Как рассчитать командировку в 2025 году

Командировка — это рабочая поездка в другой город или страну. В ней сотрудник выполняет поручения работодателя по своей трудовой функции.
При командировке выплачиваются:

• суточные;
• затраты на проезд или полет, а также на жилье;
• средний заработок за все дни служебной поездки.

Для оплаты командировочных нужно учитывать:

1. размер среднедневного заработка сотрудника;
2. количество дней служебной поездки.

Перед тем как рассчитать командировочные, определите:

• расчетный период;
• количество дней, которые командированный отработал в последние 12 месяцев;
• сумму, которая включается в расчет среднедневного заработка.

Расчетный период составляет 12 месяцев, которые предшествуют месяцу направления в служебную поездку. Из этого времени исключите периоды, когда сотрудник фактически не работал (ч. 3 ст. 139 ТК РФ, ч. 3 ст. 139 ТК РФ):

• отпуск: ежегодный, за свой счет или по уходу за ребенком;
• больничные;
• командировки;
• простои и другие случаи, когда сотрудник получает доход из расчета среднего заработка или не получает его вообще.

Если сотрудник отработал в организации менее 12 месяцев, расчетный период считается с даты оформления трудового договора до месяца, в котором оформляется командировка.

Пример № 1
У сотрудника планируется командировка с 8 июля 2025 года. Расчетный период для определения среднедневного заработка — с 01.07.2024 по 30.06.2025.

Пример № 2
Сотрудника отправляют в служебную поездку в августе. В текущем году он был в ежегодном отпуске весь февраль и на больничном в апреле: с 1 по 12 включительно.
Значит, в расчетный период входят:

• период с августа прошлого года по январь текущего включительно;
• весь март текущего года;
• 12 дней в апреле (с 15 по 30);
• период с мая по июль включительно.

Пример № 3
С сотрудником подписали трудовой договор 5 февраля. 8 июля он едет в командировку. Расчетный период — с 05.02 по 30.06.

При исчислении среднедневного заработка командированного сотрудника учитываются не календарные дни за последние 12 месяцев, а только фактически отработанные. Также исключаются те же периоды, которые не учитываются в расчетном периоде (ч. 3 ст. 139 ТК РФ, ч. 3 ст. 139 ТК РФ).

Пример
Сотрудник едет в рабочую поездку с 15 июля 2024 года. Расчетный период — с 01.07.2023 по 30.06.2024. В это время у сотрудника был оформлен отпуск с 04.09.2023 по 01.10.2023 включительно, а также больничный — с 08.04.2024 по 12.04.2024 включительно.
Количество дней, которые командированный фактически отработал в расчетном периоде, составляет 231. Подробнее — на рисунке ниже.

При расчете среднего заработка учитывают не все доходы сотрудника, а только те, которые включены в систему оплаты труда. Подробнее — в таблице ниже.

Пример

Сотрудник едет в командировку 8 июля. Расчетный период — с 01.07 по 30.06.
За это время сотрудник получил 600 тысяч рублей, из которых:

• 15 530 — больничный;
• 50 350 — отпускные.

Для расчета среднего заработка используйте сумму доходов в размере: 534 120 руб. (600 000 – 15 530 – 50 350).

Для расчета среднедневного заработка полученную сумму доходов поделите на количество дней, которые командированный фактически отработал.

Пример
Сотрудника направляют в командировку с 17 июня 2024 года. Средний заработок в расчетном периоде (01.06.2023—31.05.2024) составил 632 250 руб., фактически отработано 242 дня.

Среднедневной заработок для расчета командировочных составит 2 612,60 руб. (632 250 / 242).

Количество дней в командировке рассчитывают со дня отправления из города проживания до дня приезда обратно. Обычно время смотрят по билетам (ж/д или авиа) или по путевому листу или служебной записке, если сотрудник едет на машине.

Если сотрудник, например, живет в поселке рядом с городом, где находится аэропорт или ж/д вокзал, — включите время на дорогу до места отправления.

Пример № 1

Сотрудник едет в командировку из Ярославля в Санкт-Петербург. Поезд отправляется 24 июля в 23:30, а приезжает в Питер — 25 июля в 08:00. Обратный билет был куплен на 27 июля в 19:30, поезд приезжает в Ярославль 28 числа в 05:30.

Надо рассчитать и оплатить командировку из расчета 5 дней (с 24 по 28 июля).

Пример №2

Работник живет в Подмосковье (г. Королёв), его отправляют в командировку в Нижний Новгород. Самолет вылетает из аэропорта «Шереметьево» (г. Химки)
26 июня в 00:40.

В этом случае работодателю надо заложить в расчет время на дорогу от места жительства сотрудника до места вылета (около часа). Значит, командировка начнется с 25 июня, а не с 26 числа, как написано в посадочном билете на самолет.

Сумма командировочных рассчитывается по формуле:

Дни в пути оплачиваются как рабочие, то есть из расчета среднедневного заработка.
Если у сотрудника длительная командировка, которая выпадает на выходные дни, оплачивают её по следующим правилам:

• если он не работал в субботу и воскресенье, — эти дни не включают в оплату;
• если выполнял свои трудовые обязанности в нерабочие дни, — оплатите их по двойной ставке. Либо по одинарной, но с предоставлением оплачиваемого выходного в любое время по соглашению с работодателем.

По желанию работодатель может выплачивать сотрудникам увеличенные командировочные, например:

• доплачивать до оклада;
• оплачивать нерабочие выходные дни в деловой поездке из расчета среднего заработка.

Для этого в компании надо издать соответствующий приказ.

Пример № 1

Сотрудника направляют в служебную поездку на 4 дня. Среднедневной заработок для расчета командировочных составляет 3 157,19 руб.

Сумма к выплате за период рабочей поездки — 12 628,76 руб.

Пример № 2

Командировка продлилась с 13 по 18 июня (4 будних дня и 2 выходных). В субботу 15 июня сотрудник присутствовал на деловой встрече, а в воскресенье отдыхал. За работу в выходной сотрудник выбрал двойную оплату.
Средний заработок составил 2 950,50 руб.

Сумма командировочных к выплате — 17 703 руб. (2 950,50 * 4 + 2 950,50 * 2).

Когда речь идет о нестандартных условиях работы, оплата командировки вызывает трудности у бухгалтеров. Что надо оплачивать и как это сделать? Рассказываем, как оплачивается командировка в 2025 году в 7 нестандартных случаях.

Суммированный учет рабочего времени — это такой график, при котором рабочее время учитывается не за день, а за определенный промежуток. Например, за неделю, месяц, квартал или год.
В этом случае командировочные рассчитывайте не из среднедневного заработка, а из среднечасового. Сумму к выплате определите за все часы работы в командировке (п. 13 Положения № 922):

Оплачивать работу в двойном размере не надо, если в расчетном периоде не будет переработки.

Такие же правила расчета применяйте и при почасовой оплате труда.

Пример
У сотрудника суммированный учет рабочего времени. В неделю он должен отработать 40 часов (вторник-среда и пятница-суббота по 10 часов). Его отправляют в командировку на 3 дня (с понедельника по среду), где ему установлена ежедневка с 09:00 до 18:00 (по 8 часов). По возвращении из командировки сотрудник выходит на работу в пятницу на 10 часов и в субботу на 6 часов.

Получается, что норма рабочего времени не превышена даже с учетом ежедневной работы в командировке и составляет 40 часов (8*3 (командировка) + 10 + 6).

В расчетном периоде у сотрудника было отработано 1 952 часа. Средний заработок составил 732 680 руб.

Средний часовой заработок для расчета отпускных: 375,5 руб. (732 976 / 1 952).

Сумма командировочных: 9 012 руб. (375,5 руб. * 3 дн. * 8 ч.)

Сменный график предполагает работу в две, три или четыре смены (ст. 103 ТК РФ):

• сутки через трое;
• сутки через двое;
• 2 дня через 2 дня и так далее.

При расчете командировочных сотруднику со сменным графиком учитывайте следующие нюансы:

1. Оплата дней командировки рассчитывается из среднедневного заработка.
2. Дни в командировке учитываются по графику компании, которая отправляет в служебную поездку (п. 9 Положения № 749). То есть, если сотрудник работает 2 дня через 2, а его направили в командировку на 4 рабочих дня — два из них оплачиваете в одинарном размере. Другие 2 дня, как за работу в праздничный и выходной день: в двойном или одинарном размере с учетом предоставления оплачиваемого выходного.

Пример
Сотрудника с 12-часовым рабочем днем отправили в командировку на 4 дня: 2 из которых по графику являются выходным, а другие 2 — рабочими. Сотрудник выбрал оплату в двойном размере за один выходной, а за второй — в одинарном плюс отгул.

Среднедневной заработок для расчета командировочных за расчетный период составляет 2 357 руб.

Итого сотруднику надо выплатить: 11 785 руб. (2 357 * 3 + 2 357 * 2 (двойная оплата командировки за работу в выходной)). А также предоставить один выходной день по согласованию с руководителем.

Если у сотрудника установлен скользящий график, расчёт командировочных производите по графику работы, установленной в вашей компании (п. 9 Положения №749). Оплата производится из расчета среднего дневного заработка.

Если сотрудник будет работать в служебной поездке в выходной день по своему графику, — оплатите ему этот день в двойном размере или в одинарном с предоставлением оплачиваемого выходного.

Пример
У сотрудника установлена пятидневка со скользящими выходными. Его отправляют в командировку на 5 дней. По графику работы один из дней нахождения в служебной поездке выпадает на выходной. Командированный выбрал оплату в двойном размере. Среднедневной заработок составляет 1 980 руб.

