Служебная записка:
что это за документ
и когда он нужен

Для оформления командировки нужен Приказ, чтобы обосновать расходы — авансовый отчет с подтверждающими документами. А как быть, если сотрудник едет в рабочую поездку на личном авто? В этой ситуации нужна служебная записка. Рассказываем, что это за документ и как его составить.

Служебная записка при направлении в командировку сотрудника — это кадровый документ, который оформляется в двух случаях:

• сотрудник едет в рабочую поездку на личном, служебном или арендованном автомобиле;
• у сотрудника нет документов, которые подтверждают факт командировки, проживание и проезд.

Оформлять записку необязательно, но она может быть доказательством факта договоренности с работодателем. А также подтверждением продолжительности командировки.

Чтобы сэкономить время и не собирать шаблоны по разным сайтам, скачивайте папку со всеми необходимыми документами для деловой поездки:

Командированный может добираться до места командировки на поезде, самолете или на автомобиле. И если при поездках на общественном транспорте доказать сумму расходов можно билетом, с машиной все сложнее.

Сотруднику надо подтвердить, когда он выехал на авто, сколько проехал и потратил на бензин. В этом случае составляется служебная записка на командировку в произвольной форме.

В ней указывают:

• наименование компании и ФИО работника;
• даты командировки;
• марку и номер автомобиля, на котором командированный будет ехать до места пребывания;
• время выезда и приезда.

К записке надо приложить подтверждающие документы. К ним относятся путевой лист, чеки с АЗС.

Если сотрудник уехал в командировку и у него нет никаких документов, которые могут подтвердить рабочую поездку, также потребуется служебная записка на командировку. Например, такое может быть, если командированный ехал на служебном авто, а жил в номере, который забронировала принимающая сторона.

Такая служебная записка также оформляется в произвольной форме. В ней надо указать:

• наименование компании и ФИО работника;
• даты командировки;
• причины, из-за которых нет подтверждающих документов по расходам;
• время выезда и приезда.

К записке прикладываются письменные подтверждения, расписки от принимающей стороны или документы компании, в которой работает командированный.
При необходимости в служебной записке можно поставить отметки принимающей стороны о факте заезда и выезда.

Законодательно командированный не должен составлять служебную записку. Но если она нужна для подтверждения пребывания в рабочей поездке, ее лучше оформить и сдать руководителю в первые несколько дней после возвращения. Например, это можно сделать одновременно со сдачей авансового отчета — в течение 3 дней после возвращения.

Срок хранения служебных записок для командировок — 5 лет (п. 434 Приказа Росархива 236 от 20.12.2019). Этот период распространяется как на бумажные документы, так и на электронные.