КОСГУ и КВР длЯ командировки в 2025 году

Работодатель должен компенсировать командированному сотруднику все расходы и выплатить суточные.
Расходы должны быть:

• экономически обоснованы — командированный будет выполнять рабочие поручения руководителя, которые в дальнейшем принесут прибыль или выгодные связи;
• документально подтверждены — чеки, накладные, акты оказанных услуг и другие документы.

По завершении командировки бухгалтеру надо получить от сотрудника авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы. После чего все расходы отражаются в бюджетном учете на счетах в зависимости от классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ) и кодов вида расходов (КВР).

Командировочные расходы можно условно разделить на две группы:

• суточные,
• затраты, которые связаны с проживанием, проездом и оплатой связи и другими расходами в служебной поездке.

Отражайте расходы на суточные по командировке по КОСГУ — 212. Код КВР зависит от вида учреждения:

• 112 — сотрудники казенных и автономных учреждений;
• 122 — сотрудники госорганов;
• 134 — военнослужащие;
• 142 — работника государственных бюджетных фондов.

Такое разделение кодов КВР в зависимости от вида бюджетного учреждения применяется и для других командировочных расходов.

При направлении в деловую поездку работодатель обеспечивает сотруднику гарантии согласно ТК РФ:

• оплата всех расходов, включая проезд, проживание, питание и другие необходимые расходы;
• сохранение места работы и занимаемой должности.

Также организация гарантирует:

• соблюдение всех норм и правил охраны труда и техники безопасности во время работы в командировке;
• предоставление необходимой информации и документов для успешного выполнения задачи в поездке;
• обеспечение сотрудника медицинской страховкой во время пребывания в командировке;
• возврат командированного на место работы по окончании командировки, с учетом всех норм и правил трудового законодательства.

Выплачивая суточные и дополнительные расходы, компания отражает выплаченные суммы в бухгалтерском учете. Разберемся детальнее: какие коды КОСГУ и КВР надо применять бюджетным, автономным и другим учреждениям, что выплачивать и зависят ли коды от способа оплаты расходов.

Для выполнения гарантий, установленных в статьях 167 и 168 Трудового кодекса Российской Федерации, организация может:

1. Выдать сотруднику деньги на покупку билетов и оплату проживания до или после командировки
2. Купить билеты для сотрудника и оплатить проживание.

Другими словами, организация может обеспечить сотрудника, направленного в командировку, различными способами: выдавать ему аванс перед поездкой, возмещать расходы или организовывать поездку самостоятельно либо за счет работника, но от имени организации. Следовательно, учет расходов на командировочные расходы и проживание будет проводиться по-разному.

Код КВР в этом случае также зависит от вида бюджетного учреждения: 112, 122, 134 или 142. КОСГУ — 226 «Прочие работы, услуги». Сюда можно включить такие расходы, как:

• стоимость гостиницы;
• госпошлина за оформление загранпаспорта;
• оплата такси, транспортные расходы, пополнение карты «Тройка»;
• стоимость ГСМ на проезд на личном авто или билетов на самолет/поезд.

Если учреждение самостоятельно покупает сотруднику билеты, оплачивает проживание и связь, то коды КОСГУ и КВР будут другими. Основные коды смотрите в таблице ниже.

При проверке бюджетное учреждение могут оштрафовать за нецелевое расходование бюджетных средств или вынести предупреждение в первый раз, если неверный КОСГУ или КВР никак не отразился на финансовом результате.

Если ошибку выявили самостоятельно, её надо исправить при помощи способа «Красное сальдо» (п. 18 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, п. 28 СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки»). Если нашли старые ошибки, исправить неточности нужно в том же году, когда их обнаружили.