Суточные за границей
в командировке в 2025 году: нормы, как оформить

Рассказываем, как оформить и оплатить суточные для заграничной командировки в 2025 году. Как считать суточные в зарубежной командировке при пересечении границы. Какой размер суточных при загранкомандировках.

Бухучёт командировок

Ирина Титова

Главный бухгалтер Smartway

Поможем бухгалтеру разобраться и без ошибок оформлять зарубежные командировки в 2025 году. Рассказываем, какие документы нужны и как оплачивать суточные для таких поездок по закону.

Оглавление

развернуть

Как оформить командировку за границу
Отчетные документы
Как оплачивать суточные в командировке за границу в 2025 году
Размер суточных при командировках за рубеж
День пересечения границы: как рассчитать суточные
Какие налоги уплачивает работодатель при командировке за границу
Нормы суточных за границей и по России
Отражение командировочных в бухгалтерском учете: проводки

Как оформить командировку за границу

Оформление командировки за рубеж практически не отличается от оформления поездки внутри страны. Отдел кадров издает Приказ о командировке на основании служебной записки. Кроме цели, места и срока поездки, в Приказе прописывают обязанность сотрудника заранее оформить загранпаспорт, медицинскую страховку и прочие документы.

Некоторые страны, например, Индия и Конго, требуют от бизнес-туристов прививки. Если их не сделать, командированного не пустят в эти страны. Проверяйте актуальную информацию на сайте нужного посольства.

Если командировка в страну, при въезде в которую не делают отметку о пересечении границы, сотруднику нужно командировочное удостоверение по форме N°Т-10. В остальных случаях оно не потребуется. Время пребывания в поездке подтвердят отметки пограничной службы в загранпаспорте.
На основании Приказа и локальных документов о командировках (Положение о командировках) бухгалтерия выдает сотруднику аванс.

Отчетные документы

В течение трех рабочих дней после поездки командированный должен отчитаться по расходам перед бухгалтерией. Для этого сотрудник заполняет авансовый отчет. В отчет вносят полученный аванс, расходы — постатейно и остаток. Если у сотрудника после поездки остались деньги, их необходимо вернуть в кассу компании.

Все расходы в заграничных командировках подтверждают документами.
Для документов на иностранном языке делают перевод. Его может выполнить сотрудник компании или бюро переводов (Письмо Минфина РФ № 03‑03‑06/1/202).

Как оплачивать суточные
в командировке за границу в 2025 году

Если сотрудника отправили в деловую поездку за границу, ему должны компенсировать суточные в командировке при проезде по России и по территории другой страны.

Выплата суточных при командировках за рубеж (в том числе стран СНГ) может быть в рублях или иностранной валюте согласно Постановлению Правительства Российской Федерации № 749 и Федеральному закону № 173-ФЗ. Иностранная валюта может быть валютой страны командировки или свободно конвертируемой мировой валютой, которую используют на территории конкретного государства.

Какие расходы включают в оплату зарубежных командировок

проезд любым транспортом: личный или служебный автомобиль,
аренду жилья,
суточные,
загранпаспорт, визы и медстраховку,
консульские и налоговые сборы,
комиссию при обмене валюты,
платежи за право въезда или транзита автомобилей и другие.

Суточные в зарубежных командировках при расчете в валюте учитывают по курсу Центрального Банка России по дате фактического получения дохода (п. 5 ст. 210 НК РФ) — это день, когда утвердили авансовый отчет. Если после поездки нужно вернуть часть неизрасходованного аванса, фиксируется курс либо на дату возврата, либо на дату утверждения отчета — зависит от внутренней политики компании.

Если сотрудник получил аванс в валюте перед поездкой — бухгалтерия при выдаче фиксирует курс ЦБ на эту дату и переводит рублёвый эквивалент. После возвращения при сдаче отчета (чеки, билеты, гостиницы, валютные расходы), все суммы в валюте пересчитываются по курсу ЦБ на дату отчёта. Итоговая компенсация (или возврат неизрасходованного аванса) будет в рублях, и её размер зависит от того, как менялся курс с момента выдачи аванса до момента отчёта.

