвовать в переговорах, на семинарах и других мероприятиях;
• ст. 168 ТК обязывает организацию, в которой работает командированный сотрудник, компенсировать все расходы, связанные с деловыми поездками.

С документальным подтверждением расходов немного сложнее. Работник должен предоставить подтверждающие документы. Для затрат на такси — это чек или БСО.

Обязательные реквизиты:

• наименование, серия и номер чека или БСО;
• наименование компании или ФИО перевозчика;
• дата выдачи квитанции;
• стоимость услуги;
• ФИО и подпись сотрудника, который пользовался такси.

Без квитанции с перечисленными реквизитами нельзя принимать к учету расходы на такси. Такой вывод следует и из письма Минфина от 02.03.17 № 03-03-07/11901.

Главная проблема в том, что не все водители готовы выдавать квитанции. Особенно это касается частных таксистов или поездок не через приложение. В этом случае работнику необходимо заранее побеспокоиться о наличии чека: перед поездкой уточнить, выдаст ли таксист чек или БСО.

Удобнее всего заказывать корпоративное такси через сервисы, которые берут все закрывающие на себя. Например, в личном кабинете Smartway легко оформить ваучер на стоимость поездки, которую согласует работодатель. Как и при личной поездке, нужно заказать машину в приложении Яндекс.Go.

Способ оплаты — Smartway. Он появится в приложении после активации ваучера. Деньги спишут с лицевого счета компании в сервисе. При следующем заказе приложение покажет остаток средств. Работнику не нужно думать про чеки и квитанции, все они автоматически отобразятся в Smartway и попадут сразу к бухгалтеру.

1. Руководитель или сам сотрудник выписывает ваучер в личном кабинете Smartway;
2. Указывают даты командировки и сумму, которую работник может потратить;
3. Выбирают ваучер для оплаты в приложении Яндекс.Go
4. Деньги за поездку списываются со счета Smartway.

Чтобы работники не ездили на такси больше, чем нужно, в сервисе можно установить лимиты на каждого сотрудника.

Некоторые рабочие организации подтверждают расходы на такси такими документами, как договор о перевозке, выписка из банка с суммой оплаты услуг перевозчику и т.д.

Но налоговая может обратить внимание на такие документы и запросить дополнительные подтверждения или пояснения. Если компания не предоставит чек, проверяющие из ФНС исключат затраты на такси из расходов, пересчитают сумму налога к уплате, сформируют задолженность и начислят пени. Чтобы этого избежать, лучше брать чеки за каждую поездку или подключить сервис, который сделает это самостоятельно.