Smartway, сервис организации командировок Смартвэй

стандарт управления командировками

Логотип Smartway, сервиса организации командировок

Как правильно оформить Приказ об отмене командировки

Запланированные командировки приходится отменять по разным причинам. Например, перенесли совещание, сотрудник заболел или изменились задачи компании. Чтобы аннулировать командировочные документы и выполнить перерасчет расходов, руководитель должен составить Приказ об отмене командировки. О том, как это сделать, рассказываем в статье.

Другие документы по командировкам

Как отменить командировку: порядок действий

Если поездка отменяется по инициативе сотрудника, он уведомляет об этом руководителя компании. Например, пишет служебную записку. Чтобы подтвердить уважительные причины, к записке нужно приложить дополнительные документы: больничный лист или справку о болезни близкого родственника.

Если командировку отменяют по инициативе компании, кадровому специалисту нужно выполнить несколько действий:

Подготовить служебную записку. Указать в ней причины отмены командировки и при необходимости приложить подтверждающие документы.
Оформить Приказ об отмене командировки. Унифицированного образца нет — составьте документ в произвольной форме или возьмите готовый шаблон.
Попросить сотрудника заполнить авансовый отчет. В нем нужно указать размер аванса, сумму потраченных средств и остаток.
Оповестить бухгалтерию. Отдел внесет изменения в документы и выполнит перерасчет.

Сотрудник обязан вернуть остаток аванса, подготовить авансовый отчет для бухгалтерии и предоставить дополнительные документы. Например, квитанцию о возврате авиабилета или об удержании комиссии за отмену брони в гостинице.

Суточные при отмене командировки

Если командировку отменили до начала поездки, а суточные уже выдали, компания имеет право потребовать их вернуть. Сдать полученный аванс сотрудник должен в течение трех рабочих дней после того, как он ознакомился с Приказом об отмене командировки.

«Часто у бухгалтеров и кадровиков возникают вопросы: как компенсировать и принять к учету непредвиденные расходы из-за отмены командировки, например при возврате проездных билетов или отмене брони на проживание, в каком порядке и в какие сроки предоставлять подтверждающие документы.

Чтобы установить в компании единые требования, рекомендую разработать порядок командирования сотрудников, а затем включить его в коллективный договор или правила внутреннего трудового распорядка. Можно также издать отдельное Положение о командировках".

Айсылу Ирназарова

Руководитель консалтинговой компании «АйТиКом» и студии «Цифровой потенциал». Юрист с опытом работы 23 года в государственных, образовательных и коммерческих организациях. Специалист по юридическому сопровождению, кадровому аудиту и внедрению цифровых решений для бизнеса.

Образец Приказа об отмене командировки

Кроме обязательных реквизитов, в Приказе об отмене командировки руководитель должен указать:

название компании, дату и место формирования Приказа;
причины отмены командировки;
должность и ФИО сотрудника, которого направляли в командировку;
отметка об отмене ранее оформленного Приказа о направлении в командировку;
должность и ФИО сотрудника, которого назначили ответственным за исполнение Приказа;
подписи работодателя и всех сотрудников, которые указаны в Приказе.

Скачайте образец Приказа об отмене командировки

Как оформить Приказ об отмене в 1С

Для оформления Приказа об отмене командировки в 1С:

Перейдите в раздел «Кадры» и выберите «Командировки».

2. Найдите нужный документ и перейдите по ссылке «Сторнировать».

3. В окне «Сторнирование начислений» нажмите «Провести и закрыть».

4. Программа автоматически сформирует сторно, которое аннулирует документ «Командировка».

Можно ли перенести служебную командировку на другие даты

Совещание перенесли или сотрудник заболел — в итоге командировку отменили, но поездка все еще необходима. В таком случае ее можно перенести на другие даты.

Чтобы перенести поездку, непосредственный руководитель сотрудника готовит служебную записку. В ней нужно указать причины переноса командировки и оформить новый Приказ о направлении в командировку в связи с отменой предыдущего. Как и в случае отмены, о переносе важно уведомить сотрудника и все вовлеченные отделы.

