Внутреннее положение о командировках:
что меняет Постановление № 501 и как составить документ

1. Проездные документы. Билеты официально включили в перечень подтверждающих документов. Для личного и служебного авто — путевые листы, чеки на ГСМ.
2. Однодневные поездки. Суточные не выплачивают, но расходы на питание и транспорт можно компенсировать, если это прописано в локальном акте.

1. Замените ссылки на № 749 во всех ЛНА и шаблонах на № 501. Положение о командировках, коллективный договор, ПВТР, приказы по нормам возмещения, должностные инструкции.
2. Проверьте трудовые договоры с дистанционными сотрудниками — место работы должно быть четко указано.
3. Перепроверьте перечень возмещаемых расходов: проезд, постельные принадлежности, провоз багажа, бронирование и оплату жилья, оформление проездных документов, другие расходы, которые согласовал руководитель.
4. Уточните транспортные сценарии, которые реально используются в организации: такси, каршеринг, трансферы. Сразу пропишите, какими документами подтверждать: отчет из приложения или договора, электронные чеки, квитанции. Это не обязательно, но хорошая практика для упорядочения документооборота.
5. Нормируйте суточные. Базовые размеры в рублях или валюте, порядок пересмотра при колебаниях курсов, повышающие коэффициенты по должностям, странам, регионам. Основания — ст. 168 ТК РФ и налоговые лимиты ст. 217 НК РФ.
6. Ознакомьте сотрудников под подпись с обновленными ЛНА и маршрутами согласования.

1. Налоговые споры. Расходы на поездки могут не признать при расчете налога на прибыль или УСН без локального норматива.
2. Трудовые конфликты, если сотрудники не понимают порядок возмещения затрат на билеты, жилье, питание.
3. Хаос в документообороте. Нет регламента согласования поездок, отчетов, сроков.

1. Общие положения

• что считается служебной командировкой — поездка по приказу работодателя вне места постоянной работы на определенный срок;
• что командировкой не считается — разъездная работа или поездки внутри одного населенного пункта;
• круг сотрудников, на которых распространяется положение;
• территорию действия — РФ и зарубежные командировки.

• служебная записка от руководителя → приказ о направлении в командировку;
• согласие для льготных категорий сотрудников — беременных, матерей детей до 3 лет, инвалидов;
• сроки подачи документов — например, за три рабочих дня до выезда.

• суточные — по РФ до 700 ₽/день, за границей — до 2 500 ₽/день, а суммы, которые превышают лимит, облагаются НДФЛ;
• проезд — авиа- и ж/д-билеты, такси, каршеринг;
• проживание — гостиница или апартаменты по договору с реквизитами.

• авансовый отчет с подтверждающими документами — в течение 3 рабочих дней после возвращения;
• перечень документов — билеты, чеки, путевые листы, отчет о выполненных задачах;
• санкции за несвоевременную сдачу — например, удержание средств из зарплаты.

• больничный во время командировки — суточные сохраняются, средний заработок может не начисляться;
• досрочное возвращение — согласование с руководителем;
• продление срока командировки — письменное заявление сотрудника;
• форс-мажоры, непредвиденные расходы.

• сохранение среднего заработка за дни поездки;
• запрет на отзыв из отпуска для командировки;
• право отказаться от поездки для матерей детей до 3 лет и инвалидов;
• полномочия ответственных лиц, сроки и последствия, если не сдать авансовые документы по командировке, например, чеки, билеты, квитанции.

1. Разработайте документ. Подключите к подготовке юриста, кадрового специалиста и бухгалтера.
2. Согласуйте с профсоюзом, если он есть в компании.
3. Издайте приказ об утверждении.
4. Ознакомьте сотрудников с Положением под подпись в листе ознакомления.

ПРИКАЗ

• Разделы по новым правилам каршеринга и такси.
• Формы приложений: служебная записка, приказ, отчет.
• Нормы суточных для Российской Федерации, за границы и новых территорий.

1. С 01.09.2025 действует Положение № 501, которое заменяет № 749: обновите все локальные акты, формы и шаблоны.
2. Внутреннее Положение о командировках работников делает правила прозрачными: фиксируйте порядок согласования, сроки, суточные, состав расходов, документы.
3. Закрепите в документе современные транспортные сценарии такси, каршеринг и требования к подтверждению — это снизит риски споров и ускорит закрытие авансов.
4. Соблюдайте налоговые лимиты суточных 700 и 2 500 ₽. Все сверх этого облагается НДФЛ.