Как оформить командировку руководителю

В статье рассмотрим, как оформить командировку директора, чтобы избежать нарушений.

Мария Федотова, юрист общей судебной практики. Председатель комитета по адвокатской деятельности редсовета RBG при поддержке ТПП РФ.

Мария Федотова

Трудовой кодекс определяет командировку как служебную поездку. Сотрудник едет выполнять поручение компании, с которой состоит в трудовых отношениях.

Если директор работает по трудовому договору, он такой же наемный сотрудник, как и другие. Для оформления командировки нужен стандартный пакет документов: служебная записка, Приказ о направлении в командировку, расходный кассовый ордер. Согласно письму Федеральной службы по труду и занятости, директор сам издает приказы и подписывает документы о командировке на свое имя.

Согласно Постановлению Правительства от 29.12.2014 № 1595, с 2014 года командировочное удостоверение и служебное задание не являются обязательными документами, чтобы подтвердить расходы компании. Но многие организации оформляют командировки по старым правилам, потому что они уже прописаны в локальных документах компании.

Директор едет в командировку: какие документы оформлять

Некоторые документы нужно подготовить еще до поездки, другие сотрудник предоставляет после командировки для авансового отчета.

Что нужно оформить до поездки

Приказ о направлении в командировку

Обязательный документ, его издают по форме Т-9 или Т-9а. В приказе обязательно указывают цель командировки. Она служит основанием для учета расходов на командировку и влияет на формирование налоговой базы.

Подробнее о том, как его оформлять, рассказали в статье «Как оформить приказ на командировку». А правильно сформулировать цель командировки поможет статья «План и цели служебной командировки».

Приказ о замещении директора на время командировки

Этот документ нужен только для оформления служебной поездки директора. Компания продолжает работу, поэтому генеральный директор передает полномочия доверенному лицу. Врио — временно исполняющим обязанности директора — чаще всего назначают его заместителя, соучредителя, главного бухгалтера, руководителя отдела. Приказ составляют в произвольной форме, генеральный директор ставит печать и подписывает документ.

Что указать в Приказе:

ФИО временно исполняющего обязанности директора;
полномочия, которые передают, например: представлять компанию в официальных инстанциях, совершать сделки, подписывать Приказы, выдавать доверенности;
дату подписания и срок действия.

Если сотрудник до этого не исполнял обязанности директора, нужно получить его согласие и оформить дополнительное соглашение к трудовому договору.

Важно, что Приказ о замещении директора не передает все полномочия замещающему сотруднику, а только предоставляет права и возлагает обязанности руководителя согласно ТК РФ.

Чтобы заключать сделки от имени компании, нужно оформить доверенность на такие полномочия.

В доверенности нужно указать:

наименование документа — соответственно, доверенность;
дату выдачи — без даты выдачи доверенность недействительна в силу закона;
данные доверителя — то есть директора;
данные поверенного — того, кто его заменяет;
срок полномочий — если срок полномочий не указали, доверенность считается выданной на один год;
суть полномочий — какие именно действия может выполнять замещающий сотрудник;
подпись руководителя;
печать организации.

Расходный кассовый ордер

По этому документу выдают наличные для расходов в служебной поездке. Его оформляют по унифицированной форме КО-2, а подписывают главный бухгалтер и кассир.

→ Скачать образец расходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер заполняют по унифицированной форме КО-2

Служебное задание

До 2014 года этот документ был письменным обоснованием командировочных расходов. После 2014 года правила изменились: теперь расходы подтверждают Приказ, служебная записка и документы, которые доказывают фактические расходы (аренду жилья, транспортные расходы).

О служебном задании подробно рассказали в статье «Как заполнить служебное задание».

→ Скачать образец служебного задания на командировку генерального директора

Служебное задание — необязательный документ, оформлять его или нет — зависит от компании

Командировочное удостоверение

Документ подтверждает, что сотрудник был в служебной поездке, и определяет ее продолжительность. Компания может использовать командировочное удостоверение, если это прописано в локальных нормативных актах, — документ исключили из перечня обязательных.

Командировочное удостоверение составляют по унифицированной форме Т-10 на основании Приказа о направлении в командировку. О том, как правильно его оформлять, рассказали в статье «Как заполнить командировочное удостоверение».

→ Скачать образец командировочного удостоверения

Командировочное удостоверение оформляют по унифицированной форме Т-10

Что нужно оформить до поездки

Когда сотрудник возвращается из служебной поездки, он вместе с бухгалтером составляет авансовый отчет по форме АО-1. Если в служебную поездку ездил директор, он составляет отчет и утверждает его, а главный бухгалтер согласовывает документ.

→ Скачать шаблон авансового отчета

Авансовый отчет заполняют по унифицированной форме АО-1

Подтверждение проживания в гостинице

Подойдут обычные закрывающие документы от гостиницы, по которым можно понять, кто и когда жил в отеле. Например, договор, акт оказания услуг, кассовый чек или бланк строгой отчетности.

