Smartway, сервис организации командировок Смартвэй

стандарт управления командировками

Логотип Smartway, сервиса организации командировок

Командировка в подразделение организации: как правильно оформить

Сотрудники часто ездят в командировки не только к партнерам и клиентам, но и в другие филиалы своей компании. Разбираемся, какие особенности есть у таких поездок и на что обратить внимание при оформлении.

Когда нужна командировка между подразделениями

Командировка в обособленное подразделение оформляется, когда сотруднику нужно выполнить служебное поручение в другом офисе компании. Например:

провести обучение новых сотрудников филиала;
организовать запуск нового проекта;
провести аудит или проверку работы подразделения;
участвовать в совещании или стратегической сессии.

Важный момент: если у компании есть филиал в другом городе — это всегда командировка. Даже если сотрудник едет туда на один день.

Как оформить поездку в филиал

Порядок оформления командировки в подразделение такой же, как и для обычной деловой поездки:
1. Приказ о направлении в командировку. В документе указывают место назначения — адрес и название подразделения, цель поездки и срок командировки.
2. Командировочное удостоверение. С 2015 года этот документ не обязателен, но многие компании продолжают его использовать для внутреннего контроля.
3. Служебное задание. Руководитель прописывает конкретные задачи, которые сотрудник должен выполнить в подразделении.
4. Авансовый отчет. После возвращения сотрудник отчитывается о расходах и прикладывает подтверждающие документы.

Как не нарушить ТК при оформлении командировки?

Все нюансы по подготовке командировочных документов — в книге для кадровых специалистов. Скачайте бесплатно!

Бесплатное руководство

Особенности оплаты и компенсаций

При командировке в подразделение сотруднику положены те же выплаты, что и при обычной поездке:

Средний заработок — сохраняется на весь период командировки.
Суточные — выплачиваются за каждый день поездки, включая выходные.
Расходы на проезд — компенсируются по фактическим затратам.
Расходы на проживание — если подразделение находится в другом городе.

Нюанс с суточными: если филиал находится в том же населенном пункте, что и головной офис, суточные не выплачиваются. Это прописано в статье 166 ТК РФ.

Что важно учесть при планировании командировки в подразделение

Согласование с принимающей стороной. Обязательно уведомите руководителя подразделения о визите сотрудника. Это поможет организовать рабочее место и доступ к необходимым ресурсам.
Доступ к корпоративным системам. Проверьте, что у сотрудника будет доступ к рабочим программам и базам данных в другом офисе. Иногда требуется дополнительная настройка софта или выдача временных паролей.
Местные особенности работы. В разных подразделениях могут быть свои правила внутреннего распорядка. Например, другой график работы или требования к пропускному режиму.

Как упростить организацию поездок между офисами

Чтобы командировки в подразделения проходили без сбоев:

Создайте единый регламент для всех филиалов компании.
Назначьте ответственных за прием командированных в каждом офисе.
Составьте памятку с контактами и адресами всех подразделений.
Используйте корпоративный тревел-сервис для бронирования билетов и отелей.

В Smartway мы помогаем компаниям организовывать командировки любой сложности — и за границу, и к клиентам, и между офисами. Наши тревел-менеджеры знают все нюансы оформления и помогут делегировать рутину технологиям.

Зарегистрируйтесь в сервисе Smartway и забудьте о бумажной волоките:

данные о сотрудниках сами перенесутся из корпоративной системы в бронирования — никакого ручного ввода;
все командировочные документы готовы в два клика — просто заберите нужные;
после поездки сотрудника сразу получите полный пакет документов — ничего не потеряется;
авансовый отчет заполнится за 3 минуты — только отсканируйте чеки.