Smartway, сервис организации командировок Смартвэй

стандарт управления командировками

Логотип Smartway, сервиса организации командировок

Отпуск и командировка: как совместить и правильно оформить

В этой статье мы подробно разберем все возможные случаи командировок во время отпуска, правила оформления и расчетов, а также дадим образцы необходимых документов.

Ещё об организации командировок

Ирина Титова

Главный бухгалтер Smartway

Оглавление

развернуть

Как оформить командировку во время отпуска
Необходимые документы
Оформление переноса отпуска в связи с командировкой
Образец приказа о переносе отпуска
Как оформить прерывание отпуска в «1С: ЗУП»
Расчет среднего заработка: отпуск и командировка
Общие принципы расчета
Специфика для отпускных
Специфика для командировочных
Ключевые изменения с 01.09.2025
Оплата проезда: из командировки в отпуск и обратно
Командировка сразу после отпуска
Порядок оформления
Риски для работодателя
Рекомендации бухгалтеру

Можно ли отправить сотрудника в командировку во время отпуска? Да, но только с его письменного согласия (ст. 125 ТК РФ). Если сотрудник согласен, необходимо правильно оформить документы, скорректировать даты отпуска и рассчитать выплаты. Рассказываем, как это сделать в разных ситуациях: командировка во время отпуска, отпуск после командировки и отпуск в месте командировки.

Как оформить командировку во время отпуска

Командировка — служебная поездка для выполнения рабочих задач по поручению работодателя (ст. 166 ТК РФ).

Отпуск — ежегодный оплачиваемый период отдыха (ст. 122 ТК РФ).

Отозвать сотрудника из отпуска можно только при наличии его письменного согласия.

Важно: нельзя отозвать из отпуска несовершеннолетних, беременных женщин и сотрудников, которые работают во вредных или опасных условиях труда.

Необходимые документы

Письменное согласие сотрудника на прерывание отпуска.
Приказ о прекращении отпуска и переносе оставшихся дней (форма Т-6).
Приказ о направлении в командировку (форма Т-9 или Т-9а).

Пример: Сотрудник в отпуске с 1 по 14 августа. 5 августа возникает необходимость отправить его в командировку. Работодатель получает письменное согласие сотрудника, издает приказ о досрочном завершении отпуска и переносит оставшиеся дни.

Порядок оформления переноса отпуска в связи с командировкой

Если сотрудник прервал отпуск для командировки, оставшиеся дни нужно перенести на другое время с учетом графика отпусков и пожеланий сотрудника. Перенести можно на любые даты, даже на следующий год.

Алгоритм действий:

Заручиться письменным согласием работника на досрочное прекращение отпуска.
Издать приказ о переносе отпуска, указать новые даты.
Внести изменения в график отпусков и программу «1С: ЗУП».

Образец приказа о переносе отпуска

Приказ № ___
О переносе отпуска

г. Москва«___» ________ 2025 г.

В связи с производственной необходимостью и полученным в установленном порядке согласием Иванова И.И. о досрочном прекращении ежегодного оплачиваемого отпуска для направления в командировку

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Прекратить досрочно ежегодный оплачиваемый отпуск Иванова И.И. с «___» ________ 2025 г.
2. Перенести оставшиеся ___ дней ежегодного отдыха на период с «___» ________ 2025 г. по «___» ________ 2025 г.
3. Бухгалтерии произвести перерасчет отпускных за неиспользованные дни отпуска.

Генеральный директор _____________ /Ф.И.О./
С приказом ознакомлен: _____________ /Иванов И.И./

Как оформить прерывание отпуска в «1С: ЗУП»

Откройте документ «Отпуск» в программе.
Выберите опцию «Исправить» и укажите новые даты отпуска.
Проведите перерасчет отпускных.
Создайте новый документ с актуальными датами отпуска.

Все-все о бухучете командировок: настольная книга, которую скачали 50 000 бухгалтеров

Проводки, трудные случаи и примеры

Расчет среднего заработка: отпуск и командировка

Средний заработок для отпускных и командировочных рассчитывается по схожим правилам, но с некоторыми различиями. Согласно постановлению Правительства РФ №922, в расчет включаются все виды дохода за 12 предшествующих месяцев, кроме:

выплат по больничным листам;
отпускных за прошлые периоды;
выплат за предыдущие командировки.

С сентября 2025 года вступает в силу новое постановление Правительства Р Ф № 540, которое сохраняет основные принципы расчета, но вносит уточнения.

Общие принципы расчета

Расчетный период: 1 год перед датой ухода в отпуск/командировку.
Не учитываются: больничные, простои, периоды участия в забастовках, дни ухода за ребенком-инвалидом.
Формула среднего дневного заработка: СДЗ = (Зарплата за 12 месяцев) / (12×20,5), где 20,5 — среднемесячное число рабочих дней.

Специфика для отпускных

Отпускные = СДЗ x количество дней отпуска.
Учитываются все виды оплаты труда: оклад, премии, надбавки, денежные поощрения.
Среднемесячный заработок не может быть ниже МРОТ при полной отработке нормы.

Специфика для командировочных

Командировочные = СДЗ x дни командировки + суточные + компенсация проезда/проживания.
Дни командировки, включая выходные, не исключаются из расчетного периода, а оплата за работу в такие дни включается в базу расчёта.

Ключевые изменения с 01.09.2025

1. Новые правила для выходных пособий:

При увольнении: пособие = СДЗ x 20,5.
При суммированном учете рабочего времени: пособие = среднечасовой заработок x среднее число рабочих часов в месяце.

2. В расчет включены денежные поощрения, ранее они не упоминались.

Пример расчета

Сотрудник с окладом 60 000 руб./мес. был в отпуске 7 дней из 14. Его отозвали в командировку на 5 дней.

Отпускные за 7 дней: 20 487 руб. (рассчитаны по среднему заработку)
За дни командировки начисляют:

средний заработок за 5 дней — 14 634 руб;
суточные (1 000 руб./день) — 5 000 руб;
компенсация расходов (билеты, проживание) — 15 000 руб.

Итого за командировку: 34 634 руб. Ранее выплаченные отпускные за неиспользованные 7 дней (20 487 руб.) сотрудник возвращает.

Необходимо выплатить: 34 634 — 20 487 = 14 147 руб, а оставшиеся дни отпуска перенести.

Все документы
для командировки
в одном месте

Все документы
для командировки
.....................в одном месте

Оформите поездку за 10 минут с помощью шаблонов

Бонус: чек-лист всех документов

Папка с документами для кадров, HR и бухгалтерии

Скачать папку

Оплата проезда: из командировки в отпуск и обратно

Работодатель оплачивает проезд в следующих случаях:

Если сотрудника отозвали из места отпуска и отправили в место командировки.
Если после командировки сотрудник возвращается к постоянному месту работы.

Сотрудник оплачивает проезд самостоятельно, если после командировки решает продлить отпуск в другом городе.

Пример: Сотрудник в отпуске в Сочи, его отзывают в командировку в Екатеринбург. Работодатель оплачивает билеты Сочи — Екатеринбург и Екатеринбург — Москва (место работы). Если после командировки сотрудник решает вернуться в Сочи для продолжения отпуска, билет Екатеринбург — Сочи он оплачивает сам.

Командировка сразу после отпуска

Входит ли командировка в расчеты к отпуску? Если она начинается в первый рабочий день после отпуска, оформлять ее нужно заранее, до начала отпуска.

Например, сотрудник в отпуске с 1 по 14 июля, а 15 июля начинается командировка. Работодатель оформляет документы до 1 июля, а выплаты (отпускные и командировочные) производит за 3 дня до начала соответствующих периодов.

Порядок оформления

Шаг 1. Получить согласие сотрудника

Письменное согласие в произвольной форме или на форме Т-9/Т-9а с подписью сотрудника.
Если командировка начинается в последний день отпуска, оформите приказ о прекращении отпуска досрочно (ст. 125 ТК РФ) с компенсацией неиспользованных дней.

Шаг 2. Издать приказ о командировке
Требования к приказу (п. 5 Постановления Правительства Р Ф от 24.04.2025 № 540):

Четкие даты и место командировки
Основание (служебная записка руководителя)
Указание: «Направление в командировку с первого рабочего дня после отпуска»

Важно! Не указывайте дату начала командировки в период отпуска — это нарушение ст. 114 ТК РФ.

Шаг 3: Рассчитать и выплатить компенсации
Выплатите командировочные до начала командировки.

Шаг 4: Учесть особенности рабочего времени

Дни командировки = рабочие дни (ст. 167 ТК РФ).
Отпуск не продлевается.
При выезде в ночь после отпуска:

— Оплата за ночной выезд: минимум +20% к окладу (ст. 154 ТК РФ).
— Предоставление времени на отдых (рекомендуется 12 часов до начала работы).

Риски для работодателя

Направление в командировку без согласия сотрудника → штраф до 100 000 ₽ (ст. 5.27 КоАП РФ).
Неправильный расчет суточных → доначисление НДФЛ + пени (ст. 123 НК РФ).
Нарушение права на отдых: не перенести остаток отпуска или не предоставить возможность завершить его → иск о компенсации морального вреда (ст. 237 ТК РФ).

Отпуск в месте командировки

Сотрудник может остаться в месте командировки для отпуска, но в этом случае:

Работодатель оплачивает проживание и проезд только до даты окончания командировки.
Все расходы после окончания командировки (проживание, обратный билет) сотрудник оплачивает сам.

Порядок оформления отпуска в месте командировки

Сотрудник подает заявление на отпуск с указанием дат.
Работодатель издает приказ об отпуске (форма Т-6).
В «1С: ЗУП» вносятся данные об отпуске и командировке.

Прерывание командировки для отпуска

Если сотрудник хочет уйти в отпуск в период длительной командировки (например, более месяца):

Издайте приказ о прерывании командировки.
Получите письменное заявление сотрудника с указанием причин и дат отпуска.
Верните авансы за неотработанные дни командировки.
Оформите отпуск по стандартной процедуре.

Образец приказа о прерывании командировки

Приказ № ___
О прерывании командировки

г. Москва"___" ________ 2025 г.

В связи с заявлением сотрудника Иванова И. И. о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Прервать командировку Иванова И. И. с «___» ________ 2025 г.
2. Предоставить Иванову И. И. ежегодный оплачиваемый отпуск с «___» ________ 2025 г. по «___» ________ 2025 г.
3. Бухгалтерии произвести перерасчет командировочных выплат.

Генеральный директор _____________ /Ф.И.О./
С приказом ознакомлен: _____________ /Иванов И.И./

Резюмируем: как избежать ошибок при совмещении отпуска и командировки

Планируйте командировки и отпуска заранее, чтобы избежать их пересечения.
Фиксируйте все изменения в письменной форме: отзыв из отпуска, перенос дат, прерывание командировки.
Проводите выплаты (отпускные и командировочные) заблаговременно — за 3 дня до начала соответствующих периодов.