Рассказываем, что учитывают в командировочных расходах в 2025 году, какие траты должен возместить работодатель, а какие сам сотрудник. В статье — примеры расчетов и ответы на самые популярные вопросы.

Командировочные расходы в 2025 году:
виды и порядок возмещения

Главный бухгалтер Smartway

Ирина Титова

Бухгалтер-эксперт c 18-летним стажем. Имеет аттестаты Международной федерации бухгалтеров и президентского совета Института профессиональных бухгалтеров и аудиторов

Оглавление

развернуть

Какие командировочные расходы возмещают по закону в 2025 году
Налогообложение расходов на транспорт в командировке
Некомпенсируемые расходы
Компенсация расходов на проживание в командировке
Документы, подтверждающие расходы на проживание в командировке
Аренда жилья у физлиц
Если отсутствуют подтверждающие документы
Особенности возмещения командировочных расходов в 2025 году
Суточные
Важные нюансы про выплаты суточных в 2025
Как рассчитать и подтвердить суточные
Прочие расходы: ограничения и правила подтверждения
Расходы на загранкомандировки
Расширение перечня возмещаемых расходов через локальные акты
Примеры сценариев командировок и компенсаций по ним
Налогообложение расходов на командировки
Оформление авансового отчета с расходами по командировке

Командировочные расходы — это затраты сотрудника, связанные с выполнением служебных заданий вне места постоянной работы. Возмещаются работодателем в соответствии с ТК РФ (ст. 166-168) и Положением № 749.

ТК РФ гарантирует сохранение места работы, зарплаты (ст. 167) и описывает перечень расходов на командировку (ст. 168). А в Постановлении № 749 зафиксирован порядок оформления, размеры компенсаций. В этой статье мы актуализировали правила учета и возмещения расходов, связанных со служебной командировкой в 2025 году.

Какие командировочные расходы возмещают по закону в 2025 году

К числу расходов на служебные командировки относятся четыре основные категории, которые работодатель обязан компенсировать сотруднику (ст. 168 ТК РФ и Положение № 749:

Проезд (билеты, такси, трансфер).
Проживание (аренда жилья, отель, гостиница).
Суточные (фиксированная сумма за каждый день поездки).
Дополнительные (иные) расходы в командировке — это траты, связанные с исполнением рабочих задач (например, услуги перевода, аренда оборудования).

Расходы сверх нормы это личные покупки сотрудника. Смета расходов на командировку может быть расширена работодателем во внутреннем ЛНА компании.

Основание для возмещения — ст. 168 ТК РФ и Положение № 749. Разберём каждую группу с примерами и нюансами.

Возмещение расходов на проезд в служебной командировке

Попробовать

Бронируйте ж/д билеты для командировок
без наценок и скрытых сборов

Транспортные расходы в командировке включают все затраты на проезд, необходимые для выполнения служебных задач.

Расходы на авиабилеты (эконом-класс);
Затраты на ж/д билеты (плацкарт/купе);
Оплата проезда на общественном транспорте (метро, аэроэкспресс, автобусы);
Такси и каршеринг;
Использование личного автомобиля.

Если сотрудник летит бизнес-классом или едет в СВ, необходимо приложить скриншот, что на момент покупки не было дешевых билетов (Письмо УФНС по г. Москве от 26.08.2014 N 16−15/84 374). Если покупку экономически не обосновать и документально не подтвердить, компенсируют только стоимость эконом-класса или купе.

Оплачивается ли дорога до аэропорта и ж/д вокзала в командировке?

Да, оплачивается. Если аэропорт или железнодорожный вокзал находятся за чертой города, компания возместит стоимость проезда. Это написано в пункте 12 «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки». Для возврата денег командированный должен вместе с авансовым отчетом предоставить билет или чек.

Подтверждающие документы

Важно: билеты без отметок об использовании (непогашенные) не принимаются к учёту. Для каршеринга требуются чеки с детализацией времени и маршрута.

