Вебинар по платформе Smartway — 01 декабря, 12:00 (мск)
руководитель отдела персонала «Разум»
Алена Усынина

«Значительно сократили время на организацию командировок, и стресса при оформлении билетов стало сильно меньше»

Задача:
структурировать хаос организации командировок
Результат:
стресса от организации стало сильно меньше
Разум
Клиент
Размер компании
120 человек
Способ бронирования:
офис-менеджер бронирует для сотрудников
Инструменты Smartway:
1-10 сотрудников
Число командируемых:
Клиент
«РАЗУМ» — астраханская девелоперская компания, лидер региона по объему строительства. «РАЗУМ» занимается полным девелоперским циклом: покупкой участков, строительством, продажей и сервисом при эксплуатации ЖК.
Алена Усынина, руководитель отдела персонала «Разум»
Зачем девелоперам командировки
Сотрудники «РАЗУМА» ездят в командировки на конференции, форумы и прочие мероприятия. Поездки нужны, чтобы общаться и обмениваться опытом с коллегами из регионов. Еще одна цель — бенчмарк, сравнивание своих бизнес-показателей с эталонными и лидерами индустрии.

Генеральный директор ездит в командировки раз в месяц, а сотрудники разных подразделений — примерно каждые 3 месяца. Строительство — одна из самых стабильных сфер, которую государство поддерживает при упадке экономики. Поэтому командировок даже в пандемию и кризис не становится меньше. Мы крепко стоим на ногах, и если есть потребность в поездке, собираемся и едем. Например, в марте руководитель продаж и агенты по продаже недвижимости летали в Сочи на жилищный конгресс.
Было: хаотичная организация командировок, отсутствие системы
До моего прихода в компанию hr-направления в «РАЗУМе» не было. За последний год организация сильно выросла — штат увеличился с 70 до 120 сотрудников. Поэтому появилась потребность в работе с персоналом и налаживании процессов.

Один из блоков, который был мне непонятен и казался хаотичным — организация командировок. Системы не было. Если приходил новый сотрудник, процессы нужно было выстраивать с нуля. Я трудоустраивала нового офис-менеджера, который должен заниматься поездками. Для этого мне тоже нужно было погрузиться в вопрос — разобраться, как все оформлять и проводить через бухгалтерию.

Организация отнимала много времени. Офис-менеджер напрямую искал билеты и писал гостиницам. После длительных поисков и переписок с контрагентами офис-менеджер бесконечно уточнял у сотрудников по электронной почте, подходит ли номер или билет. Это стресс и временные затраты для всей команды. Поэтому я сказала: «Ребята, давайте что-то делать. Так работать невозможно, нужно упростить процесс».

Я предложила подключить сервис для автоматизации командировок Smartway, опыт работы с которым у меня уже был раньше.
Причины, по которым выбрали Smartway
1
Переживала, что это будет невыгодно, — мы не так часто летаем, а генеральный директор иногда оплачивает поездки сам. Но в Smartway абонентская плата взимается только в периоды с командировками — не нужно платить в остальное время. Это также повлияло на решение руководства подключить сервис.
Гибкая система оплаты
2
Договорились с руководством, что оформим договор за неделю или две до следующей поездки — в тот момент деловых поездок не было в планах. Но когда нескольким сотрудникам понадобилось вылетать через полтора дня в командировку, еще и под Новый год, заключенного договора не было. Менеджер Smartway Анатолий Козлов помог оперативно подключить сервис. Он подробно рассказал про работу личного кабинета и быстрое оформление командировок. Анатолий подключил офис-менеджера и всегда был на связи, если появлялись вопросы.
Быстрое подключение и отзывчивая техподдержка
3
У «РАЗУМа» три юридических лица для разных направлений работы: стройка, управляющая компания и сам «РАЗУМ». Иногда летают представители всех подразделений сразу — вначале было непонятно, как это провести в бухгалтерии без ошибок. Анатолий подсказал, как оформить организации внутри одного аккаунта и правильно бронировать поездки в таком случае.
Мультиаккаунт для группы компаний
Преимущества Smartway для групп компаний:
можно завести один мультиаккаунт для всех юридических лиц и не вводить организацию сотрудника при покупке;
можно посмотреть аналитику для каждой организации.
если офис-менеджера подразделения нет, покупку может оформить кто-то другой благодаря функции мультидоступа;
есть фильтр по организациям, чтобы отследить отчетность конкретного юрлица;
все документы находятся в одном месте;
можно настроить любой удобный вариант оплаты;
экономия на комиссиях и скрытых сборах;
Запишитесь на экскурсию по сервису
Оставьте заявку, и наш менеджер проведет демонстрацию сервиса. Это бесплатно.
4
Перешли на Smartway быстро и без моего участия. Сервис подключали наш офис-менеджер и менеджер со стороны Smartway. Мне даже не пришлось отвлекаться от более приоритетных стратегических задач по управлению персоналом.
Автономное подключение
4
Как-то раз нужно было организовать поездку победителям конкурса, который мы устраивали для агентств недвижимости. Конкурсанты не числились нашими сотрудниками. Наш офис-менеджер и партнер со стороны агентства не понимали, как провести закрывающие документы через бухгалтерию. Менеджеры Smartway снова помогли и рассказали, как учесть поездку победителей в категории «прочие расходы» и добавить их в сервис.

