Есть вопросы по командировкам?
За 15 минут расскажем, как сократить расходы, ускорить бронирования и навести порядок в документах.
Количество вахт в месяц:
700+
1 050 сотрудников
Размер компании:
Способ бронирования:
один куратор покупает билеты сотрудникам
Как бронировали раньше:
отправляли заявку в excel таблице тревел-агентству
Запрос:
сократить время заказа билетов и сэкономить бюджет компании
Мы переплачивали за услуги тревел-агентства в 4-5 раз. Это без учета скрытых наценок на билеты
Специалист отдела кадров ООО «ССК», куратор вахт
Татьяна Атабаева
Как ООО «ССК» увеличили количество вахт вдвое, а платить стали в 4 раза меньше
Клиент
ООО «Строительно-сервисная компания» молодая компания, которая быстро развивается в сфере строительства дорог на месторождениях Ямало-Ненецкого и Ханты-Мансийского автономных округов.
Основные задачи, которые решает компания, — содержание и ремонт дорог, отсыпка кустовых площадок, укладка железобетонных плит и другие.
Основные задачи, которые решает компания, — содержание и ремонт дорог, отсыпка кустовых площадок, укладка железобетонных плит и другие.
90% сотрудников компании работают вахтовым методом на 7 участках
Диспетчер на участке собирал информацию о поездках сотрудников и отправлял заявку куратору.
01
Ответственный выбирал билеты напрямую на сайтах авиакомпаний и РЖД.
02
Вносил в гугл-таблицу каждую фамилию, имя, отчество, паспортные данные сотрудника, дату рождения, откуда и куда он едет, подходящие билеты.
03
Прописывал пожелания сотрудников, например, вагон или место.
04
Файл отправлял на электронную почту тревел-агентства и ждал, пока агентство купит билеты.
05
В ответ подрядчик присылал файлы с билетами, их могло быть 70−80, все не подписаны. Нужно было открывать каждый файл, находить, чей это билет, подписывать и отправлять на почту сотруднику.
06
Как организовывали командировки раньше
На каждом участке есть диспетчер, который контролирует переезды людей. До подключения к Smartway организация перевозки выглядела так:
Татьяна Атабаева
«Покупка одного билета могла тянуться несколько часов, потому что у агентства-подрядчика выстраивалась очередь из клиентов. Были случаи, когда оставался последний билет на поезд или самолет, и мы не успевали его купить из-за долгой обработки заявки»
Специалист отдела кадров ООО «ССК», куратор вахт
Диспетчер подает заявку на перевозку сотрудника
01
Ответственный связывается с сотрудником и согласовывает детали
02
Заказывает билеты в Smartway. Оформление одного билета занимает 20-30 секунд
03
Авансовые отчеты формируются автоматически в личном кабинете, туда же приходят все закрывающие документы. Оригиналы получают по ЭДО
04
Если возникает форс-мажор, обращаются в тревел-поддержку. Специалисты на связи 24/7
05
Как организуют командировки сейчас
Татьяна Атабаева
«С предыдущим поставщиком мы бы не смогли организовать даже 1/10 того, что успеваем сейчас»
Специалист отдела кадров ООО «ССК», куратор вахт
Запишитесь на экскурсию по сервису
Оставьте заявку, и наш менеджер проведет демонстрацию сервиса. Это бесплатно.
Что изменилось со Smartway
У компании было два основных запроса: сократить время на оформление билетов и сэкономить деньги. Их удалось решить, несмотря на рост числа вахт в два раза: с 300 до 700 в месяц. А еще в компании автоматизировали документооборот и разгрузили бухгалтерию.
Заказывают билет за 30 секунд. Выбирают удобные для сотрудников места, например, если несколько человек хотят ехать вместе.
На покупку одного билета уходило от 7 до 10 минут. А иногда — до нескольких часов. Пожелания сотрудников не учитывали, потому что агентство не было заинтересовано оказывать дополнительные услуги.
СТАЛО
БЫЛО
Сократили время на оформление билетов с 10 минут до 30 секунд
Татьяна Атабаева
«У многих сотрудников есть предпочтения, например, несколько человек едут на вахту вместе и хотят сидеть в поезде рядом. Прошлый подрядчик покупал билеты по одному и не учитывал дополнительные пожелания, потому что услуга выбора места была бесплатной. Сейчас я уточняю у сотрудника детали и сама выбираю внутри платформы, кто где будет сидеть, чтобы всем было удобно»
Специалист отдела кадров ООО «ССК», куратор вахт
Настроена электронная рассылка билетов: каждый сотрудник получает файл на почту сразу после покупки. Уведомления приходят сотрудникам в телеграм-боте и по телефону.
Подписывали и отправляли билеты сотрудникам вручную, по одному.
СТАЛО
БЫЛО
Автоматизировали рассылку билетов
Платят фиксированную стоимость, а билеты заказывают по тем же ценам, как на сайтах авиакомпаний. Выходит выгоднее комиссии минимум в 4 раза.
Платили комиссию агентству: 200−400 рублей за каждый билет. Она суммировалась с наценками от поставщиков.
СТАЛО
БЫЛО
Сократили расходы на поездки в 4 раза
Татьяна Атабаева
«Мы платили за оформление каждого билета. Плюс подрядчик приобретал их через провайдера, который тоже брал дополнительную плату. По итогу к цене билета на сайте авиакомпании мы прибавляли комиссию и наценку — и существенно переплачивали. Вместо 10 тысяч за билет, указанный на сайте авиакомпании, могли заплатить 13 тысяч. Мы считали общую выгоду: комиссия агентства была в 4−5 раз дороже, чем абонентская плата. Это без учета скрытых наценок на билеты».
Специалист отдела кадров ООО «ССК», куратор вахт
Все операции с билетами через согласование куратора, оформить возврат и получить наличные сотрудник не может.
Теряли деньги из-за мошенничества. Сотрудник мог вернуть билет на вокзале и получить деньги.
СТАЛО
БЫЛО
Избавились от мошенничества
Татьяна Атабаева
«Когда мы покупали билеты через агентство, на билете была указана форма оплаты в наличных. Сотрудник мог обратиться в кассы вокзала и вернуть себе деньги без нашего ведома. Сейчас это исключено. По любой причине отмены: больничный или просто не может выехать, сотрудник обращается ко мне. И я контролирую все возвраты, точно знаю, кто приедет на участок».
Специалист отдела кадров ООО «ССК», куратор вахт
Все документы формируются автоматически: акты выполненных работ, счета на каждую услугу, реестры, счета-фактуры, авансовые отчеты. Они остаются в личном кабинете цветными сканами. А оригиналы приходят по ЭДО.
Бухгалтерия составляла авансовые отчеты вручную. В конце месяца подрядчик присылал акт выполненных работ. Два бухгалтера тратили 3−4 дня, чтобы внести данные 300 билетов.
СТАЛО
БЫЛО
Автоматизировали документооборот и освободили до 4 дней работы бухгалтерии в месяц
Татьяна Атабаева
«Раньше было 300 поездок, сейчас 700. Но бухгалтерам не надо вручную заносить 700 билетов в авансовые отчеты, потому что все автоматизировано. Они получают данные по всем билетам хоть каждый час. Если есть какие-то расхождения, — специалист тревел-поддержки всегда на связи и быстро все решает».
Специалист отдела кадров ООО «ССК», куратор вахт
Форс-мажоры решают быстро, чтобы билеты не пропадали. Если возникла проблема, сотрудник звонит ответственному. Тот возвращает билеты и покупает новые в пару кликов. Если форс-мажор произошел в нерабочее время, — делает это в мобильном приложении.
Компания теряла деньги из-за форс-мажоров в поездках. Например, сотрудник опаздывал на поезд, а поменять билеты не успевали. Приходилось покупать новые и переплачивать.
СТАЛО
БЫЛО
Упростили возврат билетов и перестали терять деньги из-за форс-мажоров
Татьяна Атабаева
«Чтобы оформить возврат, я искала старый билет в папке на компьютере, составляла заявку в excel, отправляла в агентство и ждала нашу очередь, ведь у них много клиентов. Вернуть часто не успевали, билеты пропадали и мы теряли деньги».
Специалист отдела кадров ООО «ССК», куратор вахт
Бесплатно проведем экскурсию по сервису
Вахты стали выгоднее в 4 раза, потому что сервис работает по абонентской плате вместо комиссии и дополнительных сборов
Количество поездок увеличилось с 300 до 700 в месяц
Один сотрудник успешно контролирует все поездки вне зависимости от их количества
Бухгалтерия автоматически формирует авансовые, а не тратит 3−4 дня на внесение билетов
Стали точнее планировать бюджет благодаря встроенной аналитике
Результаты
Запишитесь на экскурсию по сервису
Оставьте заявку, и наш менеджер проведет демонстрацию сервиса. Это бесплатно.
Другие истории клиентов
20 человек
10 поездок в месяц
Екатерина Шляпина, HR-директор Enaza, рассказала, оцифровали командировки и дали сотрудникам возможность самим выбирать тревел-услуги
1 000 человек
1 000 поездок в месяц
Марина Салоид, руководитель отдела координации, рассказывает о том, как организовать командировки при количестве поездок от 1000 в месяц.
120 человек
10 поездок в месяц
Руководитель отдела персонала девелоперской компании «РАЗУМ» рассказала, как за один день она перестроила командировочный процесс, упростила бухгалтерию и помогла фирме экономить время и деньги на деловых поездках.
1 500 человек
300 поездок в год
Менеджер по командировкам
Вероника Шевцова о том, почему ком-пания отказалась от самостоятельной покупки билетов на агрегаторах
и перешла на Smartway
Вероника Шевцова о том, почему ком-пания отказалась от самостоятельной покупки билетов на агрегаторах
и перешла на Smartway
300 человек
1 000 поездок в год
HR-manager «Додо Пицца» Виктория Киселева рассказывает, как it-решение от Smartway снизило затраты на организацию командировок
160 человек
500 поездок в год
Топ-менеджеры показывают результаты трех месяцев работы с технологией Smartway, которая заменяет агентства делового туризма.
50 человек
1 000 поездок в год
Надежда Николаева, старший финансовый менеджер консалтинговой компании Alvarez & Marsal, о том, как современные технологии улучшают процессы и помогают экономить время на организации деловых поездок
1 000+ человек
600 поездок в год
Управляющий директор блока поддержки бизнеса Яна Громова рассказывает, как «Модульбанк» отказался от тревел-агентств и оптимизировал деловые поездки
250 человек
30 поездок в месяц
Дмитрий Рыжов, директор по маркетингу Gett в России, о том, как Smartway помогает персонализировать командировки
20 человек
10 поездок в месяц
Екатерина Шляпина, HR-директор Enaza, рассказала, оцифровали командировки и дали сотрудникам возможность самим выбирать тревел-услуги
1 000 человек
1 000 поездок в месяц
Марина Салоид, руководитель отдела координации, рассказывает о том, как организовать командировки при количестве поездок от 1000 в месяц.
120 человек
10 поездок в месяц
Руководитель отдела персонала девелоперской компании «РАЗУМ» рассказала, как за один день она перестроила командировочный процесс, упростила бухгалтерию и помогла фирме экономить время и деньги на деловых поездках.
Запишитесь на экскурсию по сервису
Оставьте заявку, и наш менеджер проведет демонстрацию сервиса. Это бесплатно.