Авансовый отчет по командировке: как бухгалтеру не допустить нарушений

Авансовый отчет — это обязательный документ, который заполняет командированный сотрудник и отдает его в бухгалтерию. В авансовом отчете указывается, сколько денег выделили на командировку подотчетному лицу и сколько он потратил.

Компании и ИП могут разработать самостоятельно форму авансового отчета и утвердить её в учетной политике. Главное, чтобы в ней были все обязательные реквизиты первичного документа:

• наименование и дата составления;
• наименование компании или ФИО ИП;
• содержание операций и суммы;
• ФИО и должности ответственных лиц, а также их подписи.

Обычно работодатели используют унифицированную форму № АО-1. При необходимости её можно отредактировать под себя.

Авансовый отчет можно составлять на бумаге или в электронном виде. Но если в компании долгое согласование и множество командировок — работать с бумажными отчетами неудобно. В сервисе Smartway авансовый отчет по командировке можно создать и заполнить за 5 минут, а потом по ЭДО отправить в бухгалтерию и на утверждение руководителю. Никакой бумажной волокиты, долгих согласований и ошибок при заполнении.

Обычно этот документ заполняет командированный сотрудник. Он собирает чеки, билеты и другие документы, указывает в отчете суммы и передает его в бухгалтерию.

Затем бухгалтер заполняет всю остальную информацию, включая данные о сотруднике, назначение аванса, сумму выданную и потраченную, а также остаток или перерасход. Полностью заполненный и проверенный авансовый отчет передают руководителю компании на утверждение.

Чтобы бухгалтерия приняла отчет, к нему нужно приложить:

• билеты (или маршрутную квитанцию + посадочный талон),
• чеки,
• счета за гостиницу,
• акты выполненных работ и другие.

Обязательно проверьте, что:

• указаны сумма, дата, поставщик,
• нет исправлений в ключевых полях: сумме, датах, наименованиях услуг,
• документ подтверждает только те расходы, которые были необходимы для командировки (например, спа-услуги и другие личные траты к ним не относятся — такие расходы не примут к учету).

Если чек бумажный, на нем  должен быть QR-код и фискальный признак (ФП). Без них документ могут не принять в подтверждение расходов — особенно при налоговой проверке.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре. Сначала его заполняет сотрудник или бухгалтер, если хочет сэкономить свое время и минимизировать ошибки. На обратной стороне укажите информацию о расходных документах:

• графа 2 — дата;
• графа 3 — номер;
• графа 4 — название документа, например, ж/д билет или посадочный талон;
• графа 5 или 6 — сумма расхода в рублях или в валюте при заграничных командировках соответственно.

В конце таблицы укажите общую сумму расходов в командировке, и напомните сотруднику поставить подпись и ФИО.

После этого бухгалтер проверяет все суммы от подотчетного сотрудника и заполняет:

• Шапку отчета: наименование компании или ФИО предпринимателя, ОКПО, дату и номер отчета.
• Данные сотрудника, который был в командировке: ФИО подотчетника, табельный номер, должность и структурное подразделение.
• Назначение аванса — командировка. Можно указать причину командировки, например, для ремонт техники в обособленном подразделении компании.
• Табличную часть по авансам сотруднику: информацию о предыдущих авансах, выданную и израсходованную суммы, а также размер остатка или перерасхода.
• Табличную часть с бухгалтерскими проводками: дебет, кредит и суммы.
• Количество приложений — расходных документов, которые были приложены к отчету.

Также бухгалтер заполняет сумму расходов, принятую к учету в графе 7 на обратной стороне. При заграничной командировке — графы 7 и 8, а также общую сумму.

Потом бухгалтер указывает информацию по израсходованной сумме в шапке авансового отчета, а также в нижней части документа. Если есть остаток, который возвращен в кассу, эта информация также отражается в отчете.

