Как без нарушений отправить в командировку особую категорию сотрудников?

• женщины, имеющие детей до 3 лет (ст. 259 ТК РФ);
• одинокие родители с ребёнком до 14 лет*;
• родители детей-инвалидов;
• работники с инвалидностью;
• сотрудники, ухаживающие за больными членами семьи.

*Статус «одинокого родителя» — это не только развод или вдовство. Если второй родитель работает вахтовым методом или призван по мобилизации, первый родитель тоже получает право отказаться от командировок.

Беременная женщина вообще не может быть направлена в командировку (ст. 259 ТК РФ), даже если сама хочет поехать. Это единственный абсолютный запрет в нашей теме. Всё остальное — вопрос правильного оформления.

У особых категорий сотрудников обязательно получать письменное согласие перед каждой конкретной поездкой. Нельзя подписать документ один раз и использовать, например, год.

Ознакомление с правом на отказ — не равно согласию: это информирование, а не волеизъявление. Если не получить согласие, компании грозят штрафы от Государственной инспекции труда:

• для должностных лиц — до 20 000 руб.
• для юридических лиц — до 50 000 руб.
• (ст. 5.27 КоАП РФ)

Сотрудник самостоятельно подтверждает, что относится к особой категории. Он может предоставить документы:

• при трудоустройстве (например, копию свидетельства о рождении ребёнка, справку об инвалидности и т.д.);
• или перед конкретной командировкой.

Работодатель обязан хранить документы и согласия отдельно, в соответствии с требованиями внутреннего документооборота и защиты персональных данных.