Командировка сотрудника: частые вопросы и ответы

Служебная командировка – это поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения рабочих (служебных) задач вне места его постоянной работы. Определение содержится в статье 166 ТК РФ. Подробнее: https://smartway.today/blog/sluzhebnaya-komandirovka-po-tk-rf.

Общие правила, гарантии и требования при организации служебных поездок содержатся в главе 24 Трудового кодекса РФ. Дополнительные нормы можно найти в постановлениях Правительства РФ (в частности, № 749, № 1595 и др.) и внутренних нормативных актах организаций. Таких, как Положение о служебных командировках.

Общая схема выглядит так:

1. Работодатель определяет сроки и бюджет командировки.
2. Оформляют служебную записку (если это принято во внутренних процедурах) или иное письменное обоснование.
3. Издают Приказ о командировке (по формам Т-9, Т-9а или собственной форме организации).
4. Сотруднику выдают аванс на командировочные расходы (проживание, проезд, суточные и пр.) или компания самостоятельно бронирует жилье и билеты.
5. По возвращении сотрудник оформляет авансовый отчет и сдает подтверждающие документы (билеты, чеки, квитанции и другое).

С 2013 года это не обязательные документы (Постановление Правительства РФ № 1595 и приказы). Работодатель может самостоятельно решить, использовать ли их в своей работе. Но Приказ о командировке (Т-9 или своя форма) обязателен.

Можно применять унифицированные формы Т-9 (если один сотрудник) или Т-9а (если несколько командируемых), можно разработать собственные формы, утвержденные во внутренних документах компании. Главное, чтобы в Приказе были все необходимые реквизиты — ФИО, должность, сроки, цель поездки и т. д.

• Издают Приказ о направлении в командировку.
• По необходимости оформляют служебную записку и заявление на аванс.
• Командировочное удостоверение и служебное задание оформлять не обязательно — их отменили с 2013 года. Компания может применять их добровольно.

Если работа выпадает на выходные или праздники, нужен будет отдельный Приказ с письменным согласием сотрудника.

По общему правилу – нет, поскольку работодатель имеет право отправить сотрудника в командировку, и отказаться без уважительных причин тот не может. Однако есть категории сотрудников, которые имеют право отказаться или требуют письменного согласия (например, беременные женщины, родители детей до 3 лет, единственные родители ребенка до 14 лет и другие). Также, если сотрудник находится в отпуске или на больничном, он может отказаться от командировки.

Право отказаться от деловой поездки имеют:

• Беременные женщины (ст. 259 ТК РФ).
• Несовершеннолетние (кроме отдельных случаев, когда ребенок занимается творчеством или спортом).
• Сотрудники с ограниченными возможностями здоровья, если поездка противоречит индивидуальной программе реабилитации.
• Сотрудники, которых не могут отправить в командировку без их письменного согласия: женщины с детьми до 3 лет, одинокие родители ребенка до 14 лет, родители детей с инвалидностью, сотрудники, которые ухаживают за членами семьи (на больничном по уходу), многодетные родители и некоторые другие категории (ст. 259, 264 ТК РФ).

Подробнее о категориях сотрудников, которых нельзя отправить в командировку

Да, если поездка обязательна по производственной необходимости и нет причин отказаться. Отказ без уважительных оснований может расцениваться как нарушение трудовой дисциплины.

Да, если поездка связана с рабочими задачами и нет уважительных причин отказаться.
В противном случае это может считаться нарушением трудовой дисциплины.

Как правило, применяется дисциплинарное взыскание — замечание, выговор (ст. 192 ТК РФ). Если нарушения трудовой дисциплины повторяются, сотрудника могут уволить. Однако каждая ситуация рассматривается индивидуально.

Работодатель может отменить командировку, если:

• поездка больше не требуется из-за изменений в рабочих процессах или экономической ситуации;
• возникли непредвиденные обстоятельства: форс-мажор, сотрудник заболел, срочные задачи внутри компании;
• сотрудник из льготной категории отозвал согласие до начала поездки;
• невозможно организовать поездку: проблемы с транспортом, чрезвычайные ситуации и так далее.

Образец Приказа об отмене командировки

Да, если это необходимо по работе или изменились обстоятельства. . При досрочном возвращении также делается Приказ, работнику пересчитывают командировочные расходы по фактическому времени пребывания в командировке.

Нужно написать служебную записку (объяснительную) и указать причину утери. Работодатель самостоятельно решает, возмещать ли эти расходы. Обычно без подтверждающего документа их не возмещают, если только во внутренних правилах компании не предусмотрен другой порядок.

Процедура та же, что и для многодневных деловых поездок: Приказ, при необходимости служебная записка, заявление на аванс. Отличие только в том, что суточные за однодневную командировку по России не выплачиваются (п. 11 постановления № 749), а за однодневную заграничную командировку выплачивается 50% нормы суточных.

