Когда компания отправляет сотрудников в командировки, она руководствуется Трудовым кодексом, Положением «Об особенностях направления работников в служебные командировки» и собственным внутренним положением о командировках.
Внутреннее положение о командировках: для чего нужно, как составить, образец
#важно
Директор юридического департамента Smartway
Наталья Терентьева
Кандидат юридических наук с опытом работы более 10 лет в международных юридических консалтинговых компаниях, IT-секторе и автоматизации бизнес-процессов.
Зачем компании свое положение о командировках
Внутреннее положение о командировках — необязательный документ, но полезный и для сотрудников, и для работодателя. Из-за того, что закон никак не регламентирует форму и содержание этого положения, каждая компания оформляет его самостоятельно. Вот как документ помогает при оформлении командировок:
Во внутреннем положении прописывают виды и размер допустимых командировочных расходов для разных категорий сотрудников.
в командировку отправляют HR-менеджера и CEO компании. Командировочные расходы CEO будут выше, чтобы он смог забронировать купе-переговорную со стабильным интернетом, и отель напротив места проведения мероприятия — так он посетит больше встреч. HR-менеджеру же хватит командировочных расходов на комфортное купе и хорошую гостиницу рядом с центром города.
Пример:
Константин едет в служебную поездку в ОАЭ. Курс дирхама к рублю сильно изменился, поэтому бухгалтерия увеличила размер его суточных до 5000 рублей.
Пример:
Во внутреннем положении прописывают возможность компенсации дополнительных расходов и способ возмещения расходов на служебную поездку — заранее или после командировки.
Во внутреннем положении указывают размер суточных. По закону максимальный размер суточных, который не облагают НДФЛ, — это 700 рублей для поездок по России и 2500 рублей для зарубежных поездок. Каждая компания может менять этот размер, в зависимости от многих факторов, указанных именно в положении о командировках.
Во время командировки Анна опоздала на самолет из-за региональной забастовки водителей такси и общественного транспорта. Девушка купила новый билет, зная, что работодатель возместит ей стоимость, как указано в положении компании о командировках.
Пример:
Внутреннее положение о командировках делает налоговый учет прозрачнее. Обосновывайте величину расходов на командировки, рассчитав налог на прибыль или УСН-налог и не переживайте за маркировку самых разных трат как командировочных.
Внутреннее положение о командировках делает жизнь сотрудников проще, а действия работодателя — понятнее.
Ольга едет в свою первую командировку и понятия не имеет, с чего начать оформление. Она может прочитать статью о том, как отправиться в командировку в 2024 году и внутреннее положение компании о командировках, где указаны характерные только для ее фирмы нюансы.
Примеры:
1
2
Сотруднику отдела кадров Игорю не придется отвлекаться от работы, отвечая на десятки писем с вопросами о командировках. Он может отправить ссылку на внутреннее положение компании, где собрана вся информация.
Читайте также: Командировочные расходы в 2024 году: виды и порядок возмещения с примерами расчёта.
Разделы внутреннего положения компании о командировках
Оформлением документа обычно занимаются сотрудники бухгалтерии, юридического отдела и отдела кадров. Утвердить положение должен генеральный директор компании. Структура положения может быть разной, но вот какие пункты рекомендуется включить:
Главное, чтобы содержание положения ни в одном из пунктов не противоречило российским законам: ТК и Положению «Об особенностях направления работников в служебные командировки».
Образец внутреннего положения о служебных командировках и рекомендации по составлению
Чтобы положение компании о командировках было максимально информативным и полезным для сотрудников и работодателя, стоит обратить внимание на:
Образец внутреннего положения о командировках-2024 . Этот документ можно использовать в качестве шаблона и дополнять важными для компании пунктами.
Нюансы оформления зарубежных командировок. В случае, когда сотрудник выезжает за границу, компания добавляет к постоянным командировочным расходам дополнительные пункты: стоимость оформления загранпаспорта и страховки, визовые сборы и пошлины.
Возможность использовать служебный или личный транспорт во время командировок.
Соответствие внутреннего положения другим локальным актам учреждения, например, правилам внутреннего трудового распорядка и положению об охране труда.
Оформление приказа об утверждении внутреннего положения о командировках
Чтобы документ о служебных поездках в конкретной компании вступил в силу, нужно издать специальный приказ и включить в него следующие пункты:
наименование юридического лица организации;
дату издания приказа;
пункт об утверждении внутреннего положения о служебных командировках — прикрепить документ в приложении;
данные ответственного, который расскажет о приказе и положении руководителям структурных подразделений;
данные ответственного за исполнение приказа;
данные сотрудника, контролирующего исполнение приказа;
должность, ФИО и подпись генерального директора;
должности, ФИО и подписи лиц, упомянутых в приказе.