Так должен выглядеть акт от отеля, который соответствует всем требованиям налоговой

Билеты

По ТК РФ даты служебной поездки определяют по билетам на транспорт до места назначения и обратно. Посадочный талон на самолет или билет на поезд надо сохранять, чтобы подтвердить транспортные расходы.

Такси

Согласно письму Минфина РФ, организация может отнести расходы на проезд в такси к прочим расходам в командировке, только если поездку обосновали и оформили документально. Хотя водитель такси обязан предоставить пассажиру кассовый чек или квитанцию, в России таксисты не выдают чеков. Без документального подтверждения расходы обосновать сложно.

Заказывать такси и безопасно подтверждать расходы можно через Smartway. В сервисе для организации командировок есть интеграция с «Яндекс Go». Сотрудник, как обычно, заказывает такси в приложении, но оплачивает услугу с корпоративного счета. Компания получает закрывающие документы за такие поездки автоматически.

В Smartway можно оформить корпоративное такси и контролировать транспортные расходы.

Непредвиденные расходы

Если в командировке пришлось задержаться в гостинице или изменить рейс, такие расходы относят к непредвиденным. Чтобы учесть их в авансовом отчете, надо приложить чеки.

Командировка генерального директора — учредителя

Если руководитель организации — внештатный учредитель, а не наемный сотрудник, он не работает по трудовому договору. Тогда командировку можно официально оформить тремя способами:

1. Заключить срочный трудовой договор
Учредителя можно принять на работу по срочному трудовому договору с минимальным окладом, но не ниже минимального размера оплаты труда — МРОТ. Чтобы оформить поездку правильно, в договоре надо прописать обязанности, связанные с командировкой.

2. Заключить договор гражданско-правового характера — ГПХ
В договоре ГПХ важно четко указать задачи, которые должен выполнить учредитель, и ожидаемые результаты. Такой сотрудник не работает в штате, поэтому и деловая поездка по ГПХ — это не классическая командировка. Детали служебных поездок можно прописать в договоре и таким образом возместить любые расходы исполнителя в командировке: бронирование жилья и билетов, страховку, комиссионные сборы. Для каждой служебной поездки нужно заключать отдельный договор ГПХ.

3. Отправить без договора
Если цель поездки — сделка, которая требует личного присутствия учредителя, его можно отправить в поездку без оформления договора. В этом случае налоговые органы не поставят под сомнение обоснованность затрат на поездку. Это может быть крупная сделка или сделка, прописанная в уставе компании.

Цель поездки в командировку: примеры для директора

Цель служебной поездки указывают в каждом документе: служебном задании, Приказе о направлении в командировку, командировочном удостоверении. Поэтому ее важно правильно сформулировать. Цель командировки директора должна соответствовать деятельности компании и отвечать на два вопроса налогового инспектора:

Зачем нужна командировка, какой результат она принесет?
Почему поехал именно этот человек?

Коротко приведем примеры удачных и неудачных формулировок:

Error get alias

Вопросы и ответы о командировке директора

Оплачивается ли командировка директора на личном автомобиле?

По ст. 118 ТК РФ можно использовать личный автомобиль в служебных целях по предварительному согласованию с работодателем.

Сотруднику возмещают расходы на бензин и износ транспорта. Сумму компенсации за использование личного авто согласуют заранее. Расходы на топливо подтверждают чеками.
Нужно ли выплачивать суточные директору в командировке?

Суточные положены всем сотрудникам вне зависимости от должности. По ст. 217 НК РФ максимальный размер суточных, который не облагается НДФЛ, — до 700 ₽ за каждый день поездки по России и до 2500 ₽ — в другой стране. Размер суточных не ограничен, но суммы вышеуказанных лимитов облагаются НДФЛ.

Директор-учредитель не работает в штате, поэтому на него не действует Трудовой кодекс РФ. Суточные ему не выплачивают. В срочном трудовом договоре или договоре ГПХ можно прописать, какие расходы ему компенсируют.

Кто возмещает расходы на командировку директора за границу?

Кроме стандартного пакета документов, для заграничной командировки нужен загранпаспорт, виза, медицинская страховка. В авансовом отчете учитывают все расходы, связанные с оформлением необходимых документов, — компания возмещает их командированному. Расходы на проживание, питание и транспорт надо конвертировать в рубли, а не указывать в зарубежной валюте.

Главное про командировку руководителя организации

Основные моменты об организации деловых поездок руководителя:

Если директор работает по трудовому договору, он едет в командировку, как обычный наемный сотрудник.
Директор сам подписывает документы для командировки.
На время поездки руководитель должен передать полномочия другому сотруднику.
Чтобы отправить в командировку генерального директора — учредителя, нужно заключить с ним договор ГПХ или срочный трудовой договор.

Онлайн-сервис Smartway помогает оформить служебную поездку директора и любого другого сотрудника за 10 минут. А чтобы нужные документы всегда были под рукой, эксперты бизнес-тревел собрали актуальные шаблоны в одной папке. Скачивайте бесплатно, чтобы тратить меньше времени на отчетность по деловым поездкам:

Бесплатно покажем сервис и ответим на вопросы

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и принимаете условия политики обработки персональных данных.

#knowhow