Коротко об отмене служебной командировки

Если сотрудник хочет отменить командировку, у него должны быть уважительные причины. Их нужно подтвердить документально.
Чтобы отменить командировку, нужно написать служебную записку с указанием причин и издать новый Приказ.
Чтобы бухгалтерия сделала перерасчет, сотрудник должен собрать все подтверждающие документы.
В Приказе об отмене обычно указывают: причину отмены командировки, ФИО и должность сотрудника, которого направляли в поездку.
Если сотрудник заболел или партнеры перенесли встречу, командировку можно перенести на другие даты.

Частые вопросы и ответы об отмене командировок

Почему могут отменить командировку?

Отмена командировки может произойти по разным причинам. Вот самые распространенные:

поездка больше не требуется из-за изменений в рабочих процессах или экономической ситуации;
возникли непредвиденные обстоятельства: форс-мажор, сотрудник заболел, срочные задачи внутри компании;
сотрудник из льготной категории отозвал согласие до начала поездки;
невозможно организовать поездку: проблемы с транспортом, чрезвычайные ситуации и так далее;
отменили или перенесли деловые встречи, конференции или совещания, для которых планировали поездку;
сменились приоритеты компании или задачи завершились до начала командировки;
ввели новые правила, которые препятствуют поездке, например ограничения из-за пандемии или измененные визовые условия.

Обязательно ли оформлять приказ об отмене командировки?

Да, обязательно. Без приказа у бухгалтерии возникнут проблемы с учетом расходов и возвратом средств. В приказе укажите причину отмены, данные сотрудника и номер отменяемого приказа о командировке. Шаблон можно взять в 1С или кадровой системе вашей компании.

Можно ли отменить командировку в день вылета?

Да, командировку можно отменить в любой момент до начала поездки. Но чем позже вы это сделаете, тем больше потеряете денег. Авиабилеты в день вылета обычно сгорают полностью, отель спишет стоимость первой ночи. В Smartway тревел-менеджеры помогут минимизировать потери — например, перенести бронь на другого сотрудника или договориться с отелем об особых условиях.

Кто принимает решение об отмене деловой поездки?

Решение принимает руководитель сотрудника или тот, кто согласовывает командировки в вашей компании. По Трудовому кодексу РФ (ст. 166) работодатель вправе отменить служебную поездку, если изменились обстоятельства. Сотрудник тоже может инициировать отмену, но финальное решение — за руководством.

Что делать с купленными билетами при отмене командировки?

Сразу оформляйте возврат через сервис бронирования или напрямую у перевозчика. Размер возврата зависит от тарифа и времени до вылета. Например, за 24 часа до рейса «Аэрофлот» вернет 75% стоимости билета эконом-класса, а за 3 часа — только 25%. Невозвратные билеты можно попробовать обменять на другую дату с доплатой.

Как вернуть деньги за отель при отмене поездки?

Проверьте условия бронирования. При тарифе с бесплатной отменой вернут всю сумму, если успеете отменить вовремя (обычно за 24–48 часов). При невозвратном тарифе деньги не вернут, но можно попробовать перенести даты или передать бронь коллеге. В форс-мажорных ситуациях отели иногда идут навстречу — наши менеджеры помогут договориться.

Как отменить командировку в Smartway?

Напишите в чат тревел-помощника — менеджеры отменят все брони и помогут вернуть максимум средств. Это можно сделать в любое время: поддержка работает 24/7. В личном кабинете вы увидите статус возвратов и итоговые суммы.

Что происходит с авансом при отмене командировки?

Если сотрудник уже получил аванс, он должен вернуть его в кассу в течение трех рабочих дней после отмены поездки (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Если деньги перечислили на корпоративную карту — они остаются на счете компании.

Можно ли перенести командировку вместо отмены?

Да, это часто выгоднее полной отмены. Многие авиакомпании и отели позволяют изменить даты за символическую доплату. В Smartway автоматически подберут новые варианты с минимальными потерями — просто укажите новые даты поездки.