Сколько командировок, столько и направлений. Однако основных способов их организации — всего три. Наши эксперты подробно расписали каждый из них и собрали все «за» и «против».

Также объемно разобрались в их функциональности, чтобы следующая ваша командировка стала удобнее, дешевле и эффективнее.

Компаниям с небольшим объемом командировок — до 10 в месяц.

Пожалуй, самый распространенный способ организации командировок. Здесь все просто: сотрудники сами покупают билеты и бронируют гостиницы на В2С-сервисах, а компания — возмещает расходы.

Плюсы

Минусы

Быстрая покупка

Не нужен тревел-менеджер

Закрывающие в разных местах

Сложно контролировать покупки

Нельзя зафиксировать цену на билет

Нет бесплатной отмены

Нет тревел-поддержки

Сотруднику понадобится не больше 20 минут на покупку билета и номера в гостинице. Однако не стоит забывать о времени, которое придется потратить на согласование бронирования. Также в поиске выгодных условий, придется использовать сразу несколько агрегаторов (билет на одном сайте, гостиница — на другом), покупка услуг занимает не больше 20 минут. Сотруднику достаточно оплатить услуги через любой популярный сервис.

Это позволяет экономить ресурсы компании. К тому же, сотрудники лучше понимают, какой аэропорт ближе к дому, во сколько надо вылететь, чтобы успеть на деловую встречу и так далее. Не нужно тратить время на уточняющую коммуникацию. Однако зачастую такой способ организации бизнес-путешествий приводит к банальному злоупотреблению доверием.

Это приводит к проблемам с бухгалтерией. Чтобы найти самый выгодный билет и гостиницу, приходится использовать сразу несколько агрегаторов. Сотрудник оплачивает билет в одном окне, а гостиницу — в другом. Это не только отнимает время, но и усложняет сбор «закрывашек». В большинстве случаев чеки
и посадочные талоны не доходят до бухгалтера, а на их восстановление уходит время.

Если не контролировать покупки сотрудников, компанию может ждать распространенная схема обмана. Например, стоимость проживания искусственно завышают для бухгалтерии. Скажем, номер стоит 4 тысячи в день, а по документам — 10 тысяч. Разницу сотрудник забирает себе. Подделать нужный чек помогают специальные интернет-сервисы.

При самостоятельном бронировании не всегда есть возможность оперативно согласовать услуги. Руководитель может быть на совещании. Если затянуть согласование, билет наверняка вырастет в цене. Некоторые авиакомпании предоставляют услуги по «заморозке», но за это придется доплачивать.

На стадии планирования поездки могут произойти изменения.

Если в командировке что-то пойдет не так, сотрудник будет самостоятельно разбираться с поставщиками услуг. Например, возникнут проблемы с заселением в гостиницу в ночное время.

Бронирование через агентства

Компаниям, у которых много нестандартных запросов. И для тех, кто привык организовывать командировки по старинке: общаться с агентом, неспешно согласовывать услуги, ждать закрывающие документы по почте.

Первые агентства делового туризма появились в 90-х. Тогда компании не могли самостоятельно покупать билеты, — только через посредника. Интернет в 90-х был редкостью, а ж/д и авиабилеты продавались только в кассах. За 25 лет в принципах работы агентств мало что изменилось. Тревел-менеджеры все еще согласовывают билеты по телефону или электронной почте. Относят документы на подпись, отправляют письмо с подтверждением и ждут бронь. Звучит не очень оперативно, но давайте разберемся подробнее.

Помогают организовывать командировки в странах без современной инфраструктуры

Менеджеры агентств самостоятельно договариваются с гостиницами и находят трансфер по своей контактной базе. Также агентства незаменимы для клиентов, которые неуверенно обращаются с интернетом. Правда, в 2022 году таких сотрудников в компаниях все меньше.

Подходят клиентам, которые не хотят или не умеют организовывать командировки самостоятельно

Сотруднику остается только отправить запрос менеджеру и согласовать варианты. Любые форс-мажоры тоже будут в зоне ответственности агентств.

Предоставляют персонализированные услуги

Например, помогут заказать частный самолет или выкупить целый поезд для всей компании. Агентства хорошо обрабатывают нестандартные запросы.

Хорошо настроен менеджмент MICE-мероприятий

Тимбилдинг в горах, или выездная конференция с потенциальными клиентами — агентства справляются с такими задачами хорошо.

Выписка билета у крупных агентств стоит от 200 рублей. Чтобы зарабатывать, им нужно брать с клиента минимум 300–400 рублей. Но у крупных авиакомпаний могут быть особые условия для агентств. Например, «Аэрофлот», S7 и «Уральские авиалинии» продают им свои билеты с наценкой — минимум 500 рублей.

Влияет не только на скорость работы менеджеров, но и на объемы. У агентств есть лимит по количеству организованных поездок в день, который зависит от количества сотрудников. Например, если у клиента резко вырастет объем командировок, есть вероятность, что у агентства буквально не хватит рук на обработку новых запросов.

Чтобы купить билет через агентство, придется потратить от одного часа до нескольких дней. Редко согласование проходит оперативно: письмо с вариантами полета должны прочитать, ответить на него, уточнить детали и снова вернуться с информацией по бронированию. За это время выгодные билеты могут закончиться и компании придется переплатить.

Нет бесплатной отмены

Это сильно тормозит процессы обработки информации. Например, интеграция с «1С» помогает экономить время на бухучете. Без нее вносить данные билета (его номер, ФИО сотрудника, наименование перевозчика, маршрут и дату) придется 5–10 минут. Встроенная интеграция подтягивает эти данные за несколько секунд. С агентством приходится заниматься документооборотом по старинке, вручную. Это значительно замедляет работу.

Здесь тоже возникает проблема с оперативностью. Бухгалтерия у агентств не автоматизирована. Много времени тратится на ручной ввод, поэтому получить «закрывашки» быстро не получится.

Плюсы

Минусы

Современным компаниям, которые хотят не только контролировать затраты компании, но и начать экономить деньги на командировках. Подойдет тем, кто автоматизирует внутренние процессы и следит за технологическими трендами.

Внешне эти платформы мало чем отличаются от привычных сайтов для покупки билетов и бронирования отелей.
Работают они по такому же принципу: вводите направление, даты и получаете доступные варианты по выгодным ценам. Помимо этого, бизнес получает тревел-поддержку 24/7, инструменты согласования и контроля расходов, закрывающие документы, оплату по счету и кешбэк от авиакомпаний. Онлайн-решения позволяют закрывать сразу несколько тревел-потребностей «в одном окне». Единый интерфейс ускоряет и упрощает работу сотрудникам — от тревел-менеджера до руководителя.

Можно подбирать, согласовывать, бронировать и оплачивать услуги в рамках одного сервиса. Там же — связываться с поддержкой, заказывать такси, формировать аналитику и бухгалтерскую отчетность.

– за счет большого количества поставщиков.
IT-платформы сразу показывают стоимость билетов у разных авиакомпаний: у одной дешевле, у другой — удобнее вылет и так далее. Сравнение цен происходит в режиме реального времени. У менеджеров агентств нет возможности делать это быстро. Чтобы получить дополнительную комиссию, они заинтересованы продать вариант подороже. Благодаря автоматизации у онлайн-сервисов нет такого объема ручной работы, как у деловых агентств.

— не нужно оплачивать работу тревел-менеджерам. По данным экспертов Smartway, сервис обрабатывает 10 000 бронирований в день. С такими объемами не справится классическое агентство делового туризма. К тому же, сервис работает по фиксированной ежемесячной абонентской плате. Она не зависит от количества поездок или купленных билетов. Как бонус — клиенты онлайн-сервисов получают кешбэк от авиакомпаний до 4–5 % от стоимости билета.

Благодаря своей технологичности IT-платформы предоставляют клиентам услуги по ценам поставщиков. На примере Smartway: прямая интеграция (NDC) с «Аэрофлотом», «Победой» и S7 позволяет онлайн-сервису продавать билеты по ценам, указанным на официальных сайтах авиакомпаний. В то время как бизнес-тревел-агентства, помимо выписки за билет, берут с клиентов дополнительно 1500 рублей за полет «Аэрофлотом» туда-обратно.

Сервисы позволяют согласовывать у руководителя выбранные услуги и их стоимость прямо в сервисе. Не нужно писать на почту или звонить по телефону. Такой подход помогает оперативно согласовывать, а также дает возможность сохранять деньги, — билет не вырастет в цене за время согласования. В личном кабинете можно настроить доступ и лимит для сотрудников. Например, одним сотрудникам можно летать бизнес-классом, другим — нет, одним можно бронировать пятизвездочные отели, другим — только четыре звезды и так далее. Система не даст приобрести билет или номер в отеле, если он не соответствует правилам компании.

Современным компаниям важно сдавать отчетность вовремя. Онлайн-сервисы это понимают. В личном кабинете есть специальный раздел, в котором автоматически появляются все документы. Важно и то, что билеты отправятся на личную почту сотрудника, а закрывающие — на почту бухгалтерии.

В онлайн-решениях доступна круглосуточная поддержка. Вся информация об обращениях клиентов хранится в бэк-офисе. Задать вопросы можно специалисту поддержки в мобильном чате или по телефону, направить заявку на изменение или отмену брони можно тоже онлайн. Для таких компаний важна скорость реагирования, поэтому менеджеры IT-платформ отвечают быстро.

Smartway — единственный онлайн-сервис, у которого она бесшовная и подключается за пару кликов. С ней за несколько секунд подтягиваются данные из билетов, в то время как на ручной ввод придется потратить 5–10 минут. Когда билетов больше двадцати, можно не только потерять время на их оформление, но и наделать ошибок (неправильно написать фамилию или номер паспорта сотрудника), которые приведут к неизбежным расходам. Плюс еще в том, что вся информация о билетах автоматически подтягивается в авансовый отчет с корректным НДС.

Плюсы

Минусы

Придется потратить время на настройки в самом начале работы: внести данные пользователей, настроить ограничения и схемы согласования, раздать доступ сотрудникам. Также необходимо обучить всех пользоваться платформой. Однако выгоднее один раз потратить время на автоматизацию деловых поездок в компании, чем постоянно на это отвлекаться и терять на этом время и деньги.

Заявка на экскурсию

Она займет всего 15 минут