Smartway, сервис организации командировок Смартвэй

стандарт управления командировками

Логотип Smartway, сервиса организации командировок

Оплата командировки в 2025 году: нюансы расчётов

Вместе с главным бухгалтером Smartway Ириной Титовой разбираемся в тонкостях оплаты командировок в 2025 году и рассказываем о важных изменениях, которые влияют на расчёты.

Ирина Титова

Главный бухгалтер Smartway

Как оплачивать работу сотрудника в командировке, какие расходы возмещать

Когда отправляете сотрудника в деловую поездку, нужно компенсировать:

Дорогу туда и обратно

Билеты на любой транспорт.
Провоз багажа (если он нужен командированному).
Платные дороги, такси и каршеринг — если это прописано в ваших внутренних документах.

Жилье

Гостиница или аренда квартиры.

Дополнительные расходы

Для заграничных поездок: визы, консульские сборы.
Другие траты, которые напрямую связаны с работой.

Все-все о бухучете командировок: настольная книга, которую скачали 50 000 бухгалтеров

Проводки, трудные случаи и примеры

Три способа компенсировать траты

Компания покупает для сотрудника билеты, бронирует жилье, заказывает все необходимые для деловой поездки тревел-услуги. В этом случае легко контролировать расходы и придерживаться запланированного бюджета.
Перед поездкой командированному выдают аванс на предстоящие расходы, в том числе суточные и деньги на оплату транспорта и жилья. Сотрудник всё бронирует самостоятельно.
Командированный сам бронирует и оплачивает необходимые тревел-услуги. После поездки компания возмещает траты.

Важно: В любом случае сотрудник должен привезти все чеки и документы. Без них нельзя компенсировать расходы.

Как платить зарплату во время командировки

В командировке сотрудник получает не стандартный оклад, а средний заработок. Это касается даже однодневных поездок.

Расчёт среднего заработка для командировки в 2025 году

Берём 12 календарных месяцев до командировки. Из этого периода исключаем дни, когда сотрудник не работал, но сохранял рабочее место — отпуска, больничные, прошлые командировки. Если в расчётный период уже входили выплаты среднего заработка, их тоже не учитываем.

÷

Среднедневной заработок для расчета команировочных

Кол-во фактически отработанных дней в расчетном периоде

Средний заработок
за расчетный период

=

Особые случаи расчёта

Новый сотрудник сразу едет в командировку — доход рассчитываем из оклада.
Повысили оклад — пересчитываем средний заработок с учётом повышения.
Компания ведёт суммированный учёт рабочего времени — считаем по часам, а не по дням.

Пример расчета среднего заработка по дням командировки

Как учитывать рабочее время сотрудника в командировке

Работа в выходные и праздники
Сотрудник выполняет рабочие обязанности в выходной или праздник — оплачиваем не менее чем в двойном размере. Или даём дополнительный день отдыха.
Ненормированный рабочий день
Сотрудник работает сверх установленного времени. В командировке сохраняем средний заработок — рассчитываем из среднедневного заработка.
Сменный график
Сотрудник работает в две, три или четыре смены. В командировке действуют такие правила:

Рабочие дни по графику — оплачиваем по среднему заработку.
Выходные по графику — не оплачиваем, если сотрудник не работал.
Работал в выходные — оплачиваем в двойном размере или даём отгул.

В оплате командировок еще много подводных камней.

Детально разобрали их с примерами, проводками и способами снизить налоговые риски в бесплатном гайде по оплатам командировок.

Бесплатный гайд

Время в пути — рабочее или нет

Сотрудник начал поездку в рабочий день и всё время провёл в дороге — оплачиваем по среднему заработку.

Едет ночью или сверх графика — доплачиваем к ежедневным выплатам или увеличиваем суточные.

Выезжает в командировку или возвращается в выходной — оплачиваем как работу в выходной или даём отгул. Проверьте локальные документы компании — у каждой своя политика.

Изменения в законах в 2025 году, которые влияют на оплату командировок

Для сотрудников с разъездным характером работы повысили необлагаемый НДФЛ лимит суточных в заграничных поездках — до 3 500 рублей в день. Лимиты для обычных командировок по России и за рубеж остались прежними.
В 2025 году действует прогрессивная шкала НДФЛ — ставки от 13% до 22% зависят от годового дохода. Компенсационные выплаты влияют на общий доход сотрудников, поэтому учитывайте новые ставки при расчётах.