Особенности организации командировок и деловых поездок

Рассказываем, какими бывают деловые поездки и как организовать командировку правильно. А также делимся полезными советами и шаблонами документов.

Порядок организации командировок

Чтобы правильно оформить деловую поездку сотрудника и избежать трудовых споров, нужно ответить на два вопроса:

Является ли поездка — командировкой?
Можно ли отправить сотрудника в деловую поездку?

Кого нельзя отправить в деловую поездку и когда путешествие не попадает под критерии командировки — подробно рассказали в этой статье.

Затем определите, к какому виду командировок будет относиться эта поездка, чтобы корректно оформить Приказ и рассчитать размер суточных.

Виды командировок в организации

По продолжительности

Краткосрочные — обычно до 3 дней: предназначены для одной-двух встреч или участия в одном мероприятии.
Среднесрочные — от 3 до 10 дней: включают несколько встреч, переговоры и другие задачи.
Долгосрочные — свыше 10 дней: могут быть связаны с проектной работой, стажировками или длительными переговорами.

По географическому направлению

Внутренние (в пределах страны) — поездки в другие города, но внутри одной страны.
Международные (за границу) — командировки за пределы страны, которые требуют учет визовых, финансовых и юридических нюансов.

По цели

Деловые встречи и переговоры — краткие поездки для обсуждения рабочих вопросов с партнерами или клиентами.
Участие в конференциях и семинарах — командировки для обмена опытом и получения новых знаний.
Проектные командировки — для участия в проектной работе на удаленной площадке, часто длительные.
Стажировки и обучение — поездки для профессионального развития и повышения квалификации.

Важно: деловая поездка сразу в несколько компаний и разъездной тип работы — не одно и то же. Сотрудников, чья деятельность связана с постоянным перемещением, нельзя отправлять в командировку. Такие сотрудники могут поехать в командировку с разовым заданием при условии, что пункт назначения отличается от стандартного маршрута разъездов, если он прописан в договоре.

Следующий этап — оформление поездки.

Следуйте регламенту по командировкам в организации, чтобы грамотно оформить поездку. А также внутреннему Положению, если такое есть. Действуйте последовательно, чтобы избежать ошибок в бронированиях и документообороте.
Как оформить командировку — рассказали в материале.

Средние и крупные компании все чаще переходят на современные сервисы для автоматизации командировочных процессов.

В Smartway — онлайн-сервисе № 1 на рынке бизнес-тревел по версии РБК можно:

Бронировать билеты, отели и трансферы в одном окне по ценам поставщиков без скрытых сборов и комиссий.
Формировать авансовые отчеты в 2 клика. С бесшовной интеграцией с системами «1С» документы подгружаются в систему автоматически и без ошибок.
Собирать аналитику благодаря встроенным инструментам и экономить.
Оставаться на связи с сотрудниками в командировках 24/7 без праздников и выходных, благодаря круглосуточной тревел-поддержке.

Организация командировки работника: какие нюансы учесть

Организация деловых поездок сотрудников состоит из нескольких важных этапов: создания заявки, организации поездки и итоговой отчетности по ней.

Пример организации командировки:

Сотрудник летит на деловую встречу акционеров в Санкт-Петербург c 15 по 17 марта. На эти даты он создает заявку на командировку. В ней указывает личные данные, цели и задачи поездки.
Отправляет заявку руководителю. После его одобрения ее нужно передать организатору деловой поездки.
На основе заявки составляют Приказ о направлении в командировку по унифицированной форме Т-9 или Т-9а из Постановления Госкомстата России от 05.01.2004 №1.
Организатор поездки рассчитывает бюджет на транспорт, проживание, суточные и деловые обеды с клиентами, если они запланированы. Согласовывает расходы на командировку с руководителем сотрудника.
Организатор бронирует билеты и гостиницу.
Бухгалтерия выдает суточные и деньги на дополнительные расходы. Для поездок в пределах РФ размер суточных, который не облагается НДФЛ, составляет 700 рублей и 2 500 рублей для зарубежных поездок.

Предоставьте сотруднику подробный план поездки, контактные данные и детали бронирования. Будьте на связи, если нужно помочь при форс-мажорах. Соберите чеки для авансового отчета и передайте отчетные документы в бухгалтерию.