Поездка прошла без проблем, мы и наши партнеры остались довольны.
Организация командировок внешним людям
Стало: быстрая и систематизирован­ная организация командировок
Командировки также организует офис-менеджер, но уже через Smartway. В сервисе покупаем авиа- и ж/д-билеты, жилье, трансфер.

Отчетность и работа с бухгалтерией стали удобнее: у нас подключена интеграция с «1С», офис-менеджер выгружает нужные документы в одном месте. Хорошо, когда можно нажать одну кнопку и получить маршрутные квитанции и закрывающие документы.

Я подключаюсь только в нестандартных ситуациях, например, когда нужно оформить билеты людям не из команды. У Smartway чудесная техподдержка.
Стало: быстрая и систематизи­рованная организация командировок
В доказательство — личная история решения проблем поддержкой
У меня была интересная личная командировочная история. Я должна была приехать на поезде в Волгоград к 10 вечера, и за пару часов до прибытия мне приходит неожиданное уведомление об отмене брони гостиницы. Связи в поезде почти нет, рабочий день окончен. Дозвониться тем, кто оформлял командировку, было невозможно, а где-то жить надо.

Написала в чат: «Гостиница отменила бронь, я должна приехать через пару часов, ночью, а жить негде. У меня пропадает связь, и я не смогу согласовать варианты. Подберите что-то по параметрам, как для предыдущей гостиницы, а я подтвержу их в интервал с сетью».
Менеджеры быстро собрали новые варианты без меня, а я спокойно заселилась.
Алена Усынина
Со Smartway мы в «РАЗУМе» значительно экономим время на организацию командировок, и стресса стало гораздо меньше.
Руководитель отдела персонала «Разум»
Анастасия Осколкова
Автор кейса · 15.07.2022

Другие истории клиентов
Екатерина Шляпина, HR-директор Enaza, рассказала, оцифровали командировки и дали сотрудникам возможность самим выбирать тревел-услуги
10 поездок в месяц
20 человек
Марина Салоид, руководитель отдела координации, рассказывает о том, как организовать командировки при количестве поездок от 1000 в месяц.
1 000 поездок в месяц
1 000 человек
Руководитель отдела персонала девелоперской компании «РАЗУМ» рассказала, как за один день она перестроила командировочный процесс, упростила бухгалтерию и помогла фирме экономить время и деньги на деловых поездках.
10 поездок в месяц
120 человек
Топ-менеджеры показывают результаты трех месяцев работы с технологией Smartway, которая заменяет агентства делового туризма.
500 поездок в год
160 человек
HR-manager «Додо Пицца» Виктория Киселева рассказывает, как it-решение от Smartway снизило затраты на организацию командировок
1 000 поездок в год
300 человек
Менеджер по командировкам
Вероника Шевцова о том, почему ком-пания отказалась от самостоятельной покупки билетов на агрегаторах
и перешла на Smartway
300 поездок в год
1 500 человек
Надежда Николаева, старший финансовый менеджер консалтинговой компании Alvarez & Marsal, о том, как современные технологии улучшают процессы и помогают экономить время на организации деловых поездок
1 000 поездок в год
50 человек
Управляющий директор блока поддержки бизнеса Яна Громова рассказывает, как «Модульбанк» отказался от тревел-агентств и оптимизировал деловые поездки
600 поездок в год
1 000+ человек
Дмитрий Рыжов, директор по маркетингу Gett в России, о том, как Smartway помогает персонализировать командировки
30 поездок в месяц
250 человек
Error get alias
Запишитесь на экскурсию по сервису
Оставьте заявку, и наш менеджер проведет демонстрацию сервиса. Это бесплатно.