Командировка на служебном транспорте

Рассказываем в статье, как учитывать затраты на ГСМ, платные дороги и поломку автомобиля. А также, надо ли командированному проходить медосмотр и технический контроль авто.

Командировка на служебном автомобиле оформляется как обычная командировка, но с учетом использования транспортного средства. Работодатель должен издать приказ, указав в нем, что сотрудник направляется в командировку на служебном автомобиле, а также марку и госномер. 

Кроме этого, необходимо оформить путевой лист и доверенность на управление автомобилем по желанию. Рассказываем подробнее.

Сначала оформите Приказ на командировку. Можно использовать унифицированные формы Т-9 (на одного сотрудника), Т-9а (на список сотрудников) или разработать самостоятельно.

В приказе укажите:

• информацию о работодателе: наименование компании/ФИО предпринимателя, ОКПО;
• реквизиты приказа: дату и номер
• информацию о командированном: ФИО, табельный номер, структурное подразделение и должность;
• информацию о командировке: место, цель, количество дней, кто оплачивает командировку, наименование, дата и номер документа-основания.

Если сотрудник едет в командировку на служебном транспорте, в Приказе обязательно укажите этот нюанс, а также марку и госномер авто.

Скачать приказ на командировку на служебном автомобиле

Для подтверждения расходов на автомобиль оформите путевой лист. Работодатели могут использовать унифицированную форму или разработать его самостоятельно.

В путевом листе обязательно пропишите:

• Срок действия: даты начала и окончания командировки.
• Информацию о работодателе и работнике.
• Данные об автомобиле: легковой или грузовой, марку, модель и государственный номер.
• Дату и время выезда и возвращения.
• Показания одометра при выезде и по возвращению.
• Отметки о проведении контроля технического состояния автомобиля.
• Информацию о командированном: ФИО, данные водительского удостоверения, СНИЛС.
• Отметки о проведении медосмотра водителя с указанием Ф.И.О. медработника и медорганизации при необходимости.

Скачать путевой лист по командировке на служебном автомобиле в 2025 году

Служебный автомобиль может быть зарегистрирован на сотрудника или работодателя. Если автотранспорт — собственность компании или ИП,  никаких документов выписывать не нужно. Сотрудники имеют право управлять автомобилем на основании трудового договора (п. 1 ст. 1 Федерального закона от 25.04.2002 № 40-ФЗ, Постановления К С РФ от 13.12.2022 № 54-П). По желанию можно дополнительно оформить доверенность, которая будет подтверждать право управления автомобилем для сотрудников ГИБДД (п. 20 Постановления Пленума В С РФ от 26.01.2010 № 1).

Скачать доверенность на управление автомобилем

Если же собственником является сотрудник, то надо подписать соглашение об использовании автотранспорта в служебных целях или заключить договор аренды.

Скачать соглашение об использовании автотранспорта в служебных целях

Еще один документ, который можно оформить для командировки на служебном транспорте — служебная записка. Она будет подтверждать дату и время  выезда и возвращения сотрудника. Записка оформляется в произвольной форме.

Скачать служебную записку на командировку

При направлении сотрудника в командировку на автомобиле многие работодатели сталкиваются с вопросами о предрейсовом контроле и медосмотрах. Надо ли их проводить?

Технический контроль при командировке на легковом автомобиле не проводится.

Предрейсовый осмотр обязателен только для компаний и ИП, которые используют автотранспорт:

• для перевозки грузов и пассажиров в коммерческих целях, то есть таксисты, грузоперевозки и прочие виды деятельности;
• для собственных нужд, то есть для перевозки своих сотрудников от места работы до дома и обратно или для доставки товаров на грузовом автомобиле.

Значит, если сотрудник едет в командировку на служебном автомобиле, проводить предрейсовый контроль не надо.

В отношении медосмотра ситуация спорная. Предрейсовый медосмотр должны проходить только водители. Если командированный оформлен, например, как менеджер по продажам или руководитель отдела, то предрейсовый медосмотр проходить не надо (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 07.12.2018 № Ф07−14 390/2018 по делу № А44−10 614/2017).

Однако есть противоположная судебная практика, в которой говорится, что любой сотрудник, который выезжает на служебном автомобиле, должен проходить предрейсовый медосмотр (Постановление Верховного Суда Р Ф от 19.12.2016 № 18-АД16−173). Советуем все же провести медосмотр сотрудника перед поездкой в командировку на служебном автомобиле.

Послерейсовый медосмотр командированного проводить не нужно. Он обязателен только для водителей, которые перевозят пассажиров или опасные грузы (п. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ).

