#важно

Как рассчитать командировку в 2024 году

Командированному сотруднику надо выплачивать не только суточные, но и средний заработок, который в служебной поездке заменяет зарплату. Как его рассчитать
и выплатить — читайте в этой статье.
Главный бухгалтер Smartway
Ирина Титова
Бухгалтер-эксперт c 18-летним стажем. Имеет аттестаты Международной федерации бухгалтеров и президентского совета Института профессиональных бухгалтеров и аудиторов
Командировка — это рабочая поездка в другой город или страну. В ней сотрудник выполняет поручения работодателя по своей трудовой функции.
При командировке выплачиваются:
  • суточные;
  • затраты на проезд или полет, а также на жилье;
  • средний заработок за все дни служебной поездки.
Как сделать расчет среднего заработка для командировки в 2024 — рассказываем подробно с примерами.
Бронируйте ж/д билеты для командировок
без наценок и скрытых сборов

Что надо знать для расчета командировочных

Для оплаты командировочных нужно учитывать:
  1. размер среднедневного заработка сотрудника;
  2. количество дней служебной поездки.
Перед тем как рассчитать командировочные, определите:
  • расчетный период;
  • количество дней, которые командированный отработал в последние 12 месяцев;
  • сумму, которая включается в расчет среднедневного заработка.
Такси в командировке
Как контролировать расходы сотрудников

Расчетный период

Расчетный период составляет 12 месяцев, которые предшествуют месяцу направления в служебную поездку. Из этого времени исключите периоды, когда сотрудник фактически не работал (ч. 3 ст. 139 ТК РФ, ч. 3 ст. 139 ТК РФ):
  • отпуск: ежегодный, за свой счет или по уходу за ребенком;
  • больничные;
  • командировки;
  • простои и другие случаи, когда сотрудник получает доход из расчета среднего заработка или не получает его вообще.
Если сотрудник отработал в организации менее 12 месяцев, расчетный период считается с даты оформления трудового договора до месяца, в котором оформляется командировка.
Пример №1

У сотрудника планируется командировка с 8 июля 2024 года. Расчетный период для определения среднедневного заработка — с 01.07.2023 по 30.06.2024.

Пример №2

Сотрудника отправляют в служебную поездку в августе 2024 года. В текущем году он был в ежегодном отпуске весь февраль 2024 года и на больничном в апреле: с 1 по 12 включительно.
  • период с августа 2023 года по январь 2024 года включительно;
  • весь март 2024 года;
  • 12 дней в апреле (с 15 по 30);
  • период с мая по июль включительно.
Значит, в расчетный период входят:
Пример № 3

С сотрудником подписали трудовой договор 5 февраля 2024 года. 8 июля он едет в командировку. Расчетный период — с 05.02.2024 по 30.06.2024.

Расчет дней среднего заработка для командировки в 2024

При исчислении среднедневного заработка командированного сотрудника учитываются не календарные дни за последние 12 месяцев, а только фактически отработанные. Также исключаются те же периоды, которые не учитываются в расчетном периоде (ч. 3 ст. 139 ТК РФ, ч. 3 ст. 139 ТК РФ).
Пример № 4

Сотрудник едет в рабочую поездку с 15 июля 2024 года. Расчетный период — с 01.07.2023 по 30.06.2024. В это время у сотрудника был оформлен отпуск с 04.09.2023 по 01.10.2023 включительно, а также больничный — с 08.04.2024 по 12.04.2024 включительно.
Количество дней, которые командированный фактически отработал в расчетном периоде, составляет 231. Подробнее — на рисунке ниже.

Средний заработок за расчетный период

При расчете среднего заработка учитывают не все доходы сотрудника, а только те, которые включены в систему оплаты труда. Подробнее — в таблице ниже.
Пример №5

Сотрудник едет в командировку 8 июля 2024 года. Расчетный период — с 01.07.2023 по 30.06.2024.
За это время сотрудник получил 600 тысяч рублей, из которых:
  • 15 530 — больничный;
  • 50 350 — отпускные.
Для расчета среднего заработка используйте сумму доходов в размере: 534 120 руб. (600 000 – 15 530 – 50 350).

Расчет среднего заработка для командировки в 2024

Для расчета среднедневного заработка полученную сумму доходов поделите на количество дней, которые командированный фактически отработал.
Среднедневной заработок для расчета команировочных
Кол-во фактически отработанных дней в расчетном периоде
Средний заработок
за расчетный период
=
÷
Сотрудника направляют в командировку с 17 июня 2024 года. Средний заработок в расчетном периоде (01.06.2024—31.05.2024) составил 632 250 руб., фактически отработано 242 дня.
  • Среднедневной заработок для расчета командировочных составит 2 612,60 руб. (632 250 / 242).

Как определить количество дней командировки

Количество дней в командировке рассчитывают со дня отправления из города проживания до дня приезда обратно. Обычно время смотрят по билетам (ж/д или авиа) или по путевому листу или служебной записке, если сотрудник едет на машине.
Если сотрудник, например, живет в поселке рядом с городом, где находится аэропорт или ж/д вокзал, — включите время на дорогу до места отправления.
Пример № 1

Сотрудник едет в командировку из Ярославля в Санкт-Петербург. Поезд отправляется 24 июля 2024 года в 23:30, а приезжает в Питер — 25 июля в 08:00. Обратный билет был куплен на 27 июля в 19:30, поезд приезжает в Ярославль 28 числа в 05:30.
Надо рассчитать и оплатить командировку из расчета 5 дней (с 24 по 28 июля).
Пример №2

Работник живет в Подмосковье (г. Королёв), его отправляют в командировку в Нижний Новгород. Самолет вылетает из аэропорта «Шереметьево» (г. Химки)
26 июня в 00:40.
В этом случае работодателю надо заложить в расчет время на дорогу от места жительства сотрудника до места вылета (около часа). Значит, командировка начнется с 25 июня, а не с 26 числа, как написано в посадочном билете на самолет.
Суточные в заграничной командировке: как оформить, какие нормы в 2024 году, как считать при пересечении границы.

Как рассчитать сумму командировочных к выплате

Сумма командировочных рассчитывается по формуле:
Сумма командировочных
кол-во дней командировки
среднедневной заработок
за расчетный период
=
×
Дни в пути оплачиваются как рабочие, то есть из расчета среднедневного заработка.
Если у сотрудника длительная командировка, которая выпадает на выходные дни, оплачивают её по следующим правилам:
  • если он не работал в субботу и воскресенье, — эти дни не включают в оплату;
  • если выполнял свои трудовые обязанности в нерабочие дни, — оплатите их по двойной ставке. Либо по одинарной, но с предоставлением оплачиваемого выходного в любое время по соглашению с работодателем.

По желанию работодатель может выплачивать сотрудникам увеличенные командировочные, например:
  • доплачивать до оклада;
  • оплачивать нерабочие выходные дни в деловой поездке из расчета среднего заработка.
Для этого в компании надо издать соответствующий приказ.
Пример № 1

Сотрудника направляют в служебную поездку на 4 дня. Среднедневной заработок для расчета командировочных составляет 3 157,19 руб.
Сумма к выплате за период рабочей поездки — 12 628,76 руб.
Пример № 2

Командировка продлилась с 13 по 18 июня (4 будних дня и 2 выходных). В субботу (15.06.2024) сотрудник присутствовал на деловой встрече, а в воскресенье отдыхал. За работу в выходной сотрудник выбрал двойную оплату.
Средний заработок составил 2 950,50 руб.
Сумма командировочных к выплате — 17 703 руб. (2 950,50 * 4 + 2 950,50 * 2).

Когда выплачивать командировочные

Командировочные перечисляются в составе зарплаты за первую (аванс) или вторую часть месяца. То есть в даты выплаты, установленные в локальном нормативном акте, трудовом или коллективном договоре.
Пример № 1

Сотрудник был в командировке с 13 по 17 мая 2024 года. Сроки выплаты зарплаты:
  • с 1 по 15 число месяца включительно — 25 числа текущего месяца;
  • с 16 по последнее число месяца — 10 числа следующего месяца.

Перечислите командировочные за период:
  • с 13 по 15 мая включительно — 24 мая (25 — суббота);
  • с 16 по 17 мая включительно — 10 июня.

Расчет командировок в ЗУП

Перед тем как рассчитать сумму командировочных в 1С: ЗУП, настройте параметры оплаты. Для этого установите флажок в поле:
  • «Рассчитывать переходящий период командировки с авансом и зарплатой» — командировочные будут перечисляться в составе оплаты труда за первую и вторую половину месяца.
  • «Дополнительная оплата командировки», если сотрудник едет в командировку в ЛНР и ДНР.
После установки переходящего периода при создании командировки выберите один из способов расчета и оплаты командировки:
  • целиком в текущем документе,
  • в составе аванса и зарплаты.
Проверьте, чтобы в поле «Учитывать МРОТ при оплате по среднему заработку» стоял флажок. Это позволит сравнивать сумму командировочных с МРОТ из расчета количества дней и не допустит оплаты в меньшем размере.

Организовывать рабочие поездки сотрудников удобнее со Smartway. В сервисе автоматически выгружаются данные по билетам в «1С:Бухгалтерию», а составить авансовый отчет можно за 3 минуты. Закрывающие документы присылают на почту или по ЭДО.
Начните экономить на командировках уже сегодня
Регистрация
Зарегистрируйтесь, чтобы открыть доступ к сервису