При направлении сотрудника в деловую поездку работодатель выплачивает суточные и дополнительные расходы, а также отражает выплаченные суммы в бухгалтерском учете. Разберемся детальнее по командировкам: какие коды КОСГУ и КВР надо применять бюджетным, автономным и другим учреждениям, что выплачивать и зависят ли коды от способа оплаты расходов.
Поделиться:
Главный бухгалтер Smartway
Ирина Титова
Бухгалтер-эксперт c 18-летним стажем. Получила аттестаты Международной федерации бухгалтеров и президентского совета Института профессиональных бухгалтеров и аудиторов
Работодатель должен компенсировать командированному сотруднику все расходы и выплатить суточные. Расходы должны быть:
экономически обоснованы — командированный будет выполнять рабочие поручения руководителя, которые в дальнейшем принесут прибыль или выгодные связи;
документально подтверждены — чеки, накладные, акты оказанных услуг и другие документы.
По завершении командировки бухгалтеру надо получить от сотрудника авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы. После чего все расходы отражаются в бюджетном учете на счетах в зависимости от классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ) и кодов вида расходов (КВР).
Заполнить авансовый отчет без ошибок и за 3 минуты можно в Smartway. Данные по билетам сотрудников автоматически попадают в «1С:Бухгалтерию».
По каким кодам КОСГУ и КВР отражать командировочные расходы в 2024 году
Командировочные расходы можно условно разделить на две группы:
суточные,
затраты, которые связаны с проживанием, проездом и оплатой связи и другими расходами в служебной поездке.
Суточные: КОСГУ и КВР
Отражайте расходы на суточные по командировке по КОСГУ — 212. Код КВР зависит от вида учреждения:
112 — сотрудники казенных и автономных учреждений;
122 — сотрудники госорганов;
134 — военнослужащие;
142 — работника государственных бюджетных фондов.
Такое разделение кодов КВР в зависимости от вида бюджетного учреждения применяется и для других командировочных расходов.
Гарантии работодателя сотруднику, отправленному в командировку
При направлении в деловую поездку работодатель обеспечивает сотруднику гарантии согласно ТК РФ:
оплата всех расходов, включая проезд, проживание, питание и другие необходимые расходы;
сохранение места работы и занимаемой должности.
Также организация гарантирует:
соблюдение всех норм и правил охраны труда и техники безопасности во время работы в командировке;
предоставление необходимой информации и документов для успешного выполнения задачи в поездке;
обеспечение сотрудника медицинской страховкой во время пребывания в командировке;
возврат командированного на место работы по окончании командировки, с учетом всех норм и правил трудового законодательства.
Зависимость применения кодов КОСГУ и КВР от способа возмещения расходов
Выплачивая суточные и дополнительные расходы, компания отражает выплаченные суммы в бухгалтерском учете. Разберемся детальнее: какие коды КОСГУ и КВР надо применять бюджетным, автономным и другим учреждениям, что выплачивать и зависят ли коды от способа оплаты расходов.
Для выполнения гарантий, установленных в статьях 167 и 168 Трудового кодекса Российской Федерации, организация может:
Выдать сотруднику деньги на покупку билетов и оплату проживания до или после командировки
Купить билеты для сотрудника и оплатить проживание.
Другими словами, организация может обеспечить сотрудника, направленного в командировку, различными способами: выдавать ему аванс перед поездкой, возмещать расходы или организовывать поездку самостоятельно либо за счет работника, но от имени организации. Следовательно, учет расходов на командировочные расходы и проживание будет проводиться по-разному.
Какие коды КОСГУ и КВР использовать при возмещении командировочных расходов сотруднику по авансовому отчету
Код КВР в этом случае также зависит от вида бюджетного учреждения: 112, 122, 134 или 142. КОСГУ — 226 «Прочие работы, услуги». Сюда можно включить такие расходы, как:
стоимость гостиницы;
госпошлина за оформление загранпаспорта;
оплата такси, транспортные расходы, пополнение карты «Тройка»;
стоимость ГСМ на проезд на личном авто или билетов на самолет/поезд.
Какие коды КОСГУ и КВР использовать при оплате расходов на жилье и проезд напрямую компаниям по договорам
Если учреждение самостоятельно покупает сотруднику билеты, оплачивает проживание и связь, то коды КОСГУ и КВР будут другими. Основные коды смотрите в таблице ниже.
При проверке бюджетное учреждение могут оштрафовать за нецелевое расходование бюджетных средств или вынести предупреждение в первый раз, если неверный КОСГУ или КВР никак не отразился на финансовом результате.
Если ошибку выявили самостоятельно, её надо исправить при помощи способа «Красное сальдо» (п. 18 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, п. 28 СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки»). Если нашли старые ошибки, исправить неточности нужно в том же году, когда их обнаружили.
Остались вопросы по командировкам или сервису Smartway? Отправьте заявку, и за 15 минут специалист ответит на ваш вопрос. А также подскажет, как бухгалтеру тратить меньше времени на командировочную отчетность.