Коммерческий директор
Владимир Брязгун

Кейс С.П. Гелпик: сэкономили 50% на командировках благодаря тревел-политикам

Задача:
начать экономить на организации командировок
Результат:
стали тратить на командировки на 50% меньше
> 5 млрд. рублей
Оборот компании:
Количество командируемых:
35
Размер компании:
около 200 сотрудников
± 50
Количество поездок в месяц:
Способ бронирования:
сотрудники самостоятельно бронируют услуги
Инструменты Smartway:
О клиенте
С.П.Гелпик разрабатывает, продает и обслуживает медицинское рентгенодиагностическое оборудование. Это единственная компания в России, которая полноценно собирает и производит флюорографы и магнитно резонансные томографы для исследования конечностей.

Главный офис — Москва. Филиал — Иркутск. Обособленное подразделение — ЗАО Ренекс, Новосибирск.
Цели командировок
В командировки в основном ездят два отдела компании: коммерческий и сервисный. Сотрудники первого посещают выставки, конференции, аудиенции с министерствами, круглые столы. Встречаются с дистрибьюторами по всей России.

Сервисные специалисты устанавливают и ремонтируют оборудование, обучают сервисных представителей, клиентов. В сумме это около 35 сотрудников, почти ⅕ всей компании.
Владимир Брязгун
«Нашим специалистам важны личные встречи с клиентами. Большинство из них практически живут в командировках: возвращаются домой на один день и почти сразу же отправляются в следующую поездку. Их работа — монтировать и ремонтировать оборудование, обучать других мастеров. Все это сложно делать через Zoom.»
Коммерческий директор
Проблема — было трудно планировать бюджет
Раньше все командировки согласовывали по почте и в системе электронного документооборота. Билеты и жилье бронировали на популярных агрегаторах.

Минус такого подхода в том, что сотрудники выбирали билеты и гостиницу нерационально. Даже если на поездку был установлен лимит, его все равно превышали, ссылаясь на отсутствие более дешевых вариантов. У компании не было ресурсов перепроверять и контролировать каждую командировку.

Если не закончен ремонт оборудования или затягивается монтаж, — приходится сдвигать сроки поездки. В этом случае сотрудники меняют обратный билет, продлевают жилье, запрашивают деньги на такси.

Раньше все это они оплачивали своими средствами, а позже компания возмещала. Часть таких расходов было невозможно контролировать.

От такой организации поездок в частности страдала бухгалтерия. Сотрудники регулярно теряли чеки, квитанции и посадочные талоны. На сбор отчетности в компании тратили не только время, но и деньги. Например, чтобы восстановить посадочный, бухгалтер отправлял заявление в авиакомпанию и заказывал справку о совершенном полете. Эта услуга платная.
Задачи
3
Упростить документооборот.
Сделать процесс организации командировок прозрачным для всех.
Сократить нецелевые траты на командировки.
1
2
Владимир Брязгун
«Мы хотели сократить командировочные расходы и помочь бухгалтерии наладить отчетность. О Smartway узнали на тематическом форуме. Сначала протестировали на одном отделе. Спустя месяц на сервис перешла вся компания. Сейчас через Smartway мы организовываем все поездки.»
Коммерческий директор
Как решили задачи
с помощью Smartway
Благодаря тревел-политикам установили лимиты на билеты и гостиницы
Первым делом в компании настроили тревел-политики. Сотрудники продолжают покупать билеты и бронировать жилье самостоятельно. Но теперь уже через Smartway.

На перелеты, поездки и проживание установили лимиты по стоимости. Если поездка не вписывается в бюджет, система отправляет ее на дополнительное согласование руководителю отдела. За ним остается финальное решение: подтвердить или отказать.
1
Владимир Брязгун
«Теперь мы обсуждаем поездки в рамках одного личного кабинета. Руководителям и сотрудникам не нужно тратить время на звонки или электронную почту, чтобы обсудить детали. С одной стороны, никто ни за кем не следит. С другой — сотрудники не выходят за рамки бюджета.»
Коммерческий директор
Наладили документооборот и помогли бухгалтерии
В личном кабинете Smartway есть специальный раздел, в котором автоматически появляются все документы. Билеты приходят на личную почту сотрудника, а закрывающие — на почту бухгалтерии.
2
Владимир Брязгун
«Удобно, что все закрывающие документы появляются в личном кабинете сразу после покупки услуги. Бухгалтеру остается только внести данные в авансовый отчет. Теперь мы видим все затраты и знаем, на чем можно сэкономить.»
Коммерческий директор
Сколько времени занял переход на Smartway
Чтобы полностью автоматизировать поездки, «ГЕЛПИКу» понадобилилось около месяца. Для перехода на Smartway необходимо было внести данные пользователей, настроить ограничения и схемы согласования, раздать доступ сотрудникам. Также необходимо было обучить всех пользоваться платформой.

Однако в компании посчитали, что выгоднее один раз потратить время на автоматизацию деловых поездок в компании, чем постоянно на это отвлекаться и терять время.
Владимир Брязгун
«Мы не хотели оставлять командировки в том состоянии, в котором они были до Smartway. Командировки — несложный, но в нашем случае очень трудоемкий процесс. У нас высокотехнологическая компания, поэтому было важно оцифровать командировки один раз, чтобы в будущем избавиться от регулярных переплат. Помимо денег, волновали затраты рабочего времени на их организацию.»
Коммерческий директор
Экономьте на командировках с помощью Smartway
Бесплатно проведем экскурсию по сервису
Планы на будущее
В Smartway можно не только купить билеты и забронировать гостиницы, но и заплатить за такси. Это значит, что сотрудник заказывает поездки в привычном приложении «Яндекс.Go», а оплачивает — со счета компании в личном кабинете Smartway. Главное, заранее выписать ваучер на даты поездки.

На такси также распространяются тревел-политики компании. Можно выставлять любые ограничения. Например, разрешить поездки только в рабочие дни и только эконом-класса. Или вовсе запретить эту услугу для конкретной группы сотрудников.
Владимир Брязгун
«К такси в командировках у нас много вопросов. Например, сложно доказать, что поездка из аэропорта в гостиницу в конкретном городе не может стоит 2000 рублей, как указано в чеке. Бухгалтерия верит на слово и возмещает средства сотруднику по выписанной квитанции. Поэтому в ближайшем будущем мы планируем попробовать услугу такси через Smartway. Наши сотрудники не будут оплачивать такси своими деньгами. А бухгалтерии — не нужно собирать и ждать кучу закрывающих.»
Коммерческий директор

Другие истории клиентов
Топ-менеджеры показывают результаты трех месяцев работы с технологией Smartway, которая заменяет агентства делового туризма.
500 поездок в год
160 человек
HR-manager «Додо Пицца» Виктория Киселева рассказывает, как it-решение от Smartway снизило затраты на организацию командировок
1 000 поездок в год
300 человек
Менеджер по командировкам
Вероника Шевцова о том, почему ком-пания отказалась от самостоятельной покупки билетов на агрегаторах
и перешла на Smartway
300 поездок в год
1 500 человек
Надежда Николаева, старший финансовый менеджер консалтинговой компании Alvarez & Marsal, о том, как современные технологии улучшают процессы и помогают экономить время на организации деловых поездок
1 000 поездок в год
50 человек
Управляющий директор блока поддержки бизнеса Яна Громова рассказывает, как «Модульбанк» отказался от тревел-агентств и оптимизировал деловые поездки
600 поездок в год
1 000+ человек
Дмитрий Рыжов, директор по маркетингу Gett в России, о том, как Smartway помогает персонализировать командировки
30 поездок в месяц
250 человек
Начните экономить на командировках уже сегодня
Оставьте заявку