Командировка руководителя: как правильно оформить

Пошаговый алгоритм — как отправить руководителя в командировку, учитывая все юридические нюансы:

1. Получите письменное согласие директора, если он относится к «льготным» категориям.
2. Определите цель поездки. Четко сформулируйте задачу, например: «Переговоры с контрагентами в Москве», «Участие в отраслевой конференции».
3. Издайте приказ о командировке. Директор подписывает приказ сам, если устав не требует иного. Образец включает:

• ФИО и должность,
• даты поездки,
• место назначения,
• источник финансирования.

4. Оформите замещение на время командировки. Подпишите приказ о временной передаче полномочий заместителю или иному сотруднику заранее.
5. Подготовьте документы:

• служебная записка, если требуется по внутренним регламентам,
• командировочное удостоверение,
• программа поездки с контактами.

6. Рассчитайте выплаты. Аванс включает:

• суточные по нормативам 2025 года,
• транспортные расходы,
• оплату жилья.

7. Подтвердите расходы. Соберите билеты, чеки, акты проживания после поездки.
Для поездок на личном автомобиле оформите распоряжение с указанием маршрута и компенсации ГСМ.

Далее подробно разберем каждый этап — с примерами документов и разъяснениями по спорным ситуациям: командировки в выходные, согласование, нюансы оформления деловых поездок генеральных директоров.

Согласно статье 259 ТК РФ, запрещено отправлять в командировку: беременных женщин, сотрудников на больничном и несовершеннолетних, кроме творческих работников.

Требуется письменное согласие:

• родителей детей до 3 лет,
• одиноких опекунов детей до 14 лет,
• сотрудников с детьми-инвалидами,
• инвалидов, если поездка не противоречит ИПРА,
• сотрудников, работающих в выходные дни (ст. 113 ТК РФ).

Пример уведомления:
«ФИО, уведомляем о направлении в командировку с [дата] по [дата]. Разъясняем ваше право отказаться в соответствии со ст. 259 ТК РФ».

ТК РФ требует указания служебного поручения. Согласно ст. 166 ТК РФ, командировка определяется как поездка сотрудника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Цель должна соответствовать двум ключевым критериям:

1. Связана с деятельностью организации (п. 1 ст. 252 НК РФ).
2. В рамках трудовых функций руководителя организации (ст. 60 ТК РФ).

Если цель деловой поездки сформулировали некорректно, расходы могут не принять для налогообложения, а саму командировку — признать необоснованной.

Используйте конкретные формулировки для деловых поездок руководителя:
❌ Неправильно: «Участие в переговорах».
✅ Правильно: «Заключение договора поставки с ООО „Контрагент“ в г. Москва».

Личные поручения, например, «решение семейных вопросов». Или действия, которые не связаны с бизнес-процессами компании — «участие в праздничном мероприятии».

Вывод: цель должна учитывать производственные потребности и отвечать требованиям должности руководителя. Налоговая инспекция вправе запросить документы, которые доказывают обоснованность расходов.

Актуальные требования основаны на трудовом кодексе РФ (ст. 166-161688) и постановлении Правительства Р Ф № 749, а с сентября 2025 года на Положении № 501.

Для оформления Приказа на командировку можно использовать:

• разработанные компанией бланки при наличии обязательных реквизитов;
• унифицированные формы Т-9 (на одного сотрудника) или Т-9а (на список сотрудников).

В приказе прописать обязательные пункты:

• название организации и номер приказа,
• ФИО руководителя, его должность,
• цель поездки,
• место назначения (город, организация),
• даты выезда/возвращения,
• размер аванса на суточные, жилье и прочие расходы.

Согласно письму Федеральной службы по труду и занятости, генеральный директор не позднее 3 дней до отъезда сам издает приказ о своей командировке и указывает цель, если иное не предусмотрено Уставом. Регистрация хранится в журнале 5 лет.

Образец приказа о командировке генерального директора:

Замещение руководителя во время командировки — обязательный этап, который регулируется ст. 60.2 ТК РФ и внутренними документами компании.

Назначьте временно исполняющим обязанности заместителя директора, главного бухгалтера или другое доверенное лицо.

Включите в приказ:

• ФИО врио;
• перечень полномочий, например: подписание договоров, представление в госорганах;
• срок действия.

Приказ должны подписать ответственные минимум за 3 рабочих дня до начала командировки. Без этого документа действия заместителя могут признать нелегитимными.

Для законной командировки руководителя в 2025 году требуется три ключевых документа. Их отсутствие может привести к отказу в возмещении расходов (ст. 168 ТК РФ) или налоговым рискам (ст. 252 НК РФ).

Если того требуют внутренние правила компании, поездку инициируют служебной запиской. Этот документ содержит предложение или обоснование необходимости командировки.

В записке следует указать: цель поездки, предполагаемые сроки, город назначения, ориентировочный бюджет.

Записку подают заранее, чтобы инициировать процесс согласования и планирования.

На основании утвержденной инициативы или напрямую, если регламент не требует предварительной записки, оформляют основной документ — служебное задание. Это уже официальное поручение на выполнение конкретных задач в ходе командировки.

Что нужно указать в служебном задании:

• цель, сроки, бюджет, город назначения,
• расчет экономической эффективности для поездок дороже 100 000 ₽,
• подпись у вышестоящего органа, например, собрания учредителей.

Срок подачи: за 5 рабочих дней до поездки. 

Без записки ФНС может оспорить расходы как необоснованные.

Его составляют, чтобы подтвердить статус командированного (ст. 166 ТК РФ).
Оформите по Приказу Минтруда № 2н, заполните по форме КУ-2025, уточните в тексте: ФИО, должность, маршрут, сроки, печать организации. В конце завизируйте у руководителя отдела кадров.

*С 2015 года оформлять командировочное удостоверение необязательно

В ней подробно описывают задачи командировки — для обоснования расходов и внутреннего контроля.

В программе указывают:

• график встреч (даты, места),
• контакты принимающей стороны (телефон, email организации),
• план мероприятий с указанием участников,
• пометка о связи с рабочими процессами компании.

Рекомендации:

1. Используйте ЭДО для согласования — это ускорит процесс.
2. Храните пакет документов 5 лет (ст. 29 ФЗ № 125).
3. Убедитесь, что в командировочном удостоверении и программе совпадают: даты, города, ФИО контрагентов.

Как рассчитать суточные директору в командировке? В 2025 году суточные не облагаются НДФЛ и взносами, если они не превышают:

• 700 ₽ в день для поездок по России,
• 2 500 ₽ в день для заграничных командировок.

Размер суточных может быть выше, но в этом случае он будет облагаться НДФЛ.

Аванс выдается до отъезда через кассу по расходному ордеру КО-2 или на карту.

Это могут быть: авиа/ж/д билеты, такси до вокзала/аэропорта, аренда авто, если это обосновали производственной необходимостью. А также расходы на личное авто — топливо и амортизация.

Все расходы обязательно нужно подтвердить по итогам поездки, поэтому попросите директора сохранять электронные и бумажные билеты, а при поездке в командировку на личном или служебном авто — чеки с АЗС, путевые листы, билеты с маршрут-квитанцией.

Есть ограничение: расходы на бизнес-класс требуют отдельного обоснования в приказе.

В командировку включаются выходные и дни в пути. Например, при выезде в воскресенье суточные платятся за все дни.

Размер компенсации не должен превышать фактических затрат, которые подтверждают оригиналами документов: договор с гостиницей, кассовый чек, счет-фактура.

Организация вправе установить внутренний лимит, например, не более 5 000 рублей в сутки. Если фактические расходы выше, разница оплачивается руководителем.

После того как посчитаете все расходы, оформите кассовый ордер на наличную оплату. Его оформляют по унифицированной форме КО-2, а подписывают — главный бухгалтер и кассир.

