стандарт управления командировками
стандарт управления командировками
Оставьте заявку на бесплатную консультацию
Узнайте больше об акции
Мы свяжемся с вами и расскажем подробнее
Оставьте заявку на бесплатную консультацию
За 15 минут расскажем, как сократить расходы, ускорить бронирования и навести порядок в документах
Есть вопросы по командировкам?
Оставьте заявку на бесплатную консультацию
оставьте контакты
Мы свяжемся с вами в ближайшее время и покажем сервис
Отпуск и командировка: как совместить и правильно оформить
В этой статье мы подробно разберем все возможные случаи командировок во время отпуска, правила оформления и расчетов, а также дадим образцы необходимых документов.
Главный бухгалтер Smartway
Оглавление
развернуть
Как оформить командировку во время отпуска
Необходимые документы
Оформление переноса отпуска в связи с командировкой
Образец приказа о переносе отпуска
Как оформить прерывание отпуска в «1С: ЗУП»
Расчет среднего заработка: отпуск и командировка
Общие принципы расчета
Специфика для отпускных
Специфика для командировочных
Ключевые изменения с 01.09.2025
Оплата проезда: из командировки в отпуск и обратно
Командировка сразу после отпуска
Порядок оформления
Риски для работодателя
Рекомендации бухгалтеру
Необходимые документы
Оформление переноса отпуска в связи с командировкой
Образец приказа о переносе отпуска
Как оформить прерывание отпуска в «1С: ЗУП»
Расчет среднего заработка: отпуск и командировка
Общие принципы расчета
Специфика для отпускных
Специфика для командировочных
Ключевые изменения с 01.09.2025
Оплата проезда: из командировки в отпуск и обратно
Командировка сразу после отпуска
Порядок оформления
Риски для работодателя
Рекомендации бухгалтеру
Можно ли отправить сотрудника в командировку во время отпуска? Да, но только с его письменного согласия (ст. 125 ТК РФ). Если сотрудник согласен, необходимо правильно оформить документы, скорректировать даты отпуска и рассчитать выплаты. Рассказываем, как это сделать в разных ситуациях: командировка во время отпуска, отпуск после командировки и отпуск в месте командировки.
Как оформить командировку во время отпуска
Командировка — служебная поездка для выполнения рабочих задач по поручению работодателя (ст. 166 ТК РФ).
Отпуск — ежегодный оплачиваемый период отдыха (ст. 122 ТК РФ).
Отозвать сотрудника из отпуска можно только при наличии его письменного согласия.
Отпуск — ежегодный оплачиваемый период отдыха (ст. 122 ТК РФ).
Отозвать сотрудника из отпуска можно только при наличии его письменного согласия.
Важно: нельзя отозвать из отпуска несовершеннолетних, беременных женщин и сотрудников, которые работают во вредных или опасных условиях труда.
Необходимые документы
- Письменное согласие сотрудника на прерывание отпуска.
- Приказ о прекращении отпуска и переносе оставшихся дней (форма Т-6).
- Приказ о направлении в командировку (форма Т-9 или Т-9а).
Пример: Сотрудник в отпуске с 1 по 14 августа. 5 августа возникает необходимость отправить его в командировку. Работодатель получает письменное согласие сотрудника, издает приказ о досрочном завершении отпуска и переносит оставшиеся дни.
Порядок оформления переноса отпуска в связи с командировкой
Если сотрудник прервал отпуск для командировки, оставшиеся дни нужно перенести на другое время с учетом графика отпусков и пожеланий сотрудника. Перенести можно на любые даты, даже на следующий год.
Алгоритм действий:
Алгоритм действий:
- Заручиться письменным согласием работника на досрочное прекращение отпуска.
- Издать приказ о переносе отпуска, указать новые даты.
- Внести изменения в график отпусков и программу «1С: ЗУП».
Образец приказа о переносе отпуска
Приказ № ___
О переносе отпуска
г. Москва«___» ________ 2025 г.
В связи с производственной необходимостью и полученным в установленном порядке согласием Иванова И.И. о досрочном прекращении ежегодного оплачиваемого отпуска для направления в командировку
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Прекратить досрочно ежегодный оплачиваемый отпуск Иванова И.И. с «___» ________ 2025 г.
2. Перенести оставшиеся ___ дней ежегодного отдыха на период с «___» ________ 2025 г. по «___» ________ 2025 г.
3. Бухгалтерии произвести перерасчет отпускных за неиспользованные дни отпуска.
Генеральный директор _____________ /Ф.И.О./
С приказом ознакомлен: _____________ /Иванов И.И./
О переносе отпуска
г. Москва«___» ________ 2025 г.
В связи с производственной необходимостью и полученным в установленном порядке согласием Иванова И.И. о досрочном прекращении ежегодного оплачиваемого отпуска для направления в командировку
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Прекратить досрочно ежегодный оплачиваемый отпуск Иванова И.И. с «___» ________ 2025 г.
2. Перенести оставшиеся ___ дней ежегодного отдыха на период с «___» ________ 2025 г. по «___» ________ 2025 г.
3. Бухгалтерии произвести перерасчет отпускных за неиспользованные дни отпуска.
Генеральный директор _____________ /Ф.И.О./
С приказом ознакомлен: _____________ /Иванов И.И./
Как оформить прерывание отпуска в «1С: ЗУП»
- Откройте документ «Отпуск» в программе.
- Выберите опцию «Исправить» и укажите новые даты отпуска.
- Проведите перерасчет отпускных.
- Создайте новый документ с актуальными датами отпуска.
Расчет среднего заработка: отпуск и командировка
Средний заработок для отпускных и командировочных рассчитывается по схожим правилам, но с некоторыми различиями. Согласно постановлению Правительства РФ №922, в расчет включаются все виды дохода за 12 предшествующих месяцев, кроме:
- выплат по больничным листам;
- отпускных за прошлые периоды;
- выплат за предыдущие командировки.
Общие принципы расчета
- Расчетный период: 1 год перед датой ухода в отпуск/командировку.
- Не учитываются: больничные, простои, периоды участия в забастовках, дни ухода за ребенком-инвалидом.
- Формула среднего дневного заработка: СДЗ = (Зарплата за 12 месяцев) / (12×20,5), где 20,5 — среднемесячное число рабочих дней.
Специфика для отпускных
- Отпускные = СДЗ x количество дней отпуска.
- Учитываются все виды оплаты труда: оклад, премии, надбавки, денежные поощрения.
- Среднемесячный заработок не может быть ниже МРОТ при полной отработке нормы.
Специфика для командировочных
- Командировочные = СДЗ x дни командировки + суточные + компенсация проезда/проживания.
- Дни командировки, включая выходные, не исключаются из расчетного периода, а оплата за работу в такие дни включается в базу расчёта.
Ключевые изменения с 01.09.2025
1. Новые правила для выходных пособий:
- При увольнении: пособие = СДЗ x 20,5.
- При суммированном учете рабочего времени: пособие = среднечасовой заработок x среднее число рабочих часов в месяце.
Пример расчета
Сотрудник с окладом 60 000 руб./мес. был в отпуске 7 дней из 14. Его отозвали в командировку на 5 дней.
Необходимо выплатить: 34 634 — 20 487 = 14 147 руб, а оставшиеся дни отпуска перенести.
- Отпускные за 7 дней: 20 487 руб. (рассчитаны по среднему заработку)
- За дни командировки начисляют:
- средний заработок за 5 дней — 14 634 руб;
- суточные (1 000 руб./день) — 5 000 руб;
- компенсация расходов (билеты, проживание) — 15 000 руб.
Необходимо выплатить: 34 634 — 20 487 = 14 147 руб, а оставшиеся дни отпуска перенести.
Бонус: чек-лист всех документов
Папка с документами для кадров, HR и бухгалтерии
Оплата проезда: из командировки в отпуск и обратно
Работодатель оплачивает проезд в следующих случаях:
Пример: Сотрудник в отпуске в Сочи, его отзывают в командировку в Екатеринбург. Работодатель оплачивает билеты Сочи — Екатеринбург и Екатеринбург — Москва (место работы). Если после командировки сотрудник решает вернуться в Сочи для продолжения отпуска, билет Екатеринбург — Сочи он оплачивает сам.
- Если сотрудника отозвали из места отпуска и отправили в место командировки.
- Если после командировки сотрудник возвращается к постоянному месту работы.
Пример: Сотрудник в отпуске в Сочи, его отзывают в командировку в Екатеринбург. Работодатель оплачивает билеты Сочи — Екатеринбург и Екатеринбург — Москва (место работы). Если после командировки сотрудник решает вернуться в Сочи для продолжения отпуска, билет Екатеринбург — Сочи он оплачивает сам.
Командировка сразу после отпуска
Входит ли командировка в расчеты к отпуску? Если она начинается в первый рабочий день после отпуска, оформлять ее нужно заранее, до начала отпуска.
Например, сотрудник в отпуске с 1 по 14 июля, а 15 июля начинается командировка. Работодатель оформляет документы до 1 июля, а выплаты (отпускные и командировочные) производит за 3 дня до начала соответствующих периодов.
Например, сотрудник в отпуске с 1 по 14 июля, а 15 июля начинается командировка. Работодатель оформляет документы до 1 июля, а выплаты (отпускные и командировочные) производит за 3 дня до начала соответствующих периодов.
Порядок оформления
Шаг 1. Получить согласие сотрудника
Шаг 2. Издать приказ о командировке
Требования к приказу (п. 5 Постановления Правительства Р Ф от 24.04.2025 № 540):
- Письменное согласие в произвольной форме или на форме Т-9/Т-9а с подписью сотрудника.
- Если командировка начинается в последний день отпуска, оформите приказ о прекращении отпуска досрочно (ст. 125 ТК РФ) с компенсацией неиспользованных дней.
Шаг 2. Издать приказ о командировке
Требования к приказу (п. 5 Постановления Правительства Р Ф от 24.04.2025 № 540):
- Четкие даты и место командировки
- Основание (служебная записка руководителя)
- Указание: «Направление в командировку с первого рабочего дня после отпуска»
Важно! Не указывайте дату начала командировки в период отпуска — это нарушение ст. 114 ТК РФ.
Шаг 3: Рассчитать и выплатить компенсации
Выплатите командировочные до начала командировки.
Шаг 4: Учесть особенности рабочего времени
— Предоставление времени на отдых (рекомендуется 12 часов до начала работы).
Выплатите командировочные до начала командировки.
Шаг 4: Учесть особенности рабочего времени
- Дни командировки = рабочие дни (ст. 167 ТК РФ).
- Отпуск не продлевается.
- При выезде в ночь после отпуска:
— Предоставление времени на отдых (рекомендуется 12 часов до начала работы).
Риски для работодателя
- Направление в командировку без согласия сотрудника → штраф до 100 000 ₽ (ст. 5.27 КоАП РФ).
- Неправильный расчет суточных → доначисление НДФЛ + пени (ст. 123 НК РФ).
- Нарушение права на отдых: не перенести остаток отпуска или не предоставить возможность завершить его → иск о компенсации морального вреда (ст. 237 ТК РФ).
Рекомендации бухгалтеру
- Документируйте согласие сотрудника и храните его в личном деле.
- Сверяйте даты: командировка должна начинаться не ранее дня, следующего за окончанием отпуска.
- Уведомляйте сотрудника за 3 дня до начала командировки (ст. 168 ТК РФ).
- Проверяйте лимиты: на 2025 г. норма суточных для РФ — до 700 ₽/день без НДФЛ (ст. 217 НК РФ)
Итог: командировка после отпуска возможна только при соблюдении принципа добровольности, точного оформления документов и полной финансовой компенсации. При сомнениях запросите разъяснение в Минтруд через официальный портал «Онлайнинспекция.рф».
Отпуск в месте командировки
Сотрудник может остаться в месте командировки для отпуска, но в этом случае:
- Работодатель оплачивает проживание и проезд только до даты окончания командировки.
- Все расходы после окончания командировки (проживание, обратный билет) сотрудник оплачивает сам.
Порядок оформления отпуска в месте командировки
- Сотрудник подает заявление на отпуск с указанием дат.
- Работодатель издает приказ об отпуске (форма Т-6).
- В «1С: ЗУП» вносятся данные об отпуске и командировке.
Прерывание командировки для отпуска
Если сотрудник хочет уйти в отпуск в период длительной командировки (например, более месяца):
- Издайте приказ о прерывании командировки.
- Получите письменное заявление сотрудника с указанием причин и дат отпуска.
- Верните авансы за неотработанные дни командировки.
- Оформите отпуск по стандартной процедуре.
Образец приказа о прерывании командировки
Приказ № ___
О прерывании командировки
г. Москва"___" ________ 2025 г.
В связи с заявлением сотрудника Иванова И. И. о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Прервать командировку Иванова И. И. с «___» ________ 2025 г.
2. Предоставить Иванову И. И. ежегодный оплачиваемый отпуск с «___» ________ 2025 г. по «___» ________ 2025 г.
3. Бухгалтерии произвести перерасчет командировочных выплат.
Генеральный директор _____________ /Ф.И.О./
С приказом ознакомлен: _____________ /Иванов И.И./
О прерывании командировки
г. Москва"___" ________ 2025 г.
В связи с заявлением сотрудника Иванова И. И. о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Прервать командировку Иванова И. И. с «___» ________ 2025 г.
2. Предоставить Иванову И. И. ежегодный оплачиваемый отпуск с «___» ________ 2025 г. по «___» ________ 2025 г.
3. Бухгалтерии произвести перерасчет командировочных выплат.
Генеральный директор _____________ /Ф.И.О./
С приказом ознакомлен: _____________ /Иванов И.И./
Резюмируем: как избежать ошибок при совмещении отпуска и командировки
- Планируйте командировки и отпуска заранее, чтобы избежать их пересечения.
- Фиксируйте все изменения в письменной форме: отзыв из отпуска, перенос дат, прерывание командировки.
- Проводите выплаты (отпускные и командировочные) заблаговременно — за 3 дня до начала соответствующих периодов.
Бесплатно покажем сервис и ответим на вопросы
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и принимаете условия политики обработки персональных данных.
Статьи по теме
#knowhow
