Smartway, сервис организации командировок Смартвэй

стандарт управления командировками

Логотип Smartway, сервиса организации командировок

Вход

Оптимизировать командировки

Организация командировок
→
Блог
→
Бухучёт командировок и вахт
→
Командировочные расходы в 2025 году

Командировочные расходы в 2025 году: виды и порядок возмещения

В этой статье мы собрали все актуальные правила учёта и возмещения командировочных расходов в 2025 году.

Ирина Титова

Главный бухгалтер Smartway

Поможем бухгалтеру правильно учитывать командировочные расходы в 2025 году. Дадим примеры расчетов и ответим на часто встречающиеся вопросы.

Бухучёт командировок

Оглавление

развернуть

Какие командировочные расходы возмещают по закону в 2025 году

Суточные
Расходы на проезд
Расходы на проживание

Особенности возмещения командировочных расходов в 2025 году
Прочие расходы: ограничения и правила подтверждения
Расходы на загранкомандировки
Как расширить перечень возмещаемых расходов через локальные акты
Примеры сценариев командировок и компенсаций по ним
Налогообложение расходов на командировки
Оформление авансового отчета с расходами по командировке

Командировочные расходы — это затраты сотрудника при выполнении служебных заданий вне места постоянной работы. Их возмещение регулируется Трудовым кодексом РФ (ст. 166−168) и новым Положением, утвержденным Постановлением Правительства Р Ф от 16.04.2025 № 501.

С 1 сентября 2025 года именно это Положение заменило предыдущее, утвержденное Постановлением № 749, поэтому работодателям важно проверить локальные документы и при необходимости обновить их. ТК РФ закрепляет гарантии сохранения места работы и заработка (ст. 167), а также определяет состав расходов, подлежащих возмещению (ст. 168).

Какие командировочные расходы возмещают по закону в 2025 году

К числу расходов на служебные командировки относятся четыре основные категории, которые работодатель обязан компенсировать сотруднику (ст. 168 ТК РФ и Положение № 501):

Суточные (фиксированная сумма за каждый день поездки).
Проезд (билеты, такси, трансфер).
Проживание (аренда жилья, отель, гостиница).
Дополнительные (иные) расходы в командировке — траты, связанные с исполнением рабочих задач (например, услуги перевода, аренда оборудования).

Расходы сверх нормы — это личные покупки сотрудника. Смета расходов на командировку может быть расширена работодателем во внутреннем ЛНА компании.

Двухтомник настольной книги для бухгалтеров

Разберём каждую группу с примерами и нюансами.

Суточные в командировке в 2025 году

Суточные — это обязательная выплата, которая компенсирует расходы сотрудника на питание и повседневные нужды во время командировки.

Чем суточные отличаются от командировочных:

Разная направленность компенсации. Суточные — это расходы на базовые потребности, то есть еду и нормальный внешний вид. Командировочные расходы — затраты, без которых сотрудник не сможет прожить вне дома. К ним относятся жилье, проезд, сотовая связь, парковка и другие.
За суточные отчитываться не надо, а командировочные расходы надо подтвердить документами: чеками за проживает, проезд и прочее.
Размер суточных точно известен и утвержден работодателем. Командировочные расходы предугадать нельзя, все зависит от стоимости билетов, жилья и других расходов. Причем некоторые командировочные, например, на связь или ремонт служебного автомобиле, дополнительно оговариваются с работодателем.

Изменение суточных в командировках тоже возможно. Например, при продлении служебной поездки.

Что входит в суточные расходы в командировке

В состав суточных входят следующие расходы:

Питание: завтраки, обеды, ужины.
Бытовые услуги: прачечная, химчистка.

Отчитываться за суточные расходы в командировке в 2025 году сотрудник не должен. Он сам распределяет полученные деньги на свои расходы в том количестве, в котором они нужны.

Сколько суточных платить командированному

Сумму компенсации суточных утверждает работодатель. В законодательстве установлен размер суточных, необлагаемый НДФЛ и страховыми взносами в 2025 году (ст. 217, 422 НК РФ).

700 ₽

для служебных поездок по России
2 500 ₽

норма суточных за границей в 2025 году
3 500 ₽

норма суточных за границей для сотрудников с разъездным характером работы с 1 сентября 2025 года
8 480 ₽

для отдельных категорий сотрудников из ЛНР, ДНР, Херсонской и Запорожской областей*
100 ₽

для сотрудников федеральных учреждений, гос. органов и внебюджетных фондов**

* В соответствии с Указом Президента РФ № 752 от 17.10.2022 года.
** Определяет Постановление Правительства РФ № 729 от 02.10.2002 года.

Как рассчитать и выплатить суточные

Суточные рассчитываются по следующей формуле:

Аванс

Установленный размер суточных

Количество дней командировки

=

х

Пример расчёта суточных

При начислении 800 ₽ в день и 5-дневной поездке по РФ:

Необлагаемая сумма: 700×5 = 3 500 ₽.
Облагаемая часть: (800−700) x 5 = 500 ₽.
НДФЛ к уплате: 500×13% = 65 ₽.

Для сотрудников, работающих в зонах СВО (ЛНР, ДНР, Херсонская и Запорожская области), действует особый лимит — 8 480 ₽ в день без налогообложения.

Документы для подтверждения командировки и начисления суточных

Возмещение суточных расходов, связанных со служебными командировками, производится на основании следующих документов:

Приказ о командировке с датами.
Билеты/квитанции с отметками о датах отправления/прибытия.
Служебная записка о форс-мажорных задержках.

Суточные выплачиваются до командировки или после?

В нормативных актах не установлено обязательное время выплаты суточных, только сам факт обязанности их выплатить. Поэтому работодатель может сам определить порядок — либо включить их в аванс перед поездкой, либо выдать после утверждения авансового отчета.

Но на практике почти все платят до командировки, потому что:

сотрудник должен иметь средства на расходы во время поездки;
авансовая сумма потом закрывается отчетом;
бухгалтерии проще контролировать документы.

Если компания всё-таки выбирает вариант «после командировки», это должно быть прописано в локальных актах — например, в положении о командировках или в коллективном договоре.

Если командировка была продлена, например, из-за переноса сроков согласования сделки, работодатель выплачивает суточные смешанным вариантом: авансом по запланированному количеству дней, а по возвращению из служебной поездки и утверждению авансового отчета — суточные за дни продления.

НДФЛ с суточных

Как было уже сказано, компании и ИП могут установить свой размер суточных. Если он будет больше, чем установленный в законодательстве, то с суммы превышения придется дополнительно уплатить НДФЛ и страховые взносы.

Пример расчета НДФЛ
В компании установлено, что суточные по России составляют 1 000 руб. Сотрудник был направлен в командировку на 5 дней.

Расчет:

суточные — 5 000 руб. (1 000 руб. х 5 дн.);
НДФЛ с суммы превышения лимита — 195 руб. ((5 000 руб. — (700 руб. х 5)) х 13%);
суточные «на руки» — 4 805 руб. (5 000 руб. — 195 руб.)

Надо ли платить суточные при однодневной командировке

Работодатель обязан выплачивать суточные только при длительной командировке по России. При однодневной — суточные выплачивать не надо.

Подробно об однодневной командировке: как оплачивается и как ее оформить. Инструкция по оформлению рабочих поездок в «1С».

С зарубежной командировкой правила другие: суточные надо выплатить даже при однодневной поездке. Минимальный размер: 50% от утвержденного размера, но не менее 1 250 руб. (2 500×50%).

О суточных в заграничных командировках: как оформить и оплатить. Как считать суточные при пересечении границы.

Суточные при служебных командировках в выходные дни

Суточные платят за все дни командировки, включая выходные. Причем не важно, работал сотрудник в этот день или нет или нет. Подробнее читайте в статье — Командировка в выходные и праздничные дни в 2025 году: оформление и оплата.

Возмещение расходов на проезд в служебной командировке

Расходы на авиабилеты (эконом-класс).
Затраты на ж/д билеты (плацкарт/купе).
Оплата проезда на общественном транспорте (метро, аэроэкспресс, автобусы).
Такси и каршеринг.
Использование личного автомобиля.

