Есть вопросы по командировкам?
За 15 минут расскажем, как сократить расходы, ускорить бронирования и навести порядок в документах.
Бухгалтеру важно соблюдать трудовое законодательство, когда он оформляет сверхурочные часы сотрудников в командировке. В этой статье мы по шагам разберем, как правильно рассчитать и выплатить сверхурочные согласно Трудовому кодексу РФ. Также рассмотрим особенности учета этих часов в бухгалтерской программе ЗУП 3.1.

Сверхурочные в командировке: как рассчитать, выплатить и учесть

Поделиться:
Главный бухгалтер Smartway
Ирина Титова
Бухгалтер-эксперт cо стажем около 20 лет. Аттестована Международной федерацией бухгалтеров и президентским советом Института профессиональных бухгалтеров и аудиторов

Сверхурочная работа по ТК РФ

Согласно статье 99 Трудового кодекса РФ, сверхурочная работа в командировке — это время, в которое сотрудник трудится сверх своего рабочего дня по просьбе работодателя. Но если трудящийся сам изъявил желание поработать больше, то начальник не должен это оплачивать. Например, у персонала рабочий день — шесть часов. Одного из коллег просят поработать еще три часа — это уже сверхурочная работа.

Для того чтобы оформить переработки по закону, необходимо письменное согласие сотрудника, особенно если он относится к одной из этих четырех категорий:
  • инвалид;
  • женщина с детьми до трех лет;
  • опекун, родитель с ребенком до четырнадцати лет, если он одиночка или супруг работает вахтовым методом;
  • родитель с тремя и более детьми в возрасте до восемнадцати лет, при том что младшему до четырнадцати лет.

Нельзя оформлять сверхурочную работу беременным и детям до восемнадцати лет.
Есть исключения — экстренные и жизненно важные ситуации, когда необязательно письменное согласие и бухгалтер спокойно может оформить сверхурочные без согласия сотрудника на эту работу:
  • для помощи во время и после ЧС, катастроф и аварий;
  • для проведения срочных работ, таких как восстановление водоснабжения, газоснабжения, отопления, освещения, канализации, транспорта или связи.

Сверхурочная работа не должна превышать четырех часов в день и 120 часов в год.

Отличаются ли сверхурочные в командировке от обычных сверхурочных

Нет особых правил для расчета сверхурочного времени в командировке по сравнению с обычной работой. Сверхурочные часы в командировке оплачиваются аналогично, поскольку трудовой кодекс не вводит специфических норм.

При переработке в командировке суточные сверх нормы не платят. Суточные выплачивают за каждый день рабочей поездки независимо от того, работал сотрудник сверхурочно или нет.

Как правильно оформлять переработки в командировке

В первую очередь начните вести учет переработок. Для этого нужно выполнить следующие шаги:
  1. Собрать необходимые документы. Здесь пригодятся рабочие графики, акты о выполнении работы в командировке сверх норм, служебные записки, приказы от руководителя, которые подтверждают отработанное время.
  2. Согласовать с сотрудником переработку. Получить письменное согласие на сверхурочную работу. Это поможет избежать недоразумений в будущем, чтобы сотрудник не отказывался от работы в последний момент или не было проблем с начислениями в бухгалтерии.
  3. Создать документы в бухгалтерской программе и фиксировать расходы на командировки сверх нормы. В 1С ЗУП 3.1 создать вид использования рабочего времени для учета сверхурочных в командировке. Это упростит процесс учета.

Учет сверхурочных в командировке в системе ЗУП 3.1

Правильно настройте учетную систему.
Вид времени для сверхурочных в командировке
Перейдите в раздел «Настройка».

Выберите классификатор «Виды рабочего времени».
Создайте новый вид времени и назовите его «Командировка».
Показатель для учета первых двух сверхурочных часов
Перейдите в раздел «Настройка» и выберите «Показатели расчета зарплаты».
Создайте новый числовой показатель с названием «СверхурочноВКомандировкеДо2Ч».
Шаблоны для ввода исходных данных
Перейдите в раздел «Настройка» и выберите «Шаблоны ввода исходных данных».
Создайте новый шаблон для документа «Данные для расчета зарплаты».

