Командировка в выходные и праздничные дни в 2025 году: оформление и оплата

При стандартной пятидневной рабочей неделе сотрудникам полагаются два выходных дня, при шестидневной неделе — один. В организациях, которые работают непрерывно, выходные у сотрудников скользящие, то есть могут быть в разные дни недели. Нерабочие праздничные дни утверждаются Правительством РФ ежегодно до начала нового календарного года.

Работодатель может привлекать сотрудников к исполнению трудовых функций в выходные дни в период служебных поездок, если это прописано в нормативных актах организации, например, в Положении о командировках. Кроме этого, сотрудник должен дать письменное согласие на выполнение работы в нерабочий день.

Да, так как для командировки в выходные дни работодателю нужно получить согласие у сотрудника (ст. 113 ТК РФ).

Есть и категории сотрудников, которых нельзя направить в командировку даже при их согласии:

• беременные женщины;
• работники младше 18 лет;
• инвалиды с ограничениями, которые подтверждены документами;
• сотрудники с ученическим договором.

В Постановлении Правительства РФ от 16.04.2025 № 501 прописано, как оплачивается служебная поездка. Выплаты включают:

• Суточные.
• Средний заработок.
• Дополнительные затраты.

Суточные выплачиваются сотруднику за каждый день командировки, включая выходные, праздники и дни, проведенные в дороге, в том числе время вынужденных задержек (например, при переносе времени отправления рейса).

Каждая организация определяет размер суточных самостоятельно. Законодательство устанавливает только лимиты, при которых с них не удерживаются НДФЛ и страховые взносы (ст. 217, 422 НК РФ, Указ Президента Р Ф от 17.10.2022 № 752):

За каждый день нахождения в служебной поездке командированному выплачивается сумма среднего заработка. Когда период командировки захватывает выходные или праздничные дни, размер оплаты зависит от того, работал ли командированный в этот день или нет.

Работал:
зарплату считают в двойном размере. Или сотруднику начисляют среднюю зарплату и дают день отдыха — отгул или к отпуску (статья 153 ТК РФ).

Не работал:
среднюю зарплату не начисляют (Письма Минтруда России № 14−2-337 и № 14−2/3 044 898−4415). Дополнительный день отдыха тоже не положен.

Чтобы оформить дополнительный выходной за работу в выходной, сотруднику надо написать заявление. На основании него работодатель издает приказ о предоставлении отгула.

Дополнительные выходные, полученные за работу в нерабочие дни во время командировки, могут быть использованы вместе с ежегодным оплачиваемым отпуском.

Работодатель компенсирует сотруднику затраты в командировке в связи с тем, что он находился вне дома. Такие расходы не зависят от того, в какой день недели сотрудник находился в командировке. К ним относятся:

• Проживание.
• Транспортные расходы.
• Различные сборы, а также другие виды расходов, перечисленные во внутренних нормативных актах организации, если это было согласовано. Например, оплата мобильной связи, услуги перевозчика, пользование прачечной в гостинице и другие.

Для оформления компенсации сотруднику за время командировки в выходные дни подготавливают следующие документы:

1. Согласие сотрудника.
2. Табель учета рабочего времени. В документе дни командировки, приходящиеся на выходные, фиксируют специальным обозначением, например, «К/РВ» или «06/03», без указания отработанного времени (Письмо Минтруда от 14.02.2013 №14-2-291).

Здесь «К» либо «06» означает служебную поездку, а «РВ» или «03» – работу в нерабочий день.

Если дата начала или окончания командировки совпадает с выходным днем, оплата производится как за рабочий день: в двойном размере или в одинарном с предоставлением отгула. Аналогичный порядок применяется к оплате времени, проведенного в дороге в выходной.

Организация вправе учесть выплаты за работу в выходной день в командировке при выполнении следующих условий:

1. В организации официально установлен режим работы в выходные и праздничные дни.
2. Выплаты напрямую связаны с деятельностью, направленной на получение прибыли, и подтверждены документацией (ст. 252 НК РФ).

В противном случае возмещение сотруднику за работу в нерабочий период нельзя отразить в составе расходов, которые уменьшают налогооблагаемую базу.

Чтобы начислить оплату командированному сотруднику за выполнение трудовых обязанностей в выходные, в «1С:Предприятие. Зарплата и Управление Персоналом» (ЗУП 8.3) надо не только провести командировку, но и создать документ «Оплата в выходные и праздники».

Вначале нужно выполнить настройку. Зайдите в раздел «Настройки» → «Расчет зарплаты».

Перейдите в настройки состава начислений и удержаний. Если нужно, выберите «Оплата по часам». Для регистрации командировок проставьте галочки в разделах:

• «Учет отсутствий» — поля «Командировка» и «Отгулы».
• «Прочие начисления» — поле «Работа в праздничные/выходные дни».

После настройки переходим к оформлению. Для этого выберите раздел «Зарплата» → «Командировки».

В открывшемся окне введите данные сотрудника, направляемого в командировку: ФИО, подразделение и организацию, нажмите «Создать».

Введите период командировки, выберите, как будет происходить расчет и поставьте галочку «учитывать МРОТ при оплате по среднему заработку». Система «1С:ЗУП» автоматически вычислит сумму, которую надо выплатить командированному, опираясь на сведения о среднем заработке сотрудника.

Так как сотрудник в командировке работал в выходные дни, создайте документ «Работа в выходные и праздничные дни» → «Заработная плата».

В появившемся окне:

• отметьте даты выходных дней;
• укажите причину работы;
• внесите информацию о сотруднике;
• определите метод оплаты: повышенная или отгул;
• поставьте галочку в поле «Согласие на работу в выходной и праздничный день».

При выплате зарплаты сформируется документ по оплате в нерабочие дни.

В «1С:ЗУП» нет специального кода для рабочих выходных дней в командировке. Сначала добавьте новый тип рабочего времени в разделе «Настройка» → «Классификатор» → «Виды рабочего времени».

Создайте новый код рабочего времени. Укажите название, его буквенный и числовой код, развернутое описание, метод расчета зарплаты. Затем нажмите «Записать и закрыть».

В разделе «Зарплата» → «Табели» нажмите кнопку «Создать» и проставьте код режима рабочего времени.

Сохраните документ и распечатайте, если нужно.

Кроме табеля, в качестве доказательства присутствия сотрудника на работе в командировке в выходной день, можно использовать «Данные для расчета зарплаты».

Этот документ тоже служит подтверждением числа дней, когда сотрудник выполнял свои должностные обязанности.

Чтобы сосредоточиться на важных нюансах оплаты командировок, делегируйте рутину технологиям. В сервисе Smartway можно:
— автоматически подтягивать данные о сотрудниках из корпоративной системы в бронирования,
— формировать необходимые командировочные документы в два клика,
— получать полный пакет закрывающих документов сразу после поездки,
— заполнять авансовые отчеты за 3 минуты с помощью сканера чеков.