Руководитель отдела координации

Марина
Салоид

организация поездок стала дешевле и быстрее

Результат:

начать экономить время и деньги на организации командировок

Задача:

Как компания Полати нашла надежного подрядчика и оптимизировала деловые поездки

«ПОЛАТИ» более 10 лет обслуживает крупные строительные и промышленные объекты. Компания продает, арендует и монтирует современные системы строительных лесов. Также «ПОЛАТИ» основала собственный учебный центр, в котором готовят и обучают высококвалифицированных специалистов.

Марина Салоид, Руководитель отдела координации Полати

Командировки в компании устроены вахтовым методом. В среднем на объекты и обратно отправляют 1000 специалистов в месяц. География деловых путешествий — от Воронежа до Алма-Аты. Сами сотрудники проживают в разных точках России. На вахты их перемещает отдел координации .

«Всего в нашем отделе 9 человек. Основная задача — как можно быстрее найти специалистов, и отправить их на объекты с минимальными денежными затратами.
Основная задача — обзвонить и собрать специалистов. Например, к нам поступает заявка о том, что на одном вахтовом объекте нужно 100 человек для монтажа строительных лесов. Менеджеры обзванивают базу контактов, обговаривают условия, дату поездки и формируют список. Затем покупают билеты, и рабочие едут в командировку.»

Руководитель отдела координации

До Smartway компания сотрудничала с другим онлайн-сервисом по организации командировок. Но он не подходил «Полати» по ряду причин.

1

На платформе прошлого подрядчика нельзя было хранить все данные о сотрудниках. Каждый раз менеджеру приходилось вбивать одни и те же данные. Это не только отнимало рабочее время, но и приводило к ошибкам.

2

В день компания покупает около 100 ж/д и авиабилетов. Если из сотрудников кто-то заболеет, придется оперативно менять или сдавать билеты. У прошлых сервисов нельзя было обменять билеты из личного кабинета, а техподдержка игнорировала запросы. Компания теряла много денег и времени на отменах и возвратах.

3

В итоге компании пришлось разорвать контракт из-за финансовых разногласий.

«В конце отчётного периода у нас не сошлись условия по оплате из-за завышенной стоимости ж/д билетов. Самое неприятное, что о дополнительных сборах нас не предупреждали.»

Руководитель отдела координации

Компания полгода искала новую платформу. Для «Полати» было важно, чтобы сервис обрабатывал в одном окне все процессы, необходимые для организации командировок.

Сформировать бухгалтерскую отчетность

Купить билеты

Забронировать жилье

Заказать такси

Согласовать поездки

Проанализировать затраты на командировки

6

1

2

3

4

5

Это ускоряет и упрощает работу сотрудникам — тревел-менеджерам, бухгалтерам и руководителям.

Запишитесь на экскурсию по сервису

Оставьте заявку, и наш менеджер проведет демонстрацию сервиса. Это бесплатно.

Покупают билеты, бронируют отели и заказывают такси в одном окне. Для компании важно, что все услуги — в одном окне. Можно подбирать, согласовывать, бронировать и оплачивать услуги в рамках одного сервиса. Там же — связываться с поддержкой и формировать аналитику.

«Чтобы выбирать лучшие варианты, нам важно иметь возможность оперативно сравнивать цены поставщиков. Smartway сразу показывает стоимость билетов у разных авиакомпаний: у одной дешевле, у другой — удобнее вылет и так далее.

Раньше мы заходили на сайт каждого поставщика и сравнивали стоимость билетов — это долго. Конечно, удобно, когда все в одном месте. Это же касается и поиска гостиниц.»

Руководитель отдела координации

У «Полати» огромная и непостоянная база сотрудников. Кто-то болеет, кто-то в отпуске или уволился, но снова готов работать. Чтобы набрать достаточно сотрудников для работы и иметь полную загрузку, нужно чтобы эта база была постоянной и актуальной.

Ни один из готовых сервисов не подходил, поэтому в компании разработали свою систему управления персоналом. В ней хранятся паспортные данные сотрудников, история их работы в компании, а также детальная информация о каждой командировке.

«Одно из преимуществ Smartway — открытый API, который позволил нам интегрировать свое ПО. Это возможно далеко не с каждым сервисом, с которым нам приходилось работать. Такая интеграция позволяет нам не только загружать список сотрудников, но поддерживать его актуальность.

Если у нас появляется новый сотрудник, который еще не ездил через этот сервис, он автоматически добавляется в систему Smartway»

Руководитель отдела координации

Большинство рабочих объектов «Полати» находится в таких местах, куда непросто добраться одним видом транспорта. Поэтому выбранный сервис должен был иметь возможность:

Составлять сложные маршруты

1

Cравнивать цены у разных поставщиков

2

Компании, которые анализируют затраты на командировки, лучше планируют бюджет, больше экономят и допускают меньше ошибок. Многие анализируют только общие затраты на командировки и их количество за определенный период.

Если подходить к аналитике точечно, можно сделать выводы, на основе которых легче принять решения. «Полати» использует аналитические инструменты Smartway сразу по нескольким срезам: билеты, вид транспорта, направление. Это помогает компании понимать, где можно сэкономить в будущем.

«У нас объединены два юрлица в одном личном кабинете. В Smartway можно указывать, с какого юридического лица будет списание за покупки для конкретного сотрудника. Сервис полностью исключает путаницу и позволяет избегать лишних расходов в будущем.

Благодаря аналитике мы оцениваем, сколько было куплено билетов для «Полати», а сколько для нашего второго юрлица «Поларктика». Ничего не нужно искать, высчитывать — система по запросу выдает понятную инфографику по всем нужным срезам.»

Руководитель отдела координации

Удобно, что сервис и поддержка теперь в одном месте. Если у нас возникают проблемы, мы пишем в чат, и менеджеры поддержки помогают их решить.

Компания нашла сервис, который позволяет контролировать затраты, масштабировать и оптимизировать процессы командировок.

Стали экономить рабочее время благодаря API. Интеграция избавила менеджеров «Полати» от ручного ввода и ошибок — вся информация о тысячах сотрудников обновляется автоматически.

Стали экономить деньги благодаря оперативной поддержке и возможности сервиса самостоятельного обменивать и возвращать билеты.

3

1

2

Мария Челядина

Автор кейса · 28.06.2022

Другие истории клиентов

20 человек

10 поездок в месяц

Екатерина Шляпина, HR-директор Enaza, рассказала, оцифровали командировки и дали сотрудникам возможность самим выбирать тревел-услуги

1 000 человек

1 000 поездок в месяц

Марина Салоид, руководитель отдела координации, рассказывает о том, как организовать командировки при количестве поездок от 1000 в месяц.

120 человек

10 поездок в месяц

Руководитель отдела персонала девелоперской компании «РАЗУМ» рассказала, как за один день она перестроила командировочный процесс, упростила бухгалтерию и помогла фирме экономить время и деньги на деловых поездках.

400 человек

10 поездок в месяц

300 человек

50 поездок в месяц

200 человек

50 поездок в месяц

Запишитесь на экскурсию по сервису

Оставьте заявку, и наш менеджер проведет демонстрацию сервиса. Это бесплатно.