Однодневная командировка 2025: как правильно оформить и отразить в «1С»

Командировка признается однодневной при одновременном выполнении следующих условий:

• место выполнения поручения руководителя отличается от места постоянной работы;
• сотрудник уехал и вернулся в один и тот же день — дата выезда в командировку и приезда совпадают;
• в трудовом договоре с работником не указан разъездной характер работы.

Начало и конец командировки определяются:

• датой отправления поезда или самолета, указанной в билете или в посадочном талоне соответственно;
• датой прибытия поезда или самолета в город проживания.

Для документального оформления командировки надо:

1. Издать Приказ о командировке. Можно использовать унифицированную форму Т-9 или Т-9а (для группы сотрудников) или разработать самостоятельно. Скачать образец Приказа об однодневной командировке с возмещением расходов.
2. Выдать сотруднику командировочные расходы: стоимость билетов, деньги на проезд в месте командировке, гостиницу (при необходимости, например, чтобы переодеться перед встречей). Обратите внимание, при однодневной командировке суточные платить не надо.
3. Отразить командировку в табеле учета рабочего времени. Для этого можно использовать коды «К» или «06». Если командировка приходится на выходной день — «К/РВ» или «06/03».
4. В течение 3 дней после возвращения сотрудника надо получить от него заполненный авансовый отчет и подтверждающие документы.
5. При необходимости завершите расчеты с сотрудником, если был перерасход или командированный потратил меньше денег, например, на проезд.

Сотруднику, который находился в служебной поездке, положена не зарплата, а средний заработок. Он рассчитывается по формуле:

При расчете среднего заработка не учитывайте:

• суммы больничных пособий, выплат по уходу за ребенком до 1,5, оплату простоя, личные премии, материальную помощь и подарки;
• дни нахождения сотрудника в отпуске, на больничном, в командировках, а также время простоя и другие ситуации, когда выплачивается средний заработок, а не зарплата.

Примеры расчета суточных.

Суточные за 1 день командировки платить не надо.

«При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются» — Постановление Правительства РФ от 16.04.2025 N 501.

Исключение, если сотрудник отправился в другую страну. В этом случае перечисляется 50% от нормы суточных за границу.

Читайте, какие есть риски для компаний, в которых выплачивают суточные за однодневную командировку.

Если командировка — однодневная, обязательна компенсация проезда (туда и обратно), если поездка оформлена официально. Дополнительные выплаты — питание, такси, мелкие служебные расходы — возможны, но по договорённости и внутренним правилам работодателя, и не считаются «суточными». Если такие компенсации предусмотрены — важно, чтобы они были документально закреплены.

Полностью оформить командировку можно в «1С:ЗУП». Обратите внимание, в «1С: Предприятие» можно только создать авансовый отчет, но нельзя сделать «Приказ на командировку». Показываем, как это сделать на примере «1С:Зарплата» и управление персоналом».

В разделе «Зарплата» выберите «Командировка».

В открывшемся окне нажмите «Создать».

Далее заполните информацию о командировке и сотруднике:

• ФИО командированного,
• дата начала и окончания командировки — один и тот же день.

Оплата за день командировки, то есть размер среднего заработка, рассчитывается автоматически по данным учета в «1С». Проверьте, чтобы стояла галочка на «Учитывать МРОТ при оплате по среднему заработку».

Перейдите во вкладку «Дополнительно». В разделе «Данные для печати» введите информацию по самой командировке: куда едет, за счет кого, на каком основании
и с какой целью. После этого проведите документ.

На вкладке «Печать» можно создать документы для оформления командировки, например, приказ по форме Т-9.

«1С» автоматически заполнит табель учета рабочего (Зарплата → Учет времени → Табели) времени кодом «К» или «06» в зависимости от того, как настроено в системе.

Организация поездок и получение документов, подтверждающих расходы в командировках, могут вызывать трудности. Избавиться от бумажной волокиты и не потерять ни одного документа поможет Smartway. Сервис выгружает все данные по билетам и другим услугам в «1С» автоматически, в нем можно сразу заполнить авансовый отчет без ошибок за пару минут. Закрывающие документы поступают на почту или по ЭДО.