Служебная записка:
что это за документ
и когда он нужен

Поделиться:
Для оформления командировки нужен Приказ, чтобы обосновать расходы — авансовый отчет с подтверждающими документами. А как быть, если сотрудник едет в рабочую поездку на личном авто? В этой ситуации нужна служебная записка. Рассказываем, что это за документ и как его составить.
Руководитель отдела кадрового делопроизводства Smartway
Валерия Богачева

Что такое служебная записка

Служебная записка при направлении в командировку сотрудника — это кадровый документ, который оформляется в двух случаях:
  • сотрудник едет в рабочую поездку на личном, служебном или арендованном автомобиле;
  • у сотрудника нет документов, которые подтверждают командировку, проживание и проезд.
Оформлять записку необязательно, но она может быть доказательством факта договоренности с работодателем. А также подтверждением продолжительности командировки.

Чтобы сэкономить время и не собирать шаблоны по разным сайтам, скачивайте папку со всеми необходимыми документами для деловой поездки:

Служебная записка при направлении в рабочую поездку на авто

Командированный может добираться до места прибытия на поезде, самолете или на автомобиле. И если при поездках на общественном транспорте доказать сумму расходов можно билетом, с машиной все сложнее.

Сотруднику надо подтвердить, когда он выехал на авто, сколько проехал и потратил на бензин. В этом случае составляется служебка на командировку в произвольной форме.

В ней указывают:
  • наименование компании и ФИО работника;
  • даты командировки;
  • марку и номер автомобиля, на котором командированный будет ехать до места пребывания;
  • время выезда и приезда.
К записке надо приложить подтверждающие документы. К ним относятся путевой лист, чеки с АЗС.

Служебная записка как подтверждение командировки и расходов

Если сотрудник уехал в командировку и у него нет никаких документов, которые могут подтвердить рабочую поездку, также потребуется служебная записка на командировку. Например, такое может быть, если командированный ехал на служебном авто, а жил в номере, который забронировала принимающая сторона.

Такая служебная записка также оформляется в произвольной форме. В ней надо указать:
  • наименование компании и ФИО работника;
  • даты командировки;
  • причины, из-за которых нет подтверждающих документов по расходам;
  • время выезда и приезда.
К записке прикладываются письменные подтверждения, расписки от принимающей стороны или документы компании, в которой работает командированный.
При необходимости в служебной записке можно поставить отметки принимающей стороны о факте заезда и выезда.

Когда составить и сдать служебную записку по командировке

Законодательно командированный не должен составлять служебную записку. Но если она нужна для подтверждения пребывания в рабочей поездке, ее лучше оформить и сдать руководителю в первые несколько дней после возвращения. Например, это можно сделать одновременно со сдачей авансового отчета — в течение 3 дней после возвращения.

Сколько хранить служебные записки

Срок хранения служебных записок на командировки — 5 лет (п. 434 Приказа Росархива 236 от 20.12.2019). Этот период распространяется как на бумажные документы, так и на электронные.
Начните экономить на командировках уже сегодня
Регистрация
Зарегистрируйтесь, чтобы открыть доступ к сервису
Все-все
об оформлении командировок
0 ошибок в оформлении командировок
Книга для кадровых специалистов
Шаблоны документов, инструкции
по составлению бумаг и трудовые споры
50+ страниц
5 разделов