#важно
Командированные сотрудники должны сдать авансовые отчеты по расходам, чтобы бухгалтер мог принять их к учету. В статье рассказываем, как заполнить отчет с первого раза и не допустить ошибок. А также даем наглядный образец заполнения.

Авансовый отчет по командировке:
как заполнить
и когда сдавать

Главный бухгалтер Smartway
Ирина Титова
Бухгалтер-эксперт c 18-летним опытом. Имеет аттестаты президентского совета Института профессиональных бухгалтеров и аудиторов и Международной федерации бухгалтеров

Что такое авансовый отчет

Авансовый отчет — это обязательный документ, который заполняет командированный сотрудник и отдает его в бухгалтерию. В авансовом отчете указывается, сколько денег выделили на командировку подотчетному лицу и сколько он потратил.
Компании и ИП могут разработать самостоятельно форму авансового отчета и утвердить её в учетной политике. Главное, чтобы в ней были все обязательные реквизиты первичного документа:
  • наименование и дата составления;
  • наименование компании или ФИО ИП;
  • содержание операций и суммы;
  • ФИО и должности ответственных лиц, а также их подписи.
Обычно работодатели используют унифицированную форму № АО-1. При необходимости её можно отредактировать под себя.
Авансовый отчет можно составлять на бумаге или в электронном виде. Но если в компании долгое согласование и множество командировок — работать с бумажными отчетами неудобно. В сервисе Smartway авансовый отчет по командировке можно создать и заполнить за 5 минут, а потом по ЭДО отправить в бухгалтерию и на утверждение руководителю. Никакой бумажной волокиты, долгих согласований и ошибок при заполнении.
Читайте также: Командировочные расходы в 2024 году с примерами расчёта.

Кто заполняет авансовый отчет

По приезде из служебной командировки напомните сотруднику, что надо заполнить и сдать авансовый отчет, а именно его обратную форму или поля в разработанной форме, в которых отражаются данные о расходах. Проверьте, чтобы сотрудник приложил к отчету подтверждающие документы: чеки, товарные накладные, билеты на поезд или самолет и прочее. После этого примите заполненный отчет.
Обратите внимание: в некоторых компаниях авансовые отчеты заполняет сам бухгалтер по документам, представленным от подотчетника. В таком случае отчет будет заполнен правильно с первого раза, так как сотрудники часто допускают ошибки и приходится разъяснять им, как заполнять каждую строку или графу. Если в вашей компании авансовый отчет заполняет бухгалтер, — не забудьте получить подпись командированного на обратной стороне.
После этого бухгалтер заполняет всю остальную информацию, включая данные о сотруднике, назначение аванса, сумму выданную и потраченную, а также остаток или перерасход.
Полностью заполненный и проверенный авансовый отчет передают руководителю компании на утверждение.

Срок сдачи авансового отчета

Сотрудник должен сдать отчет в течение 3 рабочих дней после командировки (п. 26 Положения, утвержденного Постановлением Правительства от 13.10.2008 №74). Если по возвращению командированный по уважительным причинам не появляется на работе, сдать отчет необходимо в течение 3 дней после выхода на работу.
Уважительными причинами в этом случае могут быть:
  • болезнь сотрудника или его детей с оформлением листка нетрудоспособности;
  • ежегодный отпуск;
  • отпуск за свой счет по уважительным причинам и с согласования руководителя и другие.
Перечень таких причин не установлен законодательством. Компании сами определяют, что является уважительным обстоятельством, а что — нет.

Как заполнить авансовый отчет после командировки: пошаговая инструкция

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре. Сначала его заполняет сотрудник или бухгалтер, если хочет сэкономить свое время и минимизировать ошибки. На обратной стороне укажите информацию о расходных документах:
  • графа 2 — дата;
  • графа 3 — номер;
  • графа 4 — название документа, например, ж/д билет или посадочный талон;
  • графа 5 или 6 — сумма расхода в рублях или в валюте при заграничных командировках соответственно.
В конце таблицы укажите общую сумму расходов в командировке, и напомните сотруднику поставить подпись и ФИО.
После этого бухгалтер проверяет все суммы от подотчетного сотрудника и заполняет:
  • Шапку отчета: наименование компании или ФИО предпринимателя, ОКПО, дату и номер отчета.
  • Данные сотрудника, который был в командировке: ФИО подотчетника, табельный номер, должность и структурное подразделение.
  • Назначение аванса — командировка. Можно указать причину командировки, например, для ремонт техники в обособленном подразделении компании.
  • Табличную часть по авансам сотруднику: информацию о предыдущих авансах, выданную и израсходованную суммы, а также размер остатка или перерасхода.
  • Табличную часть с бухгалтерскими проводками: дебет, кредит и суммы.
  • Количество приложений — расходных документов, которые были приложены к отчету.
Также бухгалтер заполняет сумму расходов, принятую к учету в графе 7 на обратной стороне. При заграничной командировке — графы 7 и 8, а также общую сумму.
Потом бухгалтер указывает информацию по израсходованной сумме в шапке авансового отчета, а также в нижней части документа. Если есть остаток, который возвращен в кассу, эта информация также отражается в отчете.
После этого отчет передают директору на подпись
Образец заполнения авансового отчета
Не все сотрудники могут заполнить авансовый отчет правильно с первого раза — бухгалтеру приходится вылавливать подотчетника по несколько раз в день или самостоятельно заполнять отчет. Избавиться от ошибок при заполнении поможет сервис Smartway. Авансовый отчет будет правильно заполнен с первого раза и быстро пройдет все этапы согласования.
Начните экономить на командировках уже сегодня
Оставьте заявку