Как продлить командировку: правила оформления
и максимальный срок

Причины, по которым можно увеличить сроки командировки, могут быть разными. Самые распространенные:

• сотрудник не успел выполнить задачи из-за болезни, неправильной оценки объема работ или других обстоятельств;
• партнеры перенесли конференцию или совещание;
• во время поездки возникли дополнительные задачи;
• обратный рейс задержали или отменили.

Если сотрудник заболел или его рейс перенесли на другой день, для продления командировки нужно предоставить подтверждающие документы. Например, листок временной нетрудоспособности или скриншот уведомления о переносе вылета от авиакомпании.

Если сотрудник задержался в командировке по другим причинам, то после его возвращения работодатель может признать эти причины уважительными или нет.

Увеличить срок поездки можно без согласия сотрудника. Например, если партнеры перенесли встречу и нужно, чтобы сотрудник остался на месте. В этом случае руководитель издает Приказ о продлении срока командировки в обычном порядке.
Если сотрудник не соглашается на увеличение срока поездки и уважительных причин для отказа нет, на него можно наложить дисциплинарное взыскание. По Трудовому кодексу, работодатель может сделать замечание, объявить выговор или даже уволить при повторном отказе исполнять обязанности.

Некоторых сотрудников можно направить в командировку только с их письменного соглашения. Поэтому, согласно статье 259 ТК РФ, они имеют право отказаться от продления поездки. К таким сотрудникам относятся:

• матери детей до трех лет;
• одинокая мать или отец с ребенком до 14 лет;
• мать или отец ребенка до 14 лет, чей супруг работает вахтовым методом, проходит военную службу по контракту или мобилизован;
• опекун ребенка до 14 лет;
• родители детей с инвалидностью;
• сотрудники, которые ухаживают за больными родственниками;
• родители троих и более детей до 18 лет (младшему меньше 14 лет);
• люди с инвалидностью.

Если сотрудники из этих категорий отказались от продления командировки, уволить или выписать им штраф нельзя. При этом матери детей до трех лет и инвалиды должны иметь медицинское заключение о том, что командировки им не противопоказаны.

Законодательство не устанавливает ограничений на максимальный срок командировки. Единственное требование: к командировке не может быть приравнена трудовая деятельность вахтовым методом или работа с постоянным разъездным характером. Срок командировки определяется внутренними регламентами компании или условиями трудового договора.

Срок служебной поездки руководитель определяет заранее, еще до ее начала. Это позволяет бухгалтерии правильно рассчитать сумму аванса для сотрудника, а отделу кадров — внести корректные данные о его рабочем времени в табель учета.

Вот что нужно сделать, чтобы увеличить срок служебной поездки:

1. Обсудите изменения с сотрудником. При необходимости получите письменное согласие.
2. Составьте служебную записку. В ней укажите причины продления и новую дату окончания командировки.
3. Издайте Приказ о продлении. Утвержденной формы для этого документа нет — разработайте свой вариант или возьмите готовый шаблон.
4. Отправьте Приказ сотруднику. Уведомление о продлении служебной командировки можно передать с помощью электронного документооборота (ЭДО) или по факсу.

Форму Приказа о продлении служебной поездки разрабатывают внутри компании. Но нужно соблюсти общие требования к составлению документа.
Кроме обязательных реквизитов, в Приказе руководитель должен указать:

• в начале — официальное название компании и дату;
• в тексте приказа — причины изменения сроков, имя и должность сотрудника, размер дополнительного аванса и новую дату завершения поездки;
• в конце — подписи работодателя и всех сотрудников, которые указаны в приказе.

При оформлении Приказа о продлении командировки можно опираться на наш образец:

Оформить продление срока служебной командировки можно с помощью программы «1С: Зарплата и управление персоналом». Для этого нужно изменить уже созданный документ.

1. Зайдите в раздел «Зарплата» и выберите «Командировки».

2. Нажмите на документ с поездкой, которую нужно продлить. В этом окне выберите «Исправить».

3. Добавьте новую дату окончания командировки.

4. Нажмите «Провести и закрыть» для оформления документа.

5. Программа автоматически сформирует Приказ о продлении командировки. Чтобы распечатать документ, нажмите кнопку «Печать» и выберите нужный документ.

Как наши пользователи получают закрывающие документы?
Буквально в три клика. Они просто открывают в своем личном кабинете вкладку «Отчетность», переходят в «Закрывающие документы по совершенным поездкам» и скачивают нужный документ.

Смартвэй автоматически выставляет закрывающие документы по совершенным поездкам за любой период, установленный клиентом.

Чтобы сэкономить время и не собирать шаблоны документов по разным сайтам, скачивайте папку со всеми необходимыми документами для деловой поездки: