Оплата командировки в 2025 году: нюансы расчётов

Когда отправляете сотрудника в деловую поездку, нужно компенсировать:

Дорогу туда и обратно

• Билеты на любой транспорт.
• Провоз багажа (если он нужен командированному).
• Платные дороги, такси и каршеринг — если это прописано в ваших внутренних документах.

Жилье

• Гостиница или аренда квартиры.

Дополнительные расходы

• Для заграничных поездок: визы, консульские сборы.
• Другие траты, которые напрямую связаны с работой.

В командировке сотрудник получает не стандартный оклад, а средний заработок. Это касается даже однодневных поездок.

Берём 12 календарных месяцев до командировки. Из этого периода исключаем дни, когда сотрудник не работал, но сохранял рабочее место — отпуска, больничные, прошлые командировки. Если в расчётный период уже входили выплаты среднего заработка, их тоже не учитываем.

Пример
За последние 12 месяцев сотруднику начислено 720 000 рублей — зарплата и премии. За это время сотрудник отсутствовал 40 дней, поэтому рабочими с учётом исключений получились 325 дней. Тогда:

720 000 / 325 ≈ 2 215,38 — значение среднего заработка.

1) Новый сотрудник сразу едет в командировку — доход рассчитываем из оклада.
Пример
Если оклад — 60 000 рублей, чтобы получить «среднедневной заработок», нужно разделить это значение на среднее число рабочих дней в месяце. Допустим, их оказалось 20. Тогда:

60 000 / 20 = 3 000 рублей — значение среднего заработка. Значит, если командировка длится 3 дня, сотрудник получит 9 000 рублей.

2) Повысили оклад — пересчитываем средний заработок с учётом повышения.
Пример
В первые 6 месяцев оклад был 50 000 рублей → за полгода работы начислено 300 000 рублей. Следующие 6 месяцев — после повышения — оклад 70 000 рублей → за вторые полгода работы начислено 420 000 рублей. Итого за 12 месяцев: 720 000 рублей. За это время сотрудник фактически отработал 330 дней.

Среднедневной заработок: 720 000 / 330 ≈ 2 181,82 рублей. Значит, если командировка длится 10 дней, сотрудник получит 21 818,20 рублей.

3) Компания ведёт суммированный учёт рабочего времени — считаем по часам, а не по дням.
Пример
За последние 12 месяцев сотруднику начислили 800 000 рублей за фактически отработанные 1 800 часов. Допустим, командировка длится 40 рабочих часов.

Среднечасовая ставка = 800 000 / 1 800 ≈ 444,44 рублей. Значит, за 40 часов в командировке сотрудник получит ≈ 17 777,60 рублей.

Работа в выходные и праздники
Сотрудник выполняет рабочие обязанности в выходной или праздник — оплачиваем не менее чем в двойном размере. Или даём дополнительный день отдыха.
Ненормированный рабочий день
Сотрудник работает сверх установленного времени. В командировке сохраняем средний заработок — рассчитываем из среднедневного заработка.
Сменный график
Сотрудник работает в две, три или четыре смены. В командировке действуют такие правила:

• Рабочие дни по графику — оплачиваем по среднему заработку.
• Выходные по графику — не оплачиваем, если сотрудник не работал.
• Работал в выходные — оплачиваем в двойном размере или даём отгул.

Сотрудник начал поездку в рабочий день и всё время провёл в дороге — оплачиваем по среднему заработку.

Едет ночью или сверх графика — доплачиваем к ежедневным выплатам или увеличиваем суточные.

Выезжает в командировку или возвращается в выходной — оплачиваем как работу в выходной или даём отгул. Проверьте локальные документы компании — у каждой своя политика.