Командировочное удостоверение в 2024 году: как оформить, примеры и бланки
С 2015 года командировочное удостоверение не входит в список обязательных отчетных документов. Однако некоторые компании продолжают его оформлять. В этом материале мы узнаем, зачем нужно это удостоверение, а также как его правильно составлять, чтобы избежать ошибок.
Оглавление
Итоги ↗
Что такое командировочное удостоверение
Это документ, который подтверждает, что сотрудник действительно находился в командировке и выполнял служебное задание. Еще его называют командировочным листом.
Обязательно ли оформлять командировочное удостоверение в 2024 году
Несмотря на то, что с 2015 года этот документ перестал быть обязательным, закон не запрещает его оформлять.
В первую очередь удостоверение нужно для подтверждения командировочных расходов. Поэтому многие крупные компании продолжают оформлять документ по всем правилам, о которых мы расскажем в отдельном разделе.
У документа нет строгого бланка, рабочая организация имеет право разработать его самостоятельно. Но чаще компании пользуются его унифицированной формой № Т-10.
В первую очередь удостоверение нужно для подтверждения командировочных расходов. Поэтому многие крупные компании продолжают оформлять документ по всем правилам, о которых мы расскажем в отдельном разделе.
У документа нет строгого бланка, рабочая организация имеет право разработать его самостоятельно. Но чаще компании пользуются его унифицированной формой № Т-10.
Образец заполнения командировочного удостоверения — здесь
После того, как бланк заполнят, его отдают командированному сотруднику, предварительно зарегистрировав документ в журнале учета выдачи командировочных удостоверений. Одного экземпляра будет достаточно, а выписывают его на основании Приказа на командировку.
Командировочное удостоверение подтверждает:
что сотрудник поехал выполнять служебное задание, а не по личным делам;
точные сроки его деловой поездки;
что сотрудник действительно был в городе Х и встретился с клиентом.
Такой документ удобен не только для компании, но и для работника. Например, ему не нужно обосновывать цель визита в другой филиал своей организации. Как это работает?
Все просто: принимающая сторона ставит в удостоверении отметки о прибытии и отъезде сотрудника домой.
Все просто: принимающая сторона ставит в удостоверении отметки о прибытии и отъезде сотрудника домой.
Как оформить командировочное удостоверение
Начинают оформлять документ с титульного листа, который в свою очередь состоит из «шапки» и основной части.
В «шапке» удостоверения указывают:
– Полное название компании и ее организационно-правовую форму,
– Код ОКПО, который указан в регистрационных документах компании.
– Форму по ОКУД.
– Номер документа и дату создания.
пример из унифицированного бланка № Т-10
В основной части указывают:
– Полные данные командированного сотрудника (имя, фамилия, отчество).
– Его должность и служебное подразделение.
– Паспортные данные командированного.
– Куда едет сотрудник и с какой целью.
– Даты и продолжительность командировки.
пример из унифицированного бланка № Т-10
Этот документ в том числе нужен для того, чтобы сотруднику выплатили суточные. Его прикрепляют к авансовому отчету после окончания командировки.
Вот какие данные из удостоверения предпочитает налоговая для подтверждения командировочных расходов:
– сроки служебных поездок;
– место назначения;
– цель поездки.
Что указывать в графе «цель командировки». Несколько самых распространенных примеров:
– подписать контракт на оказание услуг;
– провести переговоры о заключении договора;
– оказать консультационные услуги;
– провести переговоры о закупке оборудования;
– наладка и ремонт оборудования и т.д.
пример из унифицированного бланка № Т-10
Также во внутренних актах компании иногда отдельно прописывают, что командировочное удостоверение действует только, если предъявить паспорт или другой документ, который его заменяет.
Кто подписывает командировочное удостоверение:
– гендиректор;
– или руководитель сотрудника.
После подписания документ передают командированному работнику. Это удостоверение он берет в деловую поездку, а по возвращении — отдает в отдел кадров или бухгалтерию.
Как заполнить оборотную сторону командировочного листа
На этой стороне документа отмечают, когда работник приехал на место выполнения служебного задания и уехал. Эти данные заполняют специалисты кадровой службы, секретариата или бухгалтерии принимающей стороны. Они же заверяют их и подписывают документ.
пример из унифицированного бланка № Т-10
В первой строке указывают:
– дату, когда специалист отправился в служебную поездку;
– дату, когда сотрудник приехал на место назначения (заполняет принимающая сторона).
Если других пунктов посещения в поездке нет, то во второй строке принимающая сторона отмечает день отъезда сотрудника, а дату прибытия — заполняют уже в офисе его постоянной работы.
Ситуация: что делать сотруднику, если поставить отметки о прибытии/отъезде некому, потому что он поехал на встречу с физическим лицом?
Такую ситуацию законодательство РФ не регулирует. Однако Минфин России дал подсказку в своем письме от 16 августа 2011 г. №03-03-06/3/7. В нем написано:
«Если в командировочном удостоверении невозможно проставить отметки о прибытии в место деловой поездки и отъезде из него, факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден другими документами. В частности такими документами могут быть:
— Приказ о направлении работника в командировку;
— служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;
— проездные документы, в которых прописаны даты прибытия/отъезда на место назначения;
— счет гостиницы, который подтверждает период проживания в командировке.»
«Если в командировочном удостоверении невозможно проставить отметки о прибытии в место деловой поездки и отъезде из него, факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден другими документами. В частности такими документами могут быть:
— Приказ о направлении работника в командировку;
— служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;
— проездные документы, в которых прописаны даты прибытия/отъезда на место назначения;
— счет гостиницы, который подтверждает период проживания в командировке.»
Как подтвердить деловую поездку без командировочного удостоверения
Если в вашей компании не принято использовать это удостоверение, существует несколько других документов, которые подтверждают, что сотрудник находился в служебной поездке:
– билеты на проезд, посадочные талоны;
– путевой лист служебного авто, договор аренды транспортного средства;
– чеки с АЗС, из гостиниц и т.д.
Все эти документы указывают после окончания поездки в авансовом отчете и прикладывают к нему их оригиналы.
Если работник отправился в деловую поездку за пределы России, то командировочное удостоверение не оформляют (п. 15 Постановления № 749). Потому что время пребывания сотрудника за границей можно определить по отметкам пограничной службы в загранпаспорте.
Нужно ли оформлять командировочное удостоверение при заграничной командировке
Командировочное удостоверение могут заменить и другие документы: Приказ о командировке, посадочные талоны, чеки из гостиницы и т.д.
Для удостоверения используют стандартный шаблон № Т-10 или произвольный шаблон компании, который зависит от ее деятельности.
Командировочное удостоверение — необязательный документ в 2024 году. Однако многие компании продолжают его использовать. Оно помогает не только доказывать то, что сотрудник побывал и вернулся из командировки, но и подтверждает командировочные расходы для налоговой.
Особенности того, как применять и заполнять этот документ, а также его основные функции фиксируют во внутренних локальных документах компании.
Подведем итоги
Начните экономить на командировках уже сегодня
Оставьте заявку