После этого отчет передают директору на подпись

Завершив внесение данных, нажмите «Отправить на e-mail» или «Скачать отчет».

Не все сотрудники могут заполнить авансовый отчет правильно с первого раза — бухгалтеру приходится вылавливать подотчетника по несколько раз в день или самостоятельно заполнять отчет. Избавиться от ошибок при заполнении поможет сервис автоматизации командировок Smartway. Авансовый отчет будет правильно заполнен с первого раза и быстро пройдет все этапы согласования.

Авансовый отчет по расходам сотрудника в командировке можно создать в отдельной вкладке в личном кабинете. Нажмите «Создать авансовый отчет».

В него можно внести следующие данные:

• даты командировки;
• сотрудника;
• размер суточных (система посчитает его автоматически на основании тех данных, которые вы внесли в настройки «Авансовых отчётов»);
• прочие расходы: например, такси, химчистка и пр.;
• билеты, гостиницы — всё, что бронировали и покупали через наш сервис.

Сотрудник должен сдать отчет в течение 3 рабочих дней после командировки (п. 26 Положения, утвержденного Постановлением Правительства от 13.10.2008 №74). Если по возвращению командированный по уважительным причинам не появляется на работе, сдать отчет необходимо в течение 3 дней после выхода на работу.

Уважительными причинами в этом случае могут быть:

• болезнь сотрудника или его детей с оформлением листка нетрудоспособности;
• ежегодный отпуск;
• отпуск за свой счет по уважительным причинам и с согласования руководителя и другие.

Перечень таких причин не установлен законодательством. Компании сами определяют, что является уважительным обстоятельством, а что — нет.

Несвоевременная сдача авансового отчета может затянуть закрытие периода и создать риски при проверках. Чтобы минимизировать такие ситуации, компаниям стоит использовать организационные и правовые инструменты.

1. Пропишите срок сдачи в локальных актах

Самый надежный способ — закрепить срок сдачи отчета в Положении о командировках или Тревел-политике компании.

Например: сотрудник обязан предоставить авансовый отчет в течение 3 рабочих дней после окончания командировки или завершения использования подотчетных средств. Нарушение установленного срока может повлечь дисциплинарную ответственность в соответствии со статьей 192 Трудового кодекса РФ — например, выговор.

Важно зафиксировать в документах не только сам срок, но и последствия его нарушения: это поможет компании действовать строго по правилам, если сотрудник систематически не сдает отчеты вовремя.

2. Зафиксируйте удержание неиспользованных средств в локальных актах

Если сотрудник не отчитался или у него остались неиспользованные деньги, которые он не возвращает — это может считаться задолженностью перед компанией.

Важно: для удержания суммы из зарплаты нужно заранее получить письменное согласие сотрудника (ст. 137 ТК РФ).

Пример формулировки в заявлении на выдачу подотчета: «Я согласен (на), что в случае непредоставления авансового отчета в течение 3 рабочих дней после окончания командировки сумму, которую я не подтвердил документами, могут удержать из моей заработной платы».

Авансовые отчеты относятся к первичным бухгалтерским документам и должны храниться на предприятии или в компании не менее 4 лет. Этот срок необходим для обеспечения возможности проверок со стороны налоговых органов и других контролирующих инстанций.

Правовое основание:

• ст. 23 Налогового кодекса РФ — закрепляет обязанность налогоплательщика вести учет и хранить документы, которые подтверждают расходы.
• ст. 283 Налогового кодекса РФ — устанавливает сроки хранения документов, необходимых для расчетов по налогам.
• ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» — указывает, что первичные документы должны храниться не менее 4 лет после отчетного периода.

Обратите внимание: если в компании есть командировки, при проверке могут потребовать не только авансовый отчет, но и все подтверждающие документы (чеки, билеты, акты и т. д.) — их тоже следует хранить в архиве не менее 4 лет.

Ошибка № 1. Приложили некорректный подтверждающий документ

Например, только товарный чек, без кассового.

