Командировка в Беларусь: как рассчитать суточные в 2025 году

Несмотря на особый статус Союзного государства, командировка в Беларусь для сотрудников российских организаций считается заграничной. Это следует из положений Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления сотрудников в служебные командировки».

При пересечении государственной границы между Россией и Беларусью сотрудник выезжает за пределы территории РФ, что автоматически делает такую поездку загранкомандировкой со всеми вытекающими особенностями учета и оформления.

В 2025 году при оплате командировки в Беларусь действуют следующие нормы:

• Лимит суточных для целей налогообложения — 2 500 рублей в день согласно п. 3 ст. 217 НК РФ. При выплате суточных свыше 2 500 рублей с превышения необходимо удержать НДФЛ (13%) и начислить страховые взносы.
• Норма суточных — организация устанавливает самостоятельно во внутренних документах.

Для частных компаний России размер суточных может быть установлен локальными нормативными актами компании. Например, Положением о командировках

При командировке в Беларусь суточные начисляются:

• За каждый день пребывания в командировке, включая выходные и праздники.
• За день отъезда и день приезда (в полном размере).
• С учетом фактического времени пересечения границы. В этом случае действуют особые правила расчета суточных:

— день выезда из России считается по норме для загранкомандировок;
— день возвращения в Россию — по внутренним нормам.

Сотрудник направлен в командировку в Минск с 10 по 14 июля 2025 года. Организация установила размер суточных для загранкомандировок 3 000 рублей в день, для командировок по России — 700 рублей.

Расчет суточных:

Важный нюанс при планировании командировки в Беларусь — отсутствие отметок в паспорте при пересечении границы. Это усложняет документальное подтверждение времени пребывания за границей. Поэтому лучше пользоваться транспортом, для поездки на котором необходимо приобрести билеты. По ним и будет определяться дата выезда и возвращения (п. 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Также нужно учитывать, что при поездке на автобусе, служебном или личном автомобиле возможны долгие очереди на пограничных пунктах пропуска. В пиковые периоды (праздники, выходные) время ожидания пропуска автомобиля через границу может достигать 3−6 часов.

Рекомендации для планирования:

• Заложите дополнительное время на пересечение границы.
• Выбирайте для пересечения менее загруженные пункты пропуска.
• Рассмотрите альтернативные виды транспорта (авиа, ж/д).
• Используйте онлайн-сервисы мониторинга ситуации на границе.

При оплате командировки в Беларусь:

• сотруднику компенсируют траты на авиаперелеты, железнодорожные и автобусные поездки. Их нужно подтвердить документами: билетами, посадочными талонами (бумажными или электронными, которые с марта 2024 года приравниваются к бумажным и могут быть использованы для подтверждения расходов);
• такси оплачивают при его использовании для поездки к месту командировки и обратно, а также по обоснованной служебной необходимости;
• расходы на гостиницу возмещают в полном размере при наличии документов. Для подтверждения проживания понадобятся чеки, квитанции из гостиницы с указанием ФИО сотрудника.

Предельного размера возмещения расходов законодательство не устанавливает.

Сотрудник получает аванс в рублях и обменивает их на белорусские рубли на территории Беларуси. Курсовые разницы учитывают на основании квитанций об обмене валюты.

Для правильного оформления командировки в Беларусь нужны:

1. Приказ о направлении в командировку.
2. Служебное задание (если предусмотрено в компании).
3. Авансовый отчет после возвращения с подтверждающими документами.
4. Проездные документы для подтверждения пересечения границы.