Если сотрудник едет в рабочую поездку на служебном автомобиле, ему не надо оплачивать командировочные расходы на проезд. Однако работодатель должен выдать аванс, оплатить самостоятельно, в том числе по корпоративной карте, или компенсировать транспортные расходы на:

• ГСМ;
• парковку;
• оплату платных дорог.

Расходы на ГСМ сотрудник подтверждает чеками. Работодатель принимает их к налоговому учету в полном объеме (письмо Минфина от 24.09.2024. № 03−03−06/1/91 832). Если в компании установлены нормы расхода топлива, то при расчете налога учтите расходы в пределах нормы.

Обратите внимание на учет НДС. Если сотрудник не принес счет-фактуру, то принимать к вычету налог опасно — вероятность спора с ФНС высока (письмо Минфина от 25.06.2020 № 03−07−09/54 634). Однако есть судебная практика, которая подтверждает, что налогоплательщик имеет право принять к вычету НДС по ГСМ только по чекам (Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 17.12.2021 № Ф04−7669/2021 по делу № А70−4528/2021).

С платными парковками вопрос спорный. Работодатель обязан оплачивать расходы сотрудника в командировке, если они экономически обоснованны и документально подтверждены. Обосновать затраты на платную парковку можно в том случае, если рядом с местом проживания и адресами поездок не было бесплатных парковок. В противном случае ФНС может исключить такие расходы из расчета налога на прибыль, УСН «доходы минус расходы» и ЕСХН.

Обратите внимание, если налоговая исключит такие затраты из расходов в целях налогообложения прибыли, они будут признаны доходом физлица.

А значит, с этой суммы нужно перечислить в бюджет НДФЛ и страховые взносы. 

Если в маршруте, который указан в путевом листе, есть платные дороги, работодатель обязан оплатить стоимость проезда по ним. Такие затраты также можно принять в налоговом учете в полном объеме при наличии подтверждающих документов и правильно заполненного путевого листа.

В Положении о командировках или другом локальном нормативном акте работодатель может предусмотреть дополнительные компенсации сотрудникам, которые направляются в служебные поездки. Например, оплату штрафов ГИБДД и ремонт автомобиля при поломке.

В этом случае для налогообложения:

• Штрафы ГИБДД не учитываются. С этой суммы не нужно уплачивать НДФЛ и страховые взносы (Письмо ФНС РФ от 04.12.2020 N БС-4−11/19 985@).
• Расходы на эвакуатор и ремонт учитываются в полном объеме при наличии подтверждающих документов. Однако лучше их сначала согласовать с работодателем, а потом уже проводить оплату.

Напомните своим сотрудникам главное правило — при направлении в командировку на служебном автомобиле при себе надо иметь водительское удостоверение и соблюдать все правила дорожного движения. Это поможет избежать лишних споров и штрафов ГИБДД.

Согласно статье 329 ТК РФ, работа, связанная с управлением транспортными средствами, требует соблюдения режима труда и отдыха.

Оптимальный график определяется в соответствии с Приказом Минтранса РФ №424 от 16 октября 2022 года.

Основные правила:

• Общее время водителя за рулем в течение суток не должно превышать 9 часов, дважды в неделю можно сделать исключение и увеличить лимит до 10 часов.
• Водитель обязан делать паузы: через каждые 4,5 часа за рулем полагается перерыв не менее 15 минут.
• Ежедневный отдых между сменами должен составлять минимум 11 часов.

Компания обязана оформить страховой полис ОСАГО до отправления водителя в служебную поездку для возмещения урона пострадавшим в ДТП.

Если сотрудник компании после ДТП оформил больничный, то он может потребовать выплату суточных и расходов на жилье за время болезни по п. 22 Положения №501. Он также может получить страховые выплаты, если ДТП будет квалифицировано как несчастный случай на производстве.

По прибытии из командировки на служебном автомобиле работник должен передать следующие документы:

• Авансовый отчет по произвольной форме или по унифицированному варианту АО-1.
• Служебная записка с точными датами начала и конца командировки, которая прикладывается к авансовому отчету.
• Путевой лист с данными о собственнике автомобиля, водителе и цели поездки, а также с информацией о состоянии машины: показаниями одометра до и после поездки и остатком топлива на дату возвращения в гараж компании.
• Документы, подтверждающие затраты на командировку. Например, чеки с автозаправок, квитанции за оплату парковок.
• Приказ о направлении в командировку.

Оформление командировки на служебном транспорте и получение документов, подтверждающих расходы, может вызывать трудности. Избавиться от бумажной волокиты и не потерять ни одного документа поможет сервис автоматизации командировок Smartway.