Smartway, сервис организации командировок Смартвэй

стандарт управления командировками

Логотип Smartway, сервиса организации командировок

Виды командировок: классификация, особенности, гарантии

Вы отправляете специалиста в другой город для встречи с партнерами. Это командировка? А если он едет на обучение? А если это поездка в филиал вашей же компании? Рассказываем, какие виды командировок бывают и в чем особенности различных форматов.

Ещё об организации командировок

Командировка — это когда соблюдены пять ключевых условий

Сотрудник официально работает в вашей компании. Направить в командировку можно только штатного специалиста с трудовым договором. Фрилансеры и подрядчики под это определение не подпадают — у них другие правила игры.
Работа выполняется за пределами офиса. Ваш специалист решает рабочие задачи не за своим привычным столом, а в другом городе или даже стране. Именно территориальное перемещение превращает обычную работу в командировку.
Есть официальный приказ с конкретной задачей. Никаких устных договоренностей — только документ с печатью. В приказе должно быть четко прописано: кто едет, куда, зачем и на сколько дней. Это ваша страховка от споров с налоговой и трудовой инспекцией.
Поездка ограничена по времени. В приказе обязательно указываются даты начала и окончания командировки. Бессрочных командировок не бывает — это уже перевод на другое место работы.
Работа не предполагает постоянных разъездов. Если в трудовом договоре прописан разъездной характер работы (как у торговых представителей или курьеров), то поездки — это просто часть обычных обязанностей, а не командировки.

Что точно не является командировкой?

Остановимся на распространенных заблуждениях:

Поездки по городу — даже если сотрудник едет в офис на другом конце мегаполиса, командировкой это не считается, если он может вернуться домой в тот же день.
Работа в пути — проводники поездов, пилоты, дальнобойщики выполняют свои обязанности непосредственно во время движения.
Услуги внештатных специалистов — даже если вы оплачиваете консультанту билеты и проживание, юридически это не командировка.
Вахтовый метод — это отдельная форма организации труда со своими правилами.

Классификация служебных поездок

По географии: командировки по России или за границу

Внутренние командировки
Поездки по России — самый массовый вид деловых путешествий. Будь то запуск производства в Екатеринбурге, переговоры в Санкт-Петербурге или обучение во Владивостоке — принцип один. Главное преимущество: минимум бюрократии. Не нужны визы, загранпаспорта, специальные страховки.

Совет организаторам: При планировании учитывайте часовые пояса. Специалист, прилетевший из Москвы во Владивосток, первый день будет адаптироваться к 7-часовой разнице.

Международные командировки
Здесь все серьезнее. Помимо стандартного пакета документов, готовьтесь оформлять:

Визы (закладывайте минимум 2 недели на получение)
Медицинские страховки с покрытием COVID-19
Разрешения на работу (для некоторых стран)
Конвертацию валюты для суточных

По срокам: от однодневных до длительных

Краткосрочные (1−5 дней)
Самый популярный формат. Подходит для:

участия в конференциях и выставках;
проведения переговоров;
технического обслуживания оборудования;
срочного решения проблем в филиалах.

Совет: Для однодневных командировок в соседние города рассмотрите вариант аренды автомобиля вместо авиаперелета — часто выходит быстрее и дешевле.

Среднесрочные (5−30 дней)
Оптимальны для:

запуска новых проектов;
ообучения персонала филиалов;
проведения аудита;
участия в тендерных процедурах.

Долгосрочные (более 30 дней)
Требуют особого подхода:

обязательно письменное согласие сотрудника;
нужна возможность оплаты посещения семьи (раз в месяц);
понадобится решать бытовые вопросы (длительная аренда жилья вместо гостиницы);
должна быть психологическая поддержка специалиста.

Из практики: Компании часто разбивают длительные проекты на несколько среднесрочных командировок с перерывами. Это помогает избежать выгорания сотрудников и упрощает документооборот.

По составу: индивидуальные или командные

Индивидуальные поездки
Когда отправляете одного специалиста:

проще контролировать расходы;
быстрее оформить документы;
легче найти подходящие билеты и жилье;
выше персональная ответственность за результат.

Групповые выезды
Отправка команды оправдана, когда:

нужна комплексная экспертиза (технический специалист + юрист + финансист);
проводится масштабное мероприятие;
требуется обучить сразу несколько сотрудников;
выполняются работы, требующие командного взаимодействия.

Совет: При групповых командировках назначайте старшего группы. Это упростит коммуникацию и поможет оперативно решать возникающие вопросы.

По срочности: плановые и экстренные поездки

Плановые командировки
Золотой стандарт организации. У вас есть время:

забронировать билеты по оптимальной цене;
выбрать удобное жилье;
согласовать программу визита;
подготовить необходимые материалы;
оформить аванс без спешки.

Экстренные выезды
Реальность бизнеса: срочно нужен специалист для устранения аварии, участия в внезапных переговорах или замены заболевшего коллеги.

Ваш план действий:

Используйте корпоративные карты для оплаты расходов.
Держите наготове шаблоны всех документов.
Имейте договоренности с гостиницами о приоритетном размещении.
Подготовьте памятку для сотрудника с алгоритмом действий.

Права и гарантии: что положено командированному

Финансовые гарантии

Сохранение среднего заработка
Сотрудник получает не оклад, а средний заработок. Иногда это даже выгоднее — если в расчетный период попали премии и бонусы.

Суточные выплаты
Компенсация дополнительных расходов на питание и мелкие нужды. Размер устанавливает работодатель, но помните про необлагаемые лимиты:

по России — 700 рублей/день;
за рубежом — 2500 рублей/день.

Оплата жилья
Бронирование гостиницы, апартаментов или аренда квартиры — выбор зависит от длительности командировки и политики компании. Многие организации устанавливают лимиты по категории отелей и стоимости проживания.

Транспортные расходы
Включают не только жд билеты до места назначения или оплату авиаперелета, но и:

трансфер до аэропорта/вокзала,
передвижение по городу командирования,
парковку личного автомобиля (если поездка на своей машине).

Трудовые гарантии

Сохранение рабочего места
Пока сотрудник в командировке, его должность неприкосновенна. Уволить командированного можно только при ликвидации организации.

Особый режим рабочего времени