Посадочные талоны:
что нужно знать бухгалтеру для правильного оформления авансовых отчетов

Без подтверждения документов на проезд бухгалтерия не сможет учесть расходы на командировку — это может привести к доначислению налогов.
Часто сотрудники теряют посадочные талоны, сканы плохо читаются или данные не совпадают — все это усложняет учет деловых поездок. В этой статье — как избежать ошибок с бумажными, электронными и мобильными посадочными талонами в 2025 году.

Ирина Титова

Главный бухгалтер Smartway

Нормативная база: требования к посадочным талонам в бухучете

Содержание

Оглавление

развернуть

Нормативная база: требования к посадочным талонам в бухучете
Какие нужны документы для подтверждения перелета
Что изменилось в 2025 году
Что проверяет бухгалтерия
Виды посадочных талонов и их признание в бухучете
Какие существуют форматы документов
Что обязательно должно быть указано в посадочном талоне
Что нужно знать о разных форматах посадочных талонов
Электронные посадочные талоны: особенности приема к учету
Какие электронные посадочные из командировки можно принять к учету
Какие дополнительные документы нужны
Как проверить подлинность посадочного талона
Когда нужна отметка о предполетном досмотре
Как хранить и передавать данные в ЭДО
Как сопоставить авиабилеты и посадочные талоны в командировке
В чем разница
Как проверить соответствие данных
Типичные ошибки и как их избежать
Как действовать при утере посадочных талонов
Пошаговая инструкция для бухгалтера
Альтернативные способы подтверждения перелёта
Как должны быть оформлены замещающие документы
Что делать, если авиакомпания отказала
Как избежать проблем
Как получить дубликаты посадочных талонов у разных авиакомпаний
Чек-лист для бухгалтера: проверка посадочных талонов для отчета по командировке
1. Проверка обязательных реквизитов
2. Сверка с другими документами
3. Проверка формата документа
4. Сроки предоставления
5. Хранение документов
Частые вопросы бухгалтеров о посадочных талонах
1. Можно ли принимать электронный посадочный без штампа о досмотре?
2. Как восстановить утерянный талон?
3. Как подтвердить перелёт, если сотрудник не сдал талон?
4. Нужно ли хранить талоны за 2020-2024 годы?
5. Что делать, если в талоне ошибка в фамилии?

Какие нужны документы для подтверждения перелета

С марта 2024 года электронные посадочные талоны полностью равны бумажным — это закреплено в письме Минфина № 03−03−07/82 984 и Приказе Минтранса № 395.
Для подтверждения расходов на авиаперелёты теперь достаточно:

электронной маршрутной квитанции (ЭМК),

посадочного талона (бумажного или цифрового).

Что изменилось в 2025 году:

С 1 марта действует единая форма электронного посадочного талона, которую утвердили приказом Минтранса России 26.09.2024.
В документе добавлены:

гарантийный код авиакомпании,
ссылка на проверку подлинности в госреестре,
интеграция с системами электронного документооборота.

И теперь обязательно указывают:

ФИО пассажира,
номер рейса и дата вылета,
время начала/окончания посадки на борт,
номер места,
штрихкод/QR-код для верификации.

Что проверяет бухгалтерия

Для авансового отчета посадочный талон обязателен, как главное доказательство использования билета, независимо от класса перелета (ст. 252 НК РФ).

Все-все о бухучете командировок: настольная книга, которую скачали 25 000 бухгалтеров

Проводки, трудные случаи и примеры

Виды посадочных талонов и их признание в бухучете

Какие существуют форматы документов

С 2025 года бухгалтерии принимают три типа посадочных талонов:

Бумажные — классический вариант с печатью авиакомпании, который выдают на стойке регистрации в аэропорту.
Электронные — PDF-файлы с QR-кодом, которые отправляют на email после онлайн-регистрации на сайте. Обязателен QR-код/штрих-код.
Мобильные — посадочные талоны в приложении авиакомпании или цифровых кошельках (Apple Wallet, Google Pay).

Что обязательно должно быть указано в посадочном талоне

полное ФИО пассажира (точное совпадение с паспортом),
номер рейса,
дата и время вылета по расписанию,
время начала/окончания посадки,
номер места в салоне,
штрихкод/QR-код/Aztec Code/Data Matrix для проверки подлинности.

Где найти номер билета:
В бумажных талонах ищите надпись «eTicket» или «Электронный билет» (13 цифр). В электронных — проверьте верхний угол или раздел «Детали перелёта».

Что нужно знать о разных форматах посадочных талонов

Бумажные талоны:

вводите данные в «1С» вручную,
сканируйте и храните копии.

Электронные PDF:

сохраняйте оригинальный файл (не скриншоты!),
проверяйте наличие «живой» ссылки для онлайн-проверки.