Налогообложение расходов на транспорт в командировке

Полное признание в расходах — при условии соответствия нормам ст. 264 НК РФ и документального подтверждения. Для авиа/жд-билетов достаточно электронных документов с QR-кодом.
Обложение НДФЛ — в случаях превышения лимитов по суточным или нецелевого использования средств. Лимиты на суточные: 700 ₽/день для поездок по России, 3 500 ₽/день — за рубеж.
Исключение из налога на прибыль — затраты на услуги, не связанные с перевозкой, например, питание в бизнес-зале аэропорта. НДС по проездным расходам принимается к вычету при наличии счета-фактуры от перевозчика.

Некомпенсируемые расходы

Перевес багажа без письменного обоснования необходимости.
Поездки на такси в дни, не связанные с рабочими задачами (трансфер в выходной для личных нужд, например в музей).
Выбор бизнес-класса при наличии доступных билетов эконом-класса.
Неиспользованные билеты (даже при наличии чека об оплате).

Компенсация расходов на проживание в командировке

В расходы на проживание в командировке включается не только оплата номера в гостинице. Сотрудник может арендовать жилье посуточно или на длительный срок. Для проживания в частной квартире не требуется подтверждение права собственности арендодателя — достаточно договора найма и платёжных документов.

Сотрудник, отправившийся в командировку, может включить в отчёт расходы на химчистку костюма, но не оплату спа-процедур.

Что касается завтрака, то все зависит от вида расхода. Если завтрак — отдельная услуга, он не оплачивается компанией, а если включен в сумму проживания, то завтракать сотрудник будет за счет работодателя.

Документы, подтверждающие расходы на проживание в командировке

Основные документы для компенсации расходов по найму жилого помещения в командировке:

Договор аренды жилья (с физическим или юридическим лицом).
Акт оказания услуг от гостиницы.
Кассовый чек или БСО (бланк строгой отчётности).
Расписка арендодателя с указанием суммы, периода аренды и паспортных данных сторон.

Аренда жилья у физических лиц

При краткосрочной аренде квартиры заключается письменный договор с указанием:

Паспортных данных сторон.
Адреса и стоимости жилья.
Срока аренды.

Оплата подтверждается распиской или банковской выпиской.

Если у работника отсутствуют подтверждающие документы

Если случилось так, что у сотрудника нет на руках документов, подтверждающих его проживание, то по закону компания может ничего ему не оплачивать. Такая ситуация может регулироваться только положением о командировках.

В случаях, когда компания все же оплатила проживание в командировке без документов, на такие выплаты бухгалтерии придется начислить НДФЛ и страховые взносы.

Особенности возмещения командировочных расходов в 2025 году

Туристический налог учитывается в расходах, если выделен в чеке отдельной строкой согласно главе 33.1 НК РФ. Подробнее читайте в статье — Туристический налог в России с 2025 года.
Нормы расходов на проживание в командировке нет, всё зависит от политики компании. Есть только одно исключение — согласно Постановлению Правительства Р Ф от 22.08.2020 № 1267 для бюджетных организаций и военнослужащих предусмотрены ограничения по оплате проживания в командировке за границей. В других случаях компания может самостоятельно определять лимит расходов. Главное всё подтвердить документально чеками, для учета расходов на проживание в командировке и чтобы отчитаться налоговой.

Важно: все расходы на жилье должны иметь прямую связь с деятельностью сотрудника в командировке. Даже потерянный чек можно заменить служебной запиской, приложив косвенные доказательства поездки: билеты, отметки принимающей стороны.

Суточные

Суточные — обязательная выплата, компенсирующая расходы сотрудника на питание и повседневные нужды во время командировки.

Что входит в суточные:

Питание (завтраки, обеды, ужины, перекусы).
Бытовые услуги (прачечная, химчистка).

Сотрудник самостоятельно распределяет средства. На суточные есть фиксированные ограничения на выплаты за каждый день поездки, не облагаемые НДФЛ.

* В соответствии с Указом Президента РФ №752 от 17.10.2022 года.
** Определяет Постановление Правительства РФ №729 от 02.10.2002 года.

Чем суточные отличаются от командировочных

Главное отличие суточных от командировочных в том, что за суточные сотрудник не отчитывается. Командировочные компенсируют проезд и жилье, а суточные — это возмещение расходов, размер которых нельзя заранее предусмотреть.

Несколько важных нюансов про выплаты суточных в 2025

Суточные в рамках лимитов выше не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, согласно статье 217 НК РФ. А сверхлимитные суммы облагаются НДФЛ (13%) и страховыми взносами (30%).

Суточные не платят, если сотрудника отправляют в поездку на один день.
Подробнее читайте в статье — Однодневная командировка 2025: как правильно оформить и отразить в «1С».

Суточные платят и за выходной день в командировке, независимо от того работал сотрудник или нет. Подробнее читайте в статье — Командировка в выходные и праздничные дни в 2025 году: оформление и оплата.

Подробно о суточных в командировке: нормы в 2025 году, какие расходы входят в эти оплаты, в каких случаях суточные не выплачивают.

Как рассчитать и подтвердить суточные

Аванс

Установленный размер суточных

Количество дней командировки

=

х

Документы для подтверждения:

Приказ о командировке с датами.
Билеты/квитанции с отметками о датах отправления/прибытия.
Служебная записка о форс-мажорных задержках.

Пример расчёта:
При начислении 800 ₽ в день и 5-дневной поездке по РФ:

Необлагаемая сумма: 700 × 5 = 3 500 ₽
Облагаемая часть: (800-700) × 5 = 500 ₽
НДФЛ к уплате: 500 × 13% = 65 ₽

Для сотрудников, работающих в зонах СВО (ЛНР, ДНР, Херсонская и Запорожская области), действует особый лимит — 8 480 ₽ в день без налогообложения.

Подпишитесь на рассылку
и получайте новые статьи первыми

Дарим папку с шаблонами всех документов для командировок в приветственном письме

Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности

Прочие расходы в командировке: ограничения и правила подтверждения

Транспортные расходы внутри города

Возмещаются при выполнении трёх условий: письменного согласия работодателя, закрепления соответствующего правила в локальных актах компании и подтверждающих документов.

Примеры:

Аренда авто (каршеринг) — договор проката, детализированный отчёт о поездке, платёжные документы.
Метро и общественный транспорт — бумажные билеты или электронные чеки с указанием даты и маршрута.
Такси до вокзала/аэропорта — чеки ККТ или QR-коды из приложений таксопарков. Например, сотрудник потратил 300 ₽ на такси из-за задержки рейса после 23:00. Для компенсации предоставил электронный чек и письмо о задержке рейса.

Такие расходы можно учесть.

Представительские расходы в командировке

Это затраты компании, направленные на установление и поддержание деловых контактов, проведение переговоров, презентаций или других мероприятий, связанных с бизнес-интересами организации. Они не относятся к основным командировочным расходам (проезд, проживание, суточные), но могут быть включены в смету поездки при наличии обоснования.

Что входит в представительские расходы?

Организация деловых встреч: аренда переговорных комнат, оплата кофе-брейков, фуршетов, обедов для партнёров.
Подарки и сувениры для клиентов или контрагентов (в рамках установленных лимитов).
Культурная программа: билеты в театр, на выставки, экскурсии для деловых партнёров.
Транспортное обслуживание гостей, например, трансфер из аэропорта.

Связь и интернет

Компенсируются фактические затраты при условии, что использование услуг связано с рабочими задачами. Для подтверждения подойдут:

Детализированный счёт от оператора связи с выделением расходов за период командировки.
Скриншоты из личного кабинета мобильного оператора с датами и суммами.

В Положении о командировках компании можно зафиксировать суточную доплату 150 ₽ в день на связь вместо возмещения расходов по чекам.

Оплачивается ли страховка в командировке?

Да, если она является частью другой услуги. Например, если страховка входит в стоимость билета. Или для поездки за границу нужно купить страховой полис (Постановление Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749)
Во всех других случаях страхование не входит в список обязательных командировочных расходов, а попадает в категорию дополнительных расходов и облагается НДФЛ (ст 217 налогового кодекса)

Расходы на загранкомандировки

К обязательным расходам во время деловой поездки за рубеж относятся:

Визовые сборы — подтверждаются квитанциями консульства и договором с визовым центром.
Медицинская страховка — требуется оригинал полиса с указанием сроков действия.

При незапланированных расходах во время зарубежной командировки из-за задержки рейса или болезни сотрудника:

понадобится служебная записка,справка от авиакомпании или больничный лист;
компания продлевает выплату суточных и оплату проживания на период вынужденной задержки;
для учёта расходов на лекарства при болезни нужно сохранить рецепты и аптечные чеки.

Чтобы не было спорных ситуаций, закрепите в Положении о командировках внутри компании запрет на компенсацию этих трат.

Суточные в заграничной командировке: как оформить, какие нормы, как считать при пересечении границы.

Что никогда не войдет в компенсацию:

Штрафы за курение в запрещённых местах, штрафы за нарушение правил отеля.
Персональные услуги, посещение спа-центра, использование мини-бара в номере.
Траты на развлечения во время командировки: билеты в кино, оплата экскурсий.

Расширение перечня возмещаемых расходов через локальные акты

Работодатель вправе добавить в список возмещаемых расходов:

выбор места в самолёте (бизнес-класс, место у окна);
перевес багажа (при наличии чека и объяснительной от сотрудника);
услуги каршеринга.

Чтобы не было спорных ситуаций, закрепите в Положении о командировках внутри компании условия компенсации таких трат.

Пример таблицы для ЛНА:

Условия возмещения дополнительных командировочных расходов

Возмещение командировочных расходов в 2025 году: правила и практика

Аванс на командировку
Выдается до поездки и состоит из трех компонентов:

Суточные (минимально 700 ₽ в день по России и 3 500 ₽ для зарубежных поездок).
Проезд (билеты на автобус, поезд или самолет, такси, каршеринг).
Проживание (с учётом лимитов компании).

Для выдачи аванса требуется приказ о направлении в командировку. Аванс перечисляют на корпоративную или личную карту или выдают наличными. Для заграничных поездок валюту получают только через банк.

Авансовый отчет
Сдаётся в течение 3 рабочих дней после возвращения. Составляется по форме № АО-1 или внутреннему шаблону компании. Включает:

Подтверждающие документы (билеты, чеки, договоры аренды).
Расшифровку расходов с разбивкой по статьям.
Информацию об остатке или перерасходе средств.

Пример заполнения:

Бухгалтер проверяет отчёт в течение 1 рабочего дня.

Подробнее об авансовом отчете можно прочитать здесь.

Неизрасходованные средства

Возвращаются в кассу по ПКО (приходному кассовому ордеру) или перечислением на счёт компании. При задержке в выдаче неизрасходованных средств работодатель вправе удержать эту сумму из зарплаты сотрудника (не более 20% ежемесячно).

Примеры сценариев командировок и компенсаций по ним

Поездка по России

Суточные: 700 — 2 000 ₽ в день (зависит от политики компании).
Проезд: возмещаются билеты эконом-класса.
Проживание: до 6 000 ₽ в сутки.

Пример расчёта:
Аванс = (3 дня x 1 500 ₽ суточных) + 17 000 ₽ билеты + 18 000 ₽ отель = 39 500 ₽
Командировки в ДНР/ЛНР

Суточные: 8 480 ₽ в день без НДФЛ.
Обязательная страховка: 15 000 ₽ (включается в аванс).
Доплата, рисковая надбавка: +25% к суточным

Зарубежные поездки

Суточные: 3 500 ₽ в день.
Визовые сборы: полный возврат по квитанциям.
Курсы валют: фиксируются на дату утверждения отчёта.

Пример расчета для Германии:

Аванс = 500 € (билеты) + 150 € в сутки x 5 дней + 80 € страховка = 1 330 €.

Однодневные командировки
Суточные не выплачиваются. Компенсируются:

Проезд (от 300 ₽ за электричку до 5 000 ₽ за такси в аэропорт).
Питание: 500 ₽ по чекам.

Поездки в выходные/праздники

Двойная оплата рабочих дней.
Суточные начисляются за все дни пребывания в служебной командировке.

Использование личного авто

Компенсация: чеки за бензин, скриншоты маршрута из навигатора.

Типовые ошибки:

Пропуск срока сдачи отчёта → удержание аванса из зарплаты.
Переплата за отель сверх корпоративных лимитов → налогообложение разницы, если это ошибка компании, а если сотрудника, то ему не компенсируют разницу.

Для учёта расходов используют форму счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Перерасход отражают проводкой Дт 71 Кт 50/51, остаток — Дт 50/51 Кт 71.

Пример учета командировочных расходов в 2025 году

Сотрудник ООО «XXX» Алексей Петров едет в командировку в Казань с 10 по 13 марта 2025 года (4 календарных дня) для участия в отраслевой конференции. Внутренним положением компании установлены лимиты:

Суточные: 1 500 ₽ в день.
Авиабилеты эконом-класса.
Проживание: не более 5 000 ₽ в сутки.
Такси: до 1 000 ₽ в день

Расчёт расходов

Суточные:

Лимит без налогообложения: 700 ₽ в день.
Выплачено: 1 500×4 = 6 000 ₽
Превышение: (1 500 — 700) x 4 = 3 200 ₽. → облагается НДФЛ (13%) и страховыми взносами.

Проезд:
Стоимость билетов Москва-Казань-Москва: 12 400 ₽ (подтверждено электронным билетом) → полностью включается в расходы.

Проживание:
Гостиница: 4 800 ₽ в сутки x 3 ночи = 14 400 ₽ + туристический налог 240 ₽ (выделен отдельной строкой в счете) → 15 840 ₽ учтено в расходах.

Такси:
Фактические расходы: 900 ₽ (подтверждено чеками) → в пределах лимита, принимается к учету.

Налогообложение расходов на командировки

Расходы на командировки в налоговом учете:

Документальное подтверждение — обязательное условие для признания расходов (чеки, билеты, БСО).
Списание расходов на командировку происходит в полном объеме при условии их производственной направленности.
Туристический налог (с 2025 г.) включается в стоимость проживания и учитывается как часть расходов по командировке при наличии отдельной строки в счете.

Какие расходы на командировки лимитируются? Суточные: лимит для РФ — 700 ₽/день, за границей — 2 500 ₽/день.

Списание расходов на командировку происходит через подотчетные суммы (проводка Дт 26/44 Кт 71).

Оформление авансового отчета с расходами по командировке

Документы: авиабилеты, чеки за такси, счет из гостиницы с выделенным турналогом, служебное задание.
Аванс: сотруднику перечислено 35 000 ₽ (расчёт: 1 500×4 + 12 400 + 15 840 + 900).
Проверка: бухгалтер сверил чеки с лимитами, выделил налогооблагаемую часть суточных.
Итог: перерасход 640 ₽ (фактические расходы 35 640 ₽) компенсирован сотруднику.

Важно:

Суммы сверх лимитов по суточным отражены в 6-НДФЛ и справке 2-НДФЛ.
Туристический налог включён в расходы благодаря правильному оформлению счета от гостиницы.
Авансовый отчет составлен по форме АО-1 с нумерацией приложенных документов.

Итоги по ключевым расходам

В 2025 году работодатели обязаны компенсировать четыре категории затрат: проезд, проживание, суточные и иные расходы, напрямую связанные с поездкой. При этом критически важно разграничивать производственные и личные траты — например, питание в бизнес-зале аэропорта или экскурсии не подлежат возмещению.

Что учесть:

Документы: билеты без отметок об использовании, счета отелей без выделения туристического налога (1–5%) могут привести к отказу в компенсации.
Налоги: сверхнормативные суточные облагаются НДФЛ и взносами, а туристический налог учитывается в расходах только при отдельном указании в счете (Письмо Минфина № 03-03-06/1/567 от 12.02.2025).

Нововведения 2025:

Туристический налог включается в расходы при условии корректного оформления счетов.
Для зарубежных поездок обязательна страховка, а её стоимость полностью компенсируется.
Усиленные требования к подтверждению аренды жилья у физических лиц: нужен не только договор, но и расписка с паспортными данными.

Разработайте или актуализируйте Положение о командировках, закрепив в нём: