Командировка во время отпуска: что делать, если они запланированы на одни даты

Разберем, что делать, если командировка совпадает с отпуском и какие законодательные нормы регулируют эти ситуации.

Сотрудник не может уехать в командировку во время отпуска. Если даты совпали, работодатель может предложить сотруднику прервать отпуск для деловой поездки. Отозвать сотрудника из отпуска возможно только получив его согласие (ст. 125 ТК РФ).

Отозвать из отпуска даже при наличии согласия нельзя:

• несовершеннолетних,
• беременных,
• работающих на вредных производствах.

Если сотрудник согласен на командировку во время отпуска, работодателю нужно зафиксировать это в документах:

1. Получить письменное согласие сотрудника на приостановку отдыха для деловой поездки.
2. Оформить Приказ о переносе оставшихся дней отпуска.
3. Внести изменения дат в документах о командировке и в «1С:ЗУП».

После этого командировку оформляют по стандартной схеме. Что необходимо сделать:

1. Создать заявку на командировку, в которой нужно указать личные данные, цели и задачи поездки.
2. Отправить заявку на согласование.
3. Составить Приказ о направлении в командировку по унифицированной форме Т-9 или Т-9а из Постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
4. Рассчитать бюджет и согласовать расходы на командировку с руководителем сотрудника.
5. Забронировать билеты и проживание.

Перед отпуском и перед командировкой сотрудник получает оплату исходя из среднего заработка. Однако у этих выплат разный расчет:

• Отпуск — оплачивается только по среднему заработку без дополнительных выплат.
• Командировка — включает не только средний заработок, но и суточные, а также компенсацию расходов.

Отпускные и командировочные считаются по схожим принципам, но друг на друга не влияют:

— В расчет включаются все доходы сотрудника, за исключением выплат по больничному, отпускных за прошлые периоды.
— Выплаты за предыдущие командировки также не учитываются.

Представим ситуацию, в которой сотрудник был в отпуске 7 дней из 14 запланированных. За три дня до начала отдыха он получил отпускные. Руководитель попросил его прервать отпуск для срочной командировки, сотрудник согласился и отправился в деловую поездку.

Сумму ранее полученных отпускных за оставшиеся 7 дней отпуска необходимо будет вернуть компании. Сотрудник не может запрашивать денежную компенсацию за остаток отпуска.

Для командировки сотруднику должны выплатить:

• Средний заработок,
• Суточные,
• Командировочные компенсации.

Если сотрудник возвращается в отпуск сразу после завершения командировки, ему необходимо выплатить отпускные за три дня до начала отпуска.

→ Оплачивает компания:

• Если руководитель отозвал сотрудника из отпуска для деловой поездки. Например, сотрудник находился в отпуске в Шанхае, а работодатель направил его в командировку в Новосибирск.
• Если после окончания деловой поездки сотрудник возвращается в Москву и выходит на работу.

→ Оплачивает сотрудник:
Если он решил продлить отпуск. Например, после командировки в Новосибирске сотрудник хочет вернуться не в Москву к месту работы, а обратно в Шанхай или в другой город.

Неиспользованные дни можно перенести на любые удобные сотруднику даты, в том числе на следующий год.
Как оформить перенос в «1С:ЗУП»:

1. Открыть документ отпуска, выбрать опцию «Исправить» и указать новые даты.
2. Провести перерасчет отпускных.
3. Создать новый документ с актуальными датами отпуска.

Важно: дополнительный отпуск за командировки не предоставляется.

Чтобы отправить сотрудника в командировку сразу после отпуска, поездку нужно оформить заранее — еще до начала отпуска, следуя стандартным правилам.
В этом случае необходимо провести все необходимые выплаты заранее, как отпускные, так и командировочные. Суммы за командировку и отпуск выплачивают отдельно.

Если сотрудник отправляется в командировку из места, в котором проходит отпуск, расходы на дорогу берет на себя работодатель.

Для выхода в отпуск сразу после окончания деловой поездки необходимо также заранее оформить все необходимые документы. Проезд из командировки в отпуск работодатель не оплачивает. А также туристический налог оплачивается только до дня окончания командировки.

Если сотрудник остается на отпуск в месте командировки

• Он сам оплачивает проживание, обратный билет и личные расходы.
• Необходимые документы и расчет выплат нужно оформить заранее.

Можно ли уйти в отпуск в командировке
Законодательство не устанавливает минимальный и максимальный срок командировки, при котором сотрудник может взять отпуск. Часто отпуск во время командировки оформляют, если поездка длится более месяца.

Чтобы уйти в отпуск в командировке, нужно:

1. Издать Приказ о прерывании командировки.
2. Сотрудник в письменном виде должен описать причины прерывания командировки, а также указать даты продолжения деловой поездки.
3. Полученные авансы за неотработанные дни необходимо вернуть работодателю.
4. Оформляется отпуск стандартным образом.

Итог
Для удобства в учете, оформлении документов и выплатах избегайте пересечений отпуска и командировок. Если все же приходится отправлять сотрудников в деловые поездки во время отдыха, следуйте правилам, которые помогут избежать проблем и ошибок:

• Планируйте деловые поездки заранее, если это возможно: сотруднику будет проще заполнять график отпусков, а работодателю не придется тратить время на отзыв и переоформление документов.
• Оформляйте документы заблаговременно: если отпуск и командировка следуют друг за другом, важно согласовать и провести все выплаты заранее.
• Фиксируйте все изменения в письменном виде: если планы меняются, даты отпуска переносятся или сотрудник принимает решение не выезжать в командировку в отпуск. Это позволит избежать трудовых споров и неприятных ситуаций.