Что выбрать: проживание в гостинице в командировке с гарантированным сервисом или аренду квартиры ради экономии? Как оформить расходы, чтобы избежать проблем с бухгалтерией и налоговой? Разбираемся, как минимизировать затраты, учесть налоговые требования и обеспечить комфорт сотрудникам.

Аренда жилья в командировке: особенности оформления и оплаты

Содержание

нажмите, чтобы развернуть

Отель или квартира: что выбрать
Какие действуют корпоративные правила при выборе жилья
Можно ли командированному жить в санатории
Бронирование гостиницы в командировке: подводные камни и рекомендации
Чек-лист: как минимизировать риски
Документы для отчётности
Лимиты на проживание в командировке в 2025
Налоги и оплата жилья: как избежать штрафов
Зарубежные командировки: валютные платежи и документы
Типичные ошибки при аренде жилья в командировке и возможные решения
На что обратить внимание при выборе отеля для деловой поездки

Отель или квартира: что выбрать

Выбор зависит от длительности поездки, корпоративных правил компании и бюджета. Отель — более стандартное решение с комфортом и полным пакетом документов для отчетности, но аренда квартиры бывает выгоднее при долгих командировках.

Когда лучше выбрать отель

При коротких командировках (1−5 дней)
Минимум документов: достаточно подтверждения брони и кассового чека.
Гарантированное обслуживание: уборка, питание, охрана.
Минимальные риски отмены бронирования в последний момент или проблем
с заселением.
Средняя стоимость в Москве: 3 000 — 5 000 руб/сутки.

Когда выгоднее аренда квартиры в командировке

Подходящий вариант для длительных деловых поездок (от 7 дней)
Цена ниже: 1 500 — 3 000 руб/сутки.
Возможность самостоятельно готовить — компания сэкономит на компенсации питания в кафе и ресторанах.

Однако выбор частного жилья на короткий срок может стоить дороже отеля из-за дополнительных сборов и комиссий.

Какие риски при аренде квартиры в деловой поездке

В аренде квартиры есть свои риски. Бывает, что арендодатель не предоставляет договор и чек, тогда компания не может корректно подтвердить расходы. Например, из-за внезапного расторжения договора аренды, сотрудник останется без жилья, а расходы не будут компенсированы. Полезно всегда сохранять квитанции об оплате.

Три основных минуса такого проживания в командировке:

Отсутствие документов — без договора и квитанции нельзя подтвердить расходы.
Риск отмены брони — сотрудник может остаться без жилья.
Дополнительные платежи — депозит, уборка, коммунальные услуги.

Совет: перед арендой обязательно уточняйте:

Выдает ли арендодатель чеки и договор.
Возможны ли внезапные отмены брони.
Как регулируются дополнительные платежи.

Какие действуют корпоративные правила при выборе жилья

Чтобы решить, куда именно поселить сотрудника в командировке, можно воспользоваться внутренним регламентом компании или тревел-политиками.

Перед бронированием важно проверить следующие пункты:

Разрешена ли аренда квартиры у физических лиц в командировке.
Многие компании запрещают это из-за сложностей с налоговым учетом.
Требуется ли предварительное согласование с бухгалтерией.
Есть ли утвержденный список партнеров-отелей или сервисов.

Можно ли командированному жить в санатории

Да, можно. Бывает, что сотрудник едет на объект за городом, где нет гостиниц. В таком случае подходит санаторий.

Санатории отличаются от стандартных отелей тем, что включают в стоимость проживания оздоровительные, лечебные, профилактические программы. Но некоторые санатории готовы размещать гостей и без дополнительных услуг.

Есть и другие особенности. Перед бронированием санатория для командировки проверьте эти 3 аспекта:

Многие санатории являются государственными учреждениями и не работают с поставщиками тревел-услуг. Поэтому в онлайн-продаже может не быть номеров — и потребуется время на письменный запрос.
Иногда для заселения сотрудника в санаторий компании нужно заключить дополнительный договор. Из-за этого время на оформление номера может увеличиться.
Многие санатории требуют дополнительные документы: например, медицинские справки. Уточните список до бронирования — у сотрудника может не быть нужных бумаг.

