Вебинар по платформе Smartway — 7 февраля, 12:00 (мск)

Суточные в командировке: нормы 2023 года

Командировки — это деловые поездки, которые в той или иной мере помогают развивать бизнес. Поэтому важно, чтобы их организация была эффективной для компании. И по возможности — экономной.
В этом тексте мы детально разберемся с одним из видов командировочных расходов — суточными. Узнаем, что это такое и как их правильно рассчитать для поездок внутри страны и за границей.

Виды командировочных расходов

Работодатель, который направляет сотрудника в командировку, обязан возместить ему командировочные расходы. В том числе суточные.
Полный список таких расходов также перечислен в статье 168 ТК РФ:
– оплата проживания жилья и билетов,
– суточные,
– другие расходы, о которых знал руководитель (например, поездки на такси).

Что такое суточные

Это выплата на питание, которую выдают работнику перед служебной поездкой. Писать заявление на выплату суточных он не должен. Законодательство не требует от сотрудника никаких заявительных документов. Суточные — обязанность компании. Их выдают на командировку, которая длится более 1 дня.

Как выплачивать суточные

Суточные выплачивают за каждый день нахождения в командировке (п. 11 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Выходные и праздники — не исключение. Об этих случаях расскажем в отдельном разделе.
Дни в пути до места командировки тоже оплачивают. ​​Их можно выдавать как наличными, так и переводить на личную карту работника.

Допустимый размер суточных

Каждая компания устанавливает их размер самостоятельно на основании локальных нормативных актов. Например, коллективного договора или Положении о командировках. Можно назначить суточные в 800 рублей или 3000 рублей в сутки. Однако стоит запомнить, что максимальный размер суточных, который не облагается НДФЛ и другими взносами, составляет:
– 700 рублей для поездок по России,
– 2 500 рублей — для заграничных выездов.
За суммы, которые выше норм, установленных в законодательстве, налоговая начислит НДФЛ и страховые взносы.

Как рассчитать страховые взносы за суточные, если они превышают норму

Рассмотрим на примере: сотрудник едет в пятидневную командировку по России. Ему выдали суточные в размере 1 000 рублей в день. Это выше нормы, поэтому на эту сумму начислят не только НДС, но и взносы.
– обязательное пенсионное страхование: (1 000 рублей - 700 рублей) * 5 дней * 22% = 330 рублей
– обязательное медицинское страхование: (1 000 рублей - 700 рублей) * 5 дней * 5,1% = 76 рублей 50 копеек
Вот несколько формул, которые помогут рассчитать взносы на суточные командированного работника:
– обязательное социальное страхование: (1 000 рублей - 700 рублей) * 5 дней * 2,9% = 43 рублей 50 копеек
А вот страховыми взносами от несчастных случаев суточные не облагают в принципе (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Однако их размер должен быть рассчитан и указан в локальном акте организации.

В какой валюте могут быть суточные

Можно выдавать как в рублях, так и в иностранной валюте.
Однако стоит запомнить: курс суточных в валюте привязан к курсу дня их выдачи. Поэтому и в авансовом отчете суммы нужно отражать по курсу ЦБ РФ, который был в день выдачи суточных, а не по курсу, который был в день утверждения авансового отчета.

Как рассчитать суточные для заграничных поездок

Началом такой командировки считают дату, когда сотрудник пересек границу РФ. Факт пересечения отслеживают по штампам пограничников в загранпаспорте.
Как правило, в каждой компании существует специальный документ, в котором расписан подробный расчет суточных для конкретных стран. Например, для Турции сумма суточных может составить 2500 руб., а для Великобритании — 4000 руб.. Однако с суточных для Великобритании придется начислить НДФЛ и страховые взносы. Так как сумма для заграничной поездки превышает необлагаемую налогами норму в 2500 рублей.
Суточные для заграничной деловой поездки выплачивают в валюте той страны, куда направляют работника. Если он уезжает в командировку, пересекает границу своей страны и возвращается в тот же день, то порядок выплаты суточных составит 50% в иностранной валюте.

Как выплачивать суточные при однодневной поездке

Такая поездка предполагает, что работник вернется домой после рабочей поручения в тот же день.
Законодательство рекомендует оформлять служебные поездки по заданию руководства любой длительности. В первую очередь для того, чтобы компания могла правильно начислить и выплатить работнику заработную плату. Приказ о направлении сотрудника в командировку станет обоснованием его отсутствия на постоянном рабочем месте.
При этом в законодательстве установили, что суточные для однодневных командировок по России не выплачивают.
Например, сотрудника направляют в служебную командировку из Нижнего Новгорода в Москву. Работодатель приобрел железнодорожный билет с отправлением 15 мая в 6:00. Если сотрудник вернется домой в те же сутки – 15 мая, то поездка будет считаться однодневной командировкой.

При поездке по России

Однако вместо суточных работодатель может прописать сумму компенсации на свое усмотрение. Делать это нужно в локальных нормативных актах организации. Также можно возмещать сотруднику другие расходы, которые были нужны для выполнения служебного задания. Например, расходы на проезд. Конечно, при условии, что работник подтвердил расходы документами.
Важно: условия оплаты подобных расходов следует описать в документе, избегая понятия «суточные», чтобы работодатель-налогоплательщик включил оплату таких спецкомандировок в расходы по налогу на прибыль (письмо Минфина России от 26.05.2014 № 03-03-06/1/24916).
Перед тем как отправить сотрудника в однодневную командировку, работодатель должен учесть:
– время от места жительства работника до места выполнения служебного задания;
– нужно ли выплачивать суточные для такой поездки;
– транспортные и погодные условия.

При заграничной поездке

В этом случае работник должен получить 50% от суммы суточных. Размер этой суммы должен быть прописан в локальных нормативных актах организации.

Как оплачивать командировку в выходной или праздничный день

Важно: рассчитывают суммы из той системы оплаты труда, которая установлена конкретному сотруднику, а не из среднего заработка.
Для начала стоит определить, будет ли сотрудник работать в этот день.
Если он будет выполнять свои трудовые обязанности, — нужно оформить документы о привлечении к работе в выходной день. В частности придется оформить соответствующий Приказ и дополнительно зафиксировать эту работу в табеле. Таким же образом оформляют дни выезда, возвращения или нахождения в пути туда или обратно.
Командировки в выходные и праздничные дни оплачивают либо в двойном размере, либо в одинарном, но с предоставлением сотруднику отгула за счет компании.

Как выплачивать суточные, если сотрудник заболел в командировке

Если больничный выпал на дни рабочей поездки, командировку продлевают и выплачивают суточные в полном объеме. А также компания берет на себя расходы на жилье (кроме тех дней, когда работник находился в стационаре).
Срок командировки продлевают приказом в свободной форме. В нем указывают причину продления и срок окончания командировки.
Например, работник поехал в командировку 25 апреля. На следующий день он заболел и обратился к врачу. По результатам обследования его отправили на амбулаторное лечение на 7 календарных дней. В этом случае работодатель должен продлить срок командировки на период лечения сотрудника. Все запланированные рабочие задачи переносят до полного выздоровления.

Что делать, если командировку нужно продлить

Командировку можно продлить, если есть производственная необходимость. Чтобы это сделать, нужно создать Приказ. В нем указывают:
Командированный работник должен прочитать новый Приказ на продление и дать согласие. Также ему оплачивают новые билеты для возвращения домой, продлевают срок аренды жилья и перечисляют суточные.
Перед тем как отправить сотрудника в однодневную командировку, работодатель должен учесть:
– причину, по которой переносят даты окончания командировки,
– реквизиты первоначального распорядительного документа (Приказа о направлении в служебную командировку),
– новый срок окончания деловой поездки.

Отчетность по командировочным расходам

Оплату проезда, жилья и суточных оформляют как подотчетные средства. По возвращении из деловой поездки сотрудник должен отчитаться по ним в течение 3-х рабочих дней.
Для этого ему нужно оформить авансовый отчет со всеми документами, которые подтверждают расходы в командировке. Например, принести посадочный талон. Если в поездке сотрудник потратил меньше денег, чем выдавали в организации, их необходимо вернуть (п. 26 Положения о командировках).
Начните экономить на командировках уже сегодня
Оставьте заявку