Оставьте заявку на бесплатную консультацию
Узнайте больше об акции
Мы свяжемся с вами и расскажем подробнее
Оставьте заявку на бесплатную консультацию
Есть вопросы по командировкам?
За 15 минут расскажем, как сократить расходы, ускорить бронирования и навести порядок в документах.
Разберем порядок оформления командировки с использованием служебного автомобиля в 2025 году, включая необходимые документы, особенности учета горюче-смазочных материалов (ГСМ), компенсацию расходов и отчетность.
Командировка на служебном транспорте
Поделиться:
Выбор сотрудника для направления в командировку
Как оформить командировку на служебном транспорте
В Приказе на отправление сотрудника в командировку на транспорте организации бухгалтерия должна указать следующие данные:
- Цель и сроки поездки.
- Название и адрес организации места назначения.
- Ф.И.О. сотрудника, его должность и подразделение.
- Марка, модель и номер регистрации машины.
- Показатели пробега на момент выдачи автомобиля водителю, дату и время выезда в командировку.
- Объем выданного топлива и требуемый расход.
- Данные водителя и его водительского удостоверения.
Служебная записка
Служебная записка позволяет обосновать выбор служебного автомобиля и уточнить детали поездки, например, маршрут и сроки. Этот документ направляют руководителю для визирования и согласования.
Учет режима работы водителя
Согласно статье 329 ТК РФ, работа, связанная с управлением транспортными средствами, требует соблюдения режима труда и отдыха.
Оптимальный график определяется в соответствии с Приказом Минтранса РФ №424 от 16 октября 2022 года.
Основные правила:
Оптимальный график определяется в соответствии с Приказом Минтранса РФ №424 от 16 октября 2022 года.
Основные правила:
- Общее время водителя за рулем в течение суток не должно превышать 9 часов, дважды в неделю можно сделать исключение и увеличить лимит до 10 часов.
- Водитель обязан делать паузы: через каждые 4,5 часа за рулем полагается перерыв не менее 15 минут.
- Ежедневный отдых между сменами должен составлять минимум 11 часов.
Автомобили, которые используют в служебных поездках, также подлежат учету на основании электронных путевых листов, оформленных согласно Приказу Федеральной налоговой службы № ЕД-7-26/116 от 17 февраля 2023 года.
tway.
Использование служебного транспорта
Документы на машину
Для поездки на служебном автомобиле сотрудник должен иметь при себе:
- путевой лист на командировку, оформленный согласно Постановлению Правительства РФ от 13.10.2008 № 749;
- свидетельство о регистрации транспортного средства;
- доверенность на управление автомобилем;
- страховой полис (ОСАГО/каско);
- техосмотр;
- результаты предрейсового медосмотра, согласно Закону от 10.12.95 № 196-ФЗ.
ГСМ в командировке
Нет законов и правил, которые регулируют расчет затрат на топливо, поэтому компания вправе разработать их самостоятельно и зафиксировать во внутреннем нормативном документе, например, в тревел-политике.
Обычно выбирают один из двух способов расчета:
Обычно выбирают один из двух способов расчета:
- По нормам расхода топлива. Можно использовать нормы Минтранса России для конкретных марок автомобилей или рассчитать собственные стандарты, учитывая специфику перевозок, дорог, сезона и других условий эксплуатации. Главное — указать меры компании в учетной политике.
- По фактическим затратам. В этом случае сотрудник предоставляет чеки на бензин, а работодатель компенсирует эти расходы. Чеки должны быть оформлены на организацию.
- выдача денег под отчет до командировки или после;
- использование топливных карт: компания оформляет на себя топливные карты, которыми пользуются сотрудники для заправки служебной машины;
- компенсация трат на основании путевого листа: сотрудник предоставляет путевой лист с указанием маршрута, пробега и остатка топлива, на основании которого рассчитывается и компенсируется расход ГСМ.
Отчетность после поездки
По прибытии из командировки на служебном автомобиле работник должен передать следующие документы:
- Авансовый отчет по произвольной форме или по унифицированному варианту АО-1.
- Служебная записка с точными датами начала и конца командировки, которая прикладывается к авансовому отчету.
- Путевой лист с данными о собственнике автомобиля, водителе и цели поездки, а также с информацией о состоянии машины: показаниями одометра до и после поездки и остатком топлива на дату возвращения в гараж компании.
- Документы, подтверждающие затраты на командировку. Например, чеки с автозаправок, квитанции за оплату парковок.
- Приказ о направлении в командировку.
Поломка или ДТП. Действия в случае поломки
- Сообщить о ДТП начальству согласно статье 21 ТК РФ.
- Выполнить шаги, которые закреплены в 2.5, 2.6 и 2.6.1 ПДД.
- Зафиксировать поломку документально:
- В служебной записке подробно описать ситуацию, указать дату, время и место поломки.
- Сделать фотографии или видеозаписи, подтверждающие факт поломки и местонахождение.
- Обратиться в ближайшую организацию (ДПС, СТО, автосервис) с просьбой зафиксировать факт поломки и местонахождение.
- Действовать согласно указаниям руководства. Например, ожидать помощи на месте или самостоятельно обратиться в сервисный центр.
- Сохранять все чеки и квитанции: на ремонт, эвакуацию автомобиля, жилье и питание в случае вынужденной задержки.
ДТП и страхование
Компания обязана оформить страховой полис ОСАГО до отправления водителя в служебную поездку для возмещения урона пострадавшим в ДТП.
Если сотрудник компании после ДТП оформил больничный, то он может потребовать выплату суточных и расходов на жилье за время болезни по п. 25 Положения №749. Он также может получить страховые выплаты, если ДТП будет квалифицировано как несчастный случай на производстве.
Если сотрудник компании после ДТП оформил больничный, то он может потребовать выплату суточных и расходов на жилье за время болезни по п. 25 Положения №749. Он также может получить страховые выплаты, если ДТП будет квалифицировано как несчастный случай на производстве.
Компенсация за использование личного транспорта
Согласно статье 188 ТК РФ, работодатель обязан компенсировать сотруднику расходы, связанные с использованием его имущества в интересах работодателя, в том числе личного транспорта.
Для оформления компенсации используют приказ руководителя компании, где пишут условия использования личного транспорта работника, размер и порядок выплат. Сотрудник, в свою очередь, передает для отчета чеки на покупку топлива и другие траты.
Для оформления компенсации используют приказ руководителя компании, где пишут условия использования личного транспорта работника, размер и порядок выплат. Сотрудник, в свою очередь, передает для отчета чеки на покупку топлива и другие траты.
Оплата труда водителя
Заработную плату водителю начисляют согласно трудовому договору и внутренним положениям компании. При этом учитывают сверхурочные и ночные смены.
Как оформить и оплатить работу водителя
- Выпустить стандартный приказ с уточнением, что сотрудник едет на служебном транспорте: марка, номер.
- Оформить путевой лист и доверенность на управление. И отправить сотрудника на предрейсовый медосмотр.
- Подтвердить расходы на транспорт и топливо с помощью чеков и других документов.
Подпишитесь на рассылку
и получайте новые статьи первыми
и получайте новые статьи первыми
Дарим папку с шаблонами всех документов для командировок в приветственном письме
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
#knowhow