Бронирование гостиницы в командировке: подводные камни и рекомендации

Изменения в бронировании: как избежать неприятностей при заезде

Бывают ситуации, когда изменения в бронировании, сделанные через агрегатор, не доходят до отеля вовремя. В результате сотрудник приезжает, а номер уже занят. Приходится срочно искать альтернативное жильё — зачастую дороже на 20−30%.

Как этого избежать:

Вносить изменения в бронирование минимум за 24 часа до заезда — это увеличивает шанс, что отель успеет обновить данные.
Используйте онлайн-сервисы для организации командировок: у них настроена прямая синхронизация с отелями, есть тревел-поддержка, которая решит вопрос с отелем самостоятельно.
Если бронируете вручную — дополнительно свяжитесь с отелем по телефону, чтобы убедиться, что бронь обновили.

Апгрейд номера: всегда ли бесплатно

Иногда отель предлагает «комплимент» — улучшенный номер, ранний заезд или поздний выезд. Однако такие услуги не всегда бесплатны: бывает, сотрудник соглашается, а при выселении получает счет за апгрейд номера.

Неприятная ситуация может возникнуть, если администратор отеля недостаточно четко объяснит, что услуги платные. Сотрудник может решить, что предложение — комплимент от отеля, а при выезде получит счет на оплату. Чаще всего с такой ситуацией сталкиваются в зарубежных отелях, где между администратором и гостем возникает языковой барьер.

Как избежать недоразумений:

Инструктируйте сотрудников проверять условия предоставления дополнительных услуг при заселении.
Если апгрейд действительно бесплатный, стоит подтвердить условия письменно.
При отсутствии подтверждения — отказаться от услуги.
Если бронирование проходило через сервис для организации командировок,
в случае спорной ситуации можно обратиться в тревел-поддержку.

Процедура выселения из отеля. Почему нельзя уехать и не сообщить об этом администратору

Распространенная ситуация: сотрудник не сдал ключ от номера на ресепшн и выехал, а отель выставил счет за лишние сутки проживания. Почему важно соблюдать формальности:

Многие отели автоматически продлевают бронь, если не вернуть ключ от номера.
Опция «Быстрый выезд» без визита на ресепшен не всегда гарантирует, что отель не продлит бронь еще на сутки.

Чтобы этого избежать, нужно вернуть ключ до расчетного часа, обычно — до 12:00.

Если сотрудник выезжает из отеля рано утром, стоит предупредить отель об этом накануне вечером.

Чек-лист: как минимизировать риски

Перед бронированием
Уточните, отображается ли бронь напрямую в системе отеля (если бронируете через агрегатор). Это поможет избежать ситуации, когда отель не видит заказ.

После внесения изменений в бронь
Подтвердите новые даты и условия проживания через ресепшен — особенно если меняли бронирование накануне.

При заселении
Уточните, платные ли «бонусы»: апгрейд номера, ранний заезд или поздний выезд. Попросите подтверждение на стойке регистрации или в письме.

Перед выездом
Получите чек с отметкой об оплате и закрытии проживания. Если выезд ранний — предупредите отель заранее, чтобы не начислили лишние сутки.

Дополнительные рекомендации:
Сохраняйте все документы, которые подтверждают расходы на проживание в командировке: запросите у отеля официальный счет на компанию — не все отели это делают, но многие идут навстречу по запросу. Это упростит учет расходов на проживание в командировке.

Документы для отчётности: полный чек-лист

Разберем, как отчитываться за гостиницу или квартиру в командировке.

Для отеля

Обязательно нужны три документа от гостиницы для отчетности по командировке.