Физически и юридически такое не допускается для одного и того же места работы. Если у человека две работы по совместительству, каждая организация оформляет командировку отдельно, начисляет свои командировочные выплаты и, соответственно, по итогу сотрудник готовит отдельные авансовые отчеты. Но фактически две командировки в одно и то же время в рамках одной должности невозможны: даты не должны пересекаться.

Необходимо учитывать его статус пребывания (патент, разрешение на работу, ВНЖ и т. д.), а также ограничения по срокам и должностям. Для иностранцев существуют особые правила (приказ Минздравсоцразвития № 564н):

• На патенте (безвизовый порядок) – командировка возможна только в пределах региона действия патента или при наличии дополнительного патента на другой регион.
• При визовом въезде (разрешение на работу) – допускается командировка до 10 календарных дней в сумме за весь срок разрешения, если должность есть в списке разрешенных.
• Временно проживающие, ВКС (высококвалифицированные специалисты) и др. имеют свои отдельные лимиты и требования.

Прямых ограничений ТК РФ не содержит, работодатель определяет срок самостоятельно. Сроком командировки считается период со дня выезда по день возвращения включительно. Важно, чтобы точная дата окончания была известна заранее и отражена в Приказе. Слишком длительная поездка (например, полгода) может трактоваться как временный перевод, а не командировка.

Размер суточных устанавливает сам работодатель во внутренних нормативных актах (Положение о командировках, Коллективный договор и т. д.). По Налоговому кодексу РФ не облагается НДФЛ сумма суточных до 700 руб. в сутки по РФ и до 2 500 руб. за границей. Все, что свыше этих норм, подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами (кроме взносов на травматизм).

Да, но только с суммы, которая превышаетющей 700 рублей в сутки для поездок по России или 2 500 рублей для загранкомандировок. Например, если суточные составили 1 500 рублей по РФ, то 800 рублей сверх «льготных» будут облагаться НДФЛ и страховыми взносами (кроме взносов на травматизм).

Во время больничного работник может отказаться, иначе он теряет право на оплату больничного, так как фактически выходит на работу.
Во время отпуска направить в командировку можно только с согласия сотрудника, и отпуск в таком случае переносится или отменяется. Если сотрудник не согласен прерывать отдых, он имеет право отказаться, и это будет законно.

Да, при необходимости работодатель вправе продлить командировку, оформив соответствующие документы: Приказ или доп. соглашение, если внутренними актами это предусмотрено. Важно известить сотрудника официально до окончания первоначального срока и предоставить дополнительный аванс (при необходимости).
Подробнее о продлении командировки и оформлении в «1С»

Если в выходной или праздничный день сотрудник выполняет работу, необходимо оформить его согласие и издать Приказ. В этом случае день оплачивается в двойном размере или компенсируется дополнительным выходным (ст. 153 ТК РФ). Если же в этот день сотрудник находится в пути и не работает, сохраняется средний заработок, установленный для командировки.

С 10 марта 2023 года подтвердить факт пребывания в месте командировки можно не только билетами, но и документами о проживании: договором на гостиничные услуги, кассовым чеком или бланком строгой отчетности из отеля, путевым листом (если организация его оформляет), а также любыми иными документами, которые содержат дату и название населенного пункта, где сотрудник находился в рамках командировки.

Обычно сотрудник пишет заявление на выдачу средств или это отражают в служебной записке, указывая предполагаемые расходы: проживание, проезд, суточные. После утверждения руководством бухгалтерия перечисляет деньги на карту или выдает наличные из кассы.

Есть два варианта:

1. Бронирует и оплачивает компания. Ответственный сотрудник (кадровый специалист, секретарь, офис-менеджер и пр.) бронирует транспорт и проживание, а оплачивает средствами компании.
2. Сотрудник самостоятельно покупает билеты и оплачивает жилье: за счет аванса, который выдал работодатель, или с личной карты с последующим возмещением. В этом случае к авансовому отчету необходимо приложить чеки и другие подтверждающие документы.

Для сотрудников компаний, которые выполняют работы по обеспечению жизнедеятельности населения или восстановлению инфраструктуры в этих регионах действуют специальные правила (Постановление Правительства РФ № 1915):

• Средний заработок в двойном размере.
• Суточные 8 480 рублей за каждый день пребывания.
• Возможность возмещения дополнительных расходов в безотчетном порядке.

Сотрудник в течение 3 рабочих дней (или иного срока, установленного локальными актами) подает авансовый отчет и прикладывает все документы. Если сотрудник потратил меньше аванса, остаток нужно вернуть в кассу. Если расходов оказалось больше согласованной суммы и работодатель признает их обоснованными, разницу возмещают наличными из кассы или переводом на личный счет сотрудника.