1. Авансовый отчет, форма АО-1. Скачать шаблон авансового отчета
2. Транспортные билеты электронные/бумажные.
3. Чеки за проживание, договор с отелем, акт оказания услуг.

Срок сдачи — 3 рабочих дня после возвращения.

Если руководитель организации — внештатный учредитель, а не наемный сотрудник, он не работает по трудовому договору. Тогда командировку можно официально оформить тремя способами:

1. Заключить срочный трудовой договор
Учредителя можно принять на работу по срочному трудовому договору с минимальным окладом, но не ниже минимального размера оплаты труда — МРОТ. Чтобы оформить поездку правильно, в договоре надо прописать обязанности, связанные с командировкой.

2. Заключить договор гражданско-правового характера — ГПХ
В договоре ГПХ важно четко указать задачи, которые должен выполнить учредитель, и ожидаемые результаты. Такой сотрудник не работает в штате, поэтому и деловая поездка по ГПХ — это не классическая командировка. Детали служебных поездок можно прописать в договоре и таким образом возместить любые расходы исполнителя в командировке: бронирование жилья и билетов, страховку, комиссионные сборы. Для каждой служебной поездки нужно заключать отдельный договор ГПХ.

3. Отправить без договора
Если цель поездки — сделка, которая требует личного присутствия учредителя, его можно отправить в поездку без оформления договора. В этом случае налоговые органы не поставят под сомнение обоснованность затрат на поездку. Это может быть крупная сделка или сделка, прописанная в уставе компании.

• Если директор работает по трудовому договору, он едет в командировку, как обычный наемный сотрудник.
• Директор сам подписывает документы для командировки.
• На время поездки руководитель должен передать полномочия другому сотруднику.
• Чтобы отправить в командировку генерального директора — учредителя, нужно заключить с ним договор ГПХ или срочный трудовой договор.

Грамотное оформление командировки руководителя в 2025 году — это четкое следование алгоритму: согласие (при необходимости) → приказ → замещение → аванс (по лимитам) → подтверждение расходов и отчет.

Учитывайте новые правила (Постановление № 501), используйте рекомендованные документы вместо устаревших (программа поездки вместо командировочного) и всегда собирайте полный пакет подтверждений. Это гарантирует законность поездки и защитит компанию от финансовых и юридических рисков.

Оплачивается ли командировка директора на личном автомобиле?
По ст. 118 ТК РФ можно использовать личный автомобиль в служебных целях по предварительному согласованию с работодателем.
Сотруднику возмещают расходы на бензин и износ транспорта. Сумму компенсации за использование личного авто согласуют заранее. Расходы на топливо подтверждают чеками.

Нужно ли выплачивать суточные директору в командировке?
Суточные положены всем сотрудникам вне зависимости от должности. По ст. 217 НК РФ максимальный размер суточных, который не облагается НДФЛ, — до 700 ₽ за каждый день поездки по России и до 2500 ₽ — в другой стране. Размер суточных не ограничен, но суммы вышеуказанных лимитов облагаются НДФЛ.

Директор-учредитель не работает в штате, поэтому на него не действует Трудовой кодекс РФ. Суточные ему не выплачивают. В срочном трудовом договоре или договоре ГПХ можно прописать, какие расходы ему компенсируют.

Кто возмещает расходы на командировку директора за границу?
Кроме стандартного пакета документов, для заграничной командировки нужен загранпаспорт, виза, медицинская страховка. В авансовом отчете учитывают все расходы, связанные с оформлением необходимых документов, — компания возмещает их командированному. Расходы на проживание, питание и транспорт надо конвертировать в рубли, а не указывать в зарубежной валюте.


Онлайн-сервис Smartway помогает оформить служебную поездку директора и любого другого сотрудника за 10 минут. А чтобы нужные документы всегда были под рукой, эксперты бизнес-тревел собрали актуальные шаблоны в одной папке.

Скачивайте бесплатно, чтобы тратить меньше времени на отчетность по деловым поездкам: