Командировка в выходные и праздничные дни в 2025 году: оформление и оплата

При пятидневке у сотрудников есть два выходных дня в неделю, а при шестидневной неделе — один. Воскресенье — общий выходной для всех. Второй выходной устанавливает работодатель (Ст. 111 ТК РФ).

На предприятиях, которые работают без выходных, у сотрудников плавающие выходные. Их назначают на разные дни недели. А праздничные нерабочие дни устанавливает Правительство Р Ф до начала календарного года.

Привлекать сотрудников к работе в нерабочие дни в командировке можно, если это прописали в локальном акте (Положении о командировке). Но есть требования и к работодателю: он должен получить от сотрудника письменное согласие на командировку в выходной день и компенсировать выход на работу.

Да, так как для командировки в выходные дни работодателю нужно получить согласие у сотрудника (ст. 113 ТК РФ).

Есть и сотрудники, которых нельзя направить в командировку даже при их согласии:

• беременные женщины;
• сотрудники младше 18 лет;
• инвалиды с ограничениями, которые подтверждены документами;
• сотрудники с ученическим договором.

В оплату входят такие расходы:

• Суточные за командировку в выходные дни.
• Средняя заработная плата.
• Возмещение расходов, которые командировочный несет из-за нахождения вне места проживания.

Если командировка выпадает на нерабочий день, сотруднику выплачивают суточные (Постановление N 749 п. 11) за каждый день, независимо от того, работал он или отдыхал.

Размер суточных каждая компания рассчитывает самостоятельно. Законом определены только лимиты, которые не облагают НДФЛ и страховыми сборами:

Сотруднику в командировке начисляют среднюю зарплату за каждый день работы. Но если командировка выпадает на нерабочие дни, как быть с зарплатой: считать ее или нет?

Зависит от того, работает ли сотрудник в выходной день:

Работает:
зарплату считают в двойном размере. Или сотруднику начисляют среднюю зарплату и дают день отдыха — отгул или к отпуску (статья 153 ТК РФ).

• на проживание — оплата гостиницы или аренда квартиры;
• на проезд;
• курортные сборы и иные траты, которые работодатель указал во внутренних документах компании. Например, сотруднику могут компенсировать расходы на ужин в ресторане с партнерами или контрагентами.

Не работает:
среднюю зарплату не начисляют (Письма Минтруда России № 14−2-337 и № 14−2/3 044 898−4415). Дополнительный день отдыха тоже не положен.

Работодатель возмещает затраты сотрудника в командировке в выходные дни, которые тот несет из-за нахождения вне места проживания. Это расходы:

• на проживание — оплата гостиницы или аренда квартиры;
• на проезд;
• курортные сборы и иные траты, которые работодатель указал во внутренних документах компании. Например, сотруднику могут компенсировать расходы на ужин в ресторане с партнерами или контрагентами.

Правила оплаты командировки в праздничные дни такие же, как и в выходные.

Сотруднику начисляют суточные и компенсируют расходы. Средний заработок посчитают, если сотрудник работал в праздничный день, и нет — если отдыхал.

Для расчета компенсации сотруднику за командировку в нерабочий день оформляют два документа:

1. Письменное согласие сотрудника на командировку в выходной день.
2. Табель. Командировку в выходной день в табеле обозначают двойным кодом "К/РВ"* или 06/03* без проставления количества часов (Письмо Минтруда от 14.02.13 №14-2-291).

*Обозначения кодов:
Код «К» («06» — служебная командировка)
Код «РВ» («03» — работа в праздник или выходной).

Сверхурочная работа — это решение служебных задач вечером или ночью. В Трудовом Кодексе нет указаний, оплачивают ли сверхурочные в командировке, плата рассчитывается на общем основании (Письмо Министерства труда и социальной защиты № 14−2/В-527).

Расчет компенсации за сверхурочные нужно правильно оформить. Необходимо письменное согласие сотрудника на работу сверхурочно. А если сотрудник решил сам использовать нерабочее время для служебных задач, то компания не обязана его оплачивать (Письмо Минтруда № 14−2/В-149).

Сверхурочную работу фиксируют в табеле. Она обозначается кодом «С» или «04». Под кодом пишут количество часов переработки.

Если выходной совпадает с днем выезда сотрудника к месту командировки, его оплачивают как рабочий: в двойном размере или за один день с предоставлением отгула. Правило касается и оплаты командировки за выходной день в пути.

Если сотрудник вернулся из поездки в пятницу, то выходные после командировки не оплачивают.

Выходные дни в пути к месту командировки или возвращение из командировки в выходной день отмечают в табеле кодом К/РВ.

Для получения отгула за командировку в праздничный или выходной день сотрудник должен написать заявление. На его основании работодатель издает приказ об отгуле.

Сотрудник может присоединить отгулы за сверхурочные и командировки в выходные дни к своему ежегодному отпуску.

Компания может включить оплату работы в выходной день в командировке в расходы при двух условиях:

1. В компании предусмотрен режим работы в выходные и праздничные дни.
2. Оплата связана с деятельностью, которая направлена на получение дохода и подтверждена документами (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Иначе работодатель не сможет включить в расходы предприятия компенсацию сотруднику за командировку в нерабочий день.

Чтобы сосредоточиться на важных нюансах оплаты командировок, делегируйте рутину технологиям. В сервисе Smartway можно:
— автоматически подтягивать данные о сотрудниках из корпоративной системы в бронирования,
— формировать необходимые командировочные документы в два клика,
— получать полный пакет закрывающих документов сразу после поездки,
— заполнять авансовые отчеты за 3 минуты с помощью сканера чеков.