Командировки сотрудников организации будут отличаться в зависимости от цели поездки, задач в деловой поездке и количества встреч с клиентами.

Представим, что на конференцию в Самару едут руководитель и старший менеджер отдела продаж. Помимо конференции, у руководителя по плану обеды и ужины с важными клиентами. Поэтому в его бюджет дополнительно нужно заложить расходы на рестораны и трансфер.

Старшему менеджеру будет достаточно комфортного номера в шаговой доступности от места проведения конференции и коворкинга со стабильным wi-fi.
В организации деловых поездок руководителя есть нюансы, которые важно учитывать, чтобы не было проблем с налоговой.

Подпишитесь на рассылку
и получайте новые статьи первыми

Дарим папку с шаблонами всех документов для командировок в приветственном письме

Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности

Командировки по России: организация и оформление

Документы, которые нужны для организации поездки в пределах страны:

Заявка: оформляет командированный.
Служебное задание (оформлять не обязательно согласно Постановлению Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595.)
Приказ о направлении в командировку.
Заявление на выплату аванса от сотрудника.
Авансовый отчет после командировки и документы, которые подтверждают расходы в поездке. Например, чеки на бензин, если сотрудник ездил в командировку на своем авто.

Организация командировок в Москву: основные нюансы

При организации командировки в большой город, например в Москву, нужно заложить больше времени на организацию, потому что спрос на билеты и отели завышен. Чтобы избежать лишних трат:

Забронируйте билеты и отель заранее.
Учитывайте потребности сотрудника в поездке и его рабочие задачи: забронируйте места для встреч или комфортной удаленной работы.
Заложите расходы на такси или подключите оплату поездок с корпоративного счета.

Чем тщательнее продуман план командировки, тем меньше времени на организационные моменты в поездке будет тратить сотрудник.

При оформлении командировки за границу нужно:

помочь сотруднику собрать документы на визу,
оформить страховку,
следить за курсом валют — это поможет точнее рассчитать авансовые выплаты, которые сотрудник получит для оплаты расходов в поездке.

Как отправить в командировку не сотрудника организации

Если сотрудник работает по гражданско-правовому договору (ГПХ), работодатель может отправить его в служебную поездку.

В этом случае стоит включить в договор условия служебной поездки и размер компенсации расходов. Компания покрывает расходы на проезд, проживание и дополнительные траты.

Командировка в другую организацию: что нужно учесть

Если сотрудник едет в командировку в другую компанию, нужно заключить договор о возмездном оказании услуг между юридическими лицами. В договоре необходимо прописать условия поездки.

Расходы сотрудника компенсирует компания, которая отправила его в командировку.

Командировка за счет принимающей стороны: в чем отличие от стандартной деловой поездки

Если деловую поездку инициирует принимающая организация, она должна покрывать расходы на проезд, проживание, питание и дополнительные траты, которые необходимы для выполнения служебного задания. Все эти условия должны быть указаны в договоре между юридическими лицами.

Суточные выплачивает основной работодатель.

Командировка в филиал организации

Согласно ст. 166 ТК РФ, поездка в филиал организации вне постоянного места работы сотрудника считается командировкой. Соответственно, к командировке в подразделение организации применяют те же принципы организации деловой поездки, что и к другим бизнес-путешествиям.

Вывод: в организации командировок важно учитывать цели, длительность и направление поездки, чтобы правильно оформить документы и рассчитать расходы. Процесс включает создание заявки, оформление Приказа, расчет бюджета и поддержку сотрудника во время поездки. Для командировок по России и за рубеж установлены разные требования по документам и бюджету, включая сбор авансовых отчетов и компенсаций.

Современные онлайн-сервисы, такие как Smartway, помогают автоматизировать этот процесс: упрощают согласование и бронирование услуг, а также отчетность.

Начните экономить на командировках уже сегодня

Регистрация

Нажимая на эту кнопку, Вы даете согласие на обработку персональных данных и принимаете условия Политики обработки персональных данных

Зарегистрируйтесь, чтобы открыть доступ к сервису

#knowhow