Размер суточных при командировках за рубеж

Размер суточных и порядок выплаты при загранкомандировках в 2025 году для бюджетных организаций регулируют Положением № 749 и Приложением № 1 Постановления Правительства Р Ф от 26 декабря 2005 г. N 812. Например, суточные в командировке в Беларусь в 2025 году составляют 57 долларов США, суточные в командировке в Казахстан — 55 долларов, а в Китай — 67 долларов.

Страна	Норма суточных
Беларусь	57 долларов США
Казахстан	55 долларов США
Китай	67 долларов США
Турция	Нет установленной общегосударственной «нормы»; ставка определяется локальными актами каждой компании
ОАЭ	Нет установленной общегосударственной «нормы»; ставка определяется локальными актами каждой компании

Для частных компаний порядок и размеры возмещения расходов в командировках определяет работодатель в локальном акте (ст. 168 ТК РФ). Работодатель может дифференцировать размер суточных за границу в зависимости от страны.

Рассчитывать суточные нужно со дня пересечения границы той страны, в которую едет сотрудник:

При отъезде из России
При посещении нескольких государств
По возвращении в Россию

При однодневной командировке за границу суточные выплачивают в размере 50% от той нормы, что установили в компании.

День пересечения границы:
как рассчитать суточные

Дата пересечения границы — день, когда сотрудник прошел паспортный контроль, а не выехал или прибыл в конечный пункт. Для стран СНГ, с которыми заключены соглашения по упрощенному пересечению границы, это дата выезда по билету.

За дни проезда по России рассчитывают суточные по нормам для российских командировок. В таком же размере считают день возвращения в страну. День выезда за границу считают по нормам для зарубежных командировок.

Пример, как рассчитать суточные для заграничной командировки

Представим, что сотрудника отправили на 5 суток в Бельгию. В компании зафиксированы нормы суточных за границей:
→ Бельгия — 60 евро; Россия — 900 рублей.

Сотрудник должен получить аванс: по 60 евро за пять суток в Бельгии и 900 рублей — за день возвращения в Россию.

Курс Центрального Банка в день выдачи был 80 рублей за евро. Бухгалтер оформляет пересчет на дату выдачи средств: 60 евро × 80 руб. × 5 дней = 24 000 рублей. В день подписи авансового отчета бухгалтер делает проводку:

Дт 26 Кт 71 – 24 900 рублей

Какие налоги уплачивает работодатель при командировке за границу

Командировочные считают доходом сотрудника, поэтому на них начисляют налоги, как и на зарплату.

НДФЛ и отчисления в социальные фонды. Закон устанавливает предельный лимит суточных, за который не нужно платить НДФЛ.

Нормы суточных при командировках за границу и по России, освобожденные от уплаты НДФЛ и сборов:

700 ₽

за один день командировки по России
2 500 ₽

за один день командировки по территории иностранных государств

За суммы, которые выше этих норм, налоговая начислит НДФЛ и страховые взносы.
Пример
Сотруднику выплатили суточные за заграничную командировку 5 000 рублей в день:

2 500 рублей → не облагаются НДФЛ и взносами.
2 500 рублей сверх — облагаемый доход. С него удерживают НДФЛ 13 % → 325 рублей.

К страховым взносам относят взносы в ПФР, ФСС ВНиМ, ФФОМС и взнос на травматизм (если применимо). Это взнос на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, который устанавливается Федеральным законом № 125-ФЗ. Тариф зависит зависит от класса профессионального риска (от 1 до 32), который присваивается организации по ее основному ОКВЭД. Ставка тарифа варьируется от 0,2% до 8,5%.

Расчёт страховых взносов с превышения 2 500

Вид взносов и базовые ставки	Формула	Сумма
ПФР (22%)	2 500 × 22%	550 рублей
ФСС ВНиМ (2,9%)	2 500 × 2,9%	72,50 рублей
ФФОМС (5,1%)	2 500 × 5,1%	127,50 рублей
Взнос на травматизм (0,2%)	2 500 × 0,2%	5 рублей

Итого начислено с превышения: 1 080 рублей.

Не нужно уплачивать НДФЛ с сумм командировочных, которые подтверждают соответствующими документами.

Налог на прибыль. Если расходы на командировку подтверждают чеками или билетами, их в полном объеме включают в расходы предприятия (ст. 252 НК РФ). Правило действует и для компаний, которые работают на УСН или АУСН «Доходы минус расходы».

Списание в расходы происходит, когда утвердили авансовый отчет сотрудника.