Как правильно оформить Приказ об отмене командировки
Запланированные командировки приходится отменять по разным причинам. Например, перенесли совещание, сотрудник заболел или изменились задачи компании. Чтобы аннулировать командировочные документы и выполнить перерасчет расходов, руководитель должен составить Приказ об отмене командировки. О том, как это сделать, рассказываем в статье.
Поделиться:
Причины отмены командировки
Отмена служебной командировки может произойти по разным причинам. Вот самые распространенные:
отмена или перенос деловых встреч, конференций или совещаний, для которых планировали поездку;
смена приоритетов или завершение задачи до начала командировки;
отмена командировки по инициативе сотрудника в связи с болезнью или семейными обстоятельствами;
форс-мажоры: природные катастрофы, политическая нестабильность и
т. д.;
введение новых правил, которые препятствуют поездке, например ограничения из-за пандемии или измененные визовые условия.
Как отменить командировку: порядок действий
Если поездка отменяется по инициативе сотрудника, он уведомляет об этом руководителя компании. Например, пишет служебную записку. Чтобы подтвердить уважительные причины, к записке нужно приложить дополнительные документы: больничный лист или справку о болезни близкого родственника.
Если командировку отменяют по инициативе компании, кадровому специалисту нужно выполнить несколько действий:
Подготовить служебную записку. Указать в ней причины отмены командировки и при необходимости приложить подтверждающие документы.
Оформить Приказ об отмене командировки. Унифицированного образца нет — составьте документ в произвольной форме или возьмите готовый шаблон.
Попросить сотрудника заполнить авансовый отчет. В нем нужно указать размер аванса, сумму потраченных средств и остаток.
Оповестить бухгалтерию. Отдел внесет изменения в документы и выполнит перерасчет.
Сотрудник обязан вернуть остаток аванса, подготовить авансовый отчет для бухгалтерии и предоставить дополнительные документы. Например, квитанцию о возврате авиабилета или об удержании комиссии за отмену брони в гостинице.
Суточные при отмене командировки
Если командировку отменили до начала поездки, а суточные уже выдали, компания имеет право потребовать их вернуть. Сдать полученный аванс сотрудник должен в течение трех рабочих дней после того, как он ознакомился с Приказом об отмене командировки.
«Часто у бухгалтеров и кадровиков возникают вопросы: как компенсировать и принять к учету непредвиденные расходы из-за отмены командировки, например при возврате проездных билетов или отмене брони на проживание, в каком порядке и в какие сроки предоставлять подтверждающие документы.
Чтобы установить в компании единые требования, рекомендую разработать порядок командирования сотрудников, а затем включить его в коллективный договор или правила внутреннего трудового распорядка. Можно также издать отдельное Положение о командировках".
Айсылу Ирназарова
Руководитель консалтинговой компании «АйТиКом» и студии «Цифровой потенциал». Юрист с опытом работы 23 года в государственных, образовательных и коммерческих организациях. Специалист по юридическому сопровождению, кадровому аудиту и внедрению цифровых решений для бизнеса.
Образец Приказа об отмене командировки
Кроме обязательных реквизитов, в Приказе об отмене командировки руководитель должен указать:
название компании, дату и место формирования Приказа;
причины отмены командировки;
должность и Ф. И. О. сотрудника, которого направляли в служебную командировку;
указание об отмене ранее оформленного Приказа о направлении в командировку;
должность и Ф. И. О. сотрудника, которого назначили ответственным за исполнение Приказа;
подписи работодателя и всех сотрудников, которые указаны в Приказе.
Для оформления Приказа об отмене командировки в 1С:
Перейдите в раздел «Кадры» и выберите «Командировки».
2. Найдите нужный документ и перейдите по ссылке «Сторнировать».
3. В окне «Сторнирование начислений» нажмите «Провести и закрыть».
4. Программа автоматически сформирует сторно, которое аннулирует документ «Командировка».
Можно ли перенести служебную командировку на другие даты
Совещание перенесли или сотрудник заболел — в итоге командировку отменили, но поездка все еще необходима. В таком случае ее можно перенести на другие даты.
Чтобы перенести поездку, непосредственный руководитель сотрудника готовит служебную записку. В ней нужно указать причины переноса командировки и оформить новый Приказ о направлении в командировку в связи с отменой предыдущего. Как и в случае отмены, о переносе важно уведомить сотрудника и все вовлеченные отделы.
Коротко об отмене служебной командировки
Если сотрудник хочет отменить командировку, у него должны быть уважительные причины. Их нужно подтвердить документально.
Чтобы отменить командировку, нужно написать служебную записку с указанием причин и издать новый Приказ.
Чтобы бухгалтерия сделала перерасчет, сотрудник должен собрать все подтверждающие документы.
В Приказе об отмене обычно указывают: причину отмены командировки, Ф.И.О. и должность сотрудника, которого направляли в поездку.
Если сотрудник заболел или партнеры перенесли встречу, командировку можно перенести на другие даты.