HR-менеджер МТЛ

офис-менеджеры бронируют поездки для сотрудников

Способ бронирования:

стали тратить на организацию командировок на 50% меньше времени

Результат:

сделать организацию командировок быстрее и удобнее

Задача:

± 300

Размер компании:

Оборот компании:

> 5 млрд. рублей

бронирование билетов, отелей, такси, тревел-политики

Инструменты Smartway:

± 20

Количество командируемых:

Количество поездок в месяц:

± 50

Компания МТЛ (АО «МЕДИЦИНСКИЕ ТЕХНОЛОГИИ Лтд») разрабатывает, производит, поставляет и обслуживает высокотехнологичное медицинское оборудование для лучевой диагностики. География поставок — от Калининграда до Дальнего Востока.

Говорит

HR-менеджер МТЛ

Сотрудники компании ездят в командировки от 50 раз в месяц: 95% поездок по России, 5% — за рубеж. Большая часть из них связана с установкой, монтажом и ремонтом аппаратов. Продавцам тоже иногда приходится ездить к клиентам, а еще команда посещает выставки и конференции, в том числе международные, например, в ОАЭ и США.

Раньше офис-менеджеры организовывали командировки для сотрудников самостоятельно: искали и оплачивали билеты и жилье на нескольких разных ресурсах, проводили операции вручную. Система работала, но была недостаточно удобна и давала сбой при срочных поездках. Если сломался рентген, поликлиника не должна оставаться без аппарата. Бывает, самолеты летают раз в две недели, и сотруднику нужно успеть на ближайший рейс через четыре часа. А если менеджер отдела недоступен, никто не знал, где быстро найти данные сотрудника для покупки билета.

У сотрудника не должна болеть голова о том, как купить билеты.

Кроме того, было сложно обосновывать траты на командировки. Проблемы с закрывающими документами приходилось решать вручную. Например, если гостиница не отправила их в срок, приходилось связываться с администраторами и просить выслать документы.

Экономьте на командировках с помощью Smartway

Стали думать, можно ли решить проблему. Рассматривали разные компании, в том числе онлайн-сервис для бронирования деловых поездок Smartway. Менеджер показала, как пользоваться сервисом, а ежемесячный платеж оказался меньше, чем у других предложений. К тому же, коллеги сделали скидку на первые месяцы подписки. Попробовали, и сервис понравился.

Как и раньше, командировки бронируют офис-менеджеры. Можно было бы предоставить возможность купить билеты членам команды, но у них нет на это времени. Пока сотрудник пакует чемоданы, менеджер бронирует жилье и билеты и оформляет бумаги. Согласуем поездки коротким звонком, что занимает меньше минуты. Здесь важна скорость.

Smartway упрощает работу команды.

Проблема с паспортными данными решилась с помощью единой базы сотрудников в Smartway. Теперь любой менеджер может оформить командировку каждому сотруднику.

Еще одна причина выбрать Smartway — связь с фирмой «1С». Это гарантия беспроблемной интеграции с «1С:Бухгалтерией». По электронному документообороту Smartway присылает акты выполненных работ, счета-фактуры и реестры документов — какие заказы выполнены и по каким сотрудникам. После мы формируем общую проводку по командировочным расходам. Если раньше были сложности с обоснованием затрат на командировки, сейчас Smartway экономит нам время и нервы.

Теперь не нужно собирать документы после поездок, что экономит 50% времени сотрудников.

Удобно, что сервис и поддержка теперь в одном месте. Если у нас возникают проблемы, мы пишем в чат, и менеджеры поддержки помогают их решить.

Анастасия Осколкова

Автор кейса · 24.05.2022

Другие истории клиентов

20 человек

10 поездок в месяц

Екатерина Шляпина, HR-директор Enaza, рассказала, оцифровали командировки и дали сотрудникам возможность самим выбирать тревел-услуги

1 000 человек

1 000 поездок в месяц

Марина Салоид, руководитель отдела координации, рассказывает о том, как организовать командировки при количестве поездок от 1000 в месяц.

120 человек

10 поездок в месяц

Руководитель отдела персонала девелоперской компании «РАЗУМ» рассказала, как за один день она перестроила командировочный процесс, упростила бухгалтерию и помогла фирме экономить время и деньги на деловых поездках.

400 человек

10 поездок в месяц

300 человек

50 поездок в месяц

200 человек

50 поездок в месяц

1 500 человек

300 поездок в год

Менеджер по командировкам
Вероника Шевцова о том, почему ком-пания отказалась от самостоятельной покупки билетов на агрегаторах
и перешла на Smartway

300 человек

1 000 поездок в год

HR-manager «Додо Пицца» Виктория Киселева рассказывает, как it-решение от Smartway снизило затраты на организацию командировок

160 человек

500 поездок в год

Топ-менеджеры показывают результаты трех месяцев работы с технологией Smartway, которая заменяет агентства делового туризма.

50 человек

1 000 поездок в год

Надежда Николаева, старший финансовый менеджер консалтинговой компании Alvarez & Marsal, о том, как современные технологии улучшают процессы и помогают экономить время на организации деловых поездок

1 000+ человек

600 поездок в год

Управляющий директор блока поддержки бизнеса Яна Громова рассказывает, как «Модульбанк» отказался от тревел-агентств и оптимизировал деловые поездки

250 человек

30 поездок в месяц

Дмитрий Рыжов, директор по маркетингу Gett в России, о том, как Smartway помогает персонализировать командировки

Начните экономить на командировках уже сегодня

Оставьте заявку

Нажимая на эту кнопку, Вы даете согласие на обработку своих персональных данных и соглашаетесь с Политикой обработки персональных данных