При расчете командировочных рассчитайте оплату в сумме как за 6 рабочих дней: 4 по одиночной ставке и 1 день — по двойной ставке.

Сумма командировочных составит: 11 880 руб. (1 980 * 4 + 1 980 * 2).

Одна из спорных ситуаций по поводу командировочных возникает при внутреннем совместительстве. Что учитывать в расчете среднедневного заработка? В законодательстве не урегулирован этот вопрос. А судебная практика различна.

Вариант № 1. Сотрудника направляют в служебную поездку по двум должностям: основной и по совместительству.

При направлении внутреннего сотрудника в командировку по двум трудовым функциям, оплату проводите из расчета общего среднего заработка, то есть по двум должностям.

Вариант № 2. Сотрудника направляют в служебную поездку только по одной должности.

Если командировка только по одной должности, расчет среднедневного заработка можно проводить из расчета среднего заработка:

• по той должности, по которой оформлена командировка (Кассационное определение Вологодского областного суда от 23.03.2011 № 33−1246);
• по двум занимаемым должностям (Решение Ханты-Мансийского районного суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 09.06.2015 по делу № 2−2773/2015~М-2427/2015).

Надо ли оплачивать сотруднику командировку, если у него разъездной характер работы? Ответ зависит от того, что написано в трудовом договоре в отношении территории перемещения сотрудника по поездкам. Например, если:

• Указана территория. В этом случае если город отправления в служебную поездку другой — это считается командировкой. Представим, что у сотрудника разъездной характер работы. Он доставляет продукцию на территории Краснодарского края. Служебная поездка в Москву будет считаться командировкой.
• Не указана территория. В этом случае работодатель может не оформлять командировку.

Командированному положено оплачивать не только время, в течение которого он выполнял свои трудовые обязанности в другом городе или регионе, но и время в пути (п. 9 Положения № 749). Причем, если отправление в служебную поездку или возвращение из нее выпадает на выходной или праздничный день, расчет производите:

• в двойном размере;
• в одинарном, если сотрудник выбрал дополнительный день отдыха.

Законодательно не урегулирован вопрос, как оплачивать командировку, если сотрудник работал в ночные часы. Но в Трудовом кодексе сказано, что за работу в условиях, которые отличаются от нормальных, нужна доплата (ст. 149 ТК РФ).

Если сотрудник по согласованию с работодателем работал в командировке в ночное время, рассчитайте ему оплату с учетом доплаты — не менее 20% от среднечасовой ставки (154 ТК РФ, Постановление Правительства Р Ф от 22.07.2008 № 554).

Пример
Сотрудник работал в командировке 3 дня по 10 часов. Из них 4 часа выпали на ночное время (с 22:00 до 06:00). Среднечасовой заработок сотрудника — 251 руб.

• Командировочные за работу в дневное время — 6 526 руб. ((3 дн. * 10 ч. — 4 ч.) * 251 руб.).
• Командировочные за работу в ночное время — 1 204,8 руб. (4 ч. * 251 руб. * 120%).

Итого: 7 730,80 руб.

Правильный расчет командировочных — это не единственное важное условие грамотного оформления командировок.

В помощь бухгалтерам эксперты по командировкам написали полноценное пособие, как автоматизировать их учет до 90% и сэкономить 3−4 рабочих дня бухгалтера в месяц.

Внутри — способы упорядочить работу с закрывающими, примеры проводок для разных случаев и все-все нюансы оформления поездок при разных условиях труда.

Командировочные перечисляются в составе зарплаты за первую (аванс) или вторую часть месяца. То есть в даты выплаты, установленные в локальном нормативном акте, трудовом или коллективном договоре.

Перед тем как рассчитать сумму командировочных в 1С: ЗУП, настройте параметры оплаты. Для этого установите флажок в поле:

• «Рассчитывать переходящий период командировки с авансом и зарплатой» — командировочные будут перечисляться в составе оплаты труда за первую и вторую половину месяца.
• «Дополнительная оплата командировки», если сотрудник едет в командировку в ЛНР и ДНР.

После установки переходящего периода при создании командировки выберите один из способов расчета и оплаты командировки:

• целиком в текущем документе,
• в составе аванса и зарплаты.

Проверьте, чтобы в поле «Учитывать МРОТ при оплате по среднему заработку» стоял флажок. Это позволит сравнивать сумму командировочных с МРОТ из расчета количества дней и не допустит оплаты в меньшем размере.

Организовывать рабочие поездки сотрудников удобнее со Smartway. В сервисе автоматически выгружаются данные по билетам в «1С:Бухгалтерию», а составить авансовый отчет можно за 3 минуты. Закрывающие документы присылают на почту или по ЭДО.