Счёт на оплату, который должен содержать:

— Реквизиты командировочного и отеля (название, ИНН, юридический адрес).
— Даты проживания.
— Стоимость номера с указанием НДС.

Отсутствие отчета за гостиницу в командировке и счёта-фактуры при оплате отеля лишает бухгалтерию права на возмещение НДС — даже если есть кассовый чек.

Акт оказанных услуг. Подписывается сотрудником и представителем отеля при выселении.

Важно: на акте должна быть печать отеля. Без нее документ недействителен для ФНС.

Кассовый чек или электронный платёжный документ (ККТ, БСО). Для онлайн-оплаты: подтверждение транзакции, например, скриншот из личного кабинета банка с указанием назначения платежа. (абз. 2 п. 26 Правил предоставления гостиничных услуг, утвержденных Постановлением Правительства Р Ф от 18.11.2020 N 1853).

Если оплата завтраков в гостинице в командировке не входит в стоимость номера, нужно отдельно подтвердить эти расходы чеками.

Для аренды квартиры

Понадобится предоставить договор аренды и квитанцию об оплате.
В договоре аренды квартиры в командировке следует указать:

ИНН арендодателя — если это ИП или юрлицо. Если договор заключен с физлицом без ИНН, ФНС может не зачесть расходы.
Цель проживания: можно написать «Для проживания в служебной командировке [ФИО сотрудника]».

К квитанции об оплате нужно добавить счет-фактуру с выделенным НДС, если арендодатель — ИП/юрлицо.
Если арендодатель — физлицо, достаточно квитанции с пометкой «Без НДС».

Проживание в командировке без документов

Если документов нет или недостаточно, сотрудник может предоставить акт с подписями двух свидетелей, например, коллег в командировке. Также можно отправить запрос в гостиницу — проверить, действительно ли сотрудник жил там во время командировки. Для налоговой отчетности эти документы не подойдут.

У такого подхода есть свои риски:

Бухгалтерия может отказать в компенсации, так как акт не подтверждает факт оплаты (п. 1 ст. 217 НК РФ.)
Налоговая вправе не учесть расходы при проверке.
Если проживание в командировке не подтверждено договором аренды
и квитанцией об оплате, расходы могут не пройти.

Например, сотрудник снял квартиру без договора, а факт проживания подтвердили свидетели. Но налоговая не приняла такие доказательства, и компания потеряла 45 000 рублей.

Чек-лист перед сдачей отчёта

Проверьте печати и подписи на всех документах.
Сверьте даты в командировочном удостоверении, если оно используется в компании, договоре и чеках.
Убедитесь, что в договоре аренды есть фраза о служебной командировке.
Для квартиры: сохраните переписку с арендодателем для подтверждения оплаты и условий.

Ещё на всякий случай сфотографируйте все документы сразу при получении — даже если оригиналы потеряются, копии помогут восстановить данные.

Лимиты на проживание в командировке в 2025

Порядок оплаты проживания в служебной командировке зависит от внутренней политики организации. Для коммерческих компаний расходы на проживание включаются в налоговые вычеты в рамках фактически понесенных затрат — при условии, что они документально подтверждены и обоснованы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Законодательно установленные нормы действуют только для отдельных категорий. Так, для бюджетных организаций и военнослужащих предусмотрены ограничения по оплате проживания в командировке за границей, согласно Постановлению Правительства Р Ф от 22.08.2020 № 1267.

В остальных случаях компания вправе самостоятельно определять допустимые лимиты расходов и порядок их подтверждения.

Важно: Налоговый кодекс не устанавливает лимит на оплату жилья для целей налогообложения. Главное — чтобы расходы были обоснованы, подтверждены и направлены на получение дохода.

Согласно статье 168 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан возместить сотруднику следующие расходы:

Проезд до места командировки и обратно.
Аренду жилья в командировке.
Суточные.
Другие согласованные с работодателем расходы.

Размеры компенсаций за командировки могут быть закреплены во внутренних регламентах компании или коллективных договорах (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Для целей налогообложения такие расходы входят в категорию прочих производственных затрат (п. 12 ст. 264 НК РФ). Если фактические затраты превышают установленные лимиты, но подтверждены документами и одобрены работодателем, они также могут быть учтены в налоговой базе (письмо Минфина № 03−04−06/6−204 от 04.07.2012).

Что делать, если превысили лимит на проживание

Допустим, на жилье в командировке выделили 7 000 рублей в сутки, а сотрудник потратил 9 000 рублей, это нужно обосновать в служебной записке. Далее начальство принимает решение, возмещать дополнительные расходы или нет.

Чтобы избежать подобных ситуаций, пропишите допустимые лимиты и порядок компенсации в тревел-политике компании. Это поможет сотрудникам заранее понимать, сколько можно тратить, в каких случаях возможны исключения и какие документы нужно предоставить.

Налоги и оплата жилья: как избежать штрафов

При бронировании жилья в командировке важно учитывать не только процесс оформления, но и налоговые аспекты, чтобы избежать возможных штрафов.

Преимущества безналичной оплаты аренды жилья

Снижение рисков при проверке. Все транзакции фиксируются в банковской системе, а значит — легко подтверждаются при проверке налоговой.
Упрощенный документооборот. При безналичной оплате чаще удается сразу получить корректные закрывающие документы — особенно если бронируется через онлайн-сервис для командировок.
Меньше ручной работы для бухгалтерии. Не нужно сканировать и загружать бумажные чеки — электронные документы автоматически попадают в бухгалтерскую систему или личный кабинет.

Как оплатить гостиницу онлайн

Корпоративная карта. Удобный способ оплаты, но не идеальный: отели и арендодатели не всегда оформляют корректные документы на юрлицо при такой оплате. Это может осложнить учёт расходов и возмещение НДС. Чеки тоже нужно сохранять вручную, а потом включать в авансовый отчет.
Прямой перевод на счёт отеля/арендодателя. Позволяет сразу получить нужные счет, акт и чек на юридическое лицо. Это упрощает подтверждение оплаты гостиницы в командировке и учет в бухгалтерии.

Но не все отели и арендодатели принимают оплату напрямую от компании — иногда возможна только оплата банковской картой или через агентов. Например, онлайн-сервисы для деловых поездок.

Важно: если сотрудник оплатил проживание со своей личной карты, он должен оформить авансовый отчет и предоставить подтверждающие документы. В этом случае расходы считаются подотчетными и требуют отдельного контроля.

Налоговые нюансы

НДС. Возмещение НДС возможно только если есть счета-фактуры от отеля или юридического лица, предоставляющего услуги по аренде жилья. Убедитесь, что документ оформлен правильно, чтобы избежать проблем с налоговыми органами.

НДФЛ. Выплаты за жильё, превышающие установленный лимит, подлежат налогообложению. Например, если лимит составляет 4 000 рублей, а фактически оплаченная сумма составила 5 000 рублей, то 1 000 рублей будут считаться доходом сотрудника и облагаться НДФЛ.

Зарубежные командировки: валютные платежи и документы

Особенности валютных платежей

При расчете авансовых сумм используется комбинированный подход:

Расходы в пределах выданного аванса конвертируются по курсу ЦБ РФ на дату выдачи средств.
Превышающие аванс суммы рассчитываются по курсу ЦБ РФ на дату утверждения отчета.
Для валютных операций доступны доллары США, евро, фунты стерлинги и иены с лимитом $ 10 000/месяц до 09.09.2025 (согласно информации из ЦБ).

Требования к документам

Обязательные бумаги для подтверждения расходов на проживание в командировке за границу.

