Командированные сотрудники должны сдать авансовые отчеты по расходам, чтобы бухгалтер мог принять их к учету. В статье рассказываем, как заполнить отчет с первого раза и не допустить ошибок. А также даем наглядный образец заполнения.
Авансовый отчет по командировке:
как заполнить
и когда сдавать
#важно
Главный бухгалтер Smartway
Ирина Титова
Бухгалтер-эксперт c 18-летним опытом. Имеет аттестаты президентского совета Института профессиональных бухгалтеров и аудиторов и Международной федерации бухгалтеров
Что такое авансовый отчет
Авансовый отчет — это обязательный документ, который заполняет командированный сотрудник и отдает его в бухгалтерию. В авансовом отчете указывается, сколько денег выделили на командировку подотчетному лицу и сколько он потратил.
Компании и ИП могут разработать самостоятельно форму авансового отчета и утвердить её в учетной политике. Главное, чтобы в ней были все обязательные реквизиты первичного документа:
Авансовый отчет можно составлять на бумаге или в электронном виде. Но если в компании долгое согласование и множество командировок — работать с бумажными отчетами неудобно. В сервисе Smartway авансовый отчет по командировке можно создать и заполнить за 5 минут, а потом по ЭДО отправить в бухгалтерию и на утверждение руководителю. Никакой бумажной волокиты, долгих согласований и ошибок при заполнении.
Компании и ИП могут разработать самостоятельно форму авансового отчета и утвердить её в учетной политике. Главное, чтобы в ней были все обязательные реквизиты первичного документа:
- наименование и дата составления;
- наименование компании или ФИО ИП;
- содержание операций и суммы;
- ФИО и должности ответственных лиц, а также их подписи.
Авансовый отчет можно составлять на бумаге или в электронном виде. Но если в компании долгое согласование и множество командировок — работать с бумажными отчетами неудобно. В сервисе Smartway авансовый отчет по командировке можно создать и заполнить за 5 минут, а потом по ЭДО отправить в бухгалтерию и на утверждение руководителю. Никакой бумажной волокиты, долгих согласований и ошибок при заполнении.
Читайте также: Командировочные расходы в 2024 году с примерами расчёта.
Кто заполняет авансовый отчет
По приезде из служебной командировки напомните сотруднику, что надо заполнить и сдать авансовый отчет, а именно его обратную форму или поля в разработанной форме, в которых отражаются данные о расходах. Проверьте, чтобы сотрудник приложил к отчету подтверждающие документы: чеки, товарные накладные, билеты на поезд или самолет и прочее. После этого примите заполненный отчет.
Обратите внимание: в некоторых компаниях авансовые отчеты заполняет сам бухгалтер по документам, представленным от подотчетника. В таком случае отчет будет заполнен правильно с первого раза, так как сотрудники часто допускают ошибки и приходится разъяснять им, как заполнять каждую строку или графу. Если в вашей компании авансовый отчет заполняет бухгалтер, — не забудьте получить подпись командированного на обратной стороне.
После этого бухгалтер заполняет всю остальную информацию, включая данные о сотруднике, назначение аванса, сумму выданную и потраченную, а также остаток или перерасход.
Полностью заполненный и проверенный авансовый отчет передают руководителю компании на утверждение.
Полностью заполненный и проверенный авансовый отчет передают руководителю компании на утверждение.
Срок сдачи авансового отчета
Сотрудник должен сдать отчет в течение 3 рабочих дней после командировки (п. 26 Положения, утвержденного Постановлением Правительства от 13.10.2008 №74). Если по возвращению командированный по уважительным причинам не появляется на работе, сдать отчет необходимо в течение 3 дней после выхода на работу.
Уважительными причинами в этом случае могут быть:
Уважительными причинами в этом случае могут быть:
- болезнь сотрудника или его детей с оформлением листка нетрудоспособности;
- ежегодный отпуск;
- отпуск за свой счет по уважительным причинам и с согласования руководителя и другие.
Как заполнить авансовый отчет после командировки: пошаговая инструкция
Авансовый отчет составляется в одном экземпляре. Сначала его заполняет сотрудник или бухгалтер, если хочет сэкономить свое время и минимизировать ошибки. На обратной стороне укажите информацию о расходных документах:
- графа 2 — дата;
- графа 3 — номер;
- графа 4 — название документа, например, ж/д билет или посадочный талон;
- графа 5 или 6 — сумма расхода в рублях или в валюте при заграничных командировках соответственно.
После этого бухгалтер проверяет все суммы от подотчетного сотрудника и заполняет:
- Шапку отчета: наименование компании или ФИО предпринимателя, ОКПО, дату и номер отчета.
- Данные сотрудника, который был в командировке: ФИО подотчетника, табельный номер, должность и структурное подразделение.
- Назначение аванса — командировка. Можно указать причину командировки, например, для ремонт техники в обособленном подразделении компании.
- Табличную часть по авансам сотруднику: информацию о предыдущих авансах, выданную и израсходованную суммы, а также размер остатка или перерасхода.
- Табличную часть с бухгалтерскими проводками: дебет, кредит и суммы.
- Количество приложений — расходных документов, которые были приложены к отчету.
Также бухгалтер заполняет сумму расходов, принятую к учету в графе 7 на обратной стороне. При заграничной командировке — графы 7 и 8, а также общую сумму.
Потом бухгалтер указывает информацию по израсходованной сумме в шапке авансового отчета, а также в нижней части документа. Если есть остаток, который возвращен в кассу, эта информация также отражается в отчете.
После этого отчет передают директору на подпись
Не все сотрудники могут заполнить авансовый отчет правильно с первого раза — бухгалтеру приходится вылавливать подотчетника по несколько раз в день или самостоятельно заполнять отчет. Избавиться от ошибок при заполнении поможет сервис Smartway. Авансовый отчет будет правильно заполнен с первого раза и быстро пройдет все этапы согласования.
Начните экономить на командировках уже сегодня
Оставьте заявку