Вебинар по платформе Smartway — 01 декабря, 12:00 (мск)
Руководитель отдела координации
Марина
Салоид

«Мы привыкли работать на доверии. Если поставщик завышает цену без предупреждения, мы уходим»

Задача:
начать экономить время и деньги на организации командировок
Результат:
организация поездок стала дешевле и быстрее
Как компания Полати нашла надежного подрядчика и оптимизировала деловые поездки
> 5 млрд. рублей
Оборот компании:
Количество командируемых:
± 1000
± 1000

Количество поездок в месяц:
Способ бронирования:
поездки организует отдел координации

Инструменты Smartway:
бронирование билетов, отелей, интеграция по API, служба поддержки, аналитика
Клиент
«ПОЛАТИ» более 10 лет обслуживает крупные строительные и промышленные объекты. Компания продает, арендует и монтирует современные системы строительных лесов. Также «ПОЛАТИ» основала собственный учебный центр, в котором готовят и обучают высококвалифицированных специалистов.
Марина Салоид, Руководитель отдела координации Полати
Куда ездят в командировки
Командировки в компании устроены вахтовым методом. В среднем на объекты и обратно отправляют 1000 специалистов в месяц. География деловых путешествий — от Воронежа до Алма-Аты. Сами сотрудники проживают в разных точках России. На вахты их перемещает отдел координации .
Марина Салоид
«Всего в нашем отделе 9 человек. Основная задача — как можно быстрее найти специалистов, и отправить их на объекты с минимальными денежными затратами.
Основная задача — обзвонить и собрать специалистов. Например, к нам поступает заявка о том, что на одном вахтовом объекте нужно 100 человек для монтажа строительных лесов. Менеджеры обзванивают базу контактов, обговаривают условия, дату поездки и формируют список. Затем покупают билеты, и рабочие едут в командировку.»
Руководитель отдела координации
Почему ушли от предыдущего поставщика
До Smartway компания сотрудничала с другим онлайн-сервисом по организации командировок. Но он не подходил «Полати» по ряду причин.
1
На платформе прошлого подрядчика нельзя было хранить все данные о сотрудниках. Каждый раз менеджеру приходилось вбивать одни и те же данные. Это не только отнимало рабочее время, но и приводило к ошибкам.
Неудобный интерфейс
2
В день компания покупает около 100 ж/д и авиабилетов. Если из сотрудников кто-то заболеет, придется оперативно менять или сдавать билеты. У прошлых сервисов нельзя было обменять билеты из личного кабинета, а техподдержка игнорировала запросы. Компания теряла много денег и времени на отменах и возвратах.
Ненадежная техподдержка
3
В итоге компании пришлось разорвать контракт из-за финансовых разногласий.
Скрытые наценки на билеты
Марина Салоид
«В конце отчётного периода у нас не сошлись условия по оплате из-за завышенной стоимости ж/д билетов. Самое неприятное, что о дополнительных сборах нас не предупреждали.»
Руководитель отдела координации
Почему пришли в Smartway
Компания полгода искала новую платформу. Для «Полати» было важно, чтобы сервис обрабатывал в одном окне все процессы, необходимые для организации командировок.
Сформировать бухгалтерскую отчетность
Купить билеты
Забронировать жилье
Заказать такси
Согласовать поездки
Проанализировать затраты на командировки
6
1
2
3
4
5
Это ускоряет и упрощает работу сотрудникам — тревел-менеджерам, бухгалтерам и руководителям.
Запишитесь на экскурсию по сервису
Оставьте заявку, и наш менеджер проведет демонстрацию сервиса. Это бесплатно.
Как используют сервис
Покупают билеты, бронируют отели и заказывают такси в одном окне. Для компании важно, что все услуги — в одном окне. Можно подбирать, согласовывать, бронировать и оплачивать услуги в рамках одного сервиса. Там же — связываться с поддержкой и формировать аналитику.
Марина Салоид
«Чтобы выбирать лучшие варианты, нам важно иметь возможность оперативно сравнивать цены поставщиков. Smartway сразу показывает стоимость билетов у разных авиакомпаний: у одной дешевле, у другой — удобнее вылет и так далее.

Раньше мы заходили на сайт каждого поставщика и сравнивали стоимость билетов — это долго. Конечно, удобно, когда все в одном месте. Это же касается и поиска гостиниц.»

Руководитель отдела координации
Интегрируют со своей системой управления персоналом
У «Полати» огромная и непостоянная база сотрудников. Кто-то болеет, кто-то в отпуске или уволился, но снова готов работать. Чтобы набрать достаточно сотрудников для работы и иметь полную загрузку, нужно чтобы эта база была постоянной и актуальной.

Ни один из готовых сервисов не подходил, поэтому в компании разработали свою систему управления персоналом. В ней хранятся паспортные данные сотрудников, история их работы в компании, а также детальная информация о каждой командировке.
Марина Салоид
«Одно из преимуществ Smartway — открытый API, который позволил нам интегрировать свое ПО. Это возможно далеко не с каждым сервисом, с которым нам приходилось работать. Такая интеграция позволяет нам не только загружать список сотрудников, но поддерживать его актуальность.

Если у нас появляется новый сотрудник, который еще не ездил через этот сервис, он автоматически добавляется в систему Smartway»
Руководитель отдела координации
Организуют сложные маршруты
Большинство рабочих объектов «Полати» находится в таких местах, куда непросто добраться одним видом транспорта. Поэтому выбранный сервис должен был иметь возможность:
Составлять сложные маршруты
1
Cравнивать цены у разных поставщиков
2
Анализируют затраты
на командировки
Компании, которые анализируют затраты на командировки, лучше планируют бюджет, больше экономят и допускают меньше ошибок. Многие анализируют только общие затраты на командировки и их количество за определенный период.

Если подходить к аналитике точечно, можно сделать выводы, на основе которых легче принять решения. «Полати» использует аналитические инструменты Smartway сразу по нескольким срезам: билеты, вид транспорта, направление. Это помогает компании понимать, где можно сэкономить в будущем.
Марина Салоид
«У нас объединены два юрлица в одном личном кабинете. В Smartway можно указывать, с какого юридического лица будет списание за покупки для конкретного сотрудника. Сервис полностью исключает путаницу и позволяет избегать лишних расходов в будущем.

Благодаря аналитике мы оцениваем, сколько было куплено билетов для «Полати», а сколько для нашего второго юрлица «Поларктика». Ничего не нужно искать, высчитывать — система по запросу выдает понятную инфографику по всем нужным срезам.»
Руководитель отдела координации
Удобно, что сервис и поддержка теперь в одном месте. Если у нас возникают проблемы, мы пишем в чат, и менеджеры поддержки помогают их решить.
Результаты
Стали экономить деньги благодаря оперативной поддержке и возможности сервиса самостоятельного обменивать и возвращать билеты.
Компания нашла сервис, который позволяет контролировать затраты, масштабировать и оптимизировать процессы командировок.
Стали экономить рабочее время благодаря API. Интеграция избавила менеджеров «Полати» от ручного ввода и ошибок — вся информация о тысячах сотрудников обновляется автоматически.
3
1
2
Мария Челядина
Автор кейса · 28.06.2022

Другие истории клиентов
Екатерина Шляпина, HR-директор Enaza, рассказала, оцифровали командировки и дали сотрудникам возможность самим выбирать тревел-услуги
10 поездок в месяц
20 человек
Марина Салоид, руководитель отдела координации, рассказывает о том, как организовать командировки при количестве поездок от 1000 в месяц.
1 000 поездок в месяц
1 000 человек
Руководитель отдела персонала девелоперской компании «РАЗУМ» рассказала, как за один день она перестроила командировочный процесс, упростила бухгалтерию и помогла фирме экономить время и деньги на деловых поездках.
10 поездок в месяц
120 человек
Топ-менеджеры показывают результаты трех месяцев работы с технологией Smartway, которая заменяет агентства делового туризма.
500 поездок в год
160 человек
HR-manager «Додо Пицца» Виктория Киселева рассказывает, как it-решение от Smartway снизило затраты на организацию командировок
1 000 поездок в год
300 человек
Менеджер по командировкам
Вероника Шевцова о том, почему ком-пания отказалась от самостоятельной покупки билетов на агрегаторах
и перешла на Smartway
300 поездок в год
1 500 человек
Надежда Николаева, старший финансовый менеджер консалтинговой компании Alvarez & Marsal, о том, как современные технологии улучшают процессы и помогают экономить время на организации деловых поездок
1 000 поездок в год
50 человек
Управляющий директор блока поддержки бизнеса Яна Громова рассказывает, как «Модульбанк» отказался от тревел-агентств и оптимизировал деловые поездки
600 поездок в год
1 000+ человек
Дмитрий Рыжов, директор по маркетингу Gett в России, о том, как Smartway помогает персонализировать командировки
30 поездок в месяц
250 человек
Error get alias
Запишитесь на экскурсию по сервису
Оставьте заявку, и наш менеджер проведет демонстрацию сервиса. Это бесплатно.