Количество вахт в месяц:

700+

1 050 сотрудников

один куратор покупает билеты сотрудникам

отправляли заявку в excel таблице тревел-агентству

сократить время заказа билетов и сэкономить бюджет компании

Специалист отдела кадров ООО «ССК», куратор вахт

Как ООО «ССК» увеличили количество вахт вдвое, а платить стали в 4 раза меньше

ООО «Строительно-сервисная компания» молодая компания, которая быстро развивается в сфере строительства дорог на месторождениях Ямало-Ненецкого и Ханты-Мансийского автономных округов.
Основные задачи, которые решает компания, — содержание и ремонт дорог, отсыпка кустовых площадок, укладка железобетонных плит и другие.

90% сотрудников компании работают вахтовым методом на 7 участках

Диспетчер на участке собирал информацию о поездках сотрудников и отправлял заявку куратору.

01

Ответственный выбирал билеты напрямую на сайтах авиакомпаний и РЖД.

02

Вносил в гугл-таблицу каждую фамилию, имя, отчество, паспортные данные сотрудника, дату рождения, откуда и куда он едет, подходящие билеты.

03

Прописывал пожелания сотрудников, например, вагон или место.

04

Файл отправлял на электронную почту тревел-агентства и ждал, пока агентство купит билеты.

05

В ответ подрядчик присылал файлы с билетами, их могло быть 70−80, все не подписаны. Нужно было открывать каждый файл, находить, чей это билет, подписывать и отправлять на почту сотруднику.

06

На каждом участке есть диспетчер, который контролирует переезды людей. До подключения к Smartway организация перевозки выглядела так:

Татьяна Атабаева

«Покупка одного билета могла тянуться несколько часов, потому что у агентства-подрядчика выстраивалась очередь из клиентов. Были случаи, когда оставался последний билет на поезд или самолет, и мы не успевали его купить из-за долгой обработки заявки»

Специалист отдела кадров ООО «ССК», куратор вахт

Диспетчер подает заявку на перевозку сотрудника

01

Ответственный связывается с сотрудником и согласовывает детали

02

Заказывает билеты в Smartway. Оформление одного билета занимает 20-30 секунд

03

Авансовые отчеты формируются автоматически в личном кабинете, туда же приходят все закрывающие документы. Оригиналы получают по ЭДО

04

Если возникает форс-мажор, обращаются в тревел-поддержку. Специалисты на связи 24/7

05

Татьяна Атабаева

«С предыдущим поставщиком мы бы не смогли организовать даже 1/10 того, что успеваем сейчас»

Специалист отдела кадров ООО «ССК», куратор вахт

Запишитесь на экскурсию по сервису

Оставьте заявку, и наш менеджер проведет демонстрацию сервиса. Это бесплатно.

У компании было два основных запроса: сократить время на оформление билетов и сэкономить деньги. Их удалось решить, несмотря на рост числа вахт в два раза: с 300 до 700 в месяц. А еще в компании автоматизировали документооборот и разгрузили бухгалтерию.

Заказывают билет за 30 секунд. Выбирают удобные для сотрудников места, например, если несколько человек хотят ехать вместе.

На покупку одного билета уходило от 7 до 10 минут. А иногда — до нескольких часов. Пожелания сотрудников не учитывали, потому что агентство не было заинтересовано оказывать дополнительные услуги.

СТАЛО

БЫЛО

Сократили время на оформление билетов с 10 минут до 30 секунд

Татьяна Атабаева

«У многих сотрудников есть предпочтения, например, несколько человек едут на вахту вместе и хотят сидеть в поезде рядом. Прошлый подрядчик покупал билеты по одному и не учитывал дополнительные пожелания, потому что услуга выбора места была бесплатной. Сейчас я уточняю у сотрудника детали и сама выбираю внутри платформы, кто где будет сидеть, чтобы всем было удобно»

Специалист отдела кадров ООО «ССК», куратор вахт

Настроена электронная рассылка билетов: каждый сотрудник получает файл на почту сразу после покупки. Уведомления приходят сотрудникам в телеграм-боте и по телефону.

Подписывали и отправляли билеты сотрудникам вручную, по одному.

СТАЛО

БЫЛО

Платят фиксированную стоимость, а билеты заказывают по тем же ценам, как на сайтах авиакомпаний. Выходит выгоднее комиссии минимум в 4 раза.

Платили комиссию агентству: 200−400 рублей за каждый билет. Она суммировалась с наценками от поставщиков.

СТАЛО

БЫЛО

Татьяна Атабаева

«Мы платили за оформление каждого билета. Плюс подрядчик приобретал их через провайдера, который тоже брал дополнительную плату. По итогу к цене билета на сайте авиакомпании мы прибавляли комиссию и наценку — и существенно переплачивали. Вместо 10 тысяч за билет, указанный на сайте авиакомпании, могли заплатить 13 тысяч. Мы считали общую выгоду: комиссия агентства была в 4−5 раз дороже, чем абонентская плата. Это без учета скрытых наценок на билеты».

Специалист отдела кадров ООО «ССК», куратор вахт

Все операции с билетами через согласование куратора, оформить возврат и получить наличные сотрудник не может.

Теряли деньги из-за мошенничества. Сотрудник мог вернуть билет на вокзале и получить деньги.

СТАЛО

БЫЛО

Татьяна Атабаева

«Когда мы покупали билеты через агентство, на билете была указана форма оплаты в наличных. Сотрудник мог обратиться в кассы вокзала и вернуть себе деньги без нашего ведома. Сейчас это исключено. По любой причине отмены: больничный или просто не может выехать, сотрудник обращается ко мне. И я контролирую все возвраты, точно знаю, кто приедет на участок».

Специалист отдела кадров ООО «ССК», куратор вахт

Все документы формируются автоматически: акты выполненных работ, счета на каждую услугу, реестры, счета-фактуры, авансовые отчеты. Они остаются в личном кабинете цветными сканами. А оригиналы приходят по ЭДО.

Бухгалтерия составляла авансовые отчеты вручную. В конце месяца подрядчик присылал акт выполненных работ. Два бухгалтера тратили 3−4 дня, чтобы внести данные 300 билетов.

СТАЛО

БЫЛО

Татьяна Атабаева

«Раньше было 300 поездок, сейчас 700. Но бухгалтерам не надо вручную заносить 700 билетов в авансовые отчеты, потому что все автоматизировано. Они получают данные по всем билетам хоть каждый час. Если есть какие-то расхождения, — специалист тревел-поддержки всегда на связи и быстро все решает».

Специалист отдела кадров ООО «ССК», куратор вахт

Форс-мажоры решают быстро, чтобы билеты не пропадали. Если возникла проблема, сотрудник звонит ответственному. Тот возвращает билеты и покупает новые в пару кликов. Если форс-мажор произошел в нерабочее время, — делает это в мобильном приложении.

Компания теряла деньги из-за форс-мажоров в поездках. Например, сотрудник опаздывал на поезд, а поменять билеты не успевали. Приходилось покупать новые и переплачивать.

СТАЛО

БЫЛО

Татьяна Атабаева

«Чтобы оформить возврат, я искала старый билет в папке на компьютере, составляла заявку в excel, отправляла в агентство и ждала нашу очередь, ведь у них много клиентов. Вернуть часто не успевали, билеты пропадали и мы теряли деньги».

Специалист отдела кадров ООО «ССК», куратор вахт

Вахты стали выгоднее в 4 раза, потому что сервис работает по абонентской плате вместо комиссии и дополнительных сборов

Количество поездок увеличилось с 300 до 700 в месяц

Один сотрудник успешно контролирует все поездки вне зависимости от их количества

Бухгалтерия автоматически формирует авансовые, а не тратит 3−4 дня на внесение билетов

Стали точнее планировать бюджет благодаря встроенной аналитике

Запишитесь на экскурсию по сервису

Оставьте заявку, и наш менеджер проведет демонстрацию сервиса. Это бесплатно.

Другие истории клиентов

20 человек

10 поездок в месяц

Екатерина Шляпина, HR-директор Enaza, рассказала, оцифровали командировки и дали сотрудникам возможность самим выбирать тревел-услуги

1 000 человек

1 000 поездок в месяц

Марина Салоид, руководитель отдела координации, рассказывает о том, как организовать командировки при количестве поездок от 1000 в месяц.

120 человек

10 поездок в месяц

Руководитель отдела персонала девелоперской компании «РАЗУМ» рассказала, как за один день она перестроила командировочный процесс, упростила бухгалтерию и помогла фирме экономить время и деньги на деловых поездках.

400 человек

10 поездок в месяц

300 человек

50 поездок в месяц

200 человек

50 поездок в месяц

1 500 человек

300 поездок в год

Менеджер по командировкам
Вероника Шевцова о том, почему ком-пания отказалась от самостоятельной покупки билетов на агрегаторах
и перешла на Smartway

300 человек

1 000 поездок в год

HR-manager «Додо Пицца» Виктория Киселева рассказывает, как it-решение от Smartway снизило затраты на организацию командировок

160 человек

500 поездок в год

Топ-менеджеры показывают результаты трех месяцев работы с технологией Smartway, которая заменяет агентства делового туризма.

50 человек

1 000 поездок в год

Надежда Николаева, старший финансовый менеджер консалтинговой компании Alvarez & Marsal, о том, как современные технологии улучшают процессы и помогают экономить время на организации деловых поездок

1 000+ человек

600 поездок в год

Управляющий директор блока поддержки бизнеса Яна Громова рассказывает, как «Модульбанк» отказался от тревел-агентств и оптимизировал деловые поездки

250 человек

30 поездок в месяц

Дмитрий Рыжов, директор по маркетингу Gett в России, о том, как Smartway помогает персонализировать командировки

Запишитесь на экскурсию по сервису

Оставьте заявку, и наш менеджер проведет демонстрацию сервиса. Это бесплатно.