Командировка в выходные и праздничные дни в 2025 году: оформление и оплата

При стандартной пятидневной рабочей неделе сотрудникам полагаются два выходных дня, при шестидневной неделе — один. В организациях, которые работают непрерывно, выходные у сотрудников скользящие, то есть могут быть в разные дни недели. Нерабочие праздничные дни утверждаются Правительством РФ ежегодно до начала нового календарного года.

Работодатель может привлекать сотрудников к исполнению трудовых функций в выходные дни в период служебных поездок, если это прописано в нормативных актах организации, например, в Положении о командировках. Кроме этого, сотрудник должен дать письменное согласие на выполнение работы в нерабочий день.

Да, так как для командировки в выходные дни работодателю нужно получить согласие у сотрудника (ст. 113 ТК РФ).

Есть и категории сотрудников, которых нельзя направить в командировку даже при их согласии:

• беременные женщины;
• работники младше 18 лет;
• инвалиды с ограничениями, которые подтверждены документами;
• сотрудники с ученическим договором.

В Постановлении Правительства РФ от 16.04.2025 № 501 прописано, как оплачивается служебная поездка. Выплаты включают:

• Суточные.
• Средний заработок.
• Дополнительные затраты.

Суточные выплачиваются сотруднику за каждый день командировки, включая выходные, праздники и дни, проведенные в дороге, в том числе время вынужденных задержек (например, при переносе времени отправления рейса).

Каждая организация определяет размер суточных самостоятельно. Законодательство устанавливает только лимиты, при которых с них не удерживаются НДФЛ и страховые взносы (ст. 217, 422 НК РФ, Указ Президента Р Ф от 17.10.2022 № 752):

За каждый день нахождения в служебной поездке командированному выплачивается сумма среднего заработка. Когда период командировки захватывает выходные или праздничные дни, размер оплаты зависит от того, работал ли командированный в этот день или нет.

Работал:
зарплату считают в двойном размере. Или сотруднику начисляют среднюю зарплату и дают день отдыха — отгул или к отпуску (статья 153 ТК РФ).

Пример
Если размер оклада — 60 000 рублей в месяц, а норма рабочего времени — 168 часов, при условии, что в командировке в выходной день сотрудник отработал 8 часов без письменного заявления о предоставлении отгула:

60 000 рублей / 168 часов = 357,14 рублей / час
357,14 рублей × 8 часов × 2 (доплата за работу в выходной) = 5 714 рублей получит сотрудник за работу в командировке в выходной день.

Если же сотрудник предоставил заявление о предоставлении отгула или дополнительного дня отдыха к отпуску, за работу в выходной день в поездке он получит:

357,14 рублей × 8 часов = 2,857 рублей.

Не работал:
среднюю зарплату не начисляют (Письма Минтруда России № 14−2-337 и № 14−2/3 044 898−4415). Дополнительный день отдыха тоже не положен.

Чтобы оформить дополнительный выходной за работу в выходной, сотруднику надо написать заявление. На основании него работодатель издает приказ о предоставлении отгула.

Дополнительные выходные, полученные за работу в нерабочие дни во время командировки, могут быть использованы вместе с ежегодным оплачиваемым отпуском.

Работодатель компенсирует сотруднику затраты в командировке в связи с тем, что он находился вне дома. Такие расходы не зависят от того, в какой день недели сотрудник находился в командировке. К ним относятся:

• Проживание.
• Транспортные расходы.
• Различные сборы, а также другие виды расходов, перечисленные во внутренних нормативных актах организации, если это было согласовано. Например, оплата мобильной связи, услуги перевозчика, пользование прачечной в гостинице и другие.

Для оформления компенсации сотруднику за время командировки в выходные дни подготавливают следующие документы:

1. Согласие сотрудника.
2. Табель учета рабочего времени. В документе дни командировки, приходящиеся на выходные, фиксируют специальным обозначением, например, «К/РВ» или «06/03», без указания отработанного времени (Письмо Минтруда от 14.02.2013 №14-2-291).

Здесь «К» либо «06» означает служебную поездку, а «РВ» или «03» – работу в нерабочий день.

Если дата начала или окончания командировки совпадает с выходным днем, оплата производится как за рабочий день: в двойном размере или в одинарном с предоставлением отгула. Аналогичный порядок применяется к оплате времени, проведенного в дороге в выходной.

Организация вправе учесть выплаты за работу в выходной день в командировке при выполнении следующих условий:

1. В организации официально установлен режим работы в выходные и праздничные дни.
2. Выплаты напрямую связаны с деятельностью, направленной на получение прибыли, и подтверждены документацией (ст. 252 НК РФ).

В противном случае возмещение сотруднику за работу в нерабочий период нельзя отразить в составе расходов, которые уменьшают налогооблагаемую базу.

Чтобы начислить оплату командированному сотруднику за выполнение трудовых обязанностей в выходные, в «1С:Предприятие. Зарплата и Управление Персоналом» (ЗУП 8.3) надо не только провести командировку, но и создать документ «Оплата в выходные и праздники».

Вначале нужно выполнить настройку. Зайдите в раздел «Настройки» → «Расчет зарплаты».

Перейдите в настройки состава начислений и удержаний. Если нужно, выберите «Оплата по часам». Для регистрации командировок проставьте галочки в разделах:

• «Учет отсутствий» — поля «Командировка» и «Отгулы».
• «Прочие начисления» — поле «Работа в праздничные/выходные дни».

После настройки переходим к оформлению. Для этого выберите раздел «Зарплата» → «Командировки».

В открывшемся окне введите данные сотрудника, направляемого в командировку: ФИО, подразделение и организацию, нажмите «Создать».

Введите период командировки, выберите, как будет происходить расчет и поставьте галочку «учитывать МРОТ при оплате по среднему заработку». Система «1С:ЗУП» автоматически вычислит сумму, которую надо выплатить командированному, опираясь на сведения о среднем заработке сотрудника.

Так как сотрудник в командировке работал в выходные дни, создайте документ «Работа в выходные и праздничные дни» → «Заработная плата».

В появившемся окне:

• отметьте даты выходных дней;
• укажите причину работы;
• внесите информацию о сотруднике;
• определите метод оплаты: повышенная или отгул;
• поставьте галочку в поле «Согласие на работу в выходной и праздничный день».

При выплате зарплаты сформируется документ по оплате в нерабочие дни.

В «1С:ЗУП» нет специального кода для рабочих выходных дней в командировке. Сначала добавьте новый тип рабочего времени в разделе «Настройка» → «Классификатор» → «Виды рабочего времени».

Создайте новый код рабочего времени. Укажите название, его буквенный и числовой код, развернутое описание, метод расчета зарплаты. Затем нажмите «Записать и закрыть».

В разделе «Зарплата» → «Табели» нажмите кнопку «Создать» и проставьте код режима рабочего времени.

Сохраните документ и распечатайте, если нужно.

Кроме табеля, в качестве доказательства присутствия сотрудника на работе в командировке в выходной день, можно использовать «Данные для расчета зарплаты».

Этот документ тоже служит подтверждением числа дней, когда сотрудник выполнял свои должностные обязанности.