Что нужно знать про командировки в 2024 году?
#важно
Рассказываем, что учитывают в командировочных расходах в 2024 году, какие траты должен возместить работодатель, а какие сам сотрудник. В статье — примеры расчетов и ответы на самые популярные вопросы.

Командировочные расходы в 2024 году: виды и порядок возмещения

Главный бухгалтер Smartway
Ирина Титова
Бухгалтер-эксперт c 18-летним стажем. Имеет аттестаты Международной федерации бухгалтеров и президентского совета Института профессиональных бухгалтеров и аудиторов

О командировке и возмещении расходов

Для учета командировочных расходов работодатель и сотрудник должны оформить трудовые отношения. А в трудовом договоре указать место нахождения организации. Оно и будет местом работы сотрудника. Если сотрудника посылают работать не по месту работы — он в командировке.

Сотрудника без трудового договора или на гражданско-правовом нельзя отправить в командировку.

Согласно ст 167 ТК РФ сотруднику в командировке работодатель гарантирует сохранение рабочего места, среднего заработка и возмещает расходы по работе.

Перечень расходов:
  • транспортные;
  • на проживание;
  • дополнительные расходы, которыми работник распоряжается на свое усмотрение (суточные);
  • прочие расходы, согласованные с работодателем.

Представительские расходы в командировке

Представительские расходы – это затраты, связанные с представительской деятельностью в поездке. Это могут быть расходы на деловые обеды и ужины, аренду апартаментов или временного офиса, траты на такси, билеты на мероприятия и т. д.

В бухучете представительские расходы в служебной командировке учитывают в полном объеме. Однако в налоговый учет входит не более 4% от фонда заработной платы согласно пункта 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Оплата труда во время командировки

Труд во время командировок оплачивают по среднему заработку. Для расчета берут все деньги, выплаченные за 12 месяцев, и делят на количество рабочих дней. Сюда входят оклад, премии, надбавки и доплаты. А вот больничные, отпускные и материальная помощь не входят (ст. 139, ст. 167 ТК РФ, п. 9 положения о служебных командировках).

Средний заработок при почасовой оплате труда

Средний заработок при часовой оплате рассчитывают так же, как и по окладу. Делят заработную плату, полученную сотрудником за год, на отработанные часы.
Например: Сидоров И. А. работает инженером-технологом в компании «Строй-Дом» на почасовой оплате. Его заработная плата с 04.12.2023 по 24.12.2023 — 83 965 р. За это время он отработал 160 часов.

Расчет: 83 965/160=524.

Средний заработок Сидорова — 524 рубля в час.

Когда выплачивают командировочные

Сроки выдачи командировочных в законе не предусмотрены. Главное, деньги нужно выплатить перед поездкой авансом, согласно п. 10 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. №749.

Если работодатель не заплатил командировочные вовремя, сотрудник может отказаться от поездки или потребовать компенсацию по приезду.

Доплата за работу в ночь и в выходные/праздники

Выходной или праздничный день в командировке оплачивают в двойном размере, если сотрудник в этот день работал. Если отдыхал, то оплата не положена.
Вместо двойной оплаты, сотрудник может попросить отгул и тогда зарплата будет начислена как за обычный день.

Суточные во время командировок

Суточные — это обязательная выплата командированному. Сотрудник может тратить эти деньги на свое усмотрение, ведь их цель — покрыть дополнительные расходы в поездке.
Суточные вносят в авансовый отчет, чтобы в налоговом и финансовом отчете отобразить как расходы на командировку.

Чем суточные отличаются от командировочных

Главное отличие суточных от командировочных в том, что за суточные сотрудник не отчитывается. Командировочные компенсируют проезд и жилье, а суточные — это возмещение расходов, размер которых нельзя заранее предусмотреть.
Подробно о суточных в командировке: нормы в 2024 году, какие расходы входят в эти оплаты, в каких случаях суточные не выплачивают.

Расходы на командировку сверх нормы

В налоговом законодательстве указаны лимиты по обложению командировочных расходов НДФЛ и страховыми взносами. Исходя из п.1 ст. 217 и п.2 ст. 422 Налогового кодекса, работодатель при превышении лимита командировочных обязан заплатить с разницы НДФЛ и страховые взносы.

Курортный сбор во время командировки

Курортный сбор — платеж, который в некоторых регионах России: Алтае, Крыму, Санкт-Петербурге, Краснодаре и Ставрополе берут с туристов. Платят его и командировочные, если останавливаются в гостинице на срок более суток.
Курортный сбор не облагается НДФЛ и страховыми взносами и должен компенсироваться компанией, согласно Письму Минфина России от 03.02.2020 N 03-03-05/6546.

