Сверхурочные в командировке: как рассчитать, выплатить и учесть

Согласно статье 99 Трудового кодекса РФ, сверхурочная работа в командировке — это время, в которое сотрудник трудится сверх своего рабочего дня по просьбе работодателя. Но если трудящийся сам изъявил желание поработать больше, то начальник не должен это оплачивать. Например, у персонала рабочий день — шесть часов. Одного из коллег просят поработать еще три часа — это уже сверхурочная работа.

Для того чтобы оформить переработки по закону, необходимо письменное согласие сотрудника, особенно если он относится к одной из этих четырех категорий:

• инвалид;
• женщина с детьми до трех лет;
• опекун, родитель с ребенком до четырнадцати лет, если он одиночка или супруг работает вахтовым методом;
• родитель с тремя и более детьми в возрасте до восемнадцати лет, при том что младшему до четырнадцати лет.

Нельзя оформлять сверхурочную работу беременным и детям до восемнадцати лет.
Есть исключения — экстренные и жизненно важные ситуации, когда необязательно письменное согласие и бухгалтер спокойно может оформить сверхурочные без согласия сотрудника на эту работу:

• для помощи во время и после ЧС, катастроф и аварий;
• для проведения срочных работ, таких как восстановление водоснабжения, газоснабжения, отопления, освещения, канализации, транспорта или связи.

Сверхурочная работа не должна превышать четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.

Нет особых правил для расчета сверхурочного времени в командировке по сравнению с обычной работой. Сверхурочные часы в командировке оплачиваются аналогично, поскольку трудовой кодекс не вводит специфических норм.

При переработке в командировке суточные сверх нормы не платят. Суточные выплачивают за каждый день рабочей поездки независимо от того, работал сотрудник сверхурочно или нет.

В первую очередь начните вести учет переработок. Для этого нужно выполнить следующие шаги:

1. Собрать необходимые документы. Здесь пригодятся рабочие графики, акты о выполнении работы в командировке сверх норм, служебные записки, приказы от руководителя, которые подтверждают отработанное время.
2. Согласовать с сотрудником переработку. Получить письменное согласие на сверхурочную работу. Это поможет избежать недоразумений в будущем, чтобы сотрудник не отказывался от работы в последний момент или не было проблем с начислениями в бухгалтерии.
3. Создать документы в бухгалтерской программе и фиксировать расходы на командировки сверх нормы. В 1С ЗУП 3.1 создать вид использования рабочего времени для учета сверхурочных в командировке. Это упростит процесс учета.

Правильно настройте учетную систему.

Создайте новый вид времени и назовите его «Командировка».

Создайте новый числовой показатель с названием «СверхурочноВКомандировкеДо2Ч».

Создайте новый шаблон для документа «Данные для расчета зарплаты».

Укажите созданный показатель для ввода данных о сверхурочных часах.

Создайте новое начисление, аналогичное типовому, — «Оплата сверхурочных часов в командировке».

Убедитесь, что новое начисление учитывает введенные часы сверхурочной работы.

Введите количество отработанных сверхурочных часов.

Перейдите в документ «Начисление зарплаты и взносов», чтобы автоматически рассчитать оплату на основе введенных данных.

Согласно ТК РФ, нужно считать сверхурочные на основании средней оплаты труда за час и количества отработанных часов за расчетный период. За первые два часа ставка будет полуторной, свыше — двойной. То есть если сотрудник отработал три часа сверхурочно, то два часа нужно оплачивать по полуторной ставке, а один — по двойной.
Примеры расчетов сверхурочных часов

В этом руководстве профи поделились опытом, как упорядочить работу с документами по завершению командировок, примерами проводок для разных случаев и деталями оформления поездок для всех ситуаций:

Без правильной отчетности есть риск серьезно нарушить закон и получить штраф. Здесь помогут инструменты автоматизации учета командировок, такие как Smartway.

Если вы бухгалтер или финансовый директор, который хочет тратить меньше времени на учет командировок, то автоматизируйте процесс. До 90% рутинных операций можно делегировать и сэкономить три-четыре рабочих дня бухгалтера в месяц с помощью пособия по учету деловых поездок от экспертов бизнес-тревел.