Командировка на личном автомобиле: документы, оформление, компенсация расходов

Сотрудник имеет право отправиться в служебную поездку на собственном автомобиле, когда его желание не противоречит здравому смыслу и внутренним правилам компании. Необходимость использовать личную машину для проезда может появиться тогда, когда у работодателя нет собственного автопарка или возможности предоставить служебный транспорт.

Чтобы сотрудник по закону получил компенсацию за использование собственного транспорта во время служебной поездки, сначала нужно тщательно подготовить все необходимые документы.

• Приказ о командировке. Основной документ, регламентирующий режим отправки в командировку. Перед указанием цели поездки нужно вписать поля «Проезд к месту командировки», «Командировка на личном автомобиле» и добавить марку, модель и государственный номер авто. Образец: Унифицированная форма Т-9 с добавленным полем.
• Путевой лист. Составляется, чтобы сотрудник мог подтвердить расходы на бензин и соблюдать режим труда и отдыха. В путевой лист вносятся даты и время в пути, данные по расходу горючего и задание на поездку. Форму может составить компания или использовать универсальную.
• Маршрутный лист. Необязательный документ, где перечислены все остановки с момента отправления до пункта назначения.
• Служебная записка. Сотрудник указывает место командировки, сроки, дату и время прибытия и отъезда из пункта назначения, значения пробега автомобиля и расхода топлива, адрес проживания и прикладывает список подтверждающих документов. Служебную записку нужно передать в бухгалтерию с другими отчетными бумагами после командировки. Образец формы служебной записки.
• Свидетельство о регистрации транспортного средства. Предоставляет владелец автомобиля.
• Иные документы. Любые бумаги, которые подтверждают пребывание сотрудника в командировке и все понесенные расходы. Это могут быть чеки с заправочных станций, станций технического обслуживания, квитанции оплаты парковочного места или проезда по платной междугородней трассе и другие.

Компания компенсирует расходы сотрудника на использование личного транспорта на основании соглашения. В нем прописывают:

• характеристики машины,
• данные паспорта транспортного средства,
• статьи расходов (топливо, техосмотр, износ, стоимость парковки и другие),
• срок, условия и порядок выплаты компенсации,
• перечень документов, на основании которых будут производить выплату.

Пример соглашения

Согласно Постановлению Правительства Р Ф от 08.02.2002 № 92, за использование автомобиля с объемом двигателя 2000 см³ и затратах на него меньше 1200 рублей в месяц можно включить в «прочие расходы на производство и реализацию».

Если объем больше этого показателя, сумма увеличивается до 1500 рублей в месяц. Только эти траты можно включить в налоговые расходы организации.

Размер компенсации за километр пробега или за каждый день использования личного транспорта, а также парковку и другие статьи расходов определяют по индивидуальной договоренности между сотрудником и работодателем.

Работодатель может заключить с сотрудником краткосрочный договор, если обратное не предусмотрено внутренними документами компании. Его не нужно дополнительно регистрировать в государственных органах, но работодатель обязан организовать медосмотр для сотрудника-водителя до и после поездки, проконтролировать техническое состояние машины до поездки и проводить регулярное ТО.

Дополнительно при таком способе оформления использования личного транспорта сотрудника в служебных целях, компания трудоустраивает работника по совместительству водителем. А еще — оплачивает обучение по оказанию первой помощи пострадавшим.

В этом случае работодатель не контролирует техническое состояние машины, не оформляет работника как водителя и не проводит обучение первой помощи. Сотрудник несет полную ответственность за управление автомобилем и за себя.

Компании редко используют именно такой способ оформления из-за внимания налоговой к подобным договорам. В этом документе сразу же прописываются и правила аренды автомобиля, и порядок оказания услуг по управлению и технической эксплуатации. При оплате работодатель должен будет разделить эти две составляющие и оформить больше документов, в том числе из-за дополнительных страховых взносов.

Сотрудники часто используют собственные машины, когда получают задание поехать в командировку. В общих случаях это не запрещено, но в частном порядке работодатель может ограничить это право. Чтобы сотрудник получил компенсацию и компания могла законно оформить такую поездку, нужно подготовить специальные документы.

В зависимости от способа оформления служебной поездки на личном автомобиле меняется и список необходимых бумаг. Самые главные документы, которые должны быть всегда: Приказ и путевой лист. Во время командировки сотруднику нужно обязательно сохранять все чеки, квитанции и выписки, подтверждающие расходы, если он хочет получить всю компенсацию. По возвращении из поездки их нужно отнести в бухгалтерию.