Smartway, сервис организации командировок Смартвэй

стандарт управления командировками

Логотип Smartway, сервиса организации командировок

Командировка в «1С»: как правильно провести

Правильный учет командировочных расходов в компании помогает не только соблюсти законодательство, но и оптимизировать затраты бизнеса. Рассмотрим пошаговую инструкцию, как провести командировку сотруднику в 1С: Бухгалтерия.

Бухучёт командировок

Ирина Титова

Главный бухгалтер Smartway

Что нужно знать перед оформлением командировки в «1С:Бухгалтерия»

Перед началом работы в программе убедитесь, что у вас есть вся необходимая информация:

данные сотрудника
даты командировки
место назначения
цель поездки
предполагаемые расходы

Все-все о бухучете командировок: настольная книга, которую скачали 50 000 бухгалтеров

Проводки, трудные случаи и примеры

Пошаговая инструкция по оформлению командировки в «1С:Бухгалтерия»

Шаг 1. Создание приказа о направлении в командировку

Обратите внимание! Приказ на командировку можно создать только в "1С:ЗУП". В «1С:Бухгалтерия» такого функционала нет.

Откройте раздел «Кадры» → «Командировки».

Пример расчета среднего заработка по дням командировки

2. Нажмите кнопку «Создать».
3. Выберите вид документа «Приказ о направлении в командировку».
4. Заполните обязательные поля:

Номер и дата приказа
ФИО сотрудника (выберите из справочника)
Место командировки (организация и город)
Даты начала и окончания командировки
Цель командировки

5. Нажмите «Провести и закрыть».

Шаг 2. Оформление выдачи аванса на командировочные расходы

Перейдите в раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы».

2. Создайте документ «Расходный кассовый ордер».

3. Укажите:

статью движения денежных средств — «Выдача подотчетному лицу»
ФИО сотрудника
сумму аванса

4. Проведите документ.

Шаг 3. Регистрация авансового отчета по возвращении сотрудника

Перейдите в раздел «Банк и касса» → «Авансовые отчеты».

2. Нажмите «Создать» → «Авансовый отчет».
3. Заполните шапку документа:

выберите сотрудника,
укажите дату отчета (дата возвращения из командировки),
при необходимости отметьте «Командировка» и укажите даты командировки.

4. В графу «Авансы» программа автоматически подтянет информацию о выданном авансе и посчитает суточные.

5. На вкладке «Расходы» добавьте все командировочные расходы:

Проезд (билеты)
Проживание (чеки из отеля)
Прочие расходы

6. К каждому виду расхода приложите соответствующие документы.
7. Проведите и закройте авансовый отчет.

Система автоматически посчитает сумму выданного аванса и расходов командированного и покажет:

Перерасход:

Остаток:

Все верно:

Шаг 4. Отражение расходов в бухгалтерском учете

После проведения авансового отчета программа автоматически сформирует проводки:

Дт 26 (или другой счет затрат) Кт 71 — списание командировочных расходов
Дт 71 Кт 50 — возврат неиспользованного аванса (если был)
Дт 50 Кт 71 — выдача сотруднику перерасхода (если расходы превысили аванс)

Шаг 5. Расчет НДФЛ и страховых взносов с суточных

Если сумма суточных превышает необлагаемый лимит (700 рублей для командировок по России, 2500 рублей для загранкомандировок), необходимо исчислить НДФЛ с суммы превышения.
Перейдите в раздел «Зарплата» → «Начисление зарплаты».

3. Выберите месяц командировки.
4. Укажите сотрудника и выберите «Начислить» — «Командировочные сверх нормы».

5. При расчете зарплаты программа автоматически удержит НДФЛ с этой суммы.

Важные нюансы при оформлении командировок в «1С: Бухгалтерия»

В «1С: Бухгалтерия» суточные можно внести двумя способами: через документ «Авансовый отчет» или через начисление заработной платы.
Для упрощения расчетов в программе создан специальный справочник норм суточных, который можно настроить под нужды организации.
При командировке за границу необходимо указывать код валюты по стандарту ISO 6391 (например, для евро — EUR, для доллара США — USD).
Разбивайте большие числа пробелом для удобства чтения: 10 000 рублей вместо 10 000.

Как избежать типичных ошибок

Всегда проверяйте правильность заполнения реквизитов в приказе о командировке.
Следите за своевременным оформлением авансовых отчетов — не позднее трех рабочих дней после возвращения.
Контролируйте наличие всех подтверждающих документов к авансовому отчету.
Правильно разделяйте расходы по соответствующим статьям для корректного формирования налоговой отчетности.
Используйте встроенные проверки 1С, которые помогут выявить ошибки в оформлении.

Автоматизация процесса с помощью интеграций

Для компаний, которые часто отправляют сотрудников в командировки, удобно настроить интеграцию 1С: Бухгалтерия с тревел-сервисами. Например, интеграция с Smartway позволяет: