Сколько командировок, столько и направлений. Однако основных способов организации деловых поездок — всего три. Наши эксперты подробно расписали каждый из них и собрали все «за» и «против».

Также объемно разобрались в их функциональности, чтобы следующая ваша командировка стала удобнее, дешевле и эффективнее.

Компаниям с небольшим объемом командировок — до 10 в месяц.

Пожалуй, самый распространенный способ организации командировок. Здесь все просто: сотрудники сами покупают билеты и бронируют гостиницы на В2С-сервисах, а компания — возмещает расходы.

Плюсы

Минусы

Быстрая покупка

Не нужен тревел-менеджер

Закрывающие в разных местах

Сложно контролировать покупки

Нельзя зафиксировать цену на билет

Нет бесплатной отмены

Нет тревел-поддержки

Сотруднику понадобится не больше 20 минут на покупку билета и номера в гостинице. Однако не стоит забывать о времени, которое придется потратить на согласование бронирования. Также в поиске выгодных условий, придется использовать сразу несколько агрегаторов (билет на одном сайте, гостиница — на другом), покупка услуг занимает не больше 20 минут. Сотруднику достаточно оплатить услуги через любой популярный сервис.

Это позволяет экономить ресурсы компании. К тому же, сотрудники лучше понимают, какой аэропорт ближе к дому, во сколько надо вылететь, чтобы успеть на деловую встречу и так далее. Не нужно тратить время на уточняющую коммуникацию. Однако зачастую такой способ организации бизнес-путешествий приводит к банальному злоупотреблению доверием.

Это приводит к проблемам с бухгалтерией. Чтобы найти самый выгодный билет и гостиницу, приходится использовать сразу несколько агрегаторов. Сотрудник оплачивает билет в одном окне, а гостиницу — в другом. Это не только отнимает время, но и усложняет сбор «закрывашек». В большинстве случаев чеки
и посадочные талоны не доходят до бухгалтера, а на их восстановление уходит время.

Если не контролировать покупки сотрудников, компанию может ждать распространенная схема обмана. Например, стоимость проживания искусственно завышают для бухгалтерии. Скажем, номер стоит 4 тысячи в день, а по документам — 10 тысяч. Разницу сотрудник забирает себе. Подделать нужный чек помогают специальные интернет-сервисы.

При самостоятельном бронировании не всегда есть возможность оперативно согласовать услуги. Руководитель может быть на совещании. Если затянуть согласование, билет наверняка вырастет в цене. Некоторые авиакомпании предоставляют услуги по «заморозке», но за это придется доплачивать.

На стадии планирования поездки могут произойти изменения.

Если в командировке что-то пойдет не так, сотрудник будет самостоятельно разбираться с поставщиками услуг. Например, возникнут проблемы с заселением в гостиницу в ночное время.

Бронирование через агентства

Компаниям, у которых много нестандартных запросов. И для тех, кто привык организовывать командировки по старинке: общаться с агентом, неспешно согласовывать услуги, ждать закрывающие документы по почте.

Первые агентства делового туризма появились в 90-х. Тогда компании не могли самостоятельно покупать билеты, — только через посредника. Интернет в 90-х был редкостью, а ж/д и авиабилеты продавались только в кассах. За 25 лет в принципах работы агентств мало что изменилось. Тревел-менеджеры все еще согласовывают билеты по телефону или электронной почте. Относят документы на подпись, отправляют письмо с подтверждением и ждут бронь. Звучит не очень оперативно, но давайте разберемся подробнее.

Здесь тоже возникает проблема с оперативностью. Бухгалтерия у агентств не автоматизирована. Много времени тратится на ручной ввод, поэтому получить «закрывашки» быстро не получится.

Нет бесплатной отмены

Это сильно тормозит процессы обработки информации. Например, интеграция с «1С» помогает экономить время на бухучете. Без нее вносить данные билета (его номер, ФИО сотрудника, наименование перевозчика, маршрут и дату) придется 5–10 минут. Встроенная интеграция подтягивает эти данные за несколько секунд. С агентством приходится заниматься документооборотом по старинке, вручную. Это значительно замедляет работу.

Влияет не только на скорость работы менеджеров, но и на объемы. У агентств есть лимит по количеству организованных поездок в день, который зависит от количества сотрудников. Например, если у клиента резко вырастет объем командировок, есть вероятность, что у агентства буквально не хватит рук на обработку новых запросов.

Выписка билета у крупных агентств стоит от 200 рублей. Чтобы зарабатывать, им нужно брать с клиента минимум 300–400 рублей. Но у крупных авиакомпаний могут быть особые условия для агентств. Например, «Аэрофлот», S7 и «Уральские авиалинии» продают им свои билеты с наценкой — минимум 500 рублей.

Хорошо настроен менеджмент MICE-мероприятий

Тимбилдинг в горах, или выездная конференция с потенциальными клиентами — агентства справляются с такими задачами хорошо.

Предоставляют персонализированные услуги

Например, помогут заказать частный самолет или выкупить целый поезд для всей компании. Агентства хорошо обрабатывают нестандартные запросы.

Подходят клиентам, которые не хотят или не умеют организовывать командировки самостоятельно

Сотруднику остается только отправить запрос менеджеру и согласовать варианты. Любые форс-мажоры тоже будут в зоне ответственности агентств.

Помогают организовывать командировки в странах без современной инфраструктуры

Менеджеры агентств самостоятельно договариваются с гостиницами и находят трансфер по своей контактной базе. Также агентства незаменимы для клиентов, которые неуверенно обращаются с интернетом. Правда, в 2022 году таких сотрудников в компаниях все меньше.

Плюсы

Минусы

Кейс

Современным компаниям, которые хотят не только контролировать затраты компании, но и начать экономить деньги на командировках. Подойдет тем, кто автоматизирует внутренние процессы и следит за технологическими трендами.

Внешне эти платформы мало чем отличаются от привычных сайтов для покупки билетов и бронирования отелей.
Работают они по такому же принципу: вводите направление, даты и получаете доступные варианты по выгодным ценам. Помимо этого, бизнес получает тревел-поддержку 24/7, инструменты согласования и контроля расходов, закрывающие документы, оплату по счету и кешбэк от авиакомпаний. Онлайн-решения позволяют закрывать сразу несколько тревел-потребностей «в одном окне». Единый интерфейс ускоряет и упрощает работу сотрудникам — от тревел-менеджера до руководителя.

Можно подбирать, согласовывать, бронировать и оплачивать услуги в рамках одного сервиса. Там же — связываться с поддержкой, заказывать такси, формировать аналитику и бухгалтерскую отчетность.

— за счет большого количества поставщиков.
IT-платформы сразу показывают стоимость билетов у разных авиакомпаний: у одной дешевле, у другой — удобнее вылет и так далее. Сравнение цен происходит в режиме реального времени. У менеджеров агентств нет возможности делать это быстро. Чтобы получить дополнительную комиссию, они заинтересованы продать вариант подороже. Благодаря автоматизации у онлайн-сервисов нет такого объема ручной работы, как у деловых агентств.

— не нужно оплачивать работу тревел-менеджерам. По данным экспертов Smartway, сервис обрабатывает 10 000 бронирований в день. С такими объемами не справится классическое агентство делового туризма. К тому же, сервис работает по фиксированной ежемесячной абонентской плате. Она не зависит от количества поездок или купленных билетов. Как бонус — клиенты онлайн-сервисов получают кешбэк от авиакомпаний до 4–5 % от стоимости билета.

Благодаря своей технологичности IT-платформы предоставляют клиентам услуги по ценам поставщиков. На примере Smartway: прямая интеграция (NDC) с «Аэрофлотом», «Победой» и S7 позволяет онлайн-сервису продавать билеты по ценам, указанным на официальных сайтах авиакомпаний. В то время как бизнес-тревел-агентства, помимо выписки за билет, берут с клиентов дополнительно 1500 рублей за полет «Аэрофлотом» туда-обратно.

Сервисы позволяют согласовывать у руководителя выбранные услуги и их стоимость прямо в сервисе. Не нужно писать на почту или звонить по телефону. Такой подход помогает оперативно согласовывать, а также дает возможность сохранять деньги, — билет не вырастет в цене за время согласования. В личном кабинете можно настроить доступ и лимит для сотрудников. Например, одним сотрудникам можно летать бизнес-классом, другим — нет, одним можно бронировать пятизвездочные отели, другим — только четыре звезды и так далее. Система не даст приобрести билет или номер в отеле, если он не соответствует правилам компании.

Современным компаниям важно сдавать отчетность вовремя. Онлайн-сервисы это понимают. В личном кабинете есть специальный раздел, в котором автоматически появляются все документы. Важно и то, что билеты отправятся на личную почту сотрудника, а закрывающие — на почту бухгалтерии.

В онлайн-решениях доступна круглосуточная поддержка. Вся информация об обращениях клиентов хранится в бэк-офисе. Задать вопросы можно специалисту поддержки в мобильном чате или по телефону, направить заявку на изменение или отмену брони можно тоже онлайн. Для таких компаний важна скорость реагирования, поэтому менеджеры IT-платформ отвечают быстро.

Smartway — единственный онлайн-сервис, у которого она бесшовная и подключается за пару кликов. С ней за несколько секунд подтягиваются данные из билетов, в то время как на ручной ввод придется потратить 5–10 минут. Когда билетов больше двадцати, можно не только потерять время на их оформление, но и наделать ошибок (неправильно написать фамилию или номер паспорта сотрудника), которые приведут к неизбежным расходам. Плюс еще в том, что вся информация о билетах автоматически подтягивается в авансовый отчет с корректным НДС.

Плюсы

Минусы

Придется потратить время на настройки в самом начале работы: внести данные пользователей, настроить ограничения и схемы согласования, раздать доступ сотрудникам. Также необходимо обучить всех пользоваться платформой. Однако выгоднее один раз потратить время на автоматизацию деловых поездок в компании, чем постоянно на это отвлекаться и терять на этом время и деньги.

Заявка на экскурсию

Она займет всего 15 минут