Вебинар по платформе Smartway — 7 февраля, 12:00 (мск)

Командировочное удостоверение в 2023 году: как оформить, примеры и бланки

С 2015 года командировочное удостоверение не входит в список обязательных отчетных документов. Однако некоторые компании продолжают его оформлять. В этом материале мы узнаем зачем нужно это удостоверение, а также как его правильно составлять, чтобы избежать ошибок.

Содержание

Что такое командировочное удостоверение.
Нужно ли оформлять командировочное удостоверение в 2023 году
Как составить и оформить командировочное удостоверение
1.
2.
3.
Как подтвердить деловую поездку без командировочного удостоверения
4.
Нужно ли оформлять командировочное удостоверение при заграничной командировке.
5.
Итоги
6.

Что такое командировочное удостоверение

Это документ, который подтверждает, что сотрудник действительно находился в командировке и выполнял служебное задание. Еще его называют командировочным листом.

Обязательно ли оформлять командировочное удостоверение в 2023 году

Несмотря на то, что с 2015 года этот документ перестал быть обязательным, закон не запрещает его оформлять.

В первую очередь удостоверение нужно для подтверждения командировочных расходов. Поэтому многие крупные компании продолжают оформлять документ по всем правилам, о которых мы расскажем в отдельном разделе.

У документа нет строго бланка, рабочая организация имеет право разработать его самостоятельно. Но чаще компании пользуются его унифицированной формой № Т-10.
Скачать и ознакомиться с этой формой, можно здесь № Т-10.
Образец заполнения командировочного удостоверения — здесь
После того, как бланк заполнят, его отдают командированному сотруднику, предварительно зарегистрировав документ в журнале учета выдачи командировочных удостоверений. Одного экземпляра будет достаточно, а выписывают его на основании Приказа на командировку. Подробнее о Приказе и других важных документах для организации поездки мы писали в этом материале.

Командировочное удостоверение подтверждает:

что сотрудник поехал выполнять служебное задание, а не по личным делам;
точные сроки его деловой поездки;
что сотрудник действительно был в городе Х и встретился с клиентом.
Такой документ удобен не только для компании, но и для работника. Например, ему не нужно обосновывать цель визита в другой филиал своей организации. Как это работает?

Все просто: принимающая сторона ставит в удостоверении отметки о прибытии и отъезде сотрудника домой.

Как оформить командировочное удостоверение

Начинают оформлять документ с титульного листа, который в свою очередь состоит из «шапки» и основной части.
– Полное название компании и ее организационно-правовую форму,
Код ОКПО, который указан в регистрационных документах компании.
В «шапке» удостоверения указывают:

Форму по ОКУД.
Номер документа и дату создания.
пример из унифицированного бланка № Т-10
– Полные данные командированного сотрудника (имя, фамилия, отчество).
– Его должность и служебное подразделение.
В основной части указывают:
– Паспортные данные командированного.
– Куда едет сотрудник и с какой целью.
– Даты и продолжительность командировки.
пример из унифицированного бланка № Т-10
Этот документ в том числе нужен для того, чтобы сотруднику выплатили суточные. Его прикрепляют к авансовому отчету после окончания командировки.
– сроки служебных поездок;
– место назначения;
Вот какие данные из удостоверения предпочитает налоговая для подтверждения командировочных расходов:
– цель поездки.

В какой валюте могут быть суточные

Можно выдавать как в рублях, так и в иностранной валюте.
Однако стоит запомнить: курс суточных в валюте привязан к курсу дня их выдачи. Поэтому и в авансовом отчете суммы нужно отражать по курсу ЦБ РФ, который был в день выдачи суточных, а не по курсу, который был в день утверждения авансового отчета.

Как рассчитать суточные для заграничных поездок

Началом такой командировки считают дату, когда сотрудник пересек границу РФ. Факт пересечения отслеживают по штампам пограничников в загранпаспорте.
Как правило, в каждой компании существует специальный документ, в котором расписан подробный расчет суточных для конкретных стран. Например, для Турции сумма суточных может составить 2500 руб., а для Великобритании — 4000 руб.. Однако с суточных для Великобритании придется начислить НДФЛ и страховые взносы. Так как сумма для заграничной поездки превышает необлагаемую налогами норму в 2500 рублей.
Суточные для заграничной деловой поездки выплачивают в валюте той страны, куда направляют работника. Если он уезжает в командировку, пересекает границу своей страны и возвращается в тот же день, то порядок выплаты суточных составит 50% в иностранной валюте.

Как выплачивать суточные при однодневной поездке

Такая поездка предполагает, что работник вернется домой после рабочей поручения в тот же день.
Законодательство рекомендует оформлять служебные поездки по заданию руководства любой длительности. В первую очередь для того, чтобы компания могла правильно начислить и выплатить работнику заработную плату. Приказ о направлении сотрудника в командировку станет обоснованием его отсутствия на постоянном рабочем месте.
При этом в законодательстве установили, что суточные для однодневных командировок по России не выплачивают.
Например, сотрудника направляют в служебную командировку из Нижнего Новгорода в Москву. Работодатель приобрел железнодорожный билет с отправлением 15 мая в 6:00. Если сотрудник вернется домой в те же сутки – 15 мая, то поездка будет считаться однодневной командировкой.

При поездке по России

Однако вместо суточных работодатель может прописать сумму компенсации на свое усмотрение. Делать это нужно в локальных нормативных актах организации. Также можно возмещать сотруднику другие расходы, которые были нужны для выполнения служебного задания. Например, расходы на проезд. Конечно, при условии, что работник подтвердил расходы документами.
Важно: условия оплаты подобных расходов следует описать в документе, избегая понятия «суточные», чтобы работодатель-налогоплательщик включил оплату таких спецкомандировок в расходы по налогу на прибыль (письмо Минфина России от 26.05.2014 № 03-03-06/1/24916).
Перед тем как отправить сотрудника в однодневную командировку, работодатель должен учесть:
– время от места жительства работника до места выполнения служебного задания;
– нужно ли выплачивать суточные для такой поездки;
– транспортные и погодные условия.

При заграничной поездке

В этом случае работник должен получить 50% от суммы суточных. Размер этой суммы должен быть прописан в локальных нормативных актах организации.

Как оплачивать командировку в выходной или праздничный день

Важно: рассчитывают суммы из той системы оплаты труда, которая установлена конкретному сотруднику, а не из среднего заработка.
Для начала стоит определить, будет ли сотрудник работать в этот день.
Если он будет выполнять свои трудовые обязанности, — нужно оформить документы о привлечении к работе в выходной день. В частности придется оформить соответствующий Приказ и дополнительно зафиксировать эту работу в табеле. Таким же образом оформляют дни выезда, возвращения или нахождения в пути туда или обратно.
Командировки в выходные и праздничные дни оплачивают либо в двойном размере, либо в одинарном, но с предоставлением сотруднику отгула за счет компании.

Как выплачивать суточные, если сотрудник заболел в командировке

Если больничный выпал на дни рабочей поездки, командировку продлевают и выплачивают суточные в полном объеме. А также компания берет на себя расходы на жилье (кроме тех дней, когда работник находился в стационаре).
Срок командировки продлевают приказом в свободной форме. В нем указывают причину продления и срок окончания командировки.
Например, работник поехал в командировку 25 апреля. На следующий день он заболел и обратился к врачу. По результатам обследования его отправили на амбулаторное лечение на 7 календарных дней. В этом случае работодатель должен продлить срок командировки на период лечения сотрудника. Все запланированные рабочие задачи переносят до полного выздоровления.

Что делать, если командировку нужно продлить

Командировку можно продлить, если есть производственная необходимость. Чтобы это сделать, нужно создать Приказ. В нем указывают:
Командированный работник должен прочитать новый Приказ на продление и дать согласие. Также ему оплачивают новые билеты для возвращения домой, продлевают срок аренды жилья и перечисляют суточные.
Перед тем как отправить сотрудника в однодневную командировку, работодатель должен учесть:
– причину, по которой переносят даты окончания командировки,
– реквизиты первоначального распорядительного документа (Приказа о направлении в служебную командировку),
– новый срок окончания деловой поездки.

Отчетность по командировочным расходам

Оплату проезда, жилья и суточных оформляют как подотчетные средства. По возвращении из деловой поездки сотрудник должен отчитаться по ним в течение 3-х рабочих дней.
Для этого ему нужно оформить авансовый отчет со всеми документами, которые подтверждают расходы в командировке. Например, принести посадочный талон. Если в поездке сотрудник потратил меньше денег, чем выдавали в организации, их необходимо вернуть (п. 26 Положения о командировках).
Начните экономить на командировках уже сегодня
Оставьте заявку