Оригинал чека и счета с указанием полного юридического названия отеля, даты заезда и выезда, стоимости проживания. На бумагах должна быть печать учреждения и подпись ответственного лица.
Перевод на русский язык документов на иностранном языке.
Квитанции об оплате с указанием валюты операции.

Типичные ошибки при аренде жилья в командировке и возможные решения

Аренда квартиры без договора → расходы не учитываются

Для возмещения расходов на аренду жилья требуется договор найма и документы, подтверждающие оплату: выписки, расписки.
Без договора ФНС не примет расходы к учету, даже если есть квитанции.

Решение: используйте в командировке для аренды квартиры у физического лица шаблон договора, включающий:

Адрес, площадь жилья.
Срок действия договора.
Порядок оплаты (наличные/безнал).
Акт приема-передачи с описанием состояния жилья.

Оплата наличными без чека → претензии ФНС

С 1 марта 2025 года чеки в общепите и сфере услуг выдаются до оплаты как подтверждение намерения клиента рассчитаться.
Нарушение порядка применения контрольно-кассовой техники (отсутствие чека) грозит штрафом до 10 000 ₽ для юрлиц.

Решение: требуйте от сотрудников электронные чеки, сформированные через ККТ:

Сохраняйте их в CRM или бухгалтерской системе.
Проверяйте наличие QR-кода и реквизитов арендодателя.
Для расчетов с физлицами используйте корпоративные карты или банковские переводы с привязкой к договору.

Итог: ключевые правила для организаторов командировок

Выбирайте проживание в гостинице для коротких поездок, квартиру — для длительных. Рассмотрите возможность бронирования номера в санатории при необходимости.
Контролируйте корректное оформление документов: без договора и чеков расходы не возместить.
Следите за лимитами 2025: для бюджетных организаций, которые отправляют сотрудников за границу — строго по нормам.
Оплачивайте проживание сотрудника в командировке онлайн и за безналичный расчет: это снизит риски и упростит учет.

Нужно предусмотреть заранее, есть ли оплата с расчетного счета или сотрудник должен самостоятельно оплатить проживание при заселении наличкой или банковской картой. Не все поставщики услуг готовы заключить договоры, что может быть критично при оформлении поездки компании.

Оплата и возможность заключить договор

Если есть возможность заселиться до официального времени заезда или выехать после, это облегчит планирование времени работника в командировке.

Ранний и поздний заезд

Бесплатный или платный трансфер до аэропорта или железнодорожной станции может значительно снизить время и затраты на проезд. Обычно трансфер дешевле, чем такси. Некоторые отели могут предоставить аренду машины, чтобы сотруднику было удобнее перемещаться между местом работы и гостиницей.

Трансфер от отеля

Хорошо, если в номере гостиницы будут фен, утюг, гладильная доска, чайник, холодильник и другие удобства.

Бытовые удобства

Комфортное и освещенное рабочее место с розетками, удобным столом и стулом может значительно упростить работу сотрудника в бизнес-поездке.

Наличие воркспейса

В стоимость проживания может входить питание. Чаще всего это завтраки. При поиске отеля стоит обратить внимание на наличие ресторана или кафе на территории, если работодатель готов покрыть расходы и там.

Питание

Наличие быстрого и стабильного интернета — важный фактор для деловых поездок. Хороший WI-FI позволяет работать удаленно, проводить онлайн-конференции, быстро обмениваться документами с командой и всегда оставаться на связи.

Скорость интернета

Гостиница должна находиться в удобном месте, близко к месту работы или мероприятия, чтобы сократить время и расходы на транспорт.

Месторасположение

На что обратить внимание при выборе отеля для деловой поездки

Подпишитесь на рассылку
и получайте новые статьи первыми

Дарим папку с шаблонами всех документов для командировок в приветственном письме

Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности

Начните экономить на командировках уже сегодня

Оставьте заявку

Нажимая на эту кнопку, Вы даете согласие на обработку своих персональных данных и соглашаетесь с Политикой обработки персональных данных

#knowhow