Smartway, сервис организации командировок Смартвэй

стандарт управления командировками

Логотип Smartway, сервиса организации командировок

Отпуск и командировка: как совместить и правильно оформить

В этой статье мы подробно разберем все возможные случаи командировок во время отпуска, правила оформления и расчетов, а также дадим образцы необходимых документов.

Ещё об организации командировок

Ирина Титова

Главный бухгалтер Smartway

Оглавление

развернуть

Как оформить командировку во время отпуска
Необходимые документы
Оформление переноса отпуска в связи с командировкой
Образец приказа о переносе отпуска
Как оформить прерывание отпуска в «1С: ЗУП»
Расчет среднего заработка: отпуск и командировка
Общие принципы расчета
Специфика для отпускных
Специфика для командировочных
Ключевые изменения с 01.09.2025
Оплата проезда: из командировки в отпуск и обратно
Командировка сразу после отпуска
Порядок оформления
Риски для работодателя
Рекомендации бухгалтеру

Можно ли отправить сотрудника в командировку во время отпуска? Да, но только с его письменного согласия (ст. 125 ТК РФ). Если сотрудник согласен, необходимо правильно оформить документы, скорректировать даты отпуска и рассчитать выплаты. Рассказываем, как это сделать в разных ситуациях: командировка во время отпуска, отпуск после командировки и отпуск в месте командировки.

Как оформить командировку во время отпуска

Командировка — служебная поездка для выполнения рабочих задач по поручению работодателя (ст. 166 ТК РФ).

Отпуск — ежегодный оплачиваемый период отдыха (ст. 122 ТК РФ).

Отозвать сотрудника из отпуска можно только при наличии его письменного согласия.

Важно: нельзя отозвать из отпуска несовершеннолетних, беременных женщин и сотрудников, которые работают во вредных или опасных условиях труда.

Необходимые документы

Письменное согласие сотрудника на прерывание отпуска.
Приказ о прекращении отпуска и переносе оставшихся дней (форма Т-6).
Приказ о направлении в командировку (форма Т-9 или Т-9а).

Пример: Сотрудник в отпуске с 1 по 14 августа. 5 августа возникает необходимость отправить его в командировку. Работодатель получает письменное согласие сотрудника, издает приказ о досрочном завершении отпуска и переносит оставшиеся дни.

Образец согласия сотрудника на прерывание отпуска скачать

Порядок оформления переноса отпуска в связи с командировкой

Если сотрудник прервал отпуск для командировки, оставшиеся дни нужно перенести на другое время с учетом графика отпусков и пожеланий сотрудника. Перенести можно на любые даты, даже на следующий год. При этом работодатель обязан дать отпуск не позже, чем до конца «следующего» рабочего года, если отпуск переносится.

Когда возможна денежная компенсация: только для дней сверх минимальных 28 календарных за год, если отпуск предоставляется длиннее, либо для дополнительных отпусков. Например если в компании отпуск:

31 день,
35 дней,
есть дополнительные оплачиваемые дни.

Тогда за дни сверх 28 можно получить деньги по заявлению.
Также, если сотрудник увольняется, он должен получить компенсацию за все неиспользованные дни, даже если это часть обычного отпуска.

Алгоритм действий:

Заручиться письменным согласием работника на досрочное прекращение отпуска.
Издать приказ о переносе отпуска, указать новые даты.
Внести изменения в график отпусков и программу «1С: ЗУП».

Образец приказа о переносе отпуска

Приказ № ___
О переносе отпуска

г. Москва«___» ________ 2025 г.

В связи с производственной необходимостью и полученным в установленном порядке согласием Иванова И.И. о досрочном прекращении ежегодного оплачиваемого отпуска для направления в командировку

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Прекратить досрочно ежегодный оплачиваемый отпуск Иванова И.И. с «___» ________ 2025 г.
2. Перенести оставшиеся ___ дней ежегодного отдыха на период с «___» ________ 2025 г. по «___» ________ 2025 г.
3. Бухгалтерии произвести перерасчет отпускных за неиспользованные дни отпуска.

Генеральный директор _____________ /Ф.И.О./
С приказом ознакомлен: _____________ /Иванов И.И./

Как оформить прерывание отпуска в «1С: ЗУП»

Откройте документ «Отпуск» в программе.
Выберите опцию «Исправить» и укажите новые даты отпуска.
Проведите перерасчет отпускных.
Создайте новый документ с актуальными датами отпуска.

Расчет среднего заработка: отпуск и командировка

Средний заработок для отпускных и командировочных рассчитывается по схожим правилам, но с некоторыми различиями. Согласно постановлению Правительства РФ №922, в расчет включаются все виды дохода за 12 предшествующих месяцев, кроме:

выплат по больничным листам;
отпускных за прошлые периоды;
выплат за предыдущие командировки.

С сентября 2025 года вступает в силу новое постановление Правительства Р Ф № 540, которое сохраняет основные принципы расчета, но вносит уточнения.

Общие принципы расчета

Расчетный период: 1 год перед датой ухода в отпуск/командировку.
Не учитываются: больничные, простои, периоды участия в забастовках, дни ухода за ребенком-инвалидом.
Формула среднего дневного заработка: СДЗ = (Зарплата за 12 месяцев) / (12×20,5), где 20,5 — среднемесячное число рабочих дней.

Специфика для отпускных

Отпускные = СДЗ x количество дней отпуска.
Учитываются все виды оплаты труда: оклад, премии, надбавки, денежные поощрения.
Среднемесячный заработок не может быть ниже МРОТ при полной отработке нормы.

Специфика для командировочных

Командировочные = СДЗ x дни командировки + суточные + компенсация проезда/проживания.
Дни командировки, включая выходные, не исключаются из расчетного периода, а оплата за работу в такие дни включается в базу расчёта.

Ключевые изменения с 01.09.2025

1. Новые правила для выходных пособий:

При увольнении: пособие = СДЗ x 20,5.
При суммированном учете рабочего времени: пособие = среднечасовой заработок x среднее число рабочих часов в месяце.

2. В расчет включены денежные поощрения, ранее они не упоминались.

Пример расчета

Сотрудник с окладом 60 000 руб./мес. был в отпуске 7 дней из 14. Его отозвали в командировку на 5 дней.

Отпускные за 7 дней: 20 487 руб. (рассчитаны по среднему заработку)
За дни командировки начисляют:

средний заработок за 5 дней — 14 634 руб;
суточные (1 000 руб./день) — 5 000 руб;
компенсация расходов (билеты, проживание) — 15 000 руб.

Итого за командировку: 34 634 руб. Ранее выплаченные отпускные за неиспользованные 7 дней (20 487 руб.) сотрудник возвращает.

Необходимо выплатить: 34 634 — 20 487 = 14 147 руб, а оставшиеся дни отпуска перенести.

Оплата проезда: из командировки в отпуск и обратно

Работодатель оплачивает проезд в следующих случаях:

Если сотрудника отозвали из места отпуска и отправили в место командировки.
Если после командировки сотрудник возвращается к постоянному месту работы.

Сотрудник оплачивает проезд самостоятельно, если после командировки решает продлить отпуск в другом городе.

Пример: Сотрудник в отпуске в Сочи, его отзывают в командировку в Екатеринбург. Работодатель оплачивает билеты Сочи — Екатеринбург и Екатеринбург — Москва (место работы). Если после командировки сотрудник решает вернуться в Сочи для продолжения отпуска, билет Екатеринбург — Сочи он оплачивает сам.

Командировка сразу после отпуска

Входит ли командировка в расчеты к отпуску? Если она начинается в первый рабочий день после отпуска, оформлять ее нужно заранее, до начала отпуска.

Например, сотрудник в отпуске с 1 по 14 июля, а 15 июля начинается командировка. Работодатель оформляет документы до 1 июля, а выплаты (отпускные и командировочные) производит за 3 дня до начала соответствующих периодов.

Порядок оформления

Шаг 1. Получить согласие сотрудника

Письменное согласие в произвольной форме или на форме Т-9/Т-9а с подписью сотрудника.
Если командировка начинается в последний день отпуска, оформите приказ о прекращении отпуска досрочно (ст. 125 ТК РФ) с компенсацией неиспользованных дней.

Шаг 2. Издать приказ о командировке
Требования к приказу (п. 5 Постановления Правительства Р Ф от 24.04.2025 № 540):

Четкие даты и место командировки
Основание (служебная записка руководителя)
Указание: «Направление в командировку с первого рабочего дня после отпуска»

Важно! Не указывайте дату начала командировки в период отпуска — это нарушение ст. 114 ТК РФ.

Шаг 3: Рассчитать и выплатить компенсации
Выплатите командировочные до начала командировки.

Шаг 4: Учесть особенности рабочего времени

Дни командировки = рабочие дни (ст. 167 ТК РФ).
Отпуск не продлевается.
При выезде в ночь после отпуска:

— Оплата за ночной выезд: минимум +20% к окладу (ст. 154 ТК РФ).
— Предоставление времени на отдых (рекомендуется 12 часов до начала работы).

Риски для работодателя

Направление в командировку без согласия сотрудника → штраф до 100 000 ₽ (ст. 5.27 КоАП РФ).
Неправильный расчет суточных → доначисление НДФЛ + пени (ст. 123 НК РФ).
Нарушение права на отдых: не перенести остаток отпуска или не предоставить возможность завершить его → иск о компенсации морального вреда (ст. 237 ТК РФ).

Отпуск в месте командировки

Сотрудник может остаться в месте командировки для отпуска, но в этом случае:

Работодатель оплачивает проживание и проезд только до даты окончания командировки.
Все расходы после окончания командировки (проживание, обратный билет) сотрудник оплачивает сам.

Порядок оформления отпуска в месте командировки

Сотрудник подает заявление на отпуск с указанием дат.
Работодатель издает приказ об отпуске (форма Т-6).
В «1С: ЗУП» вносятся данные об отпуске и командировке.

Прерывание командировки для отпуска

Если сотрудник хочет уйти в отпуск в период длительной командировки (например, более месяца):

Издайте приказ о прерывании командировки.
Получите письменное заявление сотрудника с указанием причин и дат отпуска.
Верните авансы за неотработанные дни командировки.
Оформите отпуск по стандартной процедуре.

Образец приказа о прерывании командировки

Приказ № ___
О прерывании командировки

г. Москва"___" ________ 2025 г.

В связи с заявлением сотрудника Иванова И. И. о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Прервать командировку Иванова И. И. с «___» ________ 2025 г.
2. Предоставить Иванову И. И. ежегодный оплачиваемый отпуск с «___» ________ 2025 г. по «___» ________ 2025 г.
3. Бухгалтерии произвести перерасчет командировочных выплат.

Генеральный директор _____________ /Ф.И.О./
С приказом ознакомлен: _____________ /Иванов И.И./

Резюмируем: как избежать ошибок при совмещении отпуска и командировки

Планируйте командировки и отпуска заранее, чтобы избежать их пересечения.
Фиксируйте все изменения в письменной форме: отзыв из отпуска, перенос дат, прерывание командировки.
Проводите выплаты (отпускные и командировочные) заблаговременно — за 3 дня до начала соответствующих периодов.