Как правильно оформить Приказ об отмене командировки

Отмена командировки может произойти по разным причинам. Вот самые распространенные:

• отмена или перенос деловых встреч, конференций или совещаний, для которых планировали поездку;
• смена приоритетов или завершение задачи до начала командировки;
• отмена командировки по инициативе сотрудника в связи с болезнью или семейными обстоятельствами;
• форс-мажоры: природные катастрофы, политическая нестабильность и т. д.;
• введение новых правил, которые препятствуют поездке, например ограничения из-за пандемии или измененные визовые условия.

Если поездка отменяется по инициативе сотрудника, он уведомляет об этом руководителя компании. Например, пишет служебную записку. Чтобы подтвердить уважительные причины, к записке нужно приложить дополнительные документы: больничный лист или справку о болезни близкого родственника.

Если командировку отменяют по инициативе компании, кадровому специалисту нужно выполнить несколько действий:

1. Подготовить служебную записку. Указать в ней причины отмены командировки и при необходимости приложить подтверждающие документы.
2. Оформить Приказ об отмене командировки. Унифицированного образца нет — составьте документ в произвольной форме или возьмите готовый шаблон.
3. Попросить сотрудника заполнить авансовый отчет. В нем нужно указать размер аванса, сумму потраченных средств и остаток.
4. Оповестить бухгалтерию. Отдел внесет изменения в документы и выполнит перерасчет.

Сотрудник обязан вернуть остаток аванса, подготовить авансовый отчет для бухгалтерии и предоставить дополнительные документы. Например, квитанцию о возврате авиабилета или об удержании комиссии за отмену брони в гостинице.

Если командировку отменили до начала поездки, а суточные уже выдали, компания имеет право потребовать их вернуть. Сдать полученный аванс сотрудник должен в течение трех рабочих дней после того, как он ознакомился с Приказом об отмене командировки.

Кроме обязательных реквизитов, в Приказе об отмене командировки руководитель должен указать:

• название компании, дату и место формирования Приказа;
• причины отмены командировки;
• должность и ФИО сотрудника, которого направляли в командировку;
• отметка об отмене ранее оформленного Приказа о направлении в командировку;
• должность и ФИО сотрудника, которого назначили ответственным за исполнение Приказа;
• подписи работодателя и всех сотрудников, которые указаны в Приказе.

Скачайте образец Приказа об отмене командировки
При оформлении Приказа об отмене командировки можете опираться на наш образец.

Для оформления Приказа об отмене командировки в 1С:

1. Перейдите в раздел «Кадры» и выберите «Командировки».

2. Найдите нужный документ и перейдите по ссылке «Сторнировать».

3. В окне «Сторнирование начислений» нажмите «Провести и закрыть».

4. Программа автоматически сформирует сторно, которое аннулирует документ «Командировка».

Совещание перенесли или сотрудник заболел — в итоге командировку отменили, но поездка все еще необходима. В таком случае ее можно перенести на другие даты.

Чтобы перенести поездку, непосредственный руководитель сотрудника готовит служебную записку. В ней нужно указать причины переноса командировки и оформить новый Приказ о направлении в командировку в связи с отменой предыдущего. Как и в случае отмены, о переносе важно уведомить сотрудника и все вовлеченные отделы.