Расходы по командировке нужно подтверждать документами:

• Поездки — маршрут-квитанцией или посадочным талоном (или справкой от перевозчика, если талон утерян). С 2024 года электронные посадочные талоны официально приравнены к бумажным и могут использоваться для подтверждения поездки.
• Проживание — договором, кассовым чеком или документом на бланке строгой отчетности, оформленным по правилам (см. Постановление № 1853 от 18.11.2020).

Как избежать:

• Проверяйте наличие всех обязательных документов перед сдачей отчета.
• Используйте чек-лист подтверждающих документов для каждого вида расходов.
• Проверяйте кассовые чеки через сервис ФНС по QR-коду.
• При отсутствии документа — составьте служебную записку*
• с объяснением причины.

*Если часть документов сотрудник потерял, — можно приложить служебную записку с объяснением. Но такие расходы с высокой вероятностью не примут в налоговом учете, а бухгалтерия имеет право не возмещать сумму без одобрения руководителя.

Проводки:

• Дт 26 (44) Кт 71 — сумма, признанная в учете
• Дт 70 Кт 68 — удержание НДФЛ, если расходы не подтверждены

Ошибка № 2. Информация в подтверждающих документах не считывается
Если предоставили размытые фотографии чеков, сканы с разрывами или файлы, которые не открываются, — документ считается некорректным.

Налоговые органы при проверке также могут не принять такие доказательства.

Важно: все документы должны быть хорошо читаемыми и содержать обязательные реквизиты — сумма, дата, наименование услуги, поставщик.

Как избежать:

• Делайте фотокопии или сканы документов сразу после получения.
• Храните электронные копии чеков в специальных приложениях.
• Используйте приложения для сканирования чеков с распознаванием данных.
• Приобретите для офиса специальную термостойкую бумагу для хранения чеков.

Проводки:

• Если сумма не подтверждена — учитывается как доход сотрудника:
• Дт 70 Кт 68 — НДФЛ
• Дт 70 Кт 69 — страховые

Ошибка № 3. Сумма расходов превышает лимит

Например, отель стоит дороже утвержденной суммы.

Компания может установить лимиты на проживание, транспорт, питание. Если расходы превышают лимит, бухгалтер обязан:

• Попросить служебную записку с обоснованием превышения.
• Получить решение от руководителя о возможности возмещения.

Если лимит не согласован: превышение считается доходом сотрудника и облагается налогами.

Как избежать:

• Ознакомьте сотрудников с лимитами расходов заранее.
• Разработайте тревел-политику с лимитами для каждого типа расходов.
• Внедрите систему предварительного согласования расходов.
• Установите процедуру одобрения сверхлимитных расходов в исключительных случаях.

Ошибка № 4. Авансовый отчет сдали с опозданием

Отчет предоставили позже 3 рабочих дней после возвращения из командировки.

Несмотря на то, что в 2020 году обязательный срок 3 рабочих дня был отменён (письмо Минфина от 13.01.2021 № 07−01−10/109), пункт 26 Положения о командировках (Постановление № 749) по-прежнему указывает на 3 дня.

Если сотрудник сдает отчет с опозданием, возможны последствия:

• дисциплинарная ответственность (ст. 192 ТК РФ),
• отказ в возмещении средств,
• проблемы с учетом и налогообложением расходов.

Как избежать:

• Внедрите систему напоминаний для сотрудников о сроках сдачи отчета.
• Закрепите сроки сдачи в локальных нормативных актах организации.
• Введите дисциплинарную ответственность за нарушение сроков.

Ошибка № 5. Отсутствуют документы на часть расходов

Например, нет чека за такси или проживание.

Как избежать:

• Инструктируйте сотрудников заранее
• Разрешите использовать электронные чеки
• При потере — оформляйте служебную записку и акт

Чем грозит: такие расходы не примут в налоговом учете, сумма облагается НДФЛ.