Транспортные расходы

Не имеет значения, на каком транспорте путешествует сотрудник. Работодатель все равно должен оплатить его билет на поезд, самолет или автобус. Часто поездка не ограничивается одним видом транспорта. Например, чтобы добраться до вокзала или аэропорта поздно ночью командированный может взять такси или машину в каршеринг и получить за них возмещение.
Лучше перед командировкой узнать об ограничениях на расходы по поездке. Обычно все ограничения записаны в локальном акте компании — Положение о командировках.
Билеты для командировки
по ценам поставщиков
и без скрытых комиссий

Выбор места в самолете

Согласно Письму Министерства Финансов Российской Федерации от 25 декабря 2019 г. №03-03-06/1/101535, командированный сотрудник может оплатить выбор определенного места в самолете и получить возмещение этих расходов, если они предусмотрены во внутреннем документе организации (Положении о командировках). Конечно, компенсация возможна при наличии подтверждающих документов об оплате услуги выбора места, которые работник должен включить в авансовый отчет. С этих расходов не нужно будет платить НДФЛ.

Расходы на багаж

Компания оплачивает услуги по провозу багажа, перевесу или дополнительной упаковки при условии, что иное не указано в локальном акте. Для оплаты расходов сотрудник должен предоставить квитанцию. Еще потребуется написать объяснительную, по какой причине произошел перевес или зачем он использовал дополнительную упаковку.

Оплачивается ли страховка в командировке?

Да, если она является частью другой услуги. Например, если страховка входит в стоимость билета. Или для поездки за границу нужно купить страховой полис (Постановление Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749)
Во всех других случаях страхование не входит в список обязательных командировочных расходов, а попадает в категорию дополнительных расходов и облагается НДФЛ (ст 217 налогового кодекса)

Расходы на аэроэкспресс для командированных

Аэроэкспресс — это транспортная компания и электропоезд, который ходит из вокзалов Москвы в аэропорты Внуково, Домодедово и Шереметьево. Это быстрый способ попасть в аэропорт, минуя городские пробки.

Расходы на аэроэкспресс можно учесть в расходах налога на прибыль, обозначив как расходы на командировку (п.12 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749).

Оплачивается ли дорога до аэропорта и ж/д вокзала в командировке?

Да, оплачивается. Если аэропорт или железнодорожный вокзал находятся за чертой города, компания возместит стоимость проезда. Это написано в пункте 12 «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки». Для возврата денег командированный должен вместе с Авансовым отчетом предоставить билет или чек.

Оплачивается ли постельное белье и питание в поезде?

Платное постельное белье в поезде входит в перечень обязательных расходов в командировку. А вот питание не считают расходами, так как на него командировочный получает суточные.

Расходы на поездку на личном авто

Поездку в командировку на личном автомобиле сотрудник вначале должен согласовать с работодателем. После одобрения бухгалтер оформит приказ о командировке и выдаст путевой лист.

По возвращению расходы на топливо подтверждают чеками с оплатой бензина.

Каршеринг в командировке

Каршеринг можно использовать в командировке, и работодатель должен возместить расходы сотруднику. Главное — подтвердить их. В бухгалтерию потребуется принести такие документы:
  • электронный чек оплаты поездки;
  • договор с каршерингом..
А вот путевой лист не нужен.

Компания по собственному усмотрению может компенсировать и штрафы за нарушение ПДД или условий использования каршеринга. Но на такие расходы придется заплатить налоги.

Оплата проезда по городу в командировке

Расходы на метро, такси или каршеринг в командировке компания может отнести к прочим расходам организации и избежать налогообложения. Но для принятия к учету потребуется оформить подтверждающие документы. Разъяснение по этому поводу дается в письме Минфина России от 10.11.2022 № 03-03-06/3/109215.

Для избежания вопросов от налоговой возможность поездок на такси или каршеринге, лучше указать в Положении о командировках. В документе прописывают все ситуации, в которых работник имеет право на такие поездки.
Такси в командировке
Как контролировать расходы сотрудников

Расходы на жилье в командировке в 2024 году

Если компания не селит сотрудника в командировке бесплатно, то должна выписать компенсацию расходов на жилье. Выплата происходит с помощью аванса.

В ситуации, когда сотрудник по независящим от себя причинам превысил лимит аванса, компания возмещает перерасход. Документы для подтверждения расходов:
  • чек оплаты;
  • договор аренды.
Закон не регламентирует сумму расходов на проживание в командировке, компания сама устанавливает лимит в локальном документе.

Проживание в отеле во время командировки

2 000 000 отелей по всему миру
Бронируйте на Smartway
без наценки!
Проживание в гостинице во время командировки работодатель возмещает как и при оплате жилья. В стоимость компенсации не входят дополнительные услуги гостиницы: мини-бар, спортзал, спа и т. д.