Мобильные версии:

принимайте только из официальных приложений авиакомпаний,
убедитесь, что сотрудник не редактировал экран перед скриншотом, например, есть ли неоднородности цвета, размытости, нестандартные шрифты, артефакты вокруг текста, отсутствие элементов интерфейса приложения (лого, статус-бар).

При заказе авиабилетов для юридических лиц через корпоративные сервисы данные автоматически передаются в бухгалтерские программы — это снижает риск ошибок.

Электронные посадочные талоны: особенности приема к учету

Какие электронные посадочные из командировки можно принять к учету

Должны быть указаны все обязательные реквизиты (см. выше).
Штрихкоды/QR-коды должны считываться.
Формат: PDF с возможной ЭЦП авиакомпании или распечатка с видимым кодом.

Статус «Использован» (для форм, где это предусмотрено).

Какие дополнительные документы нужны

Для подтверждения расходов потребуются:

ЭМК с указанием стоимости авиабилета на самолет.
Кассовый чек/БСО при оплате картой сотрудника.

Как проверить подлинность посадочного талона

Сверьте данные в талоне с информацией в маршрутной квитанции.
Проверьте штрих-код через сканер или мобильное приложение авиакомпании.
Убедитесь в наличии рейса в расписании аэропорта.
Запросите подтверждение у перевозчика (для внутренних рейсов — через Единую информационную систему Минтранса).
Используйте интеграционные решения, например, Smartway автоматически проверяет статус «использован».

Когда нужна отметка о предполетном досмотре

Для электронных талонов не требуется штамп службы безопасности на входе. Исключение: поездки в страны, где действуют особые требования по безопасности (уточнять в приказе о командировке) и судебные споры по компенсации расходов.

Как хранить и передавать данные в ЭДО

Документы по командировкам в рамках электронного документооборота (ЭДО) нужно хранить в формате PDF/A с электронной подписью перевозчика. Они могут размещаться в системах EDI, например, «1С» или Smartway.
Если отчетность в бумажном виде, к ней прикладывают распечатку талона с видимым штрих-кодом. Для электронного отчёта — прикрепляют файл в несжимаемом формате.
При сканировании важно соблюдать требования:

разрешение не менее 300 dpi,
читаемый текст и четкий штрих-код,
отметка «Копия верна» с подписью ответственного лица.

Как сопоставить авиабилеты и посадочные талоны в командировке

В чем разница

Маршрутная квитанция подтверждает покупку авиабилета и содержит информацию о дате и маршруте, стоимости и пассажире, а также номер бронирования.
Посадочный талон подтверждает факт перелета и включает данные о номере места пассажира, гейте и времени посадки. В электронных версиях появляется статус «Использован» после перелета.

Важно: билет без посадочного талона не доказывает, что сотрудник совершил перелет. Для учета командировки необходим посадочный талон.

Как проверить соответствие данных

При сверке документов обратите внимание на:

ФИО пассажира — должны совпадать в билете и талоне.
Номер рейса и дату вылета — расхождения недопустимы.
Штрих-код — проверьте через сканер или мобильное приложение авиакомпании. Для электронных талонов используйте интеграционные решения.
Статус «Использован» — обязателен для электронных талонов с 2025 года.

Если есть несоответствия — запросите у сотрудника пояснения и справку от авиакомпании.

Типичные ошибки и как их избежать

Отсутствие отметки о досмотре. Для бумажных талонов штамп обязателен, кроме электронных версий.
Нечитаемый штрих-код. Требуйте от сотрудников предоставлять сканы с разрешением не менее 300 dpi.
Несоответствие суммы в билете и чеке. Сверяйте данные с кассовым документом или выпиской по карте.

Как действовать при утере посадочных талонов

Пошаговая инструкция для бухгалтера

Как отчитаться за командировку, если сотрудник потерял посадочный талон?

Проверьте электронные копии. Запросите электронную версию из личного кабинета авиакомпании или почты.
Запросите справку у перевозчика. Сотрудник должен обратиться в авиакомпанию через сайт или службу поддержки. В справке должны быть указаны:

ФИО пассажира,
номер рейса и дата,
стоимость билета,
печать и подпись ответственного лица.

3. Используйте интеграционные системы. Если билет куплен через платформы, запросите автоматическую выгрузку данных о перелёте в «1С». Это заменяет бумажный талон.

В 2025 году прошла масштабная налоговая реформа, которая коснулась и командировок.

Новые нюансы налогового учета командировок разобрали в руководстве для бухгалтеров — скачайте его бесплатно.

Бесплатное руководство

Альтернативные способы подтверждения перелёта

Отметка в загранпаспорте о прохождении паспортного контроля для международных рейсов.
Данные GPS-трекера служебного устройства.

Альтернативные методы — крайний вариант. Налоговая может оспорить такие доказательства.

Как должны быть оформлены замещающие документы

Подпись и печать — обязательны для справки от авиакомпании.
Срок действия не ограничен (п. 2 ст. 9 ФЗ № 402).
Формат прикрепления для электронного отчёта — PDF/A с ЭП.

