Как провести переходящую командировку
в «1С:ЗУП»

Переходящая командировка — это служебная поездка, которая переходит из одного месяца на другой. Например, сотрудник уехал 25 февраля, а вернулся — 10 марта.

По сути командировка — это служебная поездка сотрудника по указанию работодателя на определенный срок для выполнения рабочих задач вне постоянного места работы. Различают три вида:

Однодневная — командировка на один день без необходимости ночевки.

1. Длительная — поездка на несколько дней или недель.
2. Переходящая — командировка, которая переходит на следующий месяц.

Во всех случаях сотруднику выплачиваются командировочные, средний заработок, а при длительных поездках — еще и суточные.

Чтобы рассчитать средний заработок для переходящей командировки, учитывают 12 предыдущих месяцев (согласно Постановлению Правительства Р Ф от 24.12.2007 г. № 922).

Если командировка начинается в одном месяце, а заканчивается в следующем, средний заработок считают за весь срок поездки. Учитывают расчетный период, предшествующий месяцу ее начала. Расчет ведут с даты начала командировки.

Например, если сотрудник уезжает в командировку 12 февраля 2025 года и возвращается 4 марта 2025 года, то расчетный период охватывает 12 месяцев — с февраля 2024 по январь 2025 года.

Программа «1С:ЗУП» помогает рассчитать средний заработок за всю командировку. Она учитывает расчетный период, предшествующий месяцу начала поездки. Это позволяет не делать два отдельных расчета для февраля и марта — все оформляется в одном документе.

Покажем, как оформить переходящую командировку в «1С:ЗУП 8.3» — от настройки системы до оформления документов.

Сначала нужно проверить, включена ли функция командировок в «1С:ЗУП».
Для этого выполните действия: откройте «Настройки» → «Расчет зарплаты» → «Настройка состава начислений и удержаний» → «Учет отсутствий». В этом разделе отметьте галочками пункты «Командировки, в том числе внутрисменные» и «Длительные командировки оплачивать помесячно», если они не проставлены.
Обратите внимание: в программе по умолчанию стоит галочка «Рассчитывать переходящий период командировки с авансом и зарплатой».

Для оформления командировки зайдите в раздел «Зарплата» и выберите «Командировки». После этого нажмите кнопку «Создать».

В документе «Командировка» доступны три метода расчета выплат для длительных поездок.

1. Расчет всей командировки в одном документе. Это позволяет сразу начислить оплату за весь период без разделения на отдельные расчеты.
2. Расчет с учетом аванса и зарплаты. В этом случае документ «Командировка» включает оплату только за первый месяц поездки. Оставшаяся сумма оформляется как временное плановое начисление и выплачивается при следующем расчете зарплаты. Чтобы вычислить средний заработок, используется сумма, рассчитанная при отправлении в командировку.
3. Расчет через аванс и зарплату без вычисления в документе «Командировка». Сам расчет в документе не производится, а оплата проходит через раздел «Начисление зарплаты и аванса».

Рассмотрим каждый расчет переходящей командировки: чем они отличаются друг от друга.

В документе укажите ФИО сотрудника и период командировки. Установить галочку «Учитывать МРОТ при оплате по среднему заработку», если она не стоит автоматически.

1. Выберите метод: «Рассчитать период командировки целиком в текущем документе».

В этом случае в разделе «Начислено (подробно)» будут отражаться две суммы: оплата за февраль и за март. Оплата за переходящую командировку будет выплачиваться полностью в текущем документе.

2. Выберите другой метод начисления — «Рассчитывать переходящий период командировки с авансом и зарплатой».

В этом случае в документе будет указана лишь часть выплаты — с 12.02 до 28.02. На период с 01.03 до 04.03 сумма указывается как временное плановое начисление и отображается в разделе «Начисление зарплаты и взносов».

Так как оплата разбивается на две части, то расчет части за февраль оплачивается в текущем месяце, а второй части — за март — перейдет на следующий период выплат. Средний заработок берется из расчета начала отправки сотрудника в поездку.

Обратите внимание: число отработанных дней не совпадает с количеством календарных дней, которые сотрудник провел в командировке. Тем не менее в приказе программа автоматически указывает нужное количество дней (с учетом выходных), что соответствует требованиям.

3. При выборе «Рассчитывать командировку с авансом и зарплатой» начисления за командировочные дни не будут отражаться в этом документе. В полях «Начислено», «Удержано» и «НДФЛ» будет указан 0. Начисления отображаются в разделах «Начисление за первую половину месяца» и «Начисление зарплаты и взносов».

Организация самостоятельно выбирает, какой метод им удобнее использовать. После выбора метода и расчета выплаты нужно перейти во вкладку «Дополнительно», в ней вводится информация по самой командировке:

• бухгалтерский счет,
• куда едет сотрудник,
• кто оплачивает поездку,
• причина и цель командировки.

В системе «1С:ЗУП» можно распечатать документы по командировке: Приказ или служебное задание.

Документы для оформления легко создать во вкладке «Печать».

После проведения командировки «1С:ЗУП» автоматически заполнит табель рабочего времени кодом «К» или «06» в зависимости от того, как настроено в системе.