Как отразить командировку в табеле учета рабочего времени

Важно корректно заполнить табель учета рабочего времени в командировке, иначе компанию могут привлечь к административной ответственности по статье 5.27 ч.1 КоАП РФ.

После командировки рабочие дни фиксируют в табеле учета буквенными или цифровыми кодами:

• «К» или «06» — рабочий день в поездке;
• «К/В» или «06/26» — выходной, в который сотрудник отдыхал;
• «К/РВ» или «06/03» — выходной или праздник, когда сотрудник работал;
• «К/С» или «06/04» — сверхурочная работа;
• «К/Б» или «06/19» — дни на больничном;
• «Я/С» или «01/04» — в случае если работник отправляется в командировку после трудового дня.

Коды командировки можно найти в Письме Минтруда Р Ф от 14 февраля 2013 г. № 14−2-291.

Для учета дней в командировке подходят унифицированные формы табеля Т-12 и Т-13. Чаще используют электронный бланк Т-13 — он есть в программах управленческого учета, например «1С». Однако компания может взять за основу унифицированные бланки и разработать собственную форму.

Дни работы в командировке считают рабочими, однако отмечают их специальным кодом «К» или «06». Указывают именно дни, а не точные часы, за исключением сверхурочной работы.

При оформлении табеля фиксируют время, которое сотрудник провел в поездке. Кроме рабочих дней, командировкой считают:

• время в пути — дорогу до аэропорта или вокзала и обратно, регистрацию и посадку, дорогу до отеля;
• вынужденные остановки — например, если сотрудник ожидает пересадку между рейсами.

Длительная командировка может затрагивать не только рабочие дни, но и выходные, и праздники. Их также фиксируют в табеле.

На вид отметки влияет, что делал сотрудник в этот выходной:

• если отдыхал — помечают двойным кодом «К/В» или «06/26»;
• если работал — прописывают кодом «К/РВ» или «06/03».

Например, сотрудник вылетает в другой город в воскресенье, а встреча с клиентом пройдет только в понедельник. Считается, что сотрудник работает в выходной, поэтому в табеле этот день фиксируют кодом «К/РВ» или «06/03».

Если в командировке сотрудник работает вечером или ночью, эти часы считают переработкой и прописывают кодом «К/С» или «06/04». В строке ниже под каждым днем указывают количество часов, которое специалист отработал свыше нормы.

Чтобы подтвердить сверхурочную работу, нужно получить письменное согласие от сотрудника и издать Приказ руководителя. У согласия нет единого стандарта оформления, поэтому текст можно писать в свободной форме. Важно указать дату и часы, в которые сотрудник будет работать сверхурочно.

Если командированный сам решил заниматься служебными задачами в нерабочее время, эти часы не фиксируют в табеле и не оплачивают.
Правила привлечения работника к сверхурочной работе устанавливает статья 99 Трудового кодекса РФ.

Если сотрудник заболел в деловой поездке и оформил больничный, эти дни фиксируют кодом «К/Б» или «06/19».

Например, сотрудник уехал на конференцию с 1 по 5 октября. 3 октября он заболел и получил больничный на 3−5 октября. Значит, дни с 3 по 5 октября фиксируют как больничный во время командировки — кодом «К/Б» или «06/19».

Директор отправил своего заместителя в командировку на 14 дней в Иркутск. Два дня попали на выходные, еще три дня сотрудник находился на больничном.

1-й шаг. Распишите график командировки. Рассчитайте, сколько дней заняла деловая поездка и сколько из них были рабочими:

• командировка — 10 дней, с 1 по 10 октября;
• выходные — 2 дня, 5 и 6 октября;
• дни болезни — 7, 8 и 9 октября.

2-й шаг. Внесите информацию в табель:

3-й шаг. Рассчитайте, сколько рабочих дней было в командировке. Выходит, что в поездке в Иркутск рабочих дней было 5 с учетом выходных и дней болезни.

4-й шаг. Передайте табель в бухгалтерию. Документ сдают в бухгалтерию два раза в месяц, поскольку заработная плата выдается работнику не реже двух раз в месяц (ст. 136 Трудового кодекса РФ)., Работодатель обязан учитывать фактически отработанное время за полмесяца, чтобы определить размер заработной платы.