Что касается завтрака, то все зависит от вида расхода. Если завтрак — отдельная услуга, он не оплачивается компанией, а если включен в сумму проживания, то завтракать сотрудник будет за счет работодателя.

Аренда квартиры в командировке

Кроме гостиничного номера сотрудник может арендовать жилье посуточно или на длительный срок. Аренда квартиры даже у физического лица нуждается в документальном подтверждении. Сотруднику потребуется заключить договор найма жилья и взять у арендодателя расписку о получении денег за аренду.

Если у работника отсутствуют подтверждающие документы

Если случилось так, что у сотрудника нет на руках документов, подтверждающих его проживание, то по закону компания может ничего ему не оплачивать. Такая ситуация может регулироваться только положением о командировках.

В случаях, когда компания все же оплатила проживание в командировке без документов, на такие выплаты бухгалтерии придется начислить НДФЛ и страховые взносы.

Оплата питания

Питание в командировке — это забота самого сотрудника. Компания может предусмотреть компенсацию в регламенте о командировках. Но в трудовом кодексе расходы на питание не рассматриваются в контексте необходимой финансовой поддержки, и страховые взносы будут начислены. К такому выводу пришел Минтруд в письме Минтруда России от 11 марта 2014 г. № 17-3/В-100.

Если компания решает оплачивать питание сотрудника отдельно, то компенсация считается его доходом и должна облагаться НДФЛ. Такую правовую позицию озвучивает и Министерство финансов России. Идентично высказывается ФНС (письмо от 14 октября 2009 г. № 03-04-06-01/26, письмо УФНС России по г. Москве от 14 июля 2006 г. № 28-11/62271).

Расходы при однодневной командировке

Однодневная командировка отличается от обычных командировок только сроком. Однодневной называют командировку, в которой сотрудник может вернуться домой в день отъезда.
Например, менеджер компании «Три кота» Иванов И.В. поехал в командировку 25.02.2024 в 7−00, а вернулся в 17−00.
Его командировка будет однодневной.
Суточные при однодневной командировке не выплачивают. Но компания должна выплатить среднюю зарплату за день и возместить расходы на проезд и другие траты.

Командировка за границу

Если сотрудника отправляют в командировку за границу, и у него нет загранпаспорта, он обязан его сделать. И работодатель возмещает расходы на его получение (государственные пошлины).


При упоминании таких расходов в локальном акте компании, работодатель может включить их при учете налога на прибыль.
Суточные в заграничной командировке: как оформить, какие нормы, как считать при пересечении границы.

Расходы на визу в командировке

Компания берет на себя и расходы на визу для кмандированного. При налоговом учете эту категорию включают в прочие расходы, связанные с командировками, без уплаты НДФЛ и страховых взносов.

Что входит в прочие расходы во время командировки

В прочие включают затраты, которые не входят в перечень прямых командировочных расходов. То есть в расходы на проживание, транспорт и т. д.

Прочие расходы — это:
  • связь (телефонные звонки, интернет);
  • бизнес-ланчи;
  • дополнительные услуги (стирка, глажка) и другие расходы, связанные со служебной командировкой.

Расходы на услуги связи в командировке

Сотрудник может потребовать от работодателя возмещение своих расходов на связь, если они были связаны с решением рабочих вопросов.

Расходы на связь включают в авансовый отчет в статью прочих расходов. При этом компания может не платить НДФЛ и страховые взносы.

Комиссионные расходы

Перевозчики включают в стоимость билетов комиссионный или сервисный сбор. Так как билет без него купить нельзя, то работодатель его полностью возмещает сотруднику.

Другое дело если сервисный сбор возник из-за обмена билета. В этом случае смотрят на обстоятельства обмена. Если билет пришлось поменять из-за вины сотрудника, компания не обязана компенсировать сервисный сбор. А если вины сотрудника нет, например, он заболел или работодатель сам перенес срок командировки, то расход признается и должен быть оплачен.

Порядок оплаты командировок

Для того чтобы организовать командировку, компания должна издать приказ. Он может быть в стандартном виде по форме T-9 или бланком, разработанным в компании. В приказе по командировке указывают: ФИО сотрудника, место командировки, дату начала и окончания, цель.

После сотруднику выдают деньги на командировочные расходы. Сделать это можно как наличным через кассу, так и на карту.

По окончанию командировки сотрудник сдает в бухгалтерию авансовый отчет.
В него входят такие пункты:
  • Сумма аванса.
  • Расходы, понесенные в командировке, по статьям.
  • Остаток или перерасход.
К отчету по командировке прикладывают документы по командировочным расходам: чеки и договоры, например, договор аренды жилья, билеты на автобус, чеки оплаты за такси.
Авансовый отчет по командировке за 2 минуты
Регистрация
Зарегистрируйтесь, чтобы открыть доступ к сервису