Smartway, сервис организации командировок Смартвэй

стандарт управления командировками

Логотип Smartway, сервиса организации командировок

Сверхурочная работа по ТК РФ: как оформить, оплатить и учесть

Бухгалтеру важно соблюдать трудовое законодательство, когда он оформляет сверхурочные часы сотрудников в командировке. В этой статье разберем, как правильно рассчитать и выплатить сверхурочные согласно Трудовому кодексу РФ. Также рассмотрим особенности учета этих часов в бухгалтерской программе ЗУП 3.1.

Ирина Титова

Главный бухгалтер Smartway

Что такое сверхурочная работа?

Сверхурочная работа — это когда сотрудник трудится больше обычного по просьбе компании. Например, если у человека рабочий день 8 часов, а его попросили поработать ещё 2 часа, это и есть сверхурочная работа. Важно: если сотрудник сам решил задержаться, это не считается сверхурочной работой и не оплачивается дополнительно.

Двухтомник настольной книги для бухгалтеров

Кого можно и нельзя привлекать к сверхурочной работе?

Привлечь к сверхурочной работе можно не всех. Для этого нужно письменное согласие сотрудника, особенно если он относится к одной из этих категорий:

Человек с инвалидностью.
Женщина с детьми до трёх лет.
Опекун или родитель с ребёнком до четырнадцати лет, если он один воспитывает ребёнка или его супруг работает вахтовым методом.
Родитель с тремя и более детьми до восемнадцати лет, при условии, что младшему нет четырнадцати.

Кого нельзя привлекать:

Беременных женщин.
Сотрудников младше восемнадцати лет.

Есть исключения, когда согласие не требуется. Это экстренные и жизненно важные ситуации, например:

Помощь во время и после чрезвычайных ситуаций, катастроф или аварий.
Срочные работы по восстановлению водоснабжения, газоснабжения, отопления, освещения, канализации, транспорта или связи.

Сколько можно работать сверхурочно?

По закону сверхурочная работа не должна превышать 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год для каждого сотрудника.

Как правильно оформить сверхурочную работу

Чтобы оформить переработки по закону, нужно выполнить несколько шагов:
1.Получите согласие сотрудника. Это самый важный шаг. Убедитесь, что у вас есть письменное согласие на сверхурочную работу. Это поможет избежать недоразумений и проблем с оплатой.
2.Издайте приказ. Руководитель должен издать приказ о привлечении к сверхурочной работе. В нём укажите причину, продолжительность и список сотрудников.
3.Ведите учёт. Фиксируйте все часы переработки в табеле учёта рабочего времени. Для сверхурочной работы обычно используют код «С» или «04» и указывают количество отработанных часов.

Как оплачивается сверхурочная работа

Оплата сверхурочной работы регулируется Трудовым кодексом РФ (статья 152). Вот основные правила:

Первые два часа сверхурочной работы оплачиваются не менее чем в полуторном размере.
Последующие часы оплачиваются не менее чем в двойном размере.

Сотрудник может выбрать: получить повышенную оплату или дополнительное время отдыха. Если он выбирает отдых, то его должно быть не меньше, чем отработанных сверхурочно часов.

Примеры расчёта сверхурочной работы

Давайте рассмотрим, как это работает на примерах.

Пример 1: Сотрудник с фиксированной зарплатой
Исходные данные:

Оклад — 60 000 рублей.
Норма часов в месяце — 160.
Сотрудник отработал сверхурочно 3 часа.

Шаг 1: Определяем среднечасовой заработок. 60 000 рублей / 160 часов = 375 рублей в час.
Шаг 2: Рассчитываем оплату за первые 2 часа (полуторный размер). 2 часа x 375 рублей/час x 1,5 = 1125 рублей.
Шаг 3: Рассчитываем оплату за оставшийся 1 час (двойной размер). 1 час x 375 рублей/час x 2 = 750 рублей.
Итого: 1125 + 750 = 1875 рублей — это дополнительная оплата за сверхурочную работу.

Пример 2: Сотрудник со сдельной оплатой
Исходные данные:

Ставка за час — 500 рублей.
Сотрудник отработал сверхурочно 3 часа.

Шаг 1: Рассчитываем оплату за первые 2 часа (полуторный размер). 2 часа x 500 рублей/час x 1,5 = 1500 рублей.
Шаг 2: Рассчитываем оплату за оставшийся 1 час (двойной размер). 1 час x 500 рублей/час x 2 = 1000 рублей.
Итого: 1500 + 1000 = 2500 рублей — это дополнительная оплата за сверхурочную работу.

Сверхурочная работа в командировке

Правила оформления и оплаты сверхурочной работы в командировке такие же, как и в обычной ситуации. Главное — правильно зафиксировать время переработки и получить согласие сотрудника.

Отличие сверхурочной работы от ненормированного рабочего дня

Часто путают сверхурочную работу с ненормированным рабочим днём. Это разные вещи:

Сверхурочная работа — это работа сверх установленной нормы рабочего времени, которая оплачивается дополнительно.
Ненормированный рабочий день — это особый режим работы, при котором сотрудника иногда могут привлекать к работе за пределами обычной продолжительности рабочего дня. При этом дополнительная оплата за каждый час не предусмотрена, но сотруднику положен дополнительный отпуск (минимум 3 календарных дня).

Главное отличие: сверхурочная работа всегда оплачивается дополнительно, а ненормированный день компенсируется отпуском и не предполагает постоянных переработок.

Ответственность за нарушения

Если компания нарушает правила привлечения к сверхурочной работе или её оплаты, это может привести к административной ответственности. Важно строго соблюдать требования Трудового кодекса, чтобы избежать штрафов и претензий со стороны контролирующих органов.

Учет сверхурочных в командировке в системе ЗУП 3.1

Правильно настройте учетную систему.

Вид времени для сверхурочных в командировке

Перейдите в раздел «Настройка».

Выберите классификатор «Виды рабочего времени».

Создайте новый вид времени и назовите его «Командировка».

Показатель для учета первых двух сверхурочных часов

Перейдите в раздел «Настройка» и выберите «Показатели расчета зарплаты».

Создайте новый числовой показатель с названием «СверхурочноВКомандировкеДо2Ч».

Шаблоны для ввода исходных данных

Перейдите в раздел «Настройка» и выберите «Шаблоны ввода исходных данных».

Создайте новый шаблон для документа «Данные для расчета зарплаты».

Укажите созданный показатель для ввода данных о сверхурочных часах.

Начисление для оплаты сверхурочных в командировке

Перейдите в раздел «Настройка» и выберите «Начисления».

Создайте новое начисление, аналогичное типовому, — «Оплата сверхурочных часов в командировке».

Убедитесь, что новое начисление учитывает введенные часы сверхурочной работы.

Расчет оплаты и ввод данных

Перейдите в раздел «Зарплата» и выберите «Данные для расчета зарплаты».

Введите количество отработанных сверхурочных часов.

Перейдите в документ «Начисление зарплаты и взносов», чтобы автоматически рассчитать оплату на основе введенных данных.

Без правильной отчетности есть риск серьезно нарушить закон и получить штраф. Здесь помогут инструменты автоматизации учета командировок, такие как Smartway.

Если вы бухгалтер или финансовый директор, который хочет тратить меньше времени на учет командировок, то автоматизируйте процесс. До 90% рутинных операций можно делегировать и сэкономить три-четыре рабочих дня бухгалтера в месяц с помощью пособия по учету деловых поездок от экспертов бизнес-тревел.