Командировка сотрудника: частые вопросы и ответы

Question 1

Что считается командировкой?

Answer

Служебная командировка – это поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения рабочих (служебных) задач вне места его постоянной работы. Определение содержится в статье 166 ТК РФ. Подробнее: https://smartway.today/blog/sluzhebnaya-komandirovka-po-tk-rf.

Question 2

Где прописаны основные правила для командировок сотрудников?

Answer

Общие правила, гарантии и требования при организации служебных поездок содержатся в главе 24 Трудового кодекса РФ. Дополнительные нормы можно найти в постановлениях Правительства РФ (в частности, № 749, № 1595 и др.) и внутренних нормативных актах организаций. Таких, как Положение о служебных командировках.

Question 3

Как направить работника в командировку?

Answer

Общая схема выглядит так:

Работодатель определяет сроки и бюджет командировки.
Оформляют служебную записку (если это принято во внутренних процедурах) или иное письменное обоснование.
Издают Приказ о командировке (по формам Т-9, Т-9а или собственной форме организации).
Сотруднику выдают аванс на командировочные расходы (проживание, проезд, суточные и пр.) или компания самостоятельно бронирует жилье и билеты.
По возвращении сотрудник оформляет авансовый отчет и сдает подтверждающие документы (билеты, чеки, квитанции и другое).

Question 4

Нужно ли в 2025 году оформлять служебное задание и командировочное удостоверение?

Answer

С 2013 года это не обязательные документы (Постановление Правительства РФ № 1595 и приказы). Работодатель может самостоятельно решить, использовать ли их в своей работе. Но Приказ о командировке (Т-9 или своя форма) обязателен.

Question 5

Какие формы Приказа о командировке можно использовать?

Answer

Можно применять унифицированные формы Т-9 (если один сотрудник) или Т-9а (если несколько командируемых), можно разработать собственные формы, утвержденные во внутренних документах компании. Главное, чтобы в Приказе были все необходимые реквизиты — ФИО, должность, сроки, цель поездки и т. д.

Question 6

Как оформить командировку сотрудника?

Answer

Издают Приказ о направлении в командировку.
По необходимости оформляют служебную записку и заявление на аванс.
Командировочное удостоверение и служебное задание оформлять не обязательно — их отменили с 2013 года. Компания может применять их добровольно.

Если работа выпадает на выходные или праздники, нужен будет отдельный Приказ с письменным согласием сотрудника.

Question 7

В каких случаях можно отменить командировку?

Answer

Работодатель может отменить командировку, если:

поездка больше не требуется из-за изменений в рабочих процессах или экономической ситуации;
возникли непредвиденные обстоятельства: форс-мажор, сотрудник заболел, срочные задачи внутри компании;
сотрудник из льготной категории отозвал согласие до начала поездки;
невозможно организовать поездку: проблемы с транспортом, чрезвычайные ситуации и так далее.

Образец Приказа об отмене командировки

Question 8

Может ли работодатель отозвать сотрудника из командировки досрочно?

Answer

Да, если это необходимо по работе или изменились обстоятельства. . При досрочном возвращении также делается Приказ, работнику пересчитывают командировочные расходы по фактическому времени пребывания в командировке.

Question 9

Какие документы от сотрудника нужны после командировки?

Answer

Авансовый отчет с указанием полученной суммы и фактически израсходованных денег.
Билеты, посадочные талоны, чеки гостиниц, квитанции на оплату топлива при поездке на личном авто и другое, что подтверждает расходы.

Question 10

Что делать, если сотрудник потерял билет или чек, подтверждающий расходы?

Answer

Нужно написать служебную записку (объяснительную) и указать причину утери. Работодатель самостоятельно решает, возмещать ли эти расходы. Обычно без подтверждающего документа их не возмещают, если только во внутренних правилах компании не предусмотрен другой порядок.

Question 11

Как оформляется командировка на один день?

Answer

Процедура та же, что и для многодневных деловых поездок: Приказ, при необходимости служебная записка, заявление на аванс. Отличие только в том, что суточные за однодневную командировку по России не выплачиваются (п. 11 постановления № 749), а за однодневную заграничную командировку выплачивается 50% нормы суточных.

Question 12

Может ли сотрудник находиться в двух командировках одновременно?

Answer

Физически и юридически такое не допускается для одного и того же места работы. Если у человека две работы по совместительству, каждая организация оформляет командировку отдельно, начисляет свои командировочные выплаты и, соответственно, по итогу сотрудник готовит отдельные авансовые отчеты. Но фактически две командировки в одно и то же время в рамках одной должности невозможны: даты не должны пересекаться.

Question 13

Как оформляется командировка иностранного работника?

Answer

Необходимо учитывать его статус пребывания (патент, разрешение на работу, ВНЖ и т. д.), а также ограничения по срокам и должностям. Для иностранцев существуют особые правила (приказ Минздравсоцразвития № 564н):

На патенте (безвизовый порядок) – командировка возможна только в пределах региона действия патента или при наличии дополнительного патента на другой регион.
При визовом въезде (разрешение на работу) – допускается командировка до 10 календарных дней в сумме за весь срок разрешения, если должность есть в списке разрешенных.
Временно проживающие, ВКС (высококвалифицированные специалисты) и др. имеют свои отдельные лимиты и требования.

Question 14

Какой допустимый срок командировки по законодательству?

Answer

Прямых ограничений ТК РФ не содержит, работодатель определяет срок самостоятельно. Сроком командировки считается период со дня выезда по день возвращения включительно. Важно, чтобы точная дата окончания была известна заранее и отражена в Приказе. Слишком длительная поездка (например, полгода) может трактоваться как временный перевод, а не командировка.

Question 15

По каким правилам выплачивают суточные?

Answer

Размер суточных устанавливает сам работодатель во внутренних нормативных актах (Положение о командировках, Коллективный договор и т. д.). По Налоговому кодексу РФ не облагается НДФЛ сумма суточных до 700 руб. в сутки по РФ и до 2 500 руб. за границей. Все, что свыше этих норм, подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами (кроме взносов на травматизм).

Question 16

Нужно ли платить страховые взносы с суточных?

Answer

Да, но только с суммы, которая превышаетющей 700 рублей в сутки для поездок по России или 2 500 рублей для загранкомандировок. Например, если суточные составили 1 500 рублей по РФ, то 800 рублей сверх «льготных» будут облагаться НДФЛ и страховыми взносами (кроме взносов на травматизм).

Question 17

Можно ли отправить сотрудника в командировку во время отпуска или больничного??

Answer

Во время больничного работник может отказаться, иначе он теряет право на оплату больничного, так как фактически выходит на работу.
Во время отпуска направить в командировку можно только с согласия сотрудника, и отпуск в таком случае переносится или отменяется. Если сотрудник не согласен прерывать отдых, он имеет право отказаться, и это будет законно.

Question 18

Можно ли продлить командировку после ее начала?

Answer

Да, при необходимости работодатель вправе продлить командировку, оформив соответствующие документы: Приказ или доп. соглашение, если внутренними актами это предусмотрено. Важно известить сотрудника официально до окончания первоначального срока и предоставить дополнительный аванс (при необходимости).
Подробнее о продлении командировки и оформлении в «1С»

Question 19

Как оплачивать командировку, если она выпадает на выходной или праздничный день?

Answer

Если в выходной или праздничный день сотрудник выполняет работу, необходимо оформить его согласие и издать Приказ. В этом случае день оплачивается в двойном размере или компенсируется дополнительным выходным (ст. 153 ТК РФ). Если же в этот день сотрудник находится в пути и не работает, сохраняется средний заработок, установленный для командировки.

Question 20

Как в 2025 году подтвердить срок пребывания в командировке без проездных документов, например, при поездке на личном авто?

Answer

С 10 марта 2023 года подтвердить факт пребывания в месте командировки можно не только билетами, но и документами о проживании: договором на гостиничные услуги, кассовым чеком или бланком строгой отчетности из отеля, путевым листом (если организация его оформляет), а также любыми иными документами, которые содержат дату и название населенного пункта, где сотрудник находился в рамках командировки.

Question 21

Как получить аванс на командировочные расходы?

Answer

Обычно сотрудник пишет заявление на выдачу средств или это отражают в служебной записке, указывая предполагаемые расходы: проживание, проезд, суточные. После утверждения руководством бухгалтерия перечисляет деньги на карту или выдает наличные из кассы.

Question 22

Как происходит бронирование билетов и жилья для командировки?

Answer

Есть два варианта:

Бронирует и оплачивает компания. Ответственный сотрудник (кадровый специалист, секретарь, офис-менеджер и пр.) бронирует транспорт и проживание, а оплачивает средствами компании.
Сотрудник самостоятельно покупает билеты и оплачивает жилье: за счет аванса, который выдал работодатель, или с личной карты с последующим возмещением. В этом случае к авансовому отчету необходимо приложить чеки и другие подтверждающие документы.

Question 23

Какие правила действуют для командировок в ДНР, ЛНР, Запорожскую и Херсонскую областей?

Answer

Для сотрудников компаний, которые выполняют работы по обеспечению жизнедеятельности населения или восстановлению инфраструктуры в этих регионах действуют специальные правила (Постановление Правительства РФ № 1915):

Средний заработок в двойном размере.
Суточные 8 480 рублей за каждый день пребывания.
Возможность возмещения дополнительных расходов в безотчетном порядке.

Question 24

Что делать с остатком или перерасходом аванса по возвращении из командировки?

Answer

Сотрудник в течение 3 рабочих дней (или иного срока, установленного локальными актами) подает авансовый отчет и прикладывает все документы. Если сотрудник потратил меньше аванса, остаток нужно вернуть в кассу. Если расходов оказалось больше согласованной суммы и работодатель признает их обоснованными, разницу возмещают наличными из кассы или переводом на личный счет сотрудника.