Командировки удаленных сотрудников

Поездка дистанционного работника в офис или в другой город по служебному поручению признается командировкой, если офис или место назначения не является стационарным рабочим местом по трудовому договору. Для этого важно, чтобы в договоре четко было указано, где именно сотрудник выполняет рабочие функции.

Если в трудовом договоре прописан город проживания, любая поездка в другой населенный пункт для выполнения служебного задания оформляется как командировка. Но если удаленный сотрудник и офис находятся в одном городе, вызов в офис не будет командировкой.​

Во избежание налоговых и трудовых рисков необходимо четко фиксировать место работы в договоре. Рекомендуем провести аудит всех контрактов с «удаленщиками» и внести соответствующие корректировки.​

Процедура оформления командировки удаленного специалиста практически не отличается от стандартной. Вот обязательные нюансы:

• Руководитель подписывает приказ о командировке с указанием сроков поездки, места назначения и цели визита.
• В приказе должны быть зафиксированы точные даты начала и окончания, а также четкая формулировка задачи.
• Документ о направлении в командировку хранится в течение 5 лет.
• При необходимости получения письменного согласия на поездку — работодатель обязательно уведомляет участника заблаговременно.​

Весь документооборот по командировке сотрудника на удаленке можно организовать в электронном формате, если такая возможность предусмотрена трудовым договором или локальными актами организации.

Работодатель обязан компенсировать все расходы, связанные с командировкой, по тем же правилам, что и для офисных сотрудников:

• Оплата проезда до места командировки и обратно.
• Возмещение трат на проживание, с учетом подтверждающих документов.
• Выплата суточных или компенсация иных согласованных расходов.

Для однодневных командировок суточные не выплачиваются, но компенсацию питания и других затрат желательно регламентировать во внутренних документах, чтобы избежать споров с контролирующими органами. Все суммы, не превышающие лимиты, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.​

После завершения командировки следует предоставить авансовый отчет в бухгалтерию с приложением всех подтверждающих расходов документов. Документы можно передать офлайн или с помощью электронного документооборота — этот аспект желательно заранее утвердить во внутренних нормативных актах компании.​

Правильное оформление командировок удаленных сотрудников, прозрачные правила компенсации расходов — залог отсутствия претензий со стороны налоговой, а также эффективная и безопасная организация командировочного процесса в бизнесе.​