Командировочное удостоверение в 2024 году: как оформить, примеры и бланки

С 2015 года командировочное удостоверение не входит в список обязательных отчетных документов. Однако некоторые компании продолжают его оформлять. В этом материале мы узнаем, зачем нужно это удостоверение, а также как его правильно составлять, чтобы избежать ошибок.

Содержание

Что такое командировочное удостоверение.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Нужно ли оформлять командировочное удостоверение в 2024 году

Как составить и оформить командировочное удостоверение

Как подтвердить деловую поездку без командировочного удостоверения

Нужно ли оформлять командировочное удостоверение при заграничной командировке.

Итоги

Что такое командировочное удостоверение

Это документ, который подтверждает, что сотрудник действительно находился в командировке и выполнял служебное задание. Еще его называют командировочным листом.

Обязательно ли оформлять командировочное удостоверение в 2024 году

Несмотря на то, что с 2015 года этот документ перестал быть обязательным, закон не запрещает его оформлять.

В первую очередь удостоверение нужно для подтверждения командировочных расходов. Поэтому многие крупные компании продолжают оформлять документ по всем правилам, о которых мы расскажем в отдельном разделе.

У документа нет строгого бланка, рабочая организация имеет право разработать его самостоятельно. Но чаще компании пользуются его унифицированной формой № Т-10.

Скачать и ознакомиться с этой формой, можно здесь — № Т-10.

Образец заполнения командировочного удостоверения — здесь

После того, как бланк заполнят, его отдают командированному сотруднику, предварительно зарегистрировав документ в журнале учета выдачи командировочных удостоверений. Одного экземпляра будет достаточно, а выписывают его на основании Приказа на командировку.

Командировочное удостоверение подтверждает:

что сотрудник поехал выполнять служебное задание, а не по личным делам;

точные сроки его деловой поездки;

что сотрудник действительно был в городе Х и встретился с клиентом.

Такой документ удобен не только для компании, но и для работника. Например, ему не нужно обосновывать цель визита в другой филиал своей организации. Как это работает?

Все просто: принимающая сторона ставит в удостоверении отметки о прибытии и отъезде сотрудника домой.

Как оформить командировочное удостоверение

Начинают оформлять документ с титульного листа, который в свою очередь состоит из «шапки» и основной части.

В «шапке» удостоверения указывают:

– Полное название компании и ее организационно-правовую форму,

– Код ОКПО, который указан в регистрационных документах компании.

– Форму по ОКУД.

– Номер документа и дату создания.

пример из унифицированного бланка № Т-10

В основной части указывают:

– Полные данные командированного сотрудника (имя, фамилия, отчество).

– Его должность и служебное подразделение.

– Паспортные данные командированного.

– Куда едет сотрудник и с какой целью.

– Даты и продолжительность командировки.

пример из унифицированного бланка № Т-10

Этот документ в том числе нужен для того, чтобы сотруднику выплатили суточные. Его прикрепляют к авансовому отчету после окончания командировки.

Вот какие данные из удостоверения предпочитает налоговая для подтверждения командировочных расходов:

– сроки служебных поездок;

– место назначения;

– цель поездки.

Что указывать в графе «цель командировки». Несколько самых распространенных примеров:

– подписать контракт на оказание услуг;

– провести переговоры о заключении договора;

– оказать консультационные услуги;

– провести переговоры о закупке оборудования;

– наладка и ремонт оборудования и т.д.

пример из унифицированного бланка № Т-10

Также во внутренних актах компании иногда отдельно прописывают, что командировочное удостоверение действует только, если предъявить паспорт или другой документ, который его заменяет.

Кто подписывает командировочное удостоверение:

– гендиректор;

– или руководитель сотрудника.

После подписания документ передают командированному работнику. Это удостоверение он берет в деловую поездку, а по возвращении — отдает в отдел кадров или бухгалтерию.

Как заполнить оборотную сторону командировочного листа

На этой стороне документа отмечают, когда работник приехал на место выполнения служебного задания и уехал. Эти данные заполняют специалисты кадровой службы, секретариата или бухгалтерии принимающей стороны. Они же заверяют их и подписывают документ.

пример из унифицированного бланка № Т-10

В первой строке указывают:

– дату, когда специалист отправился в служебную поездку;

– дату, когда сотрудник приехал на место назначения (заполняет принимающая сторона).

Если других пунктов посещения в поездке нет, то во второй строке принимающая сторона отмечает день отъезда сотрудника, а дату прибытия — заполняют уже в офисе его постоянной работы.

Ситуация: что делать сотруднику, если поставить отметки о прибытии/отъезде некому, потому что он поехал на встречу с физическим лицом?

Такую ситуацию законодательство РФ не регулирует. Однако Минфин России дал подсказку в своем письме от 16 августа 2011 г. №03-03-06/3/7. В нем написано:

«Если в командировочном удостоверении невозможно проставить отметки о прибытии в место деловой поездки и отъезде из него, факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден другими документами. В частности такими документами могут быть:

— Приказ о направлении работника в командировку;
— служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;
— проездные документы, в которых прописаны даты прибытия/отъезда на место назначения;
— счет гостиницы, который подтверждает период проживания в командировке.»

Как подтвердить деловую поездку без командировочного удостоверения

Если в вашей компании не принято использовать это удостоверение, существует несколько других документов, которые подтверждают, что сотрудник находился в служебной поездке:

– билеты на проезд, посадочные талоны;

– путевой лист служебного авто, договор аренды транспортного средства;

– чеки с АЗС, из гостиниц и т.д.

Все эти документы указывают после окончания поездки в авансовом отчете и прикладывают к нему их оригиналы.

Если работник отправился в деловую поездку за пределы России, то командировочное удостоверение не оформляют (п. 15 Постановления № 749). Потому что время пребывания сотрудника за границей можно определить по отметкам пограничной службы в загранпаспорте.

Нужно ли оформлять командировочное удостоверение при заграничной командировке

Командировочное удостоверение могут заменить и другие документы: Приказ о командировке, посадочные талоны, чеки из гостиницы и т.д.

Для удостоверения используют стандартный шаблон № Т-10 или произвольный шаблон компании, который зависит от ее деятельности.

Командировочное удостоверение — необязательный документ в 2024 году. Однако многие компании продолжают его использовать. Оно помогает не только доказывать то, что сотрудник побывал и вернулся из командировки, но и подтверждает командировочные расходы для налоговой.

Особенности того, как применять и заполнять этот документ, а также его основные функции фиксируют во внутренних локальных документах компании.

Подведем итоги

Начните экономить на командировках уже сегодня

Оставьте заявку

Нажимая на эту кнопку, Вы даете согласие на обработку своих персональных данных и соглашаетесь с Политикой обработки персональных данных