Командировочное удостоверение в 2025 году: оформление и применение

С 2015 года законодательство отменило обязательное оформление командировочного удостоверения. Тем не менее, многие компании продолжают его использовать, потому что документ помогает стандартизировать работу с деловыми поездками, особенно при больших объемах. В статье рассмотрим, как правильно заполнять и применять удостоверение, чтобы избежать ошибок и неточностей.

Другие документы по командировкам

Что такое командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение (командировочный лист) — это документ, который подтверждает, что сотрудник отправился в служебную поездку и выполнил поставленное задание.

Он содержит информацию о пункте назначения, выполнении задач и своевременном возвращении. На основании удостоверения бухгалтерия начисляет суточные, списывает средства, потраченные на командировку, и уменьшает налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль.

Для чего используют командировочное удостоверение

Несмотря на необязательный статус, многие компании продолжают применять командировочное удостоверение как удобный инструмент внутреннего контроля. Он упрощает работу бухгалтерии и кадров, повышает прозрачность учета и снижает риск спорных ситуаций при проверках. В организациях с большим количеством командировок удостоверение часто становится стандартом, который унифицирует оформление поездок.

Командировочное удостоверение применяют, чтобы:

Возмещать расходы, связанные с поездкой (проезд, проживание, суточные).
Отслеживать время, которое сотрудник провел в командировке. Это важно для расчета заработной платы и других выплат.
Контролировать выполнение служебных задач и формирование отчетности.

Есть и альтернативные документы для подтверждения факта поездки и затрат — о них мы расскажем далее.

Как заполнить командировочное удостоверение

Документ заполняет ответственный сотрудник — специалист отдела кадров, бухгалтер или другое уполномоченное лицо. Основанием для оформления служит приказ о направлении в командировку, который утвердил руководитель предприятия.
Стандартизированная форма удостоверения № Т-10 имеет две стороны: лицевую заполняют до начала поездки, обратную — в процессе и по завершении.

Скачать бланк командировочного удостоверения

Пример командировочного удостоверения из унифицированного бланка № Т-10

Как заполнить лицевую сторону

На лицевой стороне указывают:

наименование компании и ее организационно-правовую форму;
форму по ОКУД и ОКПО;
номер документа и дату составления;
ФИО сотрудника;
служебное подразделение и должность;
место назначения командировки и ее цель;
количество дней, а также даты отъезда и приезда;
подпись и печать (если есть).

Генеральный директор или руководитель сотрудника подписывает удостоверение. После этого документ передают командированному, а по возвращении — в отдел кадров или бухгалтерию.

Внутренние документы компании могут предусматривать, что командировочное удостоверение действительно только при предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность.

Скачать образец заполнения командировочного удостоверения

Двухтомник настольной книги для бухгалтеров

Цель командировки в командировочном удостоверении: примеры

В удостоверении важно указать, зачем именно сотрудник едет в поездку. Например, это может быть:

ведение переговоров и заключения сделки;
оказание консультационных услуг;
подписание контракта о поставке товаров;
сбор данных и проведение исследований;
обсуждение условий сотрудничества с контрагентами.

Пример заполнения цели командировки из унифицированного бланка №Т-10

пример цели командировки из унифицированного бланка №Т-10

Как заполнить обратную сторону

Принимающая сторона указывает в документе время приезда и отъезда сотрудника. Записи делает кадровый специалист, секретарь или бухгалтер — они же ставят подпись.

В начале документа указывают:

Дату начала командировки специалиста.
Дату его прибытия в пункт назначения (вносит принимающая сторона).

Если сотрудник едет в один город и после командировки сразу возвращается, принимающая сторона указывает дату отъезда во второй строке. Дату прибытия заполняют по месту основной работы.

Пример заполнениия основной части командировочного удостоверения

Пример заполнениия обратной части командировочного удостоверения, унифицированный бланк №Т-10

Что делать, если некому поставить отметки о прибытии и отъезде

Такое бывает, если сотрудник едет на встречу с физическим лицом, а не с компанией. Нужно ли ставить отметку в командировочном удостоверении в этом случае?

Закон не регулирует подобные ситуации напрямую, однако письмо Минфина РФ от 16.08.2011 № 03−03−06/3/7 содержит рекомендации: если нет возможности поставить отметки в командировочном удостоверении, факт поездки можно подтвердить другими документами — приказом, служебным заданием и отчетом о его выполнении, счетами за проживание или проездными билетами с указанием дат прибытия и отъезда.

Требуется ли оформление командировочного удостоверения при зарубежной поездке

Согласно п. 15 Постановления Правительства Р Ф от 16.04.2025 № 501 при отправке сотрудника в зарубежную командировку период нахождения за пределами РФ можно установить по отметкам в загранпаспорте.

Командировочное удостоверение в «1С»

В «1С:Бухгалтерия 8.3» командировочного удостоверения нет, но оно есть в «1С:ЗУП 8.3». Там же можно сформировать Приказ о командировке.

Для этого перейдите в раздел «Зарплата» → «Командировки». Заполните информацию по служебной поездке, нажмите «Печать» и выберите нужный документ: приказ, командировочное удостоверение, служебное задание или другое.

Частые ошибки при оформлении командировочного удостоверения

Даже при необязательном использовании командировочного удостоверения важно избегать распространенных ошибок. К ним относятся:

Неполное или неточное заполнение данных: отсутствие реквизитов, неверные даты или ФИО сотрудника могут привести к тому, что документ признают недействительным. Это, в свою очередь, может вызвать вопросы у налоговых органов при подтверждении расходов.
Отсутствие подписей и печатей: не подписанное руководителем или принимающей стороной удостоверение теряет свою силу. Убедитесь, что все ответственные лица поставили свои подписи, а при наличии — и печать организации.
Несвоевременная регистрация: задержка с регистрацией удостоверения в журнале учета может создать путаницу и затруднить отслеживание командировок.
Отсутствие отметок о прибытии/убытии: хотя законодательство допускает подтверждение срока командировки другими документами, отсутствие отметок в удостоверении (если его используют) может потребовать дополнительных пояснений и сбора подтверждающих документов, что усложняет процесс.

Эти ошибки могут привести к пересчету налогов, штрафам и дополнительным трудозатратам на исправление документации.

Чем можно заменить командировочное удостоверение

В качестве альтернативы командировочному удостоверению можно использовать следующие документы:

Приказ о направлении в командировку — основной документ, который определяет цель и сроки командировки.
Авансовый отчет — содержит информацию о расходах сотрудника во время командировки.
Проездные документы — подтверждают факт проезда сотрудника к месту назначения и обратно.
Документы, подтверждающие проживание (счета из гостиниц) — подтверждают факт пребывания работника в месте направления.

Что важно запомнить

В 2025 году командировочное удостоверение не является обязательным документом. Несмотря на это, оно остается востребованным, особенно если компании регулярно отправляют сотрудников в деловые поездки.
Чтобы командировочное удостоверение действительно работало, важно закрепить правила его использования во внутренних документах — например, в Положении о командировках.
Также стоит регулярно проводить инструктаж сотрудникам по заполнению и сбору отметок. Это поможет установить единые правила, избежать путаницы и сделать процесс командировок управляемым.
При оформлении командировочного удостоверения важно внимательно заполнять все поля, указывать точные даты и цели поездки, а также своевременно получать необходимые отметки о прибытии и убытии.
Лицевую сторону удостоверения заполняют перед поездкой сотрудника, обратную — во время поездки и по прибытии.