Чтобы внести командировку в табель учета рабочего времени, сотрудникам отдела кадров нужно учесть много нюансов. Например, что указывать, если поездка выпадает на праздники или выходные, какие формы и коды использовать для отчета. Рассказываем, как правильно фиксировать командировку в табеле учета рабочего времени.
Как отразить командировку в табеле учета рабочего времени
Поделиться:
Обозначение командировки в табеле учета рабочего времени
Важно корректно заполнить табель учета рабочего времени в командировке, иначе компанию могут привлечь к административной ответственности по статье 5.27 ч.1 КоАП РФ.
После командировки рабочие дни фиксируют в табеле учета буквенными или цифровыми кодами:
«К» или «06» — рабочий день в поездке;
«К/В» или «06/26» — выходной, в который сотрудник отдыхал;
«К/РВ» или «06/03» — выходной или праздник, когда сотрудник работал;
«К/С» или «06/04» — сверхурочная работа;
«К/Б» или «06/19» — дни на больничном;
«Я/С» или «01/04» — в случае если работник отправляется в командировку после трудового дня.
Для учета дней в командировке подходят унифицированные формы табеля Т-12 и Т-13. Чаще используют электронный бланк Т-13 — он есть в программах управленческого учета, например «1С». Однако компания может взять за основу унифицированные бланки и разработать собственную форму.
Пример формы Т-12 для учета рабочего времени
Считается ли командировка рабочим днем в табеле
Дни работы в командировке считают рабочими, однако отмечают их специальным кодом «К» или «06». Указывают именно дни, а не точные часы, за исключением сверхурочной работы.
При оформлении табеля фиксируют время, которое сотрудник провел в поездке. Кроме рабочих дней, командировкой считают:
время в пути — дорогу до аэропорта или вокзала и обратно, регистрацию и посадку, дорогу до отеля;
вынужденные остановки — например, если сотрудник ожидает пересадку между рейсами.
Командировка в рабочий день и выходные: разница в заполнении табеля
Длительная командировка может затрагивать не только рабочие дни, но и выходные, и праздники. Их также фиксируют в табеле.
На вид отметки влияет, что делал сотрудник в этот выходной:
если отдыхал — помечают двойным кодом «К/В» или «06/26»;
если работал — прописывают кодом «К/РВ» или «06/03».
Важно: время в дороге до места командировки и домой, например в самолете или поезде, — такие же рабочие часы, поэтому их нужно отметить в табеле. В случае если работник выехал в командировку после трудового дня, это время считается сверхурочной работой, поэтому нужно соблюсти необходимую процедуру для привлечения работника к сверхурочной работе.
Например, сотрудник вылетает в другой город в воскресенье, а встреча с клиентом пройдет только в понедельник. Считается, что сотрудник работает в выходной, поэтому в табеле этот день фиксируют кодом «К/РВ» или «06/03».
Если в командировке сотрудник работает вечером или ночью, эти часы считают переработкой и прописывают кодом «К/С» или «06/04». В строке ниже под каждым днем указывают количество часов, которое специалист отработал свыше нормы.
Чтобы подтвердить сверхурочную работу, нужно получить письменное согласие от сотрудника и издать Приказ руководителя. У согласия нет единого стандарта оформления, поэтому текст можно писать в свободной форме. Важно указать дату и часы, в которые сотрудник будет работать сверхурочно.
Пример письменного согласия на привлечение к сверхурочной работе
Как заполнять табель, если сотрудник заболел в командировке
Если командированный сам решил заниматься служебными задачами в нерабочее время, эти часы не фиксируют в табеле и не оплачивают. Правила привлечения работника к сверхурочной работе устанавливает статья 99 Трудового кодекса РФ.
Если сотрудник заболел в деловой поездке и оформил больничный, эти дни фиксируют кодом «К/Б» или «06/19».
Например, сотрудник уехал на конференцию с 1 по 5 октября. 3 октября он заболел и получил больничный на 3−5 октября. Значит, дни с 3 по 5 октября фиксируют как больничный во время командировки — кодом «К/Б» или «06/19».
Директор отправил своего заместителя в командировку на 14 дней в Иркутск. Два дня попали на выходные, еще три дня сотрудник находился на больничном.
1-й шаг. Распишите график командировки. Рассчитайте, сколько дней заняла деловая поездка и сколько из них были рабочими:
командировка — 10 дней, с 1 по 10 октября;
выходные — 2 дня, 5 и 6 октября;
дни болезни — 7, 8 и 9 октября.
2-й шаг. Внесите информацию в табель:
3-й шаг. Рассчитайте, сколько рабочих дней было в командировке. Выходит, что в поездке в Иркутск рабочих дней было 5 с учетом выходных и дней болезни.
4-й шаг. Передайте табель в бухгалтерию. Документ сдают в бухгалтерию два раза в месяц, поскольку заработная плата выдается работнику не реже двух раз в месяц (ст. 136 Трудового кодекса РФ)., Работодатель обязан учитывать фактически отработанное время за полмесяца, чтобы определить размер заработной платы.
Резюмируем
Дни в деловой поездке считают рабочими, но отмечают специальным кодом «К» или «06».
Если командировка затрагивает выходные и праздники, эти дни фиксируют двойным кодом: «К/В» или «06/26» — когда сотрудник отдыхает, «К/РВ» или «06/03» — когда работает.
Сверхурочную работу отмечают кодом «К/С» или «06/04» с указанием количества часов.
Если сотрудник заболел в командировке, дни больничного фиксируют кодом «К/Б» или «06/19».
→ Чтобы сэкономить время и корректно оформить деловую поездку, забирайте папку с актуальными шаблонами для командировки. Внутри — все обязательные и дополнительные документы, а также чек-лист, чтобы не забыть о важном.