Укажите созданный показатель для ввода данных о сверхурочных часах.
Начисление для оплаты сверхурочных в командировке
Перейдите в раздел «Настройка» и выберите «Начисления».
Создайте новое начисление, аналогичное типовому, — «Оплата сверхурочных часов в командировке».

Убедитесь, что новое начисление учитывает введенные часы сверхурочной работы.
Расчет оплаты и ввод данных
Перейдите в раздел «Зарплата» и выберите «Данные для расчета зарплаты».
Введите количество отработанных сверхурочных часов.
Перейдите в документ «Начисление зарплаты и взносов», чтобы автоматически рассчитать оплату на основе введенных данных.

Как оплачивать сверхурочную работу в командировке — примеры

Согласно ТК РФ, нужно считать оплату на основании средней платы за час и количества отработанных часов за расчетный период. За первые два часа ставка будет полуторной, свыше — двойной. То есть если сотрудник отработал три часа сверхурочно, то два часа нужно оплачивать по полуторной ставке, а один — по двойной.
Примеры расчетов сверхурочных часов
Пример 1: сотрудник с фиксированной зарплатой

→ Исходные данные:
Оклад — 60 000 рублей.
Часы работы — 8 часов.
Сверхурочные — 3 часа.

→ Определяем среднечасовой заработок:
Среднечасовой заработок = Оклад / 160 = 375 рублей.
Расчет за 2 часа по полуторной ставке: 2×375×1,5 = 1125.
Расчет за 1 час по двойной ставке: 1×375×2 =750.

Итоговое начисление: 1125 + 750 = 1875 рублей.
Пример 2: работник со сдельной оплатой

Исходные данные:
Ставка за час — 500 рублей.
Отработанные часы — 8 часов.
Сверхурочные — 3 часа.

Сверхурочные по полуторной ставке (2 часа): 2×500×1,5 = 1500.
Сверхурочные по двойной ставке (1 час): 1×500×2 = 1000.

Итоговое начисление: 1500 + 1000 = 2500 рублей.

Советы бухгалтеру

  1. Всегда собирайте и храните документы с подтверждением сверхурочной работы. Это могут быть табели учета рабочего времени, служебные записки от работодателя, записи в журналах регистрации прихода и ухода сотрудников. Они нужны, чтобы подтвердить факт выполнения работ сверх установленной нормы.
  2. Обязательно запрашивайте письменное согласие сотрудников. Особенно если у них есть дети.
  3. Настраивайте учетную систему так, чтобы учитывать все нюансы оплаты сверхурочной работы. Например, можно создать отдельные категории для разных типов сверхурочных часов, таких как работа в выходные или праздничные дни, а также учитывать разные ставки оплаты в зависимости от длительности работы. Это поможет избежать ошибок в расчетах и упростит процесс отчетности.
  4. Используйте ПО для автоматизации расчетов. Например, внедрите программу для автоматизации учета рабочего времени и расчета сверхурочных. Это может значительно упростить процесс и повысить его точность.
В этом руководстве профи поделились опытом, как упорядочить работу с документами по завершению командировок, примерами проводок для разных случаев и деталями оформления поездок для всех ситуаций:
Без правильной отчетности есть риск серьезно нарушить закон и получить штраф. Здесь помогут инструменты автоматизации учета командировок, такие как Smartway.

Если вы бухгалтер или финдиректор, который хочет тратить меньше времени на учет командировок, то автоматизируйте процесс. До 90% учета можно делегировать и сэкономить три-четыре рабочих дня бухгалтера в месяц с помощью пособия по учету деловых поездок от экспертов бизнес-тревел.
Авансовый отчет по командировке за 2 минуты
Регистрация
Зарегистрируйтесь, чтобы открыть доступ к сервису
Подпишитесь на рассылку
и получайте новые статьи первыми
Дарим папку с шаблонами всех документов для командировок в приветственном письме
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
25 000 бухгалтеров
Проводки, трудные случаи и примеры
Все-все
о бухучете командировок: настольная книга, которую скачали
#knowhow