Если сотрудник летит бизнес-классом или едет в СВ, необходимо приложить скриншот, что на момент покупки не было дешевых билетов (Письмо УФНС по г. Москве от 26.08.2014 № 16-15/084374). Если покупку экономически не обосновать и документально не подтвердить, компенсируют только стоимость эконом-класса или купе.

Оплачивается ли дорога до аэропорта и ж/д вокзала в командировке?

Да, оплачивается. Если аэропорт или железнодорожный вокзал находятся за чертой города, компания возместит стоимость проезда. Это написано в пункте 10 «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки». Для возврата денег командированный должен вместе с авансовым отчетом предоставить билет или чек.

Кейс

тратят на командировки на 50% меньше и планируют бюджет
с помощью аналитики

Подробнее

Документы, подтверждающие траты на проезд

Важно: билеты без отметок об использовании (непогашенные) не принимаются к учёту. Для каршеринга требуются чеки с детализацией времени и маршрута.

Некомпенсируемые транспортные расходы

Перевес багажа без письменного обоснования необходимости.
Поездки на такси в дни, не связанные с рабочими задачами (трансфер в выходной для личных нужд, например в музей).
Выбор бизнес-класса при наличии доступных билетов эконом-класса.
Неиспользованные билеты (даже при наличии чека об оплате).

Компенсация расходов на проживание в командировке

В расходы на проживание в командировке включается не только оплата номера в гостинице. Сотрудник может арендовать жилье посуточно или на длительный срок. Для проживания в частной квартире не требуется подтверждение права собственности арендодателя — достаточно договора найма и платёжных документов.

Сотрудник, отправившийся в командировку, может включить в отчёт расходы на химчистку костюма, но не оплату спа-процедур.

Что касается завтрака, то все зависит от вида расхода. Если завтрак — отдельная услуга, он не оплачивается компанией, а если включен в сумму проживания, то завтракать сотрудник будет за счет работодателя.

Документы, подтверждающие расходы на проживание в командировке

Основные документы для компенсации расходов по найму жилого помещения в командировке:

Договор аренды жилья (с физическим или юридическим лицом).
Акт оказания услуг от гостиницы.
Кассовый чек или БСО (бланк строгой отчётности).
Расписка арендодателя с указанием суммы, периода аренды и паспортных данных сторон.

Аренда жилья у физических лиц

При краткосрочной аренде квартиры заключается письменный договор с указанием:

Паспортных данных сторон.
Адреса и стоимости жилья.
Срока аренды.
Оплата подтверждается распиской или банковской выпиской.

Если у работника отсутствуют подтверждающие документы

Если случилось так, что у сотрудника нет на руках документов, подтверждающих его проживание, то по закону компания может ничего ему не оплачивать. Такая ситуация может регулироваться только Положением о командировках.

В случаях, когда компания все же оплатила проживание в командировке без документов, на такие выплаты бухгалтерии придется начислить НДФЛ и страховые взносы.

Особенности возмещения командировочных расходов в 2025 году

Туристический налог учитывается в расходах, если выделен в чеке отдельной строкой согласно главе 33.1 НК РФ. Подробнее читайте в статье — Туристический налог в России с 2025 года.
Нормы расходов на проживание в командировке нет, всё зависит от политики компании. Есть только одно исключение — согласно Постановлению Правительства РФ от 22.08.2020 № 1267 для бюджетных организаций и военнослужащих предусмотрены ограничения по оплате проживания в командировке за границей.

В других случаях компания может самостоятельно определять лимит расходов. Главное всё подтвердить документально чеками, для учета расходов на проживание в командировке и чтобы отчитаться налоговой.

Важно: все расходы на жилье должны иметь прямую связь с деятельностью сотрудника в командировке. Даже потерянный чек можно заменить служебной запиской, приложив косвенные доказательства поездки: билеты, отметки принимающей стороны.

Кейс

ускорили организацию командировок
и отчетность в 2 раза

Читать кейс →

Прочие расходы в командировке: ограничения и правила подтверждения

Транспортные расходы внутри города

Возмещаются при выполнении трёх условий: письменного согласия работодателя, закрепления соответствующего правила в локальных актах компании и подтверждающих документов.
Примеры:

Аренда авто (каршеринг) — договор проката, детализированный отчёт о поездке, платёжные документы.
Метро и общественный транспорт — бумажные билеты или электронные чеки с указанием даты и маршрута.
Такси до вокзала/аэропорта — чеки ККТ или QR-коды из приложений таксопарков. Например, сотрудник потратил 300 ₽ на такси из-за задержки рейса после 23:00. Для компенсации предоставил электронный чек и письмо о задержке рейса.

Такие расходы можно учесть.

Представительские расходы в командировке

Это затраты компании, направленные на установление и поддержание деловых контактов, проведение переговоров, презентаций или других мероприятий, связанных с бизнес-интересами организации. Они не относятся к основным командировочным расходам (проезд, проживание, суточные), но могут быть включены в смету поездки при наличии обоснования.

Что входит в представительские расходы?

Организация деловых встреч: аренда переговорных комнат, оплата кофе-брейков, фуршетов, обедов для партнёров.
Подарки и сувениры для клиентов или контрагентов (в рамках установленных лимитов).
Культурная программа: билеты в театр, на выставки, экскурсии для деловых партнёров.
Транспортное обслуживание гостей, например, трансфер из аэропорта.

Связь и интернет

Компенсируются фактические затраты при условии, что использование услуг связано с рабочими задачами. Для подтверждения подойдут:

Детализированный счёт от оператора связи с выделением расходов за период командировки.
Скриншоты из личного кабинета мобильного оператора с датами и суммами.
В Положении о командировках компании можно зафиксировать суточную доплату 150 ₽ в день на связь вместо возмещения расходов по чекам.

Оплачивается ли страховка в командировке?

Да, если она является частью другой услуги. Например, если страховка входит в стоимость билета и без нее не получится оформить проездной документ.

Во всех других случаях страхование не входит в список обязательных командировочных расходов, а попадает в категорию дополнительных расходов и облагается НДФЛ (ст 217 НК РФ)

Расходы на загранкомандировки

К обязательным расходам во время деловой поездки за рубеж относятся:

Визовые сборы — подтверждаются квитанциями консульства и договором с визовым центром.
Медицинская страховка — требуется оригинал полиса с указанием сроков действия.

При незапланированных расходах во время зарубежной командировки из-за задержки рейса или болезни сотрудника:

понадобится служебная записка,справка от авиакомпании или больничный лист;
компания продлевает выплату суточных и оплату проживания на период вынужденной задержки;
для учёта расходов на лекарства при болезни нужно сохранить рецепты и аптечные чеки.

Чтобы не было спорных ситуаций, закрепите в Положении о командировках внутри компании запрет на компенсацию этих трат.

Что компания не должна компенсировать

Штрафы за курение в запрещённых местах, штрафы за нарушение правил отеля.
Персональные услуги, посещение спа-центра, использование мини-бара в номере.
Траты на развлечения во время командировки: билеты в кино, оплата экскурсий.

Как расширить перечень возмещаемых расходов через локальные акты

Работодатель вправе добавить в список возмещаемых расходов:

выбор места в самолёте (бизнес-класс, место у окна);
перевес багажа (при наличии чека и объяснительной от сотрудника);
услуги каршеринга.

Чтобы не было спорных ситуаций, закрепите в Положении о командировках внутри компании условия компенсации таких трат.

Пример таблицы для ЛНА:

Возмещение командировочных расходов в 2025 году: правила и практика

Аванс на командировку
Выдается до поездки и состоит из трех компонентов:

Суточные (минимально 700 ₽ в день по России, 2 500 ₽ для зарубежных поездок обычным сотрудникам и 3 500 ₽ сотрудникам с разъездным характером работы).
Проезд (билеты на автобус, поезд или самолет, такси, каршеринг).
Проживание (с учётом лимитов компании).

Для выдачи аванса требуется приказ о направлении в командировку. Аванс перечисляют на корпоративную или личную карту или выдают наличными. Для заграничных поездок валюту получают только через банк.

Авансовый отчет
Сдаётся в течение 3 рабочих дней после возвращения. Составляется по форме № АО-1 или внутреннему шаблону компании. Включает:

Подтверждающие документы (билеты, чеки, договоры аренды).
Расшифровку расходов с разбивкой по статьям.
Информацию об остатке или перерасходе средств.

Пример заполнения:

Бухгалтер проверяет отчёт в течение 1 рабочего дня.

Как вносят билеты в авансовый отчет те, кто пользуется сервисом «Смартвэй»

Сервис интегрирован с «1С». Все поездки, которые вы загружали в «1С:Бухгалтерию», можно увидеть в разделе «Справочники» -> «Билеты».

Информацию о билетах система актуализирует каждый час. При создании авансового отчета билеты подтянутся автоматически, нужно только нажать кнопку «Заполнить».

Условия возмещения дополнительных командировочных расходов

Подробнее об авансовом отчете можно прочитать здесь

Как избежать ошибок в авансовых отчетах и заполнять их за 3 минуты?

Ответы — в полном гайде по авансовым отчетам

Бесплатный гайд

Неизрасходованные средства

Возвращаются в кассу по ПКО (приходному кассовому ордеру) или перечислением на счёт компании. При задержке в выдаче неизрасходованных средств работодатель вправе удержать эту сумму из зарплаты сотрудника (не более 20% ежемесячно).

Примеры сценариев командировок и компенсаций по ним

Поездка по России

Суточные: 700 — 2 000 ₽ в день (зависит от политики компании).
Проезд: возмещаются билеты эконом-класса.
Проживание: до 6 000 ₽ в сутки.

Пример расчёта:
Аванс = (3 дня x 1 500 ₽ суточных) + 17 000 ₽ билеты + 18 000 ₽ отель = 39 500 ₽
Командировки в ДНР/ЛНР

Суточные: 8 480 ₽ в день без НДФЛ.
Обязательная страховка: 15 000 ₽ (включается в аванс).
Доплата, рисковая надбавка: +25% к суточным

Зарубежные поездки

Суточные: 2 500 ₽ в день, 3 500 ₽ в день — для сотрудников с разъездным характером работы.
Визовые сборы: полный возврат по квитанциям.
Курсы валют: фиксируются на дату утверждения отчёта.

Пример расчета для Германии:

Аванс = 500 € (билеты) + 150 € в сутки x 5 дней + 80 € страховка = 1 330 €.

Однодневные командировки
Суточные не выплачиваются. Компенсируются:

Проезд (от 300 ₽ за электричку до 5 000 ₽ за такси в аэропорт).
Питание: 500 ₽ по чекам.

Поездки в выходные/праздники

Двойная оплата рабочих дней.
Суточные начисляются за все дни пребывания в служебной командировке.

Типовые ошибки

Пропуск срока сдачи отчёта → удержание аванса из зарплаты.
Переплата за отель сверх корпоративных лимитов → налогообложение разницы, если это ошибка компании, а если сотрудника, то ему не компенсируют разницу.
Для учёта расходов используют форму счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Перерасход отражают проводкой Дт 71 Кт 50/51, остаток — Дт 50/51 Кт 71.

Пример учета командировочных расходов в 2025 году

Сотрудник ООО «XXX» Алексей Петров едет в командировку в Казань с 10 по 13 марта 2025 года (4 календарных дня) для участия в отраслевой конференции. Внутренним положением компании установлены лимиты:

Суточные: 1 500 ₽ в день.
Авиабилеты эконом-класса.
Проживание: не более 5 000 ₽ в сутки.
Такси: до 1 000 ₽ в день

Если в вашей компании еще нет Положения о командировках, скачайте шаблон

Его можно адаптировать под правила компании за 10 минут и внедрить в процессы с помощью Приказа — пример документа идет вместе с шаблоном.

Бесплатный шаблон

Расчёт расходов

Суточные:

Лимит без налогообложения: 700 ₽ в день.
Выплачено: 1 500×4 = 6 000 ₽
Превышение: (1 500 — 700) x 4 = 3 200 ₽. → облагается НДФЛ (13%) и страховыми взносами.

Проезд:
Стоимость билетов Москва-Казань-Москва: 12 400 ₽ (подтверждено электронным билетом) → полностью включается в расходы.

Проживание:
Гостиница: 4 800 ₽ в сутки x 3 ночи = 14 400 ₽ + туристический налог 240 ₽ (выделен отдельной строкой в счете) → 15 840 ₽ учтено в расходах.

Такси:
Фактические расходы: 900 ₽ (подтверждено чеками) → в пределах лимита, принимается к учету.

Налогообложение расходов на командировки

Расходы на командировки в налоговом учете:

Документальное подтверждение — обязательное условие для признания расходов (чеки, билеты, БСО).
Списание расходов на командировку происходит в полном объеме при условии их производственной направленности.
Туристический налог (с 2025 г.) включается в стоимость проживания и учитывается как часть расходов по командировке при наличии отдельной строки в счете.

Списание расходов на командировку происходит через подотчетные суммы (проводка Дт 26/44 Кт 71).

В 2025 году прошла масштабная налоговая реформа, которая коснулась и командировок.

Новые нюансы налогового учета командировок разобрали в руководстве для бухгалтеров — скачайте его бесплатно.

Бесплатное руководство

Налогообложение расходов на транспорт

Полное признание в расходах — при условии соответствия нормам ст. 264 НК РФ и документального подтверждения. Для авиа/жд-билетов достаточно электронных документов с QR-кодом.
Обложение НДФЛ — в случаях превышения лимитов по суточным или нецелевого использования средств.
Исключение из налога на прибыль — затраты на услуги, не связанные с перевозкой, например, питание в бизнес-зале аэропорта. НДС по проездным расходам принимается к вычету при наличии счета-фактуры от перевозчика.

Оформление авансового отчета с расходами по командировке

Документы: авиабилеты, чеки за такси, счет из гостиницы с выделенным турналогом, служебное задание.
Аванс: сотруднику перечислено 35 000 ₽ (расчёт: 1 500×4 + 12 400 + 15 840 + 900).
Проверка: бухгалтер сверил чеки с лимитами, выделил налогооблагаемую часть суточных.
Итог: перерасход 640 ₽ (фактические расходы 35 640 ₽) компенсирован сотруднику.

Важно:

Суммы сверх лимитов по суточным отражены в 6-НДФЛ и справке 2-НДФЛ.
Туристический налог включён в расходы благодаря правильному оформлению счета от гостиницы.
Авансовый отчет составлен по форме АО-1 с нумерацией приложенных документов.

Итоги по ключевым командировочным расходам

В 2025 году работодатели обязаны компенсировать четыре категории затрат: проезд, проживание, суточные и иные расходы, напрямую связанные с поездкой. При этом критически важно разграничивать производственные и личные траты — например, питание в бизнес-зале аэропорта или экскурсии не подлежат возмещению.

Что учесть:

Документы: билеты без отметок об использовании, счета отелей без выделения туристического налога (1–5%) могут привести к отказу в компенсации.
Налоги: сверхнормативные суточные облагаются НДФЛ и взносами, а туристический налог учитывается в расходах только при отдельном указании в счете (Письмо Минфина № 03-03-06/1/567 от 12.02.2025).

Нововведения 2025:

Туристический налог включается в расходы при условии корректного оформления счетов.
Для зарубежных поездок обязательна страховка, а её стоимость полностью компенсируется.
При заграничных командировках соотрудников с разъездным характером работы не уплачиваются НДФЛ с суточных в пределах 3 500 ₽.
Усиленные требования к подтверждению аренды жилья у физических лиц: нужен не только договор, но и расписка с паспортными данными.

Разработайте или актуализируйте Положение о командировках, закрепив в нём:

Четкие лимиты по оплате проживания и транспорта в командировке.
Правила возмещения форс-мажорных расходов (например, при задержке рейса).
Алгоритм работы с туристическим налогом.

Внедрите цифровые системы для автоматизации авансовых отчётов — это полностью уберёт ошибки и защитит компанию от претензий налоговой.

В сервисе Smartway есть бесшовная интеграция с продуктами «1С» — подключить можно за несколько минут и без разработчиков. Интеграция позволяет:
— автоматически загружать данные о билетах в «1С:Бухгалтерия» и отражать их в авансовом отчете;
— формировать и актуализировать список сотрудников автоматически, чтобы избежать ошибок в билетах, отмен и штрафов;
— получать полный пакет закрывающих документов сразу после поездки.

Получить бесплатный доступ