Что делать, если авиакомпания отказала

Направьте официальный запрос через специализированные сервисы. Потребуйте письменный отказ для передачи в суд (ст. 18 Закона «О защите прав потребителей»).

Как избежать проблем

Внесите в положение о командировках пункт об обязательном сохранении электронных копий талонов.
Используйте корпоративные аккаунты в системах бронирования — все документы сохранятся автоматически.
Проводите инструктажи для сотрудников о правилах работы с посадочными талонами.

Если в вашей компании еще нет Положения о командировках, скачайте шаблон

Его можно адаптировать под правила компании за 10 минут и внедрить в процессы с помощью Приказа — пример документа идет вместе с шаблоном.

Бесплатный шаблон

Как получить дубликаты посадочных талонов у разных авиакомпаний

Чек-лист для бухгалтера: проверка посадочных талонов для отчета по командировке

1.Проверка обязательных реквизитов

Убедитесь, что в документе есть:

полное ФИО пассажира (должно совпадать с паспортными данными),
номер рейса и код авиакомпании,
дата и время вылета,
номер места в салоне (формат: 12A),

штрих-код или QR-код для верификации.

2. Сверка с другими документами

Сопоставьте данные из трёх источников:

Посадочный талон.
Маршрутная квитанция.
Кассовый чек/платёжное поручение.

Что проверить:

совпадение сумм в чеке и талоне,
единство дат рейса во всех документах,

соответствие ФИО сотрудника в талоне и приказе о командировке.

3.Проверка формата документа

С 2025 года действуют новые правила:

электронные талоны с подписью ЭЦП авиакомпании равны бумажным,
скриншоты мобильного приложения без ЭЦП — недопустимы,
распечатанные PDF-версии с сайта авиакомпании — действительны.

Для международных рейсов дополнительно требуйте отметку о досмотре в загранпаспорте.

4.Сроки предоставления

Максимальный срок сдачи талона — 3 рабочих дня после возвращения из командировки (п. 6.3 ПБУ 12/2025).
Для восстановленных дубликатов необходимо 14 дней с даты получения справки от авиакомпании (ст. 9 402-ФЗ).

5.Хранение документов

Срок архивации — 5 лет (ст. 283 НК РФ).
Электронные версии храните в защищённой CRM-системе с отметкой «Не подлежит изменению». А бумажные экземпляры прикладывайте авансовым отчётам.
Неправильно оформленный посадочный талон может привести к начислению НДФЛ на сумму командировочных расходов (письмо ФНС № СД-4−3/12 637@ от 06.09.2021)

Повторить результат

делегировали организацию 10 000+ командировок сотрудникам и разгрузили отдел кадров и бухгалтерию

в 5раз ускорили организацию командировок
и избавились
от ошибок в документах

перестали переплачивать
2 500+ рублей
за каждый авиабилет

перевели 4 000 сотрудников
на самостоятельное бронирование
и сохранили контроль

ускорили формирование авансовых отчетов
до 10-15 минут для одной поездки

автоматизировали рутину и сохранили до 4 рабочих дней бухгалтерии

Частые вопросы бухгалтеров о посадочных талонах

Разбираем спорные ситуации и даём рекомендации на основе актуального законодательства 2025 года.

Можно ли принимать электронный посадочный без штампа о досмотре?

✅ Да, если рейс внутренний.
❌ Нет для международных перелётов — требуется отметка о пограничном контроле в загранпаспорте или справка от авиакомпании.

2.Как восстановить утерянный талон?

Запросите дубликат через сервис авиакомпании. Если авиакомпания ликвидирована — приложите справку из ЕГРЮЛ и билет с отметкой об оплате (ст. 9 402-ФЗ).
Восстановленные документы принимайте только с печатью «Дубликат».

3.Как подтвердить перелёт, если сотрудник не сдал талон?

Используйте альтернативные доказательства:

Маршрутную квитанцию с QR-кодом.
Выписку по корпоративной карте с указанием суммы и получателя.
Справку от авиакомпании с подписью и печатью.

4.Нужно ли хранить талоны за 2020-2024 годы?

✅ Да — срок хранения 5 лет распространяется на все документы, включая устаревшие формы (ст. 283 НК РФ).
Отсканируйте бумажные талоны и заархивируйте с электронными версиями в одной папке.

5.Что делать, если в талоне ошибка в фамилии?

Примите документ, если ошибка в 1−2 буквах и не искажает смысл. Например, «Иванв» вместо «Иванов». Отклоните, если фамилия полностью не соответствует паспорту. Например, «Петров» вместо «Сидоров».
Попросите сотрудника предоставить справку от авиакомпании об опечатке — это исключит претензии проверяющих.
Главное правило — любой документ принимайте к учёту, если он прямо или косвенно подтверждает расходы. Отказ возможен только при